Statuut voor de raadscommissies gemeente Tilburg 2014

Toelichting Statuut voor de raadscommissies gemeente Tilburg 2014

Algemeen

Dit commissiestatuut heeft betrekking op de Themacommissies, als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. Deze commissies hebben tot taak de besluitvorming van de raad voor te bereiden en met het college en de burgemeester te overleggen.

Het politieke besluitvormingsproces kan in drie fases worden onderverdeeld:

• -

  het verzamelen van informatie over de aan de orde zijnde onderwerpen, zodat daarover in een latere fase op een verantwoorde manier besluitvorming kan plaatsvinden;

• -

  meningsvorming, middels het politieke debat in de raadscommissies en eventueel in de raad;

• -

  besluitvorming. De besluitvorming vindt in de meeste gevallen plaats in de raad, maar wordt dan in de raadscommissies voorbereid.

De werkwijze van de raad heeft ook gevolgen voor de raadscommissies. Alle voorstellen die in de raad aan de orde komen worden eerst zo veel mogelijk in de raadscommissies voorbereid. Dat geldt in beginsel ook voor initiatiefvoorstellen. In de commissie wordt bepaald of het voorstel als hamerstuk in de raad behandeld zal worden, of aan de hand van moties en amendementen die in de commissievergadering worden aangekondigd, dan wel of het voorstel als discussiestuk aan de raad wordt voorgelegd, op basis van discussiepunten die nog resteren uit de behandeling van het voorstel in de raadscommissie.

Dit commissiestatuut sluit zo veel mogelijk aan bij het Reglement van Orde van de raad.

Ten opzichte van het vorige commissiestatuut zijn er enkele wijzigingen aangebracht. In de artikelgewijze toelichting zijn deze nader aangegeven.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1. Raadscommissies

Bij het aantreden van de raad bepaalt de raad welke raadscommissies er zijn.

De samenstelling van de raadscommissies is geregeld in de artikelen 2 en 3 van het commissiestatuut.

De raad heeft op 6 februari 2012 besloten om per 1 januari 2013 de volgende commissie-indeling te hanteren:

• -

  Leefbaarheid;

• -

  Sociale Stijging;

• -

  Vestigingsklimaat;

• -

  Bestuur.

Op 27 maart 2014 zijn voor de nieuwe raadsperiode de commissieleden benoemd volgens deze commissie-indeling.

Dit commissiestatuut heeft betrekking op deze vier raadscommissies.

Daarnaast kennen we nog enkele andere raadscommissies, die hun eigen statuut hebben, zoals de Auditcommissie.

Artikel 2. Samenstelling

Raadsleden kunnen lid zijn van een raadscommissie en, onder bepaalde condities, ook niet-raadsleden (zie artikel 3 van het commissiestatuut).

Op grond van het vorige Commissiestatuut werden de leden van een commissie door de raad benoemd.

In het huidige Commissiestatuut is geregeld dat er geen raadsbesluit meer nodig is voor de benoeming van leden in een Themacommissie, maar dat de fractievoorzitters bepalen wie namens de fractie zitting neemt in een bepaalde commissie, uiteraard binnen het toegestane aantal commissieleden per fractie.

In het verlengde hiervan ligt het in de rede om de fractievoorzitters ook de mogelijkheid te geven om een aanstelling van een commissielid in te trekken. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als de taakverdeling binnen een fractie verandert.

De bepaling dat de raad besluit over het toelaten van commissieleden niet zijnde raadsleden (artikel 3 van het Commissiestatuut), blijft bestaan, in verband met het onderzoek van de raad of voldaan wordt aan de benoembaarheidseisen.

Indien er gedurende een raadsperiode een wisseling in de bezetting van een raadscommissie plaatsvindt en de wisseling betrekking heeft op zittende raadsleden of al benoemde commissieleden niet-raadsleden, dan kan worden volstaan met een mededeling van de fractievoorzitter aan de voorzitter van de betreffende raadscommissie. Dit bevordert een soepele overgang en voorkomt onnodige bureaucratie.

Artikel 82 van de Gemeentewet schrijft voor dat een lid van de raad voorzitter is van een raadscommissie. Dat geldt uiteraard ook voor de plaatsvervangend voorzitter. Dat betekent dat commissieleden niet-raadsleden geen voorzitter respectievelijk plaatsvervangend voorzitter kunnen zijn van een raadscommissie.

