Regeling vervallen per 01-09-2022

Besluit van het directieteam van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent uitvoeringsbesluit Organisatie 2019 (Uitvoeringsbesluit Organisatie 2019)

Geldend van 01-07-2019 t/m 30-04-2020

Intitulé

Besluit van het directieteam van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent uitvoeringsbesluit Organisatie 2019 (Uitvoeringsbesluit Organisatie 2019)

Het Directieteam;

Gelet op artikel 7 lid 3 van het Organisatiebesluit Smallingerland 2019 bevoegd is de bijlage vast te stellen voor de instelling, taken en opgaven van Teams;

Overwegende,

  • -

    dat een Organisatievisie is vastgesteld op basis van de organisatieontwikkeling #INBEWEGING en nader uitgewerkt in verschillende documenten;

  • -

    dat het college op 13 november 2018 een voorgenomen besluit heeft genomen waarbij de hoofdstructuur en indeling van teams met daarbij een toelichting is vastgesteld en dat dit besluit op 26 februari 2019 is bekrachtigd;

Gelezen het voorstel aan het Directieteam d.d. 21 mei 2019, zaaknummer 43475.

BESLUIT:

Vast te stellen de volgende bijlage Uitvoeringsbesluit behorende bij het Organisatiebesluit Smallingerland 2019

Artikel 1 Instelling Teams

De volgende organisatie eenheden genaamd Teams worden ingesteld:

  • •

    Sociaal geregeld

  • •

    Sociaal ondersteunend

  • •

    Samen leven

  • •

    Naar werk

  • •

    Naar inkomen

  • •

    Na(ar) school

  • •

    Belastingen

  • •

    Concern

  • •

    Organisatie en communicatie

  • •

    Services

  • •

    Ondersteuners

  • •

    Informatie en analyse

  • •

    Financiën

  • •

    Programma's en projecten en Ondersteuners

  • •

    Klantcontact

  • •

    Vergunningen, Toezicht en Handhaving

  • •

    Ondernemen en ontwikkelen

  • •

    Omgeving

  • •

    Omgevingsbeheer Geregeld

  • •

    Omgevingsbeheer Wijken

  • •

    Omgevingsbeheer Schoon

  • •

    Omgevingsbeheer Specialisten

Artikel 2 Taken en opgaven van de Teams

Voor de Teams genoemd in artikel 1 worden de volgende taken en opgaven vastgesteld

Team

Taken en opgaven

Sociaal geregeld

Werk, inkomen, WMO, Jeugd, schuldhulpverlening, nieuwkomers, contractmanagement.

Sociaal ondersteunend

Administraties Werk en Inkomen en Carins, preventie en handhaving sociaal domein, verhaal en terugvordering, kwaliteitszorg en –beheer, financiële administratie en financieel beleid.

Samen leven

Onderwijs, inclusief laaggeletterdheid, onderwijshuisvesting, cultuur, inclusief monumenten, voorschoolse voorzieningen, sport, welzijn, wijk- en dorpsmanagers, volksgezondheid.

Naar werk

Begeleiden van mensen naar werk vanuit een inkomensregeling (uitkering).

Naar inkomen

Verstrekken van uitkeringen.

Na(ar) school

aanpak en begeleiden van leerlingen die verzuimen van school of helemaal niet meer naar school gaan voor Smallingerland en gemeenten in regio De Friese Wouden. Volgen en begeleiden van jongeren die het moeilijk hebben met een overstap van school naar school of van school naar arbeidsmarkt.

Leerlingenvervoer en leerlingenadministratie.

Belastingen

Invordering en kwijtschelding gemeentelijke belastingen, zoals WOZ, riool- en afvalstoffenheffing. Invorderen leges vergunningen.

Concern

Juridisch advies, (Informele) geschillenbeslechting mediation en klachtenbehandeling, bezwaar en beroep, openbare orde en veiligheid, Chief Information Security Officer, Functionaris Gegevensbescherming, concerncontrol, interne control, ondersteuning directie en verzekeringen.

Organisatie en Communicatie

Personeelsbeleid, advies en personeels –en salarisadministratie, organisatieontwikkeling en kwaliteit, opleidingsbeleid, ambtenarenrecht, ziekteverzuim, Arbo, werving en selectie.

