Regeling vervallen per 01-03-2023

Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer

Geldend van 21-06-2006 t/m 28-02-2023

Intitulé

Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer

Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland;

overwegende, dat het wenselijk is om regels vast te stellen voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer door en met de gemeentelijke organisatie;

gelet op ondermeer de bepalingen in de Archiefwet 1995, de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat;

besluiten vast te stellen het volgende reglement:

Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer.

Artikel 1. Reikwijdte

  • 1.1 Dit reglement heeft alleen betrekking op de onderstaande vormen van elektronische communicatie:

    • -

      E-mail

    • -

      Communicatie via de website (webintake, tracking en tracing)

    • -

      de aanlevering van digitale kopieën van fysieke poststukken op CD-ROM/ DVD-ROM door burgers en andere externe relaties.

  • 1.2 Dit reglement heeft alleen betrekking op elektronische berichten die opgemaakt of ontvangen zijn in het kader van de uitvoering van de taken van de gemeente. Voor het gebruik van e-mail en ander elektronisch berichtenverkeer voor privé-doeleinden wordt verwezen naar het privacyreglement Internet en E-mailgebruik (zie bijlage).

  • 1.3 Dit reglement heeft expliciet ook betrekking op berichten die intern binnen de gemeentelijke organisatie worden verzonden door organisatieonderdelen of medewerkers van de gemeente.

Artikel 2. Formele en informele berichten

  • 2.1 Onder formele berichten worden elektronische berichten verstaan, waarvan:

    • -

      de inhoud juridische, bestuurlijke, financiële of andere gevolgen voor de gemeente heeft of kan krijgen;

    • -

      de vorm en/ of de inhoud een bewijs- of verantwoordingsfunctie heeft (of deze in de toekomst kan krijgen) dan wel anderszins dient om het handelen van de gemeente te kunnen reconstrueren;

    • -

      het bericht op andere wijze van belang is (of blijft);

    • -

      de inhoud van belang is voor een juiste interpretatie van andere gegevens.

  • 2.2 Onder informele berichten worden elektronische berichten verstaan als daarop het onderstaande van toepassing is:

    • -

      de inhoud is van kortstondige betekenis: na kennisname van de inhoud vervalt elk belang;

    • -

      de geadresseerde/ afzender kan geen rechten of plichten ontlenen aan de inhoud;

    • -

      de vorm en inhoud hebben niet de primaire functie om het handelen van de gemeente te kunnen reconstrueren of tot bewijs te dienen.

Artikel 3. Verantwoordelijkheden

  • 3.1 Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het beheer van de inhoud hun eigen persoonlijke e-mailadressen.

  • 3.2 De afdelingshoofden wijzen beheerders aan voor de overige e-mailadressen, die onder hun verantwoordelijkheid vallen.

  • 3.3 Als beheerders voor de overige informatiesystemen, waarmee elektronische berichten ontvangen, verzonden en of opgeslagen kunnen worden, fungeren de proceseigenaren.

  • 3.4 Iedere medewerker zorgt er voor dat de medewerkers van zijn eigen afdelingssecretariaat, bij afwezigheid gemachtigd zijn om de berichten, ontvangen op zijn e-mailadres, in te zien.

  • 3.5 Iedere medewerker zorgt er voor dat er één of meerdere naaste collega’s zijn, die bij afwezigheid gemachtigd zijn om de berichten, ontvangen op zijn e-mailadres, in te zien en indien nodig af te handelen.

  • 3.6 De medewerkers van het bestuurssecretariaat zijn er mede verantwoordelijk voor dat door de burgemeester en wethouders ontvangen e-mailberichten conform dit reglement worden behandeld.

  • 3.7 De secretaresse van de gemeentesecretaris is er mede verantwoordelijk voor dat door de gemeentesecretaris ontvangen e-mailberichten conform dit reglement worden behandeld.

  • 3.8 De medewerkers van de griffie zijn er mede verantwoordelijk voor dat door de griffier ontvangen e-mailberichten conform dit reglement worden behandeld.

  • 3.9 De beheerders van de respectievelijke e-mailadressen en overige informatiesystemen waarmee berichten ontvangen, verzonden of opgeslagen kunnen worden, zijn er verantwoordelijk voor dat elektronische berichten ontvangen op of verzonden van deze e-mailadressen of informatiesystemen conform dit reglement en andere gemeentelijke procedures, c.q. wettelijke regelgeving worden afgehandeld.