De voorzitter is, naast het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde en het doen naleven van het commissiestatuut, belast met het voorbereiden van de vergaderingen van de raadscommissie, waaronder het opstellen van een concept-agenda, alsmede met andere activiteiten van de raadscommissie, zoals informatiebijeenkomsten, werkbezoeken etc. De voorzitter wordt hierbij ondersteund door de commissiesecretaris en de overige medewerkers van de raadsgriffie.

Het commissiestatuut geeft de fractie die de voorzitter levert de mogelijkheid om een extra commissielid voor te dragen. Dit, omdat de voorzitter geen woordvoerder kan zijn van zijn fractie. Als van deze mogelijkheid gebruik gemaakt wordt, dan heeft de voorzitter geen stemrecht in de commissie, om te voorkomen dat de stemverhouding wordt verstoord.

Bij staken van de stemmen beslist de voorzitter (zie artikel 12), ongeacht of de voorzitter regulier stemrecht heeft in de commissie of niet.

In het commissiestatuut is opgenomen dat een commissielid die verhinderd is de vergadering bij te wonen, zich door een ander lid van de fractie kan laten vervangen. Deze vervanger heeft dan dezelfde rechten als een commissielid en kan daardoor ook aan de stemming deelnemen.

Elk commissie- en raadslid heeft bovendien de mogelijkheid om in elke commissie aanwezig te zijn en daar het woord te voeren.

Artikel 3. Commissieleden niet-raadslid

Alle fracties, ongeacht de grootte, kunnen twee commissieleden niet-raadsleden voordragen. Dit heeft geen invloed op het toegestane maximale aantal commissieleden per fractie in enige commissie.

Commissieleden die geen raadslid zijn, moeten ook voldoen aan een aantal benoembaarheidseisen, vergelijkbaar met de benoembaarheidseisen van raadsleden. Net zoals dat bij raadsleden gebeurt, wordt bij elke benoeming van nieuwe commissieleden niet-raadslid, door de raad een onderzoek ingesteld naar de benoembaarheid.

Voor de commissieleden niet- raadslid geldt in voorkomend geval de geheimhoudingsplicht op dezelfde manier als voor raadsleden.

In het oude commissiestatuut was bepaald dat iemand alleen commissielid kon worden als hij of zij op een kandidatenlijst voor de verkiezingen had gestaan. In het nieuwe commissiestatuut is deze voorwaarde vervallen.

Artikel 4. Bijwonen vergaderingen

Uitgangspunt is dat de portefeuillehouder bij de commissievergaderingen aanwezig is, voor het verstrekken van informatie en het beantwoorden van vragen. De portefeuillehouder kan zich daarbij doen vergezellen van ambtelijke adviseurs, die op uitnodiging van de voorzitter ook het woord kunnen voeren.

Op 3 juni 2002 heeft de raad de volgende regels gesteld omtrent de deelname van leden van het college aan commissie- en raadsvergaderingen:

• a.

  Bij voorstellen die door het college worden voorgelegd, wordt de betrokken portefeuillehouder in de gelegenheid gesteld om een toelichting te verstrekken, indien de commissie te kennen geeft daaraan behoefte te hebben. Daarbij verstrekt de portefeuillehouder de toelichting, informatie en inlichtingen, die door of vanuit de commissie wordt gevraagd.

• b.

  Ten aanzien van andere punten bepaalt de voorzitter, zo mogelijk vooraf en anders ter vergadering, of en hoe de portefeuillehouder in de gelegenheid wordt gesteld om aan de beraadslaging van de commissie deel te nemen, in het bijzonder voor het verstrekken van informatie en inlichtingen en het geven van toelichting.

• c.

  Ook individuele leden van de commissie kunnen, met inachtneming van de vergaderorde en het commissiestatuut, aan de portefeuillehouder toelichting, informatie en inlichtingen vragen.

• d.

  Indien een portefeuillehouder in overige situaties wil deelnemen aan de beraadslaging van een commissie, richt hij daartoe een met redenen omkleed verzoek aan de voorzitter. De voorzitter bepaalt of het verzoek wordt ingewilligd. Daarbij betrekt hij zo nodig de opvattingen van de commissie daarover. De voorzitter houdt daarbij rekening met alle relevante feiten en omstandigheden, zoals de inhoud van de agenda van de betreffende commissie en de actualiteit of urgentie van het te bespreken onderwerp.

