Reglement Bezwaren en Klachten Provincie Limburg (Onbekend)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• b.

  bestuursorgaan (van de Provincie Limburg): PS of GS of de CdK;

• c.

  bezwaar: een rechtsbeschermingsvoorziening zoals bedoeld in artikel 1:5, eerste lid, Awb;

• d.

  bezwaarschrift: een geschrift zoals bedoeld in artikel 6:4, eerste lid, Awb;

• e.

  CdK: de Commissaris van de Koning in de provincie Limburg;

• f.

  commissie: een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb;

• g.

  extern lid: een persoon die geen deel uitmaakt van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg, en ook niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg;

• h.

  GS: Gedeputeerde Staten van Limburg;

• i.

  klacht: een voorziening zoals bedoeld in artikel 9:1 Awb;

• j.

  klachtenfunctionaris: een persoon die belast is met de behandeling van klachten en die geen deel uitmaakt van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg, en ook niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg;

• k.

  PS: Provinciale Staten van Limburg;

• l.

  secretaris: een namens GS aan te wijzen ambtenaar ter ondersteuning van de commissie of de klachtenfunctionaris die werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van GS;

• m.

  voorzitter: een (extern) lid dat de commissie als geheel kan vertegenwoordigen.

Artikel 2 Advisering door een commissie

• 1.

  Er is een commissie die de bestuursorganen van de Provincie Limburg adviseert bij de voorbereiding van een besluit op een bezwaar dat is ingediend tegen een besluit van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg.

• 2.

  GS vragen de in het eerste lid van dit artikel bedoelde commissie in beginsel om advies bij de voorbereiding van een besluit op een bezwaar dat is ingediend tegen een besluit dat door GS is genomen.

• 3.

  In opdracht van of namens PS respectievelijk de CdK kan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde commissie ook adviseren bij de voorbereiding van een besluit op een bezwaar dat is ingediend tegen een besluit dat door PS respectievelijk door de CdK is genomen.

Artikel 3 De commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit een (externe) voorzitter en ten minste twee (externe) leden.

• 2.

  De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd, geschorst en (tussentijds) ontslagen door GS. De voorzitter en leden van de commissie kunnen tussentijds schriftelijk ontslag nemen, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden

• 3.

  De leden van de commissie kunnen optreden als plaatsvervangend voorzitter(s) van de commissie.

• 4.

  De voorzitter en de leden van de commissie worden voor maximaal vier jaren benoemd en zijn ten hoogste eenmaal herbenoembaar voor een tweede termijn van maximaal vier jaren.

• 5.

  Als de aard of de omstandigheden van een bezwaar hier aanleiding toe geven kunnen GS besluiten voor een incidenteel geval tijdelijk een andere deskundige te benoemen als lid van de commissie.

• 6.

  De voorzitter en leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen van de commissie en voor de reiskosten, welke vergoeding is gebaseerd op het bepaalde in artikel 13 van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden.

• 7.

  De voorzitter en/of de leden van de commissie onthouden zich in de volgende gevallen van deelname aan de hoorzitting en de advisering:

  • a.

    indien het een aangelegenheid betreft die hem/haar persoonlijk aangaat; of

  • b.

    indien het gaat om een bezwaarschrift dat is ingediend door een instantie waarvan hij/zij (bestuurs)lid is of waaraan hij/zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig is.

Artikel 4 De secretaris

• 1.

  De commissie wordt bijgestaan door ten minste een secretaris.

• 2.

  De secretaris is voor de door hem verrichte ondersteunende werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de commissie.

• 3.

  Het betreffende bestuursorgaan stelt het ingediende bezwaarschrift alsmede de op de zaak betrekking hebbende stukken onverwijld in handen van de secretaris.

• 4.

  Ter voorbereiding van de behandeling van een bezwaarschrift kunnen door de secretaris of de commissie inlichtingen worden ingewonnen bij het betreffende bestuursorgaan, belanghebbenden of (externe) deskundigen.

• 5.

  De secretaris kan onderzoeken of een bezwaar tegen een besluit van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg minnelijk kan worden bijgelegd en daartoe de nodige handelingen verrichten.

• 6.

  De secretaris bepaalt dag en tijdstip van de hoorzitting en draagt zorg voor de schriftelijke uitnodiging voor de hoorzitting alsmede voor tijdige ter inzage legging van de stukken.

• 7.

  Indien namens de indiener van het bezwaarschrift een gemachtigde optreedt dient deze aan de secretaris een machtiging over te leggen, tenzij deze gemachtigde als advocaat staat ingeschreven of samen met de indiener van het bezwaarschrift verschijnt.

Artikel 5 Hoorzitting en beraadslaging commissie

• 1.

  De hoorzitting is openbaar, tenzij zich daartegen naar het oordeel van de commissie gewichtige redenen verzetten.

• 2.

  Na afloop van de hoorzitting beraadslaagt de commissie achter gesloten deuren over het aan het betreffende bestuursorgaan uit te brengen advies.

• 3.

  De commissie beslist over het uit te brengen advies met meerderheid van stemmen.

• 4.

  De secretaris heeft een raadgevende stem.

• 5.

  Het advies wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd uitgebracht aan het betreffende bestuursorgaan.

• 6.

