Regeling vervallen per 19-03-2014

VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING VLISSINGEN

Geldend van 01-07-2013 t/m 18-03-2014 met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2013

Intitulé

VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING VLISSINGEN

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1. Een raadslid wendt zich rechtstreeks tot een operationeel leidinggevende of manager met een verzoek om korte, informatieve en aanvullende feitelijke informatie, waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie.

  • 2. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • b.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 3. De informatie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 4. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, of het tweede lid onderdeel a, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 5. De bijstand, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

(vervallen rdsb. 28 april 2005, 8-18)

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 6

  • 1.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde voor de gemeenteraad, hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage wordt centraal beheerd door de gemeente Vlissingen.

  • 2.

    Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 750,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per raadszetel.

  • 3.

    Het bedrag van de in het eerste lid bedoelde bijdrage wordt berekend naar het aantal leden dat elke fractie in de eerste vergadering van de raad in een nieuw zittingsjaar telt, opengevallen en niet vervulde plaatsen daarbij inbegrepen.

(gew. rdsb. 24 april 2003, nr. 0-1; 26-01-2006, nr. 8.12; 28-06-2007, nr. 8.9)

Artikel 7

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven die dienen te worden bestreden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

(gew. rdsb. 28-06-2007, nr. 8.9)

Artikel 8

  • 1.

    In het budget fractieondersteuning wordt rekening gehouden met de individuele vergoedingen van de fracties. Het totale bedrag wordt met ingang van het jaar vrijgegeven, uitgezonderd een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het budget verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het budget vrijgegeven voor de overige maanden van dat jaar.

(gew. rdsb. 28-06-2007, nr. 8.9)

Artikel 9

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2. Bij splitsing van een fractie behoudt de oorspronkelijke fractie het ontvangen vaste deel van de bijdrage en ontvangt de nieuw ontstane fractie de op grond van artikel 6, tweede lid, het vaste deel van de vastgestelde bijdrage m.i.v. de datum van splitsing naar evenredigheid van het aantal maanden van het jaar.

  • 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot per raadszetel op grond van artikel 6, tweede lid, verrekend overeenkomstig het aantal leden en ontvangt de nieuw ontstane fractie een bijdrage per raadszetel, dit naar evenredigheid van het aantal maanden van het jaar m.i.v. de datum van splitsing.

Artikel 10

Vervallen

Artikel 11

De raad legt verantwoording over de besteding van het budget fractieondersteuning af door middel van de jaarrekening.

(gew. rdsb. 28-06-2007, nr. 8.9)

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 12

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 2002 en wordt aangehaald als de ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Vlissingen 2002’.

  • 2.

    Met ingang van gelijke datum worden de ‘Regeling ambtelijke bijstand aan raadsleden’, vastgesteld op 27 oktober 1994 en de ‘Verordening geldelijke tegemoetkoming raadsfracties’ vastgesteld op 30 juni 1972 ingetrokken.

  • 3.

    Per 1 januari 2003 kan een beroep worden gedaan op artikel 6 tot en met 11 van paragraaf 2 van de fractieondersteuning.

Ondertekening

Vlissingen, 30 mei 2013.
De raad voornoemd,
de griffier, voorzitter

Algemeen

Uit de toelichting bij het raadsbesluit van 28 juni 2007, nr. 8.9, blijkt als volgt. Met ingang van 2003 hebben de fracties in de gemeenteraad een eigen bankrekening waarop de jaarlijkse fractiebijdrage gestort wordt. Uit de voorbijgaande jaren blijkt dat niet alle fracties de bijdragen gebruiken. In de raadsvergadering van januari 2006 is besloten de fractiebijdrage te verlagen. De onderuitputting van het budget is hiermee niet opgeheven. De criteria voor de besteding van het budget worden als belemmerend ervaren door de fracties. In de presidium vergadering van 16 april 2007 is voorgesteld de regelgeving te veranderen door onder andere alle bankrekeningnummers op te heffen en de betaling van de uitgaven centraal te laten geschieden. Dit heeft twee voordelen; er hoeven geen bankkosten betaald te worden en de screening van de rekening gebeurt vooraf. Voorgesteld werd dit door de commissie accountantscontrole te laten voorbereiden.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is uiteraard niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement van orde voor de raad, het Reglement van orde voor het college en de Verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en de griffier (of medewerkers van de griffie). Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het vierde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid of tweede lid, onderdeel a, betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Gedacht kan worden aan kosten voor een fractie-assistent, kosten van coaching, excursies, administratie- en representatiekosten, een eigen home-page en huisvesting van en fractiekantoor.

Artikel 7

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 8

De budgetten worden niet als voorschot verstrekt. Het totale bedrag komt met ingang van het nieuwe jaar vrij.

Artikel 9

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

In afwijking van de modelverordening behoudt de oorspronkelijke fractie het vaste deel van de bijdrage en ontvangt de nieuw ontstane fractie het vaste deel naar evenredigheid van het aantal maanden per jaar m.i.v. de datum van splitsing (lid 2). De extra kosten die splitsing daardoor met zich meebrengt zullen t.l.v. de post onvoorzien gebracht moeten worden.

De bijdrage per raadszetel wordt bij splitsing van fracties wel direct verrekend met het eerder verstrekte voorschot. Het is billijker de verrekening per raadszetel direct te laten plaatsvinden, dan dat na het kalenderjaar alsnog verrekening dient plaats te vinden.

Artikel 10

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 11

Hierover wordt in de jaarrekening van de gemeente verantwoording afgelegd.

Artikel 12

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Nota-toelichting