Raadsleden kunnen in elke commissievergadering aanwezig kunnen zijn en daar ook het woord voeren. Dus ook in de commissievergaderingen waarvan zij geen lid zijn. Van deze bepaling kan gebruik worden gemaakt ingeval van verhindering van een commissielid of als er een onderwerp aan de orde komt dat meer specifiek op het werkterrein ligt van een raadslid dat geen lid is van de betreffende raadscommissie.

Deze mogelijkheid geldt ook voor commissieleden niet-raadslid.

Alleen leden van een commissie die ter vergadering aanwezig zijn, kunnen deelnemen aan de stemming.

Commissie- en raadsleden die een commissielid vervangen kunnen ook aan de stemming deelnemen.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De ambtelijke ondersteuning door de raadsgriffie is vooral procedureel en procesmatig, zowel voor de commissies als geheel als voor individuele commissieleden. De ambtelijke ondersteuning is geregeld in de Verordening ambtelijke bijstand raad 2002, waarin is vastgelegd dat raadsleden voor feitelijke informatie en voor ondersteuning terecht kunnen bij de raadsgriffie. De griffie kan hierbij eventueel de reguliere ambtelijke organisatie inschakelen.

Er bestaat recht op ambtelijke bijstand, tenzij:

• 1.

  het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

• 2.

  dit het belang van de gemeente kan schaden;

• 3.

  het presidium heeft bepaald dat de gevraagde bijstand buitenproportioneel is.

De raadsgriffie heeft geen zelfstandige inhoudelijke adviesfunctie (in casu geen tweede kanaalsadvisering).

Artikel 6. Algemene taken commissie

In het Reglement van Orde van de raad is aangegeven dat voorstellen aan de raad in beginsel steeds inhoudelijk in de raadscommissie aan de orde komen, ter voorbereiding van de besluitvorming in de raad. Dit geldt ook voor initiatiefvoorstellen, tenzij de raad besluit om het initiatiefvoorstel direct in de raad aan de orde te stellen. In de raadscommissie kan informatie-uitwisseling plaatsvinden en meningsvorming.

De commissie kan daarnaast gevraagd en ongevraagd adviezen uitbrengen en het college en de burgemeester informatie en inlichtingen vragen. Dit als onderdeel van de verantwoordingsplicht van het college en de burgemeester.

In het commissiestatuut is verder de "voorhangprocedure" geregeld.

Op grond van artikel 160, lid 2 van de Gemeentewet kan het college slechts besluiten tot oprichting van een rechtspersoon nadat de raad een ontwerp besluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

Eenzelfde procedure wordt voorgeschreven voor de overdracht van bestuursbevoegdheden van het college aan o.a. bestuurscommissies (art. 165 Gemeentewet). Daarnaast moet de raad in de gelegenheid worden gesteld om wensen en bedenkingen te geven over enkele voorgenomen bestuursbesluiten (art. 169, lid 4 Gemeentewet). In al deze gevallen is sprake van de wettelijk verplichte voorhangprocedure.

In sommige gevallen verbindt de raad aan delegatie of attributie van een bevoegdheid aan het college de voorwaarde dat de functionele raadscommissie daarin wordt betrokken.

Het college kan daarnaast in belangrijke kwesties, zonder dat er sprake is van een op de wet of raadsbesluit gebaseerde verplichting, de raadscommissie gelegenheid geven haar wensen en bedenkingen in te brengen, voordat het college een definitief besluit neemt.

In deze gevallen wordt gesproken van de vrijwillige voorhangprocedure.

Als toepassing wordt gegeven aan de wettelijk verplichte voorhangprocedure, dat wordt de aangelegenheid na de commissiebehandeling altijd ter besluitvorming voorgelegd aan de raad.

Ingeval van een vrijwillige voorhangprocedure, kan de commissie aangeven of de aangelegenheid nog voorgelegd moet worden aan de raad.

Op 5 september 2011 heeft het presidium besloten om terughoudender om te gaan met de vrijwillige voorhangprocedure en daarbij, als uitgangspunt, de volgende criteria te hanteren:

• 1.

  De gevallen bedoeld in artikel 169, lid 4 van de Gemeentewet. In dit wetsartikel is bepaald (in aanvulling op de algemene bepalingen over de actieve en passieve informatieplicht van het college) dat het college aan de raad vooraf inlichtingen moet geven, als het gaat om de uitoefening van onderstaande bevoegdheden, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente:

• -

  privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente;

• -

  voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures of het verrichten van handelingen ter voorbereiding daarop;

• -

  besluiten ten aanzien van de civiele verdediging;

• -

  instellen, veranderen of afschaffen van jaarmarkten of gewone marktdagen.

  Als zich een van de situaties voordoet èn er is sprake van dat "de uitoefening van de bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente", dan behoort de raad dus, aldus de Gemeentewet, in de gelegenheid te worden gesteld om wensen en bedenkingen naar voren te brengen, voordat het college hierover een besluit neemt.

• 2.

  Als het college voornemens is om af te wijken van eerder door de raad vastgestelde beleidsuitgangspunten.

• 3.

  Als het college voornemens is om af te wijken van een door de raad aanvaarde motie.

• 4.

  Ten aanzien van kadernota's worden startnotities geagendeerd voor de functionele raadscommissie, zodat de commissie wensen en bedenkingen kan geven over de op te stellen kadernota en het te doorlopen proces van de totstandkoming daarvan.

Op 18 juni 2012 heeft het presidium de volgende afspraken gemaakt over informatiebijeenkomsten:

• 1.

  Het doel van informatiebijeenkomsten is uitsluitend het uitwisselen van informatie tussen het college en de raad. Er worden geen politieke standpunten gewisseld of opgehaald.

• 2.

  De ambtelijke organisatie en de raadsgriffie bekijken in het voortraject of een informatiebijeenkomst nuttig en zinvol is en of een informatiebijeenkomst het juiste instrument is om de raad te informeren

• 3.

  Informatiebijeenkomsten voor de raad zijn openbaar.

• 4.

  Tijdens informatiebijeenkomsten krijgen uitsluitend raadsleden, collegeleden, commissieleden, ambtenaren het woord.

• 5.

  Het college verstrekt uitsluitend geheime (vertrouwelijke) informatie tijdens een besloten vergadering van een raadscommissie. Uitgangspunt is om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de data van de reguliere commissievergaderingen (voor of ná het openbare deel commissievergadering).

• 6.

  De afspraken over informatiebijeenkomsten opnemen in het reglement van orde van de raad.

In het Reglement van Orde van de raad is een bepaling opgenomen over de Werkagenda van de raad met het oog op de voorbereiding van belangrijke onderwerpen, die maatschappelijk en/of politiek relevant zijn en die de eerstkomende periode op de politieke agenda staan en veelal in de commissies aan de orde komen. De voortgang van de Werkagenda wordt door de commissies bewaakt.

Artikel 7. Oproepen/vaststellen agenda

In het vergaderschema dat de raad elk jaar vaststelt, worden ook de vergaderingen van de raadscommissies ingepland. De raad heeft op 6 februari 2012 besloten hierbij uit te gaan van een vijfwekelijkse vergadercyclus. Hierin vergaderen de commissies Leefbaarheid, Sociale Stijging, en Vestigingsbeleid in beginsel twee keer per vergadercyclus en de commissie Bestuur één keer.

Op 6 februari 2012 heeft de raad tevens besloten om voor de commissies die per vergadercyclus twee keer vergaderen, ten behoeve van de tweede vergadering een geactualiseerde agenda op te stellen, waaraan ook nieuwe agendapunten kunnen worden toegevoegd.

Commissievergaderingen worden, behoudens onvoorziene omstandigheden, niet op eenzelfde tijd ingepland. Dit is als zodanig ook expliciet geregeld in het Reglement van Orde van de raad.

De voorzitter van de commissie is belast met het opstellen van de ontwerp agenda van de commissie. Hij let er daarbij op dat aangeleverde agendapunten op de agenda worden geplaatst, zoals de voorstellen van het college en de initiatiefvoorstellen die de raad voor advies in handen van de commissie heeft gesteld.

Elk commissielid kan een verzoek indienen om een onderwerp op de ontwerp agenda te plaatsen, waarbij het commissielid moet aangeven waarom hij / zij iets geagendeerd wil hebben en welke uitspraak van de commissie wordt gevraagd.

