Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest 2021

Geldend van 13-10-2021 t/m heden

Intitulé

Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest 2021

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oegstgeest,

Gelet op artikel 160, lid 1 sub c van de Gemeentewet en artikel 25 van de Financiële verordening 2020;

BESLUITEN:

Vast te stellen de volgende regeling:

Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest 2021 1

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt (mede) verstaan onder:

  • a.

    het college: het college van burgemeester en wethouders als bedoeld in artikel 34 van de Gemeentewet;

  • b.

    de secretaris: gemeentesecretaris als bedoeld in hoofdstuk VII, paragraaf 2 van de Gemeentewet, tevens algemeen directeur;

  • c.

    directeur: lid van de directie als bedoeld in de regeling Organisatiestructuur gemeente Oegstgeest;

  • d.

    manager: het hoofd van een team als bedoeld in de regeling Organisatiestructuur gemeente Oegstgeest;

  • e.

    projectleider: degene die is aangewezen om structureel een of meerdere projecten aan te sturen en die verantwoordelijk is voor een aan hem toegewezen budget(ten). Het (de) project(en) is (zijn) gericht op het bereiken van een resultaat, binnen afgebakende kaders, doelstellingen en middelen. In een project zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd. Een project kan deel uitmaken van een programma.

  • f.

    raadsgriffier: griffier als bedoeld in hoofdstuk VII, paragraaf 3 van de Gemeentewet.

  • g.

    concerncontroller: functionaris als genoemd in de Regeling Organisatiestructuur gemeente Oegstgeest;

  • h.

    masterbudgethouder: een directielid dat integraal verantwoordelijk is voor de hem toegewezen beleidsthema’s en daarbij behorende budgetten;

  • i.

    budgethouder: Degene die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget ter

  • 1.

    uitvoering van een specifieke taak en hierover verantwoording aflegt;

  • j.

    budgetbeheerder: functionaris belast met de bewaking c.q. het beheer van een bepaald budget in opdracht van de budgethouder;

  • k.

    budget: Een bedrag voor geraamde kosten en/of opbrengsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie of product;

  • l.

    beheer: Het zorg dragen voor het handhaven of bereiken van een vooraf vastgesteld kwaliteitsniveau van het beheerde object of de beheerde functie;

  • m.

    budgettair neutraal: Begrotingswijzigingen die per saldo de totale begroting niet beïnvloeden en waarbij geen gelden verschuiven tussen de programma’s;

  • n.

    rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en Collegebesluiten;

  • o.

    Servicepunt71: de Service-eenheid Financiën van het Shared Service Center Servicepunt71 dan wel de organisatorische opvolger daarvan.

Artikel 2: Relatie college en organisatie

  • 1. De secretaris heeft als taakstellende opdracht om binnen de vastgestelde begroting voor de benoemde beleidsthema’s en activiteiten de daarbij horende prestatieafspraken uit te (doen) voeren met inachtneming van de daarbij beoogde maatschappelijke effecten.

  • 2. De secretaris is verantwoordelijk voor de rapportage via de P&C-cyclus over de uitvoering zoals bedoeld in het eerste lid aan het college.

  • 3. In bijzondere omstandigheden kan het college besluiten van het tweede lid af te wijken.

Artikel 3: Budgethouderschap

  • 1. Het budgethouderschap kan worden uitgeoefend door de secretaris, directeur, managers, medewerkers en projectleiders.

  • 2. De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en beheerste kosten ten aanzien van budgetten waarvoor hij verantwoordelijk is.

  • 3. Voor het aangaan van verplichtingen en/of bestellingen gelden de regels zoals opgenomen in de nota aanbestedingsbeleid.

  • 4. Een budgethouder draagt er zorg voor dat van toepassing zijnde regelgeving wordt nageleefd.

Artikel 4: Secretaris

  • 1. De secretaris is als algemeen directeur integraal eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en voor de informatievoorziening en advisering aan het college.

  • 2. De secretaris is de hoofdbudgethouder.