Advies en woordvoering, traineeprogramma (2 trainees), profilering gemeente (promotie, marketing, dwjm)

Services

Huisdrukkerij (inclusief dtp en fotografie), bodedienst, ICT, inkoop facilitaire zaken, catering (gemeentehuis, op termijn Tussendiepen), schoonmaak.

Ondersteuners

Bestuurssecretariaat (incl. kabinetszaken uitvoering), secretariële ondersteuning.

Informatie en analyse

Informatievoorziening, informatiebeleid, beheer basisregistraties (BGT, BAG, BRP, WOZ, Datadistributie (geen invoer), data-analyse, recordmanagement, DigiDIV (nieuwe DIV taken o.b.v. Green Valley), (functioneel) applicatiebeheer, onderzoek, webmaster.

Financiën

Boekhouding, financieel consulenten, teamcontrollers, opstellen financieel beleid.

Programma's en projecten en ondersteuners

Een kleine basis bezetting, de rest aangevuld uit de teams, afhankelijk van het project. Voorbeelden aanjagen duurzaamheid, #Inbeweging, #OOR. Bestaat uit programmamanagers, projectleiders en projectondersteuners. Projectbeheersing.

Klantcontact

Invoerkanalen, het eerste contact, postregistratie (DIV), sociale media, behandelen eenvoudige aanvragen, klantcontact Tussendiepen, reisdocumenten, burgerzaken, receptie, website, verkiezingen, publicaties/mededelingen.

Vergunningen, Toezicht en Handhaving

handhavers fysiek domein, brandveiligheid, milieu aanvragen, bouwvergunningen, DHW, APV vergunningen, parkeren, evenementenvergunning, juridische handhaving.

Ondernemen en ontwikkelen

Beheer en onderhoud vastgoed en gemeentelijke eigendommen, accountmanagement, beleid economie, beleid volkshuisvesting, gebiedsontwikkeling, grondzaken, haven, recreatie en toerisme, ondernemersloket (backoffice), ontwikkelen vliegveld.

Omgeving

Beheer en onderhoud vastgoed en gemeentelijke eigendommen, accountmanagement, beleid economie, beleid volkshuisvesting, gebiedsontwikkeling, grondzaken, haven, recreatie en toerisme, ondernemersloket (backoffice), ontwikkelen vliegveld.

Omgevingsbeheer Geregeld

Beleid (groen, wegen, riolering; water), voorbereiding, bestek (groen, wegen, riolering, water), toezicht, administratie begraafplaatsen.

Omgevingsbeheer Wijken

Wijkgericht werken, groen, bermen, watergangen, zwerfafval, onderhoud en beheer speeltoestellen, beheer.

Omgevingsbeheer Schoon

Vegen, kolkenzuigen, ecostation, afvalinzameling, riolering.

Omgevingsbeheer Specialisten

Stratenmakers, ongediertebestrijding, parkeergarage, brugwachters, pontschippers, timmerman, gladheid bestrijding, monteurs, beheer sportvelden, beheer gemalen, boomverzorgers, beheer begraafplaatsen, beheer vliegveld, catering Tussendiepen (later naar Team services), verkiezingen.

Artikel 3 Inwerkingtreding en Citeertitel

  • 1. Dit besluit kan worden aangehaald als "Uitvoeringsbesluit Organisatie 2019".

  • 2. Dit Uitvoeringsbesluit is de bijlage als bedoeld in artikel 7 lid 3 van het Organisatiebesluit Smallingerland 2019.

  • 3. Het Uitvoeringsbesluit Organisatie 2019 treedt in werking op 1 juli 2019.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van 29 mei 2019 onder voorbehoud van vaststelling door het college van burgemeester en wethouders (vastgelegd op 11 juni 2019)

namens het college van burgemeester en wethouders,

Het directieteam:

Secretaris/Algemeen directeur,

Jelmer Mulder

Directeur,

Siebren van der Berg

Directeur,

Koen Eekma

Toelichting op het Organisatiebesluit Smallingerland 2019

Titel: Organisatiebesluit

De titel is overgenomen van het huidige organisatiebesluit 2011.

