Regeling regelende de bevoegdheden voor het aangaan van verplichtingen en bestedingen ten laste van budgetten

Artikel 1 Begripsomschrijving

• In

  deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  budget:

• de inkomsten en uitgaven verbonden aan een product of een kostenplaats gebaseerd op de daarbij behorende taakstelling;

• b.

  deelbudget:

• het budget voor een activiteit of cluster van activiteiten dat onderdeel is van een product;

• c.

  investeringsbudget of krediet:

• het totaal van de beschikbare middelen voor het uitvoeren van een éénmalige investering of een project, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden. Gelet op het spraakgebruik wordt hier verder de term “krediet” gebruikt;

• d.

  budgethouder:

• ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van (deel)budgetten of kredieten en aan wie het mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en kredieten;

• e.

  budgetbeheerder:

• de door de budgethouder voor een deel dan wel een geheel product gemandateerde functionaris die onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouder het beheer voert over (het betreffende deel van) een budget van de budgethouder;

• f.

  medewerker:

• een ieder die binnen de organisatie van de gemeente Someren werkzaam is zonder onderscheid naar soort functie;

• g.

  college:

• het college van burgemeester en wethouders van Someren;

• h.

  afdeling:

• de organisatorische eenheid binnen de organisatie zoals die op grond van het Organisatiebesluit is vastgesteld;

• i.

  mandaatregeling:

• de op het moment van toepassing geldende mandaatregeling van de gemeente Someren.

Artikel 2 Algemene uitgangspunten

Aan de budgetregeling liggen de navolgende algemene uitgangspunten ten grondslag:

• -

  budgethouders zijn de griffier, de directeur (gemeentesecretaris), de adjunct-directeur en de afdelingshoofden;

• -

  budgetbeheerders kunnen zijn daartoe aangewezen medewerkers;

• -

  voor vervanging van een functionaris in het kader van deze regeling geldt hetgeen al-gemeen binnen de organisatie is bepaald ten aanzien van de vervanging en het daarbij treden in de bevoegdheden van degene die vervangen wordt;

• -

  het budget geldt per (begrotings)jaar;

• -

  budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar;

• -

  schuiven tussen producten is toegestaan binnen een programma en is aan het college;

• -

  schuiven binnen een product is aan de budgethouder en geldt alleen voor de directe kos-ten en opbrengsten;

• -

  de administratie is actueel;

• -

  interne leveringen vinden plaats op basis van vooraf gemaakte uniforme afspraken.

Artikel 3 Budgethouder

• 1.

  Via budgetten mandateert het college binnen het kader en de reikwijdte van de geldende mandaatregeling bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een product aan een budgethouder. Een budgethouder is bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen. Bij het aangaan van verplichtingen inzake inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken worden de inkoop- en aanbestedingsregels in acht genomen.

• 2.

  Een budgethouder is aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• 3.

  De budgethouders worden in hun werkzaamheden ondersteund door consulenten van de afdeling Bedrijfsbureau.

Artikel 4 Budgetbeheerder en dienstverlener

• 1.

  De budgethouder mag zijn/haar in mandaat verkregen bevoegdheden (geheel of gedeeltelijk) opdragen aan een door hem aangewezen budgetbeheerder.

• 2.

  De budgethouder kan een bepaalde activiteit of cluster van activiteiten met bijbehorend deelbudget van een product ook overdragen aan een andere buiten zijn/haar afdeling behorende budgetbeheerder. In dat geval wordt gesproken van dienstverlener.

• 3.

  Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de budgetbeheerders en dienstverleners.

• 4.

  In alle gevallen dient te zijn vastgelegd welke budgetonderdelen met corresponderende taakstellingen aan wie worden opgedragen, met vermelding van eventuele beperkingen en/of condities.

• 5.

  De budgethouder kan zijn/haar aan een budgetbeheerder of dienstverlener verleend mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken.

• 6.

  De budgetbeheerder dan wel de dienstverlener voorziet de budgethouder periodiek van de stand van werkzaamheden en de bestede middelen. De rapportage dient in een zodanige vorm en op een zodanig moment te gebeuren dat de budgethouder deze kan gebruiken voor de managementrapportage.

• 7.

  Aangaan van verplichtingen/geven van opdracht in zake leveringen, diensten en werken door derden voor bedragen groter dan € 15.000,- dient geaccordeerd te worden door de budgethouder.

Artikel 5 Verplichtingen en rechten

• 1.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder geconstateerd heeft dat er een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem/haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.

• 3.

  Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden na goedkeuring door de budgethouder.

• 4.

  Het college kan voorschriften geven ten aanzien van de administratie van rechten en verplichtingen.

Artikel 6 Taken budgethouder

• 1.

  De budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten, nodig voor het realiseren van het product op basis van de voorcalculatie.

• 2.

  De budgethouder levert voor- en nacalculaties en verschillenanalyses ten aanzien van het product waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.

• 3.

  De budgethouder ziet er op toe, dat op juiste wijze tijdsinzicht wordt verkregen ten aanzien van de verrichte (clusters van) activiteiten.

• 4.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatie-indicatoren en kengetallen en verschaft hieromtrent de nodige informatie. De budgethouder is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten.

• 5.

  Indien er geen of geen toereikend budget aanwezig is, kan de budgethouder bij het college aanvullende budgetruimte vragen.

Artikel 7 Informatie budgethouder

• De

  budgethouder draagt zorg voor het verstrekken van periodieke informatie.

Artikel 8 Condities/beperkingen

• 1.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één product met bijbehorend budget.

• 2.

  Per afdeling en/of budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met deze regeling, de mandaatregeling en/of andere algemene regels – aan de zelfstandige uitoefening van het budgetbeheerdersschap condities en beperkingen worden aangebracht door de budgethouder.

Artikel 9 Budgetregistratie

• 1.

  Het hoofd van het Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten/kredieten, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening en jaarverslaglegging. Zulks met inachtneming van – uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie – te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding, alsmede van de geldende voorschriften.

• 2.

  De budgethouder levert analyses en verantwoordingen (nacalculaties) aan voor de verslaglegging.

• 3.

  Het Bedrijfsbureau verstrekt ten behoeve van de budgethouder budget- en kredietoverzichten. Binnen een door het college vastgestelde termijn en procedure zal de budgethouder zijn/haar reactie op deze overzichten kenbaar maken. De budgethouder kan ook om de budget- en kredietoverzichten verzoeken.

Artikel 10 Risico’s

Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico’s.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1.

  Beroep op eventuele onvolledigheid van deze regeling is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat hoort tot de goede uitoefening van de functie van een budgethouder.

• 2.

  In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.