Artikel 4. E-mailadressen

  • 4.1 De gemeente Steenwijkerland heeft één centraal e-mailadres voor extern berichtenverkeer: info@steenwijkerland.nl. Dit e-mailadres wordt door de afdeling Burger en Bestuur, cluster Documentair Informatiemanagement (BUDIM) beheerd.

  • 4.2 Elke medewerker van de gemeente Steenwijkerland heeft een persoonlijk e-mailadres met als opbouw voornaam.achternaam@steenwijkerland.nl.

  • 4.3 Alleen het centrale e-mailadres en de persoonlijke e-mailadressen van bestuurders, de gemeentesecretaris en de griffier worden vermeld op de website, briefpapier, in folders en andere gemeentelijke publicaties. Andere e-mailadressen zijn niet toegestaan in deze algemene uitingen.

  • 4.4 Persoonlijke e-mailadressen van overige medewerkers worden alleen vermeld op visitekaartjes.

  • 4.5 De individuele secretaresse heeft uitsluitend toegang tot het persoonlijke e-mailadres van het daarbij corresponderende individuele lid van het college.

  • 4.6 De secretaresse van de gemeentesecretaris heeft toegang tot het persoonlijke e-mailadres van de gemeentesecretaris.

  • 4.7 De medewerkers van de griffie hebben toegang tot het persoonlijke e-mailadres van de griffier.

  • 4.8 Er mogen alleen uitgaande e-mailberichten verzonden worden vanaf het centrale e-mailadres en de persoonlijke e-mailadressen. De adressen buiten het centrale e-mailadres en de persoonlijke e-mailadressen mogen alleen gebruikt worden voor intern berichtenverkeer.

Artikel 5. Ontvangst en verzending van elektronische berichten

A. Ontvangst van elektronische berichten

  • 5.1

    Voor de ontvangst van externe formele elektronische berichten worden voor de attachements alleen bestandsformaten geaccepteerd, die voldoen aan de wettelijke eisen die bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden gesteld aan archiefbescheiden.

  • 5.2

    De senior BUDIM is bevoegd om te bepalen dat andere formaten toegestaan zijn.

  • 5.3

    De senior BUDIM zorgt dat een volledig overzicht van toegestane bestandsformaten op de internet- en intranetsite van de gemeente gepubliceerd wordt.

  • 5.4

    De ontvanger van een formeel bericht, dat attachements in andere dan toegestane formaten bevat, dient de afzender er van op de hoogte te stellen dat deze attachements niet geaccepteerd worden en deze te verzoeken om de e-mail opnieuw te zenden met attachements in de toegestane formaten.

  • 5.5

    Indien een inkomend formeel bericht geen of onvoldoende gegevens bevat om de afzender te identificeren, dient de ontvanger de afzender daarvan onmiddellijk via de e-mail of via een ander communicatiekanaal op de hoogte te stellen.

  • 5.6

    Indien een formeel bericht wordt ontvangen en er is sprake van juridische vormfouten, is de behandelaar er verantwoordelijk voor dat de afzender in de gelegenheid wordt gesteld (schriftelijk per post) vormfouten te herstellen.

B. Registratie en ontvangstbevestigingen

  • 5.7

    Voor de registratie van formele, elektronische berichten worden dezelfde criteria gehanteerd als voor de traditionele, papieren poststukken.

  • 5.8

    Voor het verzenden van ontvangstbevestigingen voor externe formele elektronische berichten gelden dezelfde criteria als voor de traditionele, papieren poststukken.

C. Elektronische berichten ontvangen op het centrale e-mailadres

  • 5.9

    Bij ontvangst van een e-mailbericht op het centrale e-mailadres beoordeelt BUDIM of er sprake is van een formeel of een informeel bericht. Informele berichten worden onmiddellijk ongeregistreerd via de e-mail aan de desbetreffende behandelaar doorgezonden.

  • 5.10

    Voor het vaststellen of formele berichten al dan niet geregistreerd moeten worden, hanteert BUDIM dezelfde criteria als voor de registratie van de papieren post.

  • 5.11

    Formele e-mailberichten, ontvangen op het centrale e-mailadres en die niet geregistreerd hoeven worden, worden door BUDIM via de e-mail in digitale vorm aan de behandelaars doorgezonden.

  • 5.12

    Formele e-mailberichten, ontvangen op het centrale e-mailadres, die niet geregistreerd hoeven worden, worden door BUDIM na doorzending een jaar lang in digitale vorm bewaard.