  • 3. De secretaris wijst de masterbudgethouders en budgethouders aan.

  • 4. De directeur vervangt de secretaris als hoofdbudgethouder bij diens afwezigheid.

  • 5. De door de secretaris aangewezen personen als (master) budgethouders worden door de secretaris op een totaallijst vermeld.

Artikel 5: Directielid / Masterbudgethouder

  • 1. Een masterbudgethouder is een directielid dat integraal verantwoordelijk is voor de aan hem toegewezen beleidsthema’s, activiteiten en projecten.

  • 2. Een directielid is verantwoordelijk voor de informatievoorziening en advisering aan de secretaris voor zijn beleidsthema’s, activiteiten en projecten en houdt hierbij rekening met het organisatiebelang.

  • 3. De secretaris vervangt een masterbudgethouder bij diens afwezigheid.

Artikel 6: Budgethouder

  • 1. Een budgethouder is een manager, medewerker of een projectleider die verantwoordelijk is voor een aan hem toegewezen budget. De manager, medewerker of budgethouder heeft daarmee de integrale eindverantwoordelijkheid voor de voor de tijdigheid, kwaliteit en volledigheid van de planning, begroting, uitvoering, rapportering en verantwoording van het aan hem toegewezen beleidsthema’s, activiteiten of kostenplaatsen, voor wat betreft de middelen en de prestatie-indicatoren.

  • 2. De raadsgriffier is budgethouder vanwege de bijzondere positie van de raad.

  • 3. Een budgethouder is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de aan hem toegewezen budgetten, binnen de door de concerncontroller gestelde kwaliteitsregels.

  • 4. Een budgethouder dient zich bij de betaalbaarstelling van een rekening er van te vergewissen dat de bijbehorende prestatie inderdaad is geleverd en hierover binnen vastgestelde afspraken een prestatieverklaring vast te leggen.

  • 5. Een budgethouder wordt bij afwezigheid in eerste instantie horizontaal vervangen, maar kan ook door de masterbudgethouder worden vervangen. De vervangingsregeling wordt vastgelegd in de lijst van budgethouders zoals vermeld in artikel 4 lid 5.

Artikel 7: Budgetbeheerders

Een budgethouder wijst budgetbeheerders aan. Een budgetbeheerder voert in opdracht van de budgethouder ondersteunende werkzaamheden uit. Hij is belast met de bewaking c.q. het beheer van een bepaald budget, alsmede met de codering in de financiële systemen.

Artikel 8: Onderbouwing relevante gegevens

  • 1. Een budgethouder is verantwoordelijk voor een correcte en tijdige onderbouwing van alle relevante gegevens binnen de gemeentelijke planning-en controlcyclus, waaronder ramingen en berekeningen, voor zowel de begroting, de voortgangsrapportage, de perspectiefnota, de jaarrekening en tussentijdse adviesnota’s.

  • 2. De onderbouwing bestaat uit een financieel aspect en een prestatie-aspect.

Artikel 9: Plannen en verantwoording

Een budgethouder maakt een team- of projectplan voor het volgende jaar en legt over de uitvoering daarvan op gezette tijden verantwoording af, zowel over het gebruik van het toegekende budget als over de voortgang van de prestaties.

Artikel 10: Vastleggen verplichtingen

Een budgethouder laat aangegane financiële verplichtingen vastleggen in de (financiële) administratie teneinde een optimaal inzicht in de uitputting van budgetten te verkrijgen.

Artikel 11: Vorderingen

Een budgethouder laat vorderingen vastleggen in de financiële administratie, teneinde een optimaal inzicht te verkrijgen in het volume van de beschikbare middelen.

Artikel 12: Financiële informatie

  • 1. Een budgethouder is verantwoordelijk voor budgetbewaking.

  • 2. Servicepunt71 voorziet de budgethouders van financiële informatie met betrekking tot de uitputting van budgetten.

Artikel 13: Wijzigingen van de begroting

Uitsluitend een budgethouder kan voorstellen tot wijziging van de begroting doen aan het college, voor zover het zijn eigen budgetten betreft.

