Regeling Communicatiemiddel(en)

1. De leidinggevende of diens gemachtigde bepaalt, met instemming van de naasthoger-leidinggevende, welke ambtenaar binnen zijn afdeling in aanmerking komt voor een van gemeentewege te verstrekken communicatiemiddel. De noodzaak voor de bereikbaarheid van en door de ambtenaar staat hierin centraal.

2. Criteria die bij de vaststelling van de noodzaak worden gehanteerd zijn:

• -

  een mobiele functie (dan wel in de functie continue wisselende, ook externe, werklocaties) waarin men altijd

  bereikbaar moet zijn en/of

• -

  een functie waarbij men (anders dan via de gebruikelijke werkplek) telefonisch (dan wel digitaal) contact moet

  kunnen leggen of informatie uitwisselen.

3. Bij de hierboven genoemde vormen van telefonisch dan wel digitaal verkeer geldt dat het zakelijke karakter van de dienstbetrekking vereist dat de ambtenaar beschikt over het betreffende communicatiemiddel.

4. Zonodig kunnen (aanvullend) noodzakelijke kosten van een communicatiemiddel (ter beoordeling door de leidinggevende) incidenteel op declaratiebasis worden vergoed (zie hiervoor o.a. het gestelde in artikel 7).

1. Een communicatiemiddel wordt -zonder dat de ambtenaar een bijdrage betaalt aan de gemeente- om niet beschikbaar gesteld.

2. Het communicatiemiddel wordt verstrekt onder de strikte voorwaarde(n) dat het voor 90% of meer zakelijk gebruikt zal worden en dat het gebruik plaatsvindt overeenkomstig de eisen van integriteit die aan de ambtenaar worden gesteld.

3. Voorwaarde voor verstrekking is dat de ambtenaar, voordat een communicatiemiddel “om niet” in bruikleen ter beschikking wordt gesteld, een bruikleen-overeenkomst (voorbeeld bijl. 2) ondertekent.

In die overeenkomst verklaart de ambtenaar, ondermeer in verband met de (fiscale) verantwoording, expliciet dat hij aan de voorwaarde als gesteld in het tweede lid van dit artikel (90% of meer zakelijk gebruik) zal voldoen.

4. Het communicatiemiddel is bedoeld ter ondersteuning van de organisatie en de ambtenaar ten behoeve van diens werkplek. Een en ander houdt tevens in dat gebruik in het buitenland, ten behoeve van de dienst, tot de uitzonderingen dient te behoren.

5. Het communicatiemiddel dient bij de beëindiging van het dienstverband, of een daartoe aanleiding gevende wijziging in de functie, te worden ingeleverd bij de afdeling Interne Dienstverlening, team Informatievoor-ziening en Automatisering.

6. Voor carkits geldt dat de waarde van aanschaf/plaatsing door de fiscus gezien wordt als loon en als zodanig voor rekening van de gemeente (via de loonheffing) zal worden verwerkt.

Over de inlevering, na bruikleen, kan door team I&A anders aangegeven in lid 5 worden beslist.

1. Extra (gesprek-/SMS-/MMS-/Internet-/dataverkeer e.d.) kosten als gevolg van gebruik ten behoeve van privé-doeleinden, van (mobiele) telefoons, SIM’s, PDA’s, laptop's e.d, in het buitenland komen zondermeer niet voor rekening van de gemeente. Dergelijke kosten dient de ambtenaar, door middel van een formulier privé-gebruik (voorbeeld bijl. 4), via het salaris te laten verrekenen.

2. Extra (gesprek-/SMS-/MMS-/Internet-/dataverkeer e.d.) kosten als gevolg van gebruik ten behoeve van privé-doeleinden welke de maximale 10%-norm voor niet-zakelijke kosten binnen Nederland te boven gaan dient de ambtenaar, door middel van een formulier prive-gebruik (voorbeeld bijl. 4) op te geven en via het salaris te laten verrekenen

3) Bij gebleken (of het vermoeden van) misbruik/misstanden zal het betreffende communicatiemiddel per omgaande worden ingevorderd en/of de extra kosten worden verhaald op de ambtenaar.

1. Met provider(s) zal overeengekomen worden dat maandelijks (per communicatiemiddel/afdeling/team) overzichten kunnen worden gegenereerd betreffende de onderstaande gegevens:

• -

  de (eventuele) abonnementskosten;

• