Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent de griffier Instructie voor de griffier van de gemeente Noordwijk

Geldend van 15-01-2019 t/m heden

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent de griffier Instructie voor de griffier van de gemeente Noordwijk

De raad van de gemeente Noordwijk, bijeen op 2 januari 2019;

gelezen het voorstel van de werkgroep Griffie d.d. 26 september 2019;

gezien het advies van Raadsgroep d.d. 10 oktober 2019;

gelet op het bepaalde in artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet

besluit:

  • -

    vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Noordwijk.

Hoofdstuk 1. BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In deze instructie wordt verstaan onder:

  • a.

    griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

  • b.

    griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

  • c.

    werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

Hoofdstuk 2. Instructie voor de griffier

TAAK EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 2

  • 1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, de voorzitter, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen.

  • 2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad en adviseert en ondersteunt de raad over de inhoud en toepassing van de raadsinstrumenten.

  • 3. De griffier adviseert de raad over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie.

INTEGRAAL MANAGEMENT EN LEIDINGGEVEN

Artikel 3

  • 1. De griffier is verantwoordelijk voor en geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie en adviseert de raad hierover.

  • 3. De griffier bevordert en draagt zorg voor het informatiebeheer en de externe ontsluiting van de raadsstukken.

  • 4. De griffier bewaakt en beheert de contracten met partijen en belanghebbenden voor zover deze onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

  • 5. De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) voor de medewerkers van de griffie.

BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG/INTERN EN EXTERN OVERLEG

Artikel 4

  • 1. De griffier vertegenwoordigt de raad in interne en externe overlegsituaties, initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties en partijen, en ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk.

  • 2. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

  • 3. De griffier heeft periodiek overleg met de burgemeester en de secretaris.

  • 4. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over onder meer de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

  • 5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

AGENDERING

Artikel 5

  • 1. De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

  • 2. De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.

ADVISERING EN BESTUURLIJKE BESLUITVORMING

Artikel 6

  • 1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

  • 2. De griffier volgt bestuurlijke ontwikkelingen en vertaalt deze naar concrete initiatieven en voorstellen.

  • 3. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

  • 4. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan de positiebepaling van de raad.

BEGELEIDING ONDERZOEKEN EN ONDERSTEUNING ONDERZOEKSCOMMISSIE

Artikel 7

  • 1. De griffier begeleidt onderzoeken van en voor de raad.

  • 2. Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

COMMUNICATIE EN VOORLICHTING

Artikel 8

  • 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad, bewaakt en geeft sturing aan het interne en externe raadscommunicatie.

  • 2. De griffier stimuleert interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen en regisseert deze waar mogelijk.

  • 3. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en van de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

VERHINDERING EN VERVANGING

Artikel 9

  • 1. Indien de griffier voor een langere periode verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

  • 2. De door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier treedt gedurende de periode van verhindering in zijn plaats.

JAARWERKPLAN EN JAARVERSLAG

Artikel 10

De griffier biedt een werkplan en een jaarverslag aan van de werkzaamheden en de bevindingen van de griffie aan de raad. Het werkplan kan meerdere jaren omvatten.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 11

Jaarlijks voert de werkgeverscommissie een functionerings-/beoordelingsgesprek met de griffier.

Artikel 12

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie.

  • 2. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Noordwijk 2019.

  • 3. De instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 januari 2019

J.H.M. Hermans-Vloedbeld

,voorzitter

M.R. Fabbricotti

,griffier

Wettelijk kader

Volgens artikel 107a, 2e lid van de Gemeentewet dient de raad een instructie vast te stellen voor de griffier. Daarnaast staat in de artikelen 107d en 107 e van de Gemeentewet, dat de raad de vervanging van de griffier regelt en, dat de raad regels kan stellen over de organisatie van de griffie.

Bij het opstellen van de instructie van de griffier van de (nieuwe) gemeente Noordwijk zijn de volgende documenten bestudeerd en waar mogelijk en nodig in de nieuwe instructie “meegenomen:

  • a.

    de instructie van de griffier van de gemeente Noordwijk;

  • b.

    de instructie van de griffier van de gemeente Noordwijkerhout van 2017;

  • c.

    De profielschets beoogd griffier fusiegemeente Noordwijk. Als het gaat om de hoofdtaken in de profielschets, dan zijn deze verwerkt in de instructie:

    • 1.

      Resultaatgebied 1: Advisering raad; zie onder 2.1, 2.6, 2.7 en 2.8;

    • 2.

      Resultaatgebied 2. Ontwikkeling; zie onder 2.1, 2.4 en 2.6;

    • 3.

      Resultaatgebied 3. Integraal Management; zie onder 2.2;

    • 4.

      Resultaatgebied 4. Procesmanagement; zie inder 2.1, 2.3, 2.6 en 2.8;

    • 5.

      Resultaatgebied 5. Netwerken; zie onder 2.3 en 2.8.

.