  • 5.13

    Formele e-mail, ontvangen op het centrale e-mailadres, die geregistreerd moet worden, wordt door BUDIM bij registratie tegelijk digitaal gearchiveerd in het RMA. Zolang dit technisch nog niet mogelijk is worden dergelijke berichten door BUDIM uitgeprint, gestempeld, gescand, geregistreerd en voorzien van een registratienummer. Na registratie wordt het e-mailbericht op dezelfde wijze als andere post behandeld.

D. Elektronische berichten ontvangen op persoonlijke en overige e-mailadressen

  • 5.14

    Bij ontvangst van een e-mailbericht beoordeelt de desbetreffende medewerker of er sprake is van een formeel, een informeel of een persoonlijk bericht.

  • 5.15

    Indien er bij ontvangst van een extern e-mailbericht sprake is van een formeel bericht, beoordeelt de desbetreffende medewerker of het bericht voor registratie in aanmerking komt. Hiervoor worden dezelfde criteria gehanteerd als voor de papieren post.

  • 5.16

    Te registreren formele externe e-mailberichten worden door de desbetreffende medewerkers voor registratie doorgezonden naar het speciaal daarvoor ingestelde e-mailadres van BUDIM (mailreg@steenwijkerland.nl).

E. Verzending elektronische berichten

  • 5.17

    Formele berichten mogen alleen schriftelijk als formele brief naar burgers en andere externe relaties worden verzonden

  • 5.18

    Van uitgaande formele berichten mogen in elektronische vorm pas afschriften worden verzonden nadat het origineel is verzonden. Deze dienen in het bericht duidelijk als afschrift te zijn aangemerkt.

  • 5.19

    Als vertrouwelijk aangemerkte stukken of privacygevoelige stukken, of afschriften daarvan, mogen niet elektronisch worden verzonden.

  • 5.20

    Interne formele elektronische berichten mogen alleen attachements bevatten die voldoen aan de wettelijke eisen die bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden gesteld aan archiefbescheiden.

  • 5.21

    De senior BUDIM is bevoegd om te bepalen dat andere formaten toegestaan zijn.

  • 5.22

    De beheerder van een informatiesysteem, waarmee elektronische berichten ontvangen, verzonden of opgeslagen kunnen worden, draagt er zorg voor dat er van elk verzonden formeel bericht een betrouwbaar en authentiek afschrift bewaard blijft.

  • 5.23

    Alle uitgaande elektronische berichten dienen voorzien te zijn van de volgende mededeling (disclaimer):

“Dit emailbericht kan vertrouwelijke informatie bevatten, die mogelijk gedekt is door geheimhoudingsplicht of om andere redenen rechtens beschermd is. Indien u dit emailbericht abusievelijk hebt ontvangen, verzoeken wij u vriendelijk de afzender op de hoogte te stellen en het bericht te vernietigen. De gemeente Steenwijkerland staat niet in voor de inhoud en tijdige ontvangst van verzonden email. Aan dit emailbericht kunnen geen rechten worden ontleend. Bij enige twijfel over dit bericht kunt u contact opnemen met de afzender.

De gemeente Steenwijkerland bewaakt dagelijks de veiligheid van haar elektronisch berichtenverkeer. Desondanks kan de gemeente Steenwijkerland niet garanderen dat e-mailberichten virusvrij worden overgebracht. De gemeente Steenwijkerland aanvaardt geen enkele vorm van aansprakelijkheid voor onvolkomenheden en schade als gevolg van elektronisch berichtenverkeer.

Uw persoonlijke gegevens worden door de gemeente Steenwijkerland vastgelegd. Op de website vindt u het privacybeleid van de gemeente Steenwijkerland. Hierin is aangegeven waarvoor uw gegevens worden gebruikt en op welke wijze deze worden vastgelegd.”

  • 5.24

    Verzenders van externe, “informele” berichten moeten er zorg voor dragen dat het bericht altijd betrouwbare informatie bevat. Als de informatie in een bericht een ander karakter heeft, dan moet dit expliciet vermeld worden. Hierbij is het gebruik van een algemene disclaimer niet voldoende.

Artikel 6. Archivering en vernietiging van elektronische berichten

A. Formele elektronische berichten betrekking hebbende op zaken, waarvan er digitale dossiers in de Record Management Applicatie (RMA) bestaan

  • 6.1

    Vanaf het moment dat het mogelijk wordt dat e-mailberichten door alle medewerkers binnen het RMA gearchiveerd kunnen worden, moeten ontvangen formele berichten waarvoor geen registratie noodzakelijk is en waarvoor van de desbetreffende zaak of serie een digitaal zaak- of seriedossier binnen de RMA bestaat, door de behandelaar van het desbetreffende bericht onmiddellijk digitaal gearchiveerd worden met behulp van de RMA.