In het overleg met de commissievoorzitters van 1 maart 2005 is een gedragslijn opgesteld ten aanzien van de behandeling van agendapunten, die op verzoek van een commissielid op de agenda zijn geplaatst:

• -

  Het verzoekende commissielid licht het agendapunt kort toe.

• -

  Wil het commissielid iets anders dan een korte toelichting (bijvoorbeeld een presentatie e.d.), dan moet hij hierover, voorafgaande aan de commissievergadering, contact opnemen met de voorzitter van de commissie.

• -

  De voorzitter bepaalt wat tijdens de vergadering is toegestaan.

• -

  Bij verschil van mening tussen het commissielid en de voorzitter, beslist de voorzitter.

In aanvulling hierop zij opgemerkt dat het gebruikelijk is dat als een fractie een onderwerp op enigerlei manier op de politieke agenda heeft gezet, die fractie vooralsnog de lead houdt over dat onderwerp. Pas als de kwestie is afgekaart (bijvoorbeeld artikel 47 vragen zijn beantwoord), dan staat het andere partijen vrij hierop door te gaan, bijvoorbeeld door het onderwerp te agenderen voor een commissie).

Daarnaast zij opgemerkt dat raads- en commissieleden een scala aan instrumenten hebben om informatie in te winnen c.q. om iets op de politieke agenda te zetten (bijv. artikel 47-vragen stellen, iets agenderen voor de commissie, rondvraag commissie, vragenuurtje, interpellatie etc.). Het is vast gebruik dat slechts één van deze instrumenten tegelijk wordt ingezet. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat als een raadslid over een onderwerp art. 47 vragen heeft gesteld, hij dat onderwerp niet tegelijkertijd in de commissie aan de orde stelt. Heeft een raadslid, in dit voorbeeld, de behoefte om de antwoorden op de art. 47 vragen te agenderen voor de commissie, voor een nadere toelichting of voor een debat daarover, dan kan dat uiteraard.

In elke agenda wordt de rondvraag opgenomen, zowel per portefeuillehouder wiens portefeuille betrekking heeft op het werkterrein van de betreffende commissie als een rondvraag voor de voorzitter.

Met betrekking tot de rondvraag geldt de werkafspraak dat rondvraagpunten die uiterlijk op donderdag vóór de commissievergadering bij de commissiesecretaris zijn aangeleverd worden uitgezet bij de ambtelijke organisatie / portefeuillehouder, zodat de portefeuillehouder een juist en volledig antwoord kan geven tijdens de commissievergadering. De tijdig ingediende vragen worden ook toegezonden aan de overige commissieleden. Rondvraagpunten die niet tijdig zijn aangeleverd worden zo mogelijk door de portefeuillehouder tijdens de vergadering beantwoord. Is dit voor de portefeuillehouder niet mogelijk, dat wordt de vraag later beantwoord.

Zijn er vooraf geen vragen voor de portefeuillehouder aangemeld, dan is het mogelijk dat een plaatsvervangend portefeuillehouder de vragen beantwoordt c.q. in ontvangst neemt.

Daarnaast geldt de gedragslijn dat tijdens de rondvraag geen vragen worden gesteld over een onderwerp dat al door een andere fractie op de politieke agenda is gezet, bijvoorbeeld al schriftelijke vragen heeft gesteld op grond van artikel 47 van het Reglement van Orde van de raad.

Om de commissievergaderingen zo vlot mogelijk te laten verlopen, is het vast gebruik dat technische vragen door tussenkomst van de commissiesecretaris voorafgaande aan de commissievergadering worden ingediend en zo mogelijk voor het weekend worden beantwoord. Alle commissieleden worden geïnformeerd over de antwoorden op de technische vragen.

Technische vragen die nog niet voor de commissievergadering zijn beantwoord kunnen nog in de commissie aan de orde worden gesteld. Tijdens de commissievergaderingen kunnen geen nieuwe technische vragen worden gesteld. In het verleden hebben de commissievoorzitters afgesproken dat zij hierop toezien.

Voor de volledigheid wordt een en ander nu ook in het commissiestatuut vastgelegd.

In de uitnodiging geeft de voorzitter aan of een onderwerp in één of twee keer in de commissie aan de orde komt.