  Indien daarom door een lid van de commissie wordt verzocht, wordt in het advies melding gemaakt van een naar voren gebracht minderheidsstandpunt.

• 7.

  Het advies wordt door de (plaatsvervangend) voorzitter of namens de voorzitter door een lid van de commissie ondertekend.

Artikel 6 Nader onderzoek

• 1.

  Indien de commissie het na afloop van de hoorzitting ten behoeve van het uit te brengen advies noodzakelijk acht, kan de commissie nader onderzoek (laten) verrichten.

• 2.

  De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het betreffende bestuursorgaan en belanghebbenden toegezonden.

• 3.

  De leden van de commissie, het betreffende bestuursorgaan en belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De commissie beslist omtrent een dergelijk verzoek.

Artikel 7 Advisering door een klachtenfunctionaris

• 1.

  Er is een klachtenfunctionaris die de bestuursorganen van de Provincie Limburg adviseert bij de voorbereiding van een besluit op een klacht die is ingediend tegen een gedraging van een bestuursorgaan van de Provincie Limburg.

• 2.

  Conform het bepaalde in artikel 9:13 Awb is, in aanvulling op de bepalingen in afdeling 9.2.1 Awb, afdeling 9.3.1 Awb van toepassing op de behandeling van klachten.

• 3.

  GS vragen de in het eerste lid van dit artikel bedoelde klachtenfunctionaris om advies bij de voorbereiding van een besluit op een klacht die is ingediend tegen een gedraging van GS.

• 4.

  In opdracht van of namens PS respectievelijk de CdK kan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde klachtenfunctionaris ook adviseren bij de voorbereiding van een besluit op een klacht die is ingediend tegen een gedraging van PS respectievelijk van de CdK.

Artikel 8 De klachtenfunctionaris

• 1.

  De klachtenfunctionaris en diens plaatsvervanger worden benoemd, geschorst en (tussentijds) ontslagen door Gedeputeerde Staten. De klachtenfunctionaris en diens plaatsvervanger kunnen tussentijds schriftelijk ontslag nemen, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden.

• 2.

  De klachtenfunctionaris en diens plaatsvervanger worden voor een periode van maximaal vier jaren benoemd en zijn herbenoembaar.

• 3.

  Als de aard of de omstandigheden van de klacht hier aanleiding toe geven kunnen Gedeputeerde Staten besluiten voor een incidenteel geval tijdelijk een andere deskundige te benoemen als plaatsvervangend klachtenfunctionaris.

• 4.

  De klachtenfunctionaris en diens plaatsvervanger ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen van de klachtenfunctionarissen en voor de reiskosten, welke vergoeding is gebaseerd op het bepaalde in artikel 13 van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden.

• 5.

  De klachtenfunctionaris en diens plaatsvervanger onthouden zich in de volgende gevallen van deelname aan het gesprek/de hoorzitting en de advisering:

  a. indien het een aangelegenheid betreft die hem/haar persoonlijk aangaat; of

  b. indien het gaat om een klacht die is ingediend door een instantie waarvan hij/zij (bestuurs)lid is of waaraan hij/zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig is.

Artikel 9 De secretaris

• 1.

  De klachtenfunctionaris wordt bijgestaan door ten minste een secretaris.

• 2.

  De secretaris is voor zijn ondersteunende werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de klachtenfunctionaris.

• 3.

  Klachten met de daarop betrekkende stukken worden na ontvangst door het betreffende bestuursorgaan onverwijld ter hand gesteld van de secretaris.

• 4.

  De secretaris bevestigt de ontvangst van de klacht en nodigt de klager, degene op wie de klacht betrekking heeft en/of diens leidinggevende uit voor een gesprek, dat - indien nodig - tevens dient als hoorzitting.

Artikel 10 Onderzoek en informele afhandeling

• 1.

  De klachtenfunctionaris stelt tijdens het gesprek vast of de klacht informeel, dat wil zeggen naar tevredenheid van de klager, kan worden afgehandeld.

• 2.

  De klachtenfunctionaris stelt een rapport van bevindingen, dat een verslag van het gesprek bevat, op en vermeldt daarin of de klacht informeel is afgehandeld. Hij zendt dit rapport zo spoedig mogelijk aan het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 11 Formele afhandeling en uitbrengen advies

• 1.

  Indien de klacht niet op informele wijze kan worden afgehandeld formuleert de klachtenfunctionaris, op basis van de door hem verzamelde informatie en hetgeen tijdens de hoorzitting naar voren is gebracht, een advies.

• 2.

  Het advies wordt schriftelijk en gemotiveerd uitgebracht en zo spoedig mogelijk met het rapport van bevindingen en eventuele aanbevelingen aan het betreffende bestuursorgaan toegezonden.

• 3.

  Het advies wordt door de klachtenfunctionaris of diens plaatsvervanger ondertekend.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt de achtste dag na uitgifte van het provinciaal blad waarin het is geplaatst in werking.

Artikel 13 Overgangsbepalingen

Bezwaarschriften of klachten die voor de inwerkingtreding van het Reglement voor de behandeling van bezwaren en klachten zijn ingediend, en waarover bij inwerkingtreding van dit Reglement nog niet is beslist, worden geacht op basis van dit Reglement te zijn ingediend.

Artikel 14 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als: “Reglement bezwaren en klachten Provincie Limburg”.