Hoofdstuk 1

Hoofdstuk 1 is onderverdeeld in Inleidende bepalingen, Begripsomschrijving, Structuur en Opdrachtgeverschap.

De hoofdstructuur is een driekoppig directieteam, bestaande uit een gemeentesecretaris/algemeen directeur en twee concerndirecteuren met daaronder één leidinggevende laag met teammanagers Dat is de basis. De organisatie werkt vanuit opgaven en omgevingsgericht.

Een opgave wordt uitgewerkt in programma's en projecten. Voor de programma's en projecten betekent dit dat de teams mensen leveren naast de eigen team taken. Het college of het directieteam is bevoegd tot het instellen van programma's en projecten.

De omschrijving van een opgave en programma komt uit de teksten van #INBEWEGING en is nieuw voor de organisatie. De omschrijving van een project is een samenvatting uit de huidige werkwijze van de gemeente bij projectmatig werken. Een project is in de regel team overstijgend.

Bestuursorganen en organisatie eenheden

Op basis van de AWB is een orgaan een onderdeel van een rechtspersoon ingesteld op basis van het publiekrecht. Burgemeester en wethouders, burgemeester en gemeenteraad zijn organen op basis van artikel 6 Gemeentewet. In het Burgerlijk wetboek (privaatrecht) zijn de rechtspersonen aangewezen waaronder de gemeente. Het directieteam en de teams maken onderdeel uit van de gemeente Smallingerland, maar worden niet genoemd als onderdeel van het bestuur en zijn daarom geen bestuurlijk orgaan.

In het organisatiebesluit wordt het Directieteam en de Teams benoemd als een organisatorische eenheid. (je zou het ook een ambtelijk orgaan kunnen noemen).

Mandatering van bevoegdheid instellen en toedelen taken en opgaven aan de teams.

Met het vaststellen van dit organisatiebesluit is de structuur van de ambtelijke organisatie vastgesteld. Om een wendbare organisatie te kunnen zijn wordt in artikel 7 lid 3 door het college de bevoegdheid tot het instellen en het toewijzen van taken en opgaven aan de teams gemandateerd aan het directieteam. De mandatering is opgenomen in het organisatiebesluit en niet in de mandaatregeling omdat de teams en de daarbij behorende taken en opgaven een onlosmakelijk onderdeel vormt van het organisatiebesluit. Het uitvoeringsbesluit sluit aan op het door het college vastgestelde teamindeling en toedeling van taken.

Het moment wanneer de OR moet worden ingeschakeld bij een wijziging van de teamindeling en/of het toedelen van taken en opgaven wordt per wijziging beoordeeld.

De borging dat het college betrokken blijft bij de teamindeling en toedeling van taken en opgaven is opgenomen in hoofdstuk 2 artikel 10. Hierin staat dat het college minimaal twee keer per jaar overleg heeft met het directieteam over o.a. de ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie en over de bedrijfsvoering.

Hoofdstuk 4. Sturingsinstrumenten

Artikel 16. De Lange termijn agenda en artikel 17. Planning- en Controlcyclus zijn de basis voor de in de artikel 18 en 19 genoemde concernplan en teamplan. Het concern- en teamplan zijn nieuw voor de organisatie. Deze instrumenten zijn voor de organisatie een voorwaarde om het werken vanuit taken en opgaven vorm te geven in programma's, projecten, regulier werk of iets anders mogelijk te maken.

Hoofdstuk 5 Control en toezicht informatieveiligheid

In artikel 20, concerncontroller en artikel 21 CISO, zijn deels onderwerpen uit de functiebeschrijving opgenomen en in het organisatiebesluit opgenomen. Een functiebeschrijving geeft geen legitimatie aan medewerkers. Door hun "rechten" op te nemen in het organisatiebesluit kunnen deze medewerkers hun taken rechtmatig uitoefenen.

Voor de taken en bevoegdheden van de Functionaris Gegevensbescherming wordt in het organisatiebesluit verwezen naar (het nog vast te stellen) stellen reglement door het college, burgemeester en raad. De bepalingen, verplichtingen en bevoegdheden van de FG zijn gebaseerd op de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming gestelde eisen en op grond van de in artikel 37 AVG opgenomen verplichting voor overheidsinstanties om per 25 mei 2018 een FG aan te stellen.