De uitnodigingen voor de commissievergaderingen met de vergaderstukken worden in beginsel ten minste 10 dagen vóór de commissievergadering via Notubox beschikbaar gesteld, zodat commissieleden in ieder geval twee weekenden hebben ter voorbereiding. Raads- en commissieleden die geen zitting hebben in de betreffende commissie, hebben via Notubox ook toegang tot de commissiestukken, zodat zij geïnformeerd zijn over de punten die in de commissie aan de orde komen.

Artikel 8. Hoorzitting

Deze bepaling regelt het houden van hoorzittingen door de raadscommissie.

Dit zijn specifieke bijeenkomsten, waarvan een beknopt verslag wordt gemaakt.

Daarnaast kan de commissie besluiten andersoortige bijeenkomsten te houden, zoals werkbezoeken en informatiebijeenkomsten. Veelal zal dit gebeuren ter voorbereiding van belangrijke onderwerpen die in de raadscommissie aan de orde komen.

Artikel 9. Besloten vergaderingen

De Gemeentewet bepaalt dat vergaderingen van raadscommissies als regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van de raadscommissie of de voorzitter, kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. De commissie kan dat doen op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (zie art. 86 Gemeentewet). Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Wanneer er voor het college aanleiding is om geheime informatie te verstrekken, dan gebeurt dat altijd in een besloten commissievergadering. Uitgangspunt hierbij is om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de agenda van de reguliere commissievergaderingen (voor of ná het openbare deel van de commissievergadering).

De raad heeft op 21 oktober 2013, naar aanleiding van het rapport "Licht op geheimhouding" besluiten genomen hoe wordt omgegaan met geheimhouding. Daarbij waren gevoegd de "Praktische handvatten voor de toepassing van de geheimhoudingsplicht", zoals die ook aan de orde zijn geweest in de commissie Bestuur van 23 september 2013.

Daarin is vastgelegd dat stukken waarop de geheimhoudingsplicht rust niet worden verspreid, maar alleen bij de raadsgriffie ter inzage worden gelegd, waar deze, onder toezicht van een medewerker van de

raadsgriffie, kunnen worden ingezien.

Artikel 10. Quorum

Deze bepaling behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 11. Vergaderorde

In dit artikel is vastgelegd dat elke fractie in beginsel bij elk agendapunt slechts één woordvoerder heeft. Van de commissieleden wordt verwacht dat zij per agendapunt binnen de fractie afspraken maken over het woordvoerderschap, zodat de woordvoerder namens de fractie het woord voert. Als dat aan de orde is, kan daarbij zo nodig blijk worden gegeven van meerderheids- en minderheidsstandpunten. Maar dat zal zich in de praktijk niet of nauwelijks voordoen.

Technische vragen moeten zoveel mogelijk, voorafgaand aan de commissievergadering, via de commissiesecretaris worden gesteld. De voorzitter van de commissie bewaakt dit. Antwoorden op vooraf gestelde vragen worden aan de commissieleden rondgestuurd.

In dit artikel is verder bepaald dat belangrijke onderwerpen in twee vergaderingen kunnen worden besproken. Eerst informatief en later meningsvormend / besluitvormend.

Conform het raadsbesluit van 17 mei 2007, naar aanleiding van de evaluatie van het nieuwe vergaderstelsel, is in het commissiestatuut de mogelijkheid opgenomen voor meer afwijkende / experimentele wijzen van bespreking van agendapunten in de raadscommissie. De voorbeelden die daarbij zijn genoemd hebben onder meer betrekking op het toelichten van initiatiefvoorstellen in de commissievergadering door de indiener vanaf het spreekgestoelte, waarna de commissieleden gelegenheid krijgen om vragen te stellen over het voorstel, waarna onderling inhoudelijk debat plaats vindt. De portefeuillehouder krijgt de mogelijkheid een pre-advies te geven. Als ander voorbeeld is genoemd het vergaderen op locatie.

Artikel 12. Advies van raadscommissie

In dit artikel is vastgelegd dat, als er in een commissie gestemd wordt, dit gebeurt op basis van gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

In het overleg van de commissievoorzitters van 10 maart 2003 is afgesproken dat, indien een fractie aangeeft niet aanwezig te kunnen zijn bij een commissievergadering, maar wel fractiestandpunten kenbaar gemaakt heeft vóór de commissievergadering bij de voorzitter / secretaris, deze standpunten bij de behandeling van het desbetreffende agendapunt door de voorzitter worden meegedeeld.

