Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Vlaardingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. dienst:

het organisatieonderdeel dat rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid valt van het College van Burgemeester en Wethouders. Vlaardingen kent de volgende organisatie-onderdelen: - dienst Concern Ondersteuning

- dienst Stadswerk

- dienst Welzijn

- Concernstaf

b. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Vlaardingen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c. financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Vlaardingen, teneinde te komen tot een goed inzicht in: 1. de financieel-economische positie;

2. het financiële beheer ;

3. de uitvoering van de begroting;

4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

d. administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e. financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Vlaardingen.

f. rechtmatigheid

het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

g. doelmatigheid

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

h. doeltreffendheid

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 16 Lokale heffingen

1. Het college beziet jaarlijks bij de begroting of het actualiseren van de vigerende nota lokale heffingen noodzakelijk is. Deze nota behandelt in ieder geval:

- de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

- de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

- de kostendekkendheid van de heffingen;

- de druk van de lokale belastingen en heffingen;

- het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

2. De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellings- publicatiedata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.

3. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.

4. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicomanagement

1. Het college beziet jaarlijks bij de begroting of het actualiseren van de vigerende nota weerstandsvermogen en risicomanagement noodzakelijk is. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.

2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.

Artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen

1. Het college beziet jaarlijks bij de begroting of het actualiseren van de beheerplannen (kades en glooiingen, groenvoorzieningen, waterbodems, wegen, civieltechnische kunstwerken, straatreinigingsplan, baggerplan en speelruimteplan) openbare ruimte noodzakelijk is. Deze beheerplannen geven het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.

2. Het college beziet ten minste eens in de vier jaar of het actualiseren van de vigerende nota rioleringsplan noodzakelijk is. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.

3. Het college beziet jaarlijks of de vigerende nota onderhoud gebouwen geactualiseerd moet worden en biedt deze alsdan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.

4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 19 Ontvangen subsidies

Het college beziet jaarlijks bij de begroting of er een (geactualiseerde) nota met betrekking tot de te ontvangen subsidies waarop de gemeente rekent in relatie tot de voorgenomen investeringen, herstructureringen en grote projecten moet worden vervaardigd en stelt deze als dan vast.

Artikel 20 Bedrijfsvoering

1. Het college beziet jaarlijks bij de begroting of de vigerende nota bedrijfsvoering geactualiseerd moet worden en stelt deze als dan vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijke organisatie en de inwoners van de gemeente.

2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan: 1. het aantal personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd en beloningsschaal;

2. de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel;

3. de directe loonkosten;

4. de personeelskosten;

5. de kosten van inleenkrachten;

6. de kosten van ingehuurde externen;

7. de huisvestingskosten;

8. de automatiseringskosten.. 3. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 21 Verbonden partijen

1. Het college beziet jaarlijks bij de begroting of devigerendenota verbonden partijen geactualiseerd moet worden. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.

2 Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

4. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 22 Grondbeleid

1. Het college beziet jaarlijks bij de begroting of de vigerende nota grondbeleid geactualiseerd moet worden en biedt deze alsdan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan: 1. de relatie met de programma’s van de begroting;

2. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

3. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

4. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

5. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is ingediend.

2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 23 Verstrekking subsidies

1.Hetcollege biedt tenminste eens in de vierjaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan (Subsidieverordening). Deze nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en jaarlijks een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

2. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden na aanbieding van de nota door het college.

Artikel 24 Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

2. het verstrekken van informatie over o.a. ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

3. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

4. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 25 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat: 1. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

2. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 26 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt in afzonderlijk besluiten de regels vast met betrekking tot de financiële organisatie. Daarbij wordt rekening gehouden met: 1. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten

2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

4. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;

5. de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

6. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.

Artikel 27 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een nota) vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken. De regels waarborgen o.a. dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 28 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 29 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Vlaardingen 2003”.