Verordening op de Vertrouwenscommissie

De raad van de gemeente Veendam;

gelezen het voorstel van de griffier van 30 november 2020;

gelet op de artikelen 61, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de Vertrouwenscommissie

Artikel 1- Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

b. de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Groningen.

c. de commissie: de vertrouwenscommissie.

d. kandidaten: kandidaten voor het ambt van burgemeester van de gemeente Veendam.

e. de voorzitter: de voorzitter van de commissie

f. secretaris: secretaris van de commissie

g. leden: de leden van de commissie, waaronder de voorzitter en diens plaatsvervanger.

h. de circulaire: Circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2017).

Artikel 2 - Instelling, taak en bevoegdheden

1. De gemeenteraad stelt uit haar midden een commissie samen die belast is met de beoordeling van kandidaten.

2. De commissie heeft tot taak de geschiktheid van kandidaten te beoordelen en daarover een schriftelijk en gemotiveerd verslag van bevindingen uit te brengen aan de gemeenteraad en aan de commissaris. Het verslag wordt voorzien van een beredeneerde volgorde van de kandidaten op de conceptaanbeveling.

3. De commissie voert, ter uitvoering van haar taak als bedoeld in het tweede lid, gesprekken met kandidaten die gesolliciteerd hebben naar de functie van burgemeester van Veendam.

4. De commissie brengt haar in het tweede lid bedoelde bevindingen uit op basis van de namen en eventuele verdere gegevens die de commissaris haar verstrekt en op basis van de gesprekken met kandidaten, na weging van een en ander.

5. Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze vooraf door de gemeenteraad is vastgesteld.

Artikel 3 - Samenstelling commissie

1. De commissie bestaat uit negen leden, van elke fractie één, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2. De voorzitter van de commissie, tevens lid van de commissie, wordt rechtstreeks benoemd door de gemeenteraad. De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

3. Het lidmaatschap van de commissie is niet overdraagbaar. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

4. De griffier fungeert als secretaris van de commissie en verleent waar nodig ambtelijke bijstand. Hij neemt deel aan de beraadslagingen, doch heeft geen stemrecht.

5. De gemeentesecretaris alsmede de plaatsvervangend griffier worden ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd, zij zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.

6. De raad kan een wethouder als adviseur toevoegen aan de commissie.

7. Het lidmaatschap van de commissie vervalt bij het verlies van het raadslidmaatschap.

8. Het adviseurschap vervalt in ieder geval bij beëindiging van de functie of ambt op grond waarvan de persoon daarmee is belast.

Artikel 4 - Vergaderingen

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

2. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

3. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

a. de leden van de commissie;

b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft

4. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste twee dagen tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, behoudens de situaties waarin sprake is of dient te zijn van spoedberaad.

5. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

6. Van hetgeen dat besproken is wordt een bondig verslag gemaakt, dit verslag wordt niet openbaar gemaakt.

7. De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning in de voorbereiding op de sollicitatieprocedure.

8. De commissie kan voorafgaand aan het voeren van de gesprekken met de kandidaten gebruik maken van externe deskundige ondersteuning voor het voorbereiden van de gesprekken en de daarop volgende beoordeling van kandidaten ten aanzien van persoonskenmerken en bestuursstijlkenmerken. De externe deskundige is niet aanwezig ten tijde van de gesprekken en de daadwerkelijke beoordeling van de kandidaten.

Artikel 5 - Geheimhouding

1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 6 - Besluitvorming

1. Het verslag en de bijbehorende aanbeveling, bedoeld in artikel 2, wordt vastgesteld bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij ieder lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit bij de besluitvorming.

2. Het gevoel van de minderheid wordt desgewenst in het verslag gemeld.

3. Bij het staken van de stemmen over het uit te brengen verslag wordt, als de commissie niet voltallig is, het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Staken de stemmen in een voltallige vergadering of is, bij een onvoltallige vergadering, uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in de volgende vergadering, dan worden geen opvattingen van de commissie, maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis gebracht van de gemeenteraad en de commissaris.

4. Bij de kennisgeving als bedoeld in het derde lid worden de namen van de leden niet vermeld.

Artikel 7 - Contactpersoon bij de benoemingsprocedure

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

Artikel 8 - Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de Commissaris van de Koning de door hem nodig, geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 9 - Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie en de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling;

c. de conceptaanbeveling bevat tenminste twee kandidaten, in volgorde van voorkeur.

Artikel 10 - Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie met inachtneming van het ter zake bij of krachtens wettelijk voorschrift bepaalde.

Artikel 11 - Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.

Artikel 12 - Archivering

1. De voorzitter en de secretaris dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 11 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De voorzitter en de secretaris dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de toepassing van artikel 15 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3. De voorzitter en de secretaris dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 13 - Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Deze verordening vervalt op de dag waarop de burgemeester is benoemd, behoudens het gestelde over de geheimhouding in artikel 5.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Veendam van 14 december 2020.

De voorzitter,

S.B. Swierstra

De griffier,

A.A. Swart