  • 6.2

    Bij het archiveren wordt het bericht (met bijlagen) automatisch geconverteerd naar het PDF-formaat.

  • 6.3

    Formele berichten, die digitaal met behulp van de RMA zijn gearchiveerd en waarvan de fysieke stukken nog zaaksgewijs worden gearchiveerd, worden bij afsluiting van de desbetreffende zaken door BUDIM uitgeprint. De uitgeprinte berichten worden door BUDIM bij het fysieke dossier opgeborgen.

  • 6.4

    Formele berichten, die digitaal met behulp van de RMA zijn gearchiveerd en waarvan de fysieke stukken in de numerieke, vernietigbare series zijn opgeborgen, worden alleen in digitale vorm bewaard.

  • 6.5

    Indien een intern formeel bericht voor zowel de ontvanger als de verzender deel uitmaakt van hetzelfde proces en dus bij hetzelfde zaakdossier moet worden opgeborgen, moet het bericht maar één keer worden opgeborgen. De verzender is dan verantwoordelijk voor de archivering.

  • 6.6

    Indien een intern formeel bericht voor zowel de ontvanger als de verzender deel uitmaken van verschillende processen en dus bij verschillende zaakdossiers moet worden opgeborgen, moet het bericht in beide zaakdossiers worden opgeborgen. De verzender en de ontvanger zijn dan beide verantwoordelijk voor de archivering.

  • 6.7

    Na digitale archivering in de RMA of fysieke archivering door BUDIM verwijdert de beheerder van het e-mailadres of het desbetreffende informatiesysteem het digitale formele bericht.

B. Formele berichten betrekking hebbende op zaken, waarvan geen digitale dossiers in de RMA bestaan of waarvan de archivering niet is geregeld of nog niet mogelijk is

  • 6.8

    Indien het niet mogelijk is om formele berichten met de RMA te archiveren, wordt het bericht door de behandelaar uitgeprint en in papieren vorm aan BUDIM ter archivering aangeboden.

  • 6.9

    Opslag in Groupwise van formele elektronische berichten wordt niet als archivering beschouwd.

C. Informele berichten

  • 6.10

    De beheerders van de persoonlijke en groeps-emailadressen en andere vormen van opslag van elektronische berichten vernietigen informele berichten na het vervallen van het administratieve belang.

  • 6.11

    Dit reglement moet ook worden gelezen als de verklaring van vernietiging voor informele elektronische berichten, zoals bedoelt in art. 8 van het Archiefbesluit.

Artikel 7. Bijzondere regels ten aanzien van webintake

  • 7.1

    Introductie van nieuw berichtenverkeer met behulp van webintake is alleen toegestaan na overleg met en positief advies van de senior BUDIM.

  • 7.2

    Formele berichten van de gemeente over een aanvraag, ingediend met behulp van webintake, vinden alleen in papieren vorm plaats.

  • 7.3

    In de periode dat de RMA nog niet geïnstalleerd is, worden alle via de webintake ontvangen berichten automatisch doorgestuurd naar het e-mailadres info@steenwijkerland.nl en op dezelfde wijze behandelt als de andere op dat e-mailadres binnengekomen e-mailberichten.

  • 7.4

    Uitzonderingen op artikel 7.3 zijn alleen toegestaan na toestemming van de senior BUDIM.

  • 7.5

    Na installatie van de RMA, worden alle via de webintake ingevulde formulieren automatisch omgezet naar documenten in PDF-formaat en als zodanig geautomatiseerd ingebracht in het geautomatiseerde werkproces en als gevolg daarvan digitaal gearchiveerd in de RMA.

  • 7.6

    De burger kan bij bepaalde aanvraagformulieren voor diensten (papieren of webintake) aangeven of hij/ zij elektronisch via de website op de hoogte gehouden wil worden van de voortgang van de afhandeling van de dienst.

  • 7.7

    Deze elektronische voortgangsberichten mogen alleen informatie over de voortgang en geen inhoudelijke informatie geven, dan wel andere informatie waaraan de burger rechten kan ontlenen. Deze berichten dienen dus per definitie informeel te zijn.

Artikel 8. Bijzondere regels voor de aanlevering van digitale kopieën van ingekomen poststukken

  • 8.1

    Bij gelijktijdige aanlevering door burgers en andere externe relaties van papieren poststukken en digitale versies van die documenten worden de papieren documenten als de originele archiefexemplaren beschouwd. De digitale versies worden als kopieën beschouwd.