Indien een fractie heeft aangegeven niet aanwezig te kunnen zijn bij een commissievergadering, maar ná de commissievergadering nog wel fractiestandpunten kenbaar maakt aan de voorzitter / secretaris, dan worden deze standpunten ter kennis gebracht van de commissieleden. Deze standpunten hebben geen invloed op de bepaling van het commissiestandpunt. Bepalend is immers het commissiestandpunt, zoals de voorzitter dit tijdens de vergadering formuleert.

Ten aanzien van raadsvoorstellen die in de commissie aan de orde komen, bepaalt de commissie of het voorstel aan de raad wordt voorgelegd als A-stuk (agendapunten zonder discussie), als B-stuk (agendapunten met moties en amendementen) of als C-stuk (agendapunten met discussie). Een punt wordt in ieder geval als B-stuk geagendeerd, als een fractie aangeeft dat bij dat punt moties of amendementen zullen worden ingediend. Op grond van de Gemeentewet heeft elk raadslid immers het recht om moties en amendementen in te dienen.

Artikel 13. Gecombineerde vergadering

Elke commissie heeft haar eigen werkterrein. In de praktijk komt het voor dat een bepaald onderwerp tot het werkterrein van meerdere raadscommissies behoort.

In artikel 12 is vastgelegd dat in een dergelijk geval de voorzitters van de betrokken raadscommissies in onderling overleg bepalen in welke commissie het onderwerp aan de orde komt.

Het is in Tilburg praktijk dat gecombineerde commissievergaderingen tot een minimum beperkt blijven. In voorkomend geval kunnen raads- en commissieleden van andere commissies desgewenst deel nemen aan de vergadering waarin het betreffende onderwerp aan de orde komt.

Artikel 14. Insprekers

In het vorige commissiestatuut is er reeds voor gekozen om het spreekrecht in de commissievergadering meer uit te werken. In het commissiestatuut is een mogelijkheid opgenomen om in te spreken over onderwerpen die niet op de agenda staan zijn.

Nieuw is dat vertegenwoordigers van politieke groeperingen niet in de commissie kunnen inspreken. De achtergrond hiervan is dat zij andere mogelijkheden hebben om hun wensen en standpunten naar voren te brengen.

Artikel 15. Ingekomen brieven

Ingekomen brieven die betrekking hebben op een agendapunt, worden betrokken bij het betreffende agendapunt. In andere gevallen draagt de voorzitter zorg voor afdoening van de brieven.

In de praktijk worden commissieleden zo snel mogelijk geïnformeerd over ingekomen brieven, via de Dagmail. Het is dan aan de commissieleden om te bepalen of zij de brief willen agenderen voor de commissievergadering.

Wanneer een brief een antwoord vergt, draagt de voorzitter daar zorg voor.

Artikel 16. Mededelingen

Zie ook de toelichting bij artikel 4 omtrent de deelname van portefeuillehouders aan de commissievergaderingen.

Een portefeuillehouder heeft ook de mogelijkheid om een mededeling aan de commissie te doen. Hiertoe wordt op de commissieagenda het agendapunt "rondvraag aan de portefeuillehouder" uitgebreid met "mededelingen vanuit het college".

Artikel 17. Verslaglegging

Van het besprokene wordt geen verslag meer gemaakt.

Fractiestandpunten en toezeggingen worden wel vastgelegd. Deze worden teruggekoppeld naar het college, zodat het college deze kan betrekken bij de definitieve besluitvorming en eventueel kan verwerken in het Eindvoorstel over raadsvoorstellen.

De commissies worden geïnformeerd over de besluiten van het college naar aanleiding van deze terugkoppeling. De voortgangsbewaking verloopt via de commissies.

Het besprokene tijdens de commissievergaderingen kan ook live via internet worden gevolgd. De geluid- en beeldbestanden zijn later ook via de gemeentesite te raadplegen.

Artikel 18. Interpretatie statuut

Deze bepaling behoeft geen toelichting.

Artikel 19. Tijdstip inwerkingtreding en citeerartikel

Deze bepaling behoeft geen toelichting.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 22 september 2014.

de griffier,

de voorzitter,