Artikel 14: Bevoegdheid tot het doen van uitgaven

De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het doen van uitgaven met inachtneming van het Algemeen bevoegdhedenbesluit gemeente Oegstgeest:

  • a.

    Tot maximaal de in de exploitatiebegroting en kostenplaatsen opgenomen budgetten;

  • b.

    Tot maximaal het saldo van de voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;

  • c.

    Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringskredieten.

Artikel 15: Ontoereikendheid van budgetten

  • 1. Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend zijn, worden geen verplichtingen aangegaan of betalingen verricht.

  • 2. Het college is bevoegd te besluiten tot afwijking van het eerste lid.

Artikel 16: Volledigheid van inkomsten

De budgethouder dient er zorg voor te dragen dat de geraamde inkomsten worden geïnd.

Artikel 17: Niet begrote inkomsten

De budgethouder is bevoegd tot het genereren en innen van niet begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de in het team- of projectplan afgesproken prestaties.

Artikel 18: Drempelbedrag

Het drempelbedrag tot het aangaan van verplichtingen en het betalen van facturen zijn als volgt:

Bevoegdheid ondertekenen

Verplichtingen en/of betalingen

Drempelbedrag

Budgethouder

< € 50.000

Budgethouder + Masterbudgethouder

€ 50.000 en hoger

Artikel 19: Verplichtingen en betalingen aan de budgethouder zelf

  • 1. De hoofdbudgethouder, de masterbudgethouders en de budgethouders zijn niet bevoegd om verplichtingen aan zichzelf aan te gaan dan wel betalingen aan zich zelf goed te keuren.

  • 2. De budgethouders worden in de gevallen als bedoeld in lid 1 van dit artikel vervangen door de masterbudgethouder, de masterbudgethouders worden vervangen door de hoofdbudgethouder. Betreft het de hoofdbudgethouder dan wordt hij vervangen door zijn plaatsvervanger zoals vermeld in artikel 4 lid 4.

Artikel 20 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet of kennelijk onredelijk uitwerkt beslist het college.

Artikel 21: Slotbepaling

  • 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmakingen kan worden aangehaald als Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest 2021.

  • 2. De Regeling budgethouderschap 2017 Oegstgeest wordt ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 28 september 2021

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest,,

De secretaris

J. Versluis

De burgemeester

E.R. Jaensch

Toelichting op de Regeling budgethouderschap 2021 gemeente Oegstgeest

Algemene toelichting

De ontwikkelingen op het gebied van planning en control en de bedrijfsvoering in de gemeente Oegstgeest leiden tot een toenemende behoefte aan de inzet van moderne instrumenten ten behoeve van het management van de organisatie. De voorliggende ‘Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest 2021’ beoogt de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen in de gemeentelijke organisatie. De voorliggende Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest 2021 heeft niet als doel alles te regelen over het verschijnsel budgethouderschap. Zo wordt geregeld, dat de budgethouder moet rapporteren, maar hoe hij dat moet doen, is niet in de regeling opgenomen.

Bij de samenstelling van de regeling is uitgegaan van het volgende principe:

De gemeenteraad autoriseert op programmaniveau. Zij geven aan welke maatschappelijke effecten bereikt moeten worden en maken afspraken met het college van burgemeester en wethouders over de inzet van middelen en met welke producten deze maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. Het staat het college van burgemeester en wethouders vrij om binnen de programma’s budgettair neutraal budgetten over te hevelen van het ene naar het andere budget.

De opzet van de Regeling budgethouderschap sluit aan bij de organisatiestructuur..

Toelichting per artikel

Artikel 1: Begripsbepalingen

Ter verduidelijking is een aantal begrippen dat van belang is hier omschreven.

Artikel 2: Relatie college en organisatie

Het college geeft aan de secretaris als functionaris die verantwoordelijk is voor het geven van leiding en sturing aan de ambtelijke organisatie de opdracht de begroting in het desbetreffende jaar uit te voeren en de uitvoering daarvan op gezette tijden te rapporteren aan het college.