  • 8.2

    Bij gelijktijdige aanlevering door burgers en andere externe relaties van een papieren poststuk en digitale versies van dat document, dient er digitaal één volledig identiek archiefexemplaar (inclusief bijlagen) van het document te worden aangeleverd. De bestandsformaten van deze archiefexemplaren dienen te voldoen aan de wettelijke eisen die bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden gesteld aan archiefbescheiden.

  • 8.3

    De senior BUDIM is bevoegd om te bepalen dat andere formaten toegestaan zijn.

  • 8.4

    De senior BUDIM zorgt dat een volledig overzicht van toegestane bestandsformaten op de internet- en intranetsite van de gemeente gepubliceerd wordt.

  • 8.5

    De burger of de externe relatie is er voor verantwoordelijk dat de poststukken en hun digitale archief- en andere kopieën volledig en identiek zijn en voorzien zijn van een “vrachtbrief”, zodat controle van de volledigheid mogelijk is.

  • 8.6

    De aanlevering van digitale kopieën van ingekomen poststukken wordt alleen toegestaan op CD-ROM of DVD-ROM.

  • 8.7

    Bij ontvangst van een papieren poststuk, dat voorzien is van een digitale kopie, wordt de inhoud van de CD-ROM/ DVD-ROM door de afdeling Middelen, cluster ICT/ systeembeheer ingelezen en aan de cluster BUDIM beschikbaar gesteld voor registratie.

  • 8.8

    Voor registratie controleert BUDIM de digitale kopie op de CD-ROM of DVD-ROM aan de hand van de “vrachtbrief” op volledigheid. BUDIM controleert niet of de digitale kopieën ook identiek zijn aan de originele papieren documenten.

  • 8.9

    Als de documenten niet compleet zijn, stuurt BUDIM de afzender hiervan bericht met daarin een vermelding van de ontbrekende bestanden.

  • 8.10

    Bestanden die niet alleen voor archivering bedoeld zijn worden door BUDIM ook in het oorspronkelijke bestandsformaat aan de behandelende afdeling ter beschikking gesteld.

  • 8.11

    Bij registratie en vastlegging van de digitale versies worden deze geconverteerd naar het PDF-formaat.

  • 8.12

    De CD-ROM’s/ DVD-ROM’s met de oorspronkelijke digitale documenten worden direct na binnenkomst bij BUDIM op volgorde van registratienummer opgeborgen en na drie jaar vernietigd.

Artikel 9. Citeertitel

  • 9.1

    Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement voor elektronisch berichtenverkeer

Artikel 10. Inwerkingtreding

  • 10.1

    Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 23 mei 2006,
Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland,
de secretaris, drs. A.W.van der Spek
de burgemeester, drs. H.H.Apotheker

Verantwoording

Algemeen

Archiefwet 1995

De Archiefwet 1995 is duidelijk over elektronische documenten. Alle documenten die door een overheidsorgaan zijn opgesteld of ontvangen als gevolg van de uitoefening van haar taken zijn archiefbescheiden en vallen als zodanig onder de werking van de Archiefwet 1995. Het maakt daarbij niet uit of dit papieren of digitale of nog andersoortige documenten zijn.

In het kader van de Archiefwet 1995 en de daar uit voortvloeiende regelgeving kunnen hier een aantal relevante eisen worden genoemd:

  • a.

    archiefbescheiden moeten in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden

  • b.

    er is de plicht tot vernietiging voor stukken die daarvoor in aanmerking komen

  • c.

    van vernietigde stukken moet een overzicht bewaard worden

  • d.

    voor permanent te bewaren digitale archiefstukken gelden er eisen voor de bestandsformaten

Bij de verantwoording voor de afzonderlijke artikelen wordt verder toegelicht hoe het één en ander is vertaald binnen dit reglement.

Wet elektronisch bestuurlijk verkeer

Door de inwerkingtreding van de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, waarvoor de Algemene Wet Bestuursrecht is aangepast, is het in principe mogelijk om formele berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter dit kan uitsluitend als het bestuursorgaan uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend (het bekend zijn met het e-mailadres van de gemeente is niet voldoende).

Het uitgangspunt voor de gemeente is dat het gebruik van e-mail voor formeel berichtenverkeer alleen is toegestaan als er voldoende garanties zijn voor de juridische betrouwbaarheid en voor een goede registratie en archivering van de desbetreffende e-mailberichten.

Wet Openbaarheid van Bestuur

De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) bepaalt dat, behoudens enkele specifieke uitzonderingen, de gegevens van de overheid openbaar zijn. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt naar het type informatiedrager van het document, met andere woorden geen verschil tussen papier en digitaal. E-mailberichten vallen dus onder de WOB. Ook dit is een reden om het beheer van e-mailberichten goed te regelen en te zorgen dat in ieder geval de formele berichten goed gearchiveerd zijn.

Verantwoording per artikel

1.1

Een juiste afbakening is noodzakelijk om geen problemen te veroorzaken met procedures voor allerlei andere gegevensstromen, die er tussen de gemeente en andere overheidsorganen lopen.

1.2

Het gebruik van e-mailfaciliteiten voor privé-berichten is niet in dit reglement geregeld, maar in het Privacyreglement Internet en E-mailgebruik, waarop dit reglement een aanvulling is.

1.3

Bij veel medewerkers bestaat er nauwelijks het bewustzijn dat interne berichten ook van waarde kunnen zijn voor de bedrijfsvoering. Daarom is hier expliciet opgenomen dat interne berichten ook onder dit reglement vallen.

2.1/ 2.2

De eis vanuit de Archiefwet 1995 dat archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard, wordt over het algemeen relatief gezien. De noodzakelijke mate van ordening en toegankelijkheid van stukken is afhankelijk van het gebruik en de duur van de bewaartermijn. Hetzelfde geldt voor de wijze waarop deze documenten bewaard moeten worden.

Voor stukken met een zeer geringe waarde voor de bedrijfsvoering, met eveneens een korte tot zeer korte bewaartermijn, zijn de eisen laag. Voor e-mailberichten met een zeer geringe waarde voor de bedrijfsvoering is de goede, geordende en toegankelijke staat voldoende gewaarborgd als de berichten alleen bewaard worden in de persoonlijke e-mailadressen.

Voor berichten met langere bewaartermijnen en een grotere waarde voor de bedrijfsvoering moeten de normen voor het bewaren hoger gesteld worden.

Een eerste voorwaarde voor een goede beheersing van het e-mailverkeer is daarom om een onderscheid te kunnen maken tussen dat kleine deel wat belangrijk is voor de bedrijfsvoering en het overgrote deel wat nauwelijks tot geen waarde heeft en waaraan de eisen voor archivering minimaal zijn.

In navolging van veel ander overheidsorganisaties in Nederland wordt daarom voor e-mailberichten een praktisch onderscheid gemaakt tussen formele en informele berichten. Onder formele berichten worden in deze context dan e-mailberichten verstaan met een dusdanige waarde voor de bedrijfsvoering dat het nodig is om er goede procedures voor de afhandeling, registratie en archivering voor op te stellen.

Onder informele berichten worden in deze context dan berichten verstaan met een dusdanig geringe waarde voor de bedrijfsvoering, dat het niet de moeite loont en ook te veel tijd kost om deze goed te archiveren.

Het onderscheid tussen formeel en informeel heeft hier dus met name betrekking op de inhoud en de daaruit voortvloeiende waarde van de berichten voor de bedrijfsvoering. Formeel in deze zin heeft niets te maken handtekeningen, besluiten e.d.

3.1/ 3.2/ 3.3/ 3.9

Veel medewerkers zijn zich er niet of nauwelijks van bewust dat er een noodzaak is voor goede procedures voor het e-mailverkeer en dat ze daar zelf ook een verantwoordelijkheid in hebben. Daarom is de verantwoordelijkheid hier nogmaals expliciet opgenomen.

3.4/ 3.5

Op persoonlijke e-mailadressen kunnen ook formele berichten binnenkomen, waarvoor een snelle afhandeling noodzakelijk is. De afdelingssecretariaten moeten daarom in geval van nood bij alle persoonlijke e-mailadressen kunnen komen. Omdat niet verwacht kan worden dat zij alle berichten van alle afwezige medewerkers ook daadwerkelijk allemaal inhoudelijk beoordelen en waar nodig afhandelen, dienen de medewerkers ook een naaste collega aan te wijzen die bij afwezigheid de ingekomen berichten inhoudelijk beoordeeld en indien nodig afhandelt.

3.6/ 3.7/ 3.8

De persoonlijke e-mailadressen van bestuurders, de gemeentesecretaris en de griffier worden ook op de website gepubliceerd (zie ook artikel 4.3). Burgers en andere belanghebbenden zullen zeker van de mogelijkheid gebruik maken om zich via dit kanaal rechtstreeks tot deze functionarissen te wenden. Dit zal ook zeker berichten tot gevolg hebben, die geregistreerd en/ of gearchiveerd moeten worden. Deze artikelen geven de genoemde secretariële en griffiemedewerkers mede de verantwoordelijkheid om in de gaten te houden dat daarvoor in aanmerking komende berichten ook daadwerkelijk geregistreerd en/ of gearchiveerd worden.