Artikel 3: Budgethouderschap

De regeling voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in

de lijn van de organisatie, de leden van het management kunnen budgethouder worden. In sommige gevallen kan ook een projectleider voor zijn project worden aangewezen als budgethouder of een medewerker indien deze verantwoordelijk is voor een samenhangend pakket aan budgetten. De reden hiervoor is de noodzaak tot een zo veel mogelijk ongedeelde verantwoordelijkheid in de organisatie; deze blijft waar deze thuishoort: bij de (team)manager.

Artikel 4: Secretaris/algemeen directeur

Het effect van het vaststellen van de lijst van budgethouders is eenvoudig en helder: wie op de lijst voorkomt, is budgethouder voor datgene dat op de lijst vermeld staat; wie niet op de lijst voorkomt, is geen budgethouder. Op deze lijst staan per budgethouder de desbetreffende budgetten vermeld.

Artikel 5: Directielid/Masterbudgethouder

Directeuren maken (taakstellende) jaarafspraken met het bestuur en de algemeen directeur, Rapporteren periodiek over de voortgang, dragen zorg voor het opstellen van meerjarenprogramma’s en begrotingen en bewaken de resultaten van de organisatie. De directeuren/masterbudgethouders zijn integraal verantwoordelijk voor hun onderdelen.

Artikel 6: Budgethouder

De integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder strekt zich uit over de gehele budgetcyclus: de budgethouder adviseert en begroot vooraf, rapporteert tussentijds en legt achteraf verantwoording af. En vooral: de budgethouder zorgt voor een goed beheer van de hem toegewezen budgetten. Een belangrijk element daarbij is dat de budgethouder zich ervan vergewist dat de prestatie, waarvoor een rekening wordt gestuurd, ook inderdaad is geleverd.

Medewerkers worden niet als budgethouder aangewezen, omdat zij veelal te dicht bij het desbetreffende onderwerp zijn betrokken. Een beslissen tot het aangaan van een verplichting of het doen van een betaling vergt een zekere afstandelijkheid.

Een aparte positie heeft de raadsgriffier. Hij is budgethouder van de budgetten voor raad en griffie. Als 2e handtekening voor bedragen boven de 50.000 conform artikel 18, zal de gemeentesecretaris fungeren. De griffier zal rapporteren aan de raad. De griffier is geen verantwoording verschuldigd aan het college.

Artikel 7: Budgetbeheerders

Een budgethouder wijst budgetbeheerders aan, die ondersteunende werkzaamheden voor de budgethouder verricht. Deze zal ook de codering in de financiële systemen verzorgen, waardoor codering en accordering niet door de dezelfde persoon geschieden.

De aanwijzing van de budgethouders wordt centraal bijgehouden. De aanwijzing door budgethouder naar budgetbeheerder geschiedt op door beiden geaccordeerde documenten. De SP71 voert de administratie van de lijst van budgethouders en van de aangewezen budgetbeheerders.

Artikel 8: Onderbouwing relevante gegevens

De budgethouder heeft een belangrijke rol in de planning-en controlcyclus. Immers hij is degene die de kennis over het beleidsterrein heeft.

Artikel 9: Plannen en verantwoording

Onderdeel van de planning- en controlyclus is dat in het najaar plannen voor het volgende jaar worden gemaakt en dat daar op gezette tijden verantwoording over wordt afgelegd. Deze plannen worden afgeleid van de door de raad vastgestelde begroting voor het volgende jaar. De verantwoording van de budgethouders is de basis voor de rapportage, zoals bedoeld in artikel 2.

Artikel 10: Vastleggen verplichtingen

Artikel 11: Vorderingen

Om een zuiver beeld te hebben en te houden van het beschikbare budget moeten de gegevens in het financiële systeem altijd up to date zijn. De budgethouder is daarbij de primair verantwoordelijke voor de input, het vastleggen van de bedrijfsgegevens. Daartoe zijn te rekenen gegevens over rechten en verplichtingen en gereed melding van prestaties en leveringen. Gegevens over te vorderingen moeten eveneens zorgvuldig worden vastgelegd.