4.1/ 4.2/ 4.3/ 4.5/ 4.6/ 4.7

Voor de eenduidigheid naar buiten toe, wordt in de algemene uitingen naar buiten toe maar één e-mailadres gehanteerd.

Bovendien wil de gemeente het formele berichtenverkeer met externen van en naar persoonlijke e-mailadressen van medewerkers niet stimuleren. De beste garantie dat formele berichten alle juiste registratie en archiveringsprocedures volgen, blijft om deze net als brieven bij BUDIM te laten binnenkomen op het centrale e-mailadres.

Een uitzondering wordt gemaakt voor de persoonlijke e-mailadressen van de leden van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier. Omdat deze personen dusdanig publieke functies bekleden, is het wenselijk dat de burger de mogelijkheid gegeven wordt zich via de e-mail rechtstreeks tot deze personen te wenden. Deze adressen worden daarom ook op de website gepubliceerd. (N.b. het gaat hier niet om de privé-emailadressen, maar om de persoonlijke e-mailadressen bij de gemeente Steenwijkerland met de constructie voornaam.achternaam@steenwijkerland.nl).

Om te kunnen garanderen dat ook deze berichten de juiste archief- en registratieprocedures doorlopen, hebben de medewerkers van het bestuurssecretariaat, de secretaresse van de gemeentesecretaris en de griffiemedewerkers ook een rol gekregen bij de behandeling van deze berichten (zie 3.6/ 3.7/ 3.8). Zij moeten dan echter wel toegang hebben tot de desbetreffende persoonlijke e-mailadressen.

5.1/ 5.2/ 5.3/ 5.4/ 5.21/ 5.22

De “ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat”( 23 februari 2002 nr. WJZ/ 2002/ 6839 (8080) stelt eisen aan de bestandsformaten voor permanent te bewaren archiefbescheiden: …Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden

  • a.

    voor charactersets: ASCII (ISO/ IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-I);

  • b.

    voor tekstbestanden: Portable Document Format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper;

  • c.

    voor CAD/ CAM-bestanden: Portable Document Format (PDF) en STEP (Standard for the Exchange of product data) als metastandaard (ISO 10303);

  • d.

    voor images/ beelden (bitmapped): Portable Document Format (PDF) en indien gebruikt gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;

  • e.

    voor databases: het oorspronkelijke opslagformaat of ASCII (flatfile met veldscheidingstekens); vergezeld van documentatie bij voorkeur in XML-DTD over de structuur van de database (tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten); queries dienen in de vraagtaal SQL(SQL2) te worden vastgelegd....1

De formele overbrenging van de te bewaren stukken vindt pas plaats na 20 jaar. Wil de gemeente op dat moment heel ingewikkelde en dure conversieslagen voorkomen, dan zal ze in een zo vroeg mogelijk stadium aan de genoemde eisen moeten voldoen.

Een beperking van de toegestane formaten voorkomt bovendien dat de gemeente bestanden in formaten aangereikt krijgt, waarvoor geen programmatuur voorhanden is om deze te lezen.

De bovengenoemde regeling wordt op dit moment geëvalueerd. De daarin genoemde formaten staan hierbij ook ter discussie. Om deze redenen is er voor gekozen om niet zelf formaten in deze regeling op te nemen, maar te verwijzen naar de ministeriële regeling.

Ook kan het in sommige gevallen om praktische redenen wenselijk zijn om af te wijken van de wettelijk vereiste formaten bij overbrenging. Juridisch is dat geen probleem, zolang het vernietigbare bescheiden betreft of ze voor overbrenging alsnog geconverteerd zijn naar het juiste formaat. Om deze praktische reden is in de artikelen 5.2 en 5.22 een mogelijkheid geboden om af te wijken van het gestelde in de ministeriële regeling.

5.6

Als een bericht juridische vormfouten bevat kan dat conform de Algemene wet bestuursrecht (nog) niet in alle gevallen geaccepteerd worden. De ontvanger is ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document bijvoorbeeld schriftelijk en ondertekend in te dienen.

5.7/ 5.8

Juridisch en voor de bedrijfsvoering maakt het in wezen niets uit of een document een papieren of een andere drager kent. Daarom worden voor zover mogelijk dezelfde procedures en regels gehanteerd als voor papieren documenten.

5.11

Voorlopig is deze enigszins omslachtige procedure nog nodig om de stukken te kunnen registreren binnen het werkstroombeheersingsysteem.

5.17

Dit artikel is bedoeld om te voorkomen dat er twijfel ontstaat over het aanvangstijdstip van bezwaar- en beroepstermijnen.

5.18

Dit artikel is ondermeer opgenomen om te voorkomen dat er twijfel ontstaat over het aanvangstijdstip van bezwaar- en beroepstermijnen.

5.25

Door een e-mail kunnen verwachtingen worden gewekt waarvoor de gemeente aansprakelijk kan worden gesteld. De ontvanger moet ervan uit kunnen gaan dat een e-mail bericht betrouwbare informatie bevat. Als de informatie in een e-mail een ander karakter heeft, dan moet dit expliciet vermeld worden. Hierbij is het gebruik van een algemene disclaimer niet voldoende.

6.1-6.9

De gemeente Steenwijkerland automatiseert haar werkprocessen in een zogeheten werkstroombeheersingssysteem. De documenten, die opgemaakt of ontvangen zijn in het kader van deze geautomatiseerde werkprocessen worden digitaal opgeslagen met behulp van een archiveringssysteem voor digitale documenten. In vakkringen wordt dit een Record Management Applicatie genoemd, kortweg RMA.

Voor de werkprocessen die in het workflowmanagementsysteem zijn geïmplementeerd moet het digitale archief (het RMA) de primaire informatiebron zijn. Daarom wordt er vanuit gegaan, dat in de behandelfase van deze dossiers het digitale archief compleet moet zijn. Het dient daarom zowel alle formele digitale berichten te omvatten als digitale versies van alle papieren documenten.

Voor de vervanging van papieren archiefstukken, die vanuit de Archiefwet 1995 permanent bewaard moeten blijven, door digitale versies, is toestemming nodig van Gedeputeerde Staten. Het college van Gedeputeerde Staten heeft in een beleidsregel vastgelegd dat deze toestemming voorlopig niet gegeven gaat worden.

Om op termijn toch volledige te bewaren dossiers te houden, blijft daarom bij permanente bewaring papieren dossiers het uitgangspunt. Daarom worden bij afsluiting van permanent te bewaren zaken de bijbehorende digitale berichten uitgeprint en aan het dossier toegevoegd.

Voor op termijn vernietigbare onderdelen van het archief geldt deze beperking niet. Hiervan is een volledig digitaal dossier tot het moment van vernietiging het uitgangspunt. De papieren stukken worden voorlopig nog wel bewaard en blijven beschikbaar voor het geval ze nodig mochten zijn voor juridische procedures. Na verstrijken van de vernietigingstermijn worden zowel de papieren stukken als het digitale stukken vernietigd.

6.10

De Archiefwet 1995 schrijft voor dat te vernietigen archiefbescheiden ook daadwerkelijk vernietigd moeten worden. In het reglement zijn daarom bepalingen opgenomen dat informele berichten vernietigd moeten worden.

6.11

Van daadwerkelijk vernietigde archiefstukken moet de gemeente volgens het Archiefbesluit een overzicht bewaren in haar archief. Dit artikel is toegevoegd, zodat dit reglement als een overzicht voor informele berichten kan dienen.

7.1

Het advies van de seniormedewerker BUDIM is noodzakelijk om te garanderen dat de registratie, archivering en eventuele vernietiging van deze berichten conform de eisen van de Archiefwet 1995 en dit reglement verloopt.

7.2

Om het risico te vermijden dat er twee verschillende versies (digitaal en papier) van een formeel bericht met potentieel verschillende inhoud bij een burger binnenkomen, wordt een formeel bericht slechts éénmaal verzonden en wel in papieren vorm.

7.5

Archivering van deze webintake-formulieren in PDF-formaat is conform de wijze van archivering van alle tekstdocumenten in de RMA.

7.6

Artikel 7.6 vloeit rechtstreeks voort uit artikel 7.2.

8.1

De papieren versies worden als de originelen beschouwd, omdat:

  • -

    de papieren stukken de originele handtekeningen bevatten

  • -

    vergelijkbare stukken, wel alleen in papieren vorm aanwezig zijn, maar niet alleen in digitale vorm.

8.3

Gekozen is voor CD-ROM/ DVD-ROM, omdat deze niet gewijzigd kunnen worden. Verschillen tussen de originele papieren versies en de digitale versies kunnen daarom alleen ontstaan zijn door fouten van de verzender.

Noot
1

Artikel 6 van de “Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat”( 23 februari 2002 nr. WJZ/ 2002/ 6839 (8080)”