Artikel 12: Financiële informatie

De bepaling dat SP71 voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat er voor de gehele organisatie slechts één integrale financiële administratie bestaat, die wordt beheerd door SP71.

Artikel 13: Wijziging van de begroting

Regelt dat het tot het taakgebied van de budgethouder behoort, te komen met voorstellen tot wijzigingen van de begroting via begrotingswijzigingen. Aan dit soort wijzigingen ligt vaak een wijziging/aanpassing van beleid ten grondslag. Deze bevoegdheid kan niet aan budgetbeheerders worden gemandateerd, mede omdat het voorstellen tot beleids-en begrotingswijzigingen vaak samenhangen met rapportages, die ook het afleggen van verantwoording als doel hebben. En dat laatste kan alleen de verantwoordelijke doen: de budgethouder.

Artikel 14: Bevoegdheid tot het doen van uitgaven

Hier wordt aangegeven dat een budgethouder nooit de bevoegdheid heeft, meer te besteden dan maximaal in het budget zit. Tijdig rapporteren is daarom inherent aan deze bepaling.

Artikel 15: Ontoereikendheid van budgetten

Het spreekt vanzelf dat budgetten niet mogen worden overschreden en dat er geen basis voor het doen van bestedingen is als er geen budget is. Hier is een basisprincipe van de beheersing van de geldstromen in de organisatie aan de orde. Bovendien is het ongeautoriseerd besteden van middelen in strijd met het budgetrecht van de raad. Daarom ook moet het college van burgemeester en wethouders toestemming geven om in uitzonderingen bepaalde uitgaven toch te doen, ondanks dat er op dat moment geen budget beschikbaar is. En uiteraard geldt daarbij dat het college zich zal moeten verantwoorden naar de raad voor het doen van niet begrote uitgaven.

Ook zal een door de raad vast te stellen regeling of verordening begrotingswijzingen worden opgesteld. Hierin zal worden vastgelegd in welke gevallen wijzigingen van de begroting zijn toegestaan.

Artikel 16: Volledigheid van inkomsten

Een budgethouder dient er zorg voor te dragen dat de begrote inkomsten inderdaad in rekening worden gebracht en worden geïnd.

Artikel 17: Niet begrote inkomsten

In bepaalde gevallen komt de mogelijkheid voor dat een budgethouder inkomsten voor de gemeente kan genereren door het verrichten van werken voor derden. Daarnaast is het mogelijk in een aantal gevallen subsidies te verwerven. Het is de plicht van elke budgethouder de algemene middelen te vergroten waar dat maar mogelijk is.

Artikel 18: Drempelbedrag

De budgethouders zijn tot het drempelbedrag alleen bevoegd tot bepaalde bedragen zelfstandig verplichtingen aan te gaan en betalingen te verrichten. Bij hogere bedragen dan het drempelbedrag is een tweede handtekening vereist.

Artikel 19: Verplichtingen en betalingen aan de budgethouder zelf

Het is niet gewenst dat zowel de hoofdbudgethouder, de masterbudgethouders als de budgethouders zelf kunnen beslissen over verplichtingen en betalingen aan zichzelf. Vandaar dit verbod.

Artikel 20: Onvoorziene gevallen

Er kunnen zich situaties voordoen waarbij in het concrete geval anders gehandeld moet worden dan deze regeling voorschrijft. Daartoe is alleen het college bevoegd.

Artikel 21: Slotbepaling

De regeling zal ingaan op de dag na bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.

Noot
1

Voor de leesbaarheid is de Regeling budgethouderschap 2021 gemeente Oegstgeest in de hij-vorm geschreven. Daar waar ‘hij’ of ‘hem’ staat, kan ook respectievelijk ‘zij’ of ‘haar’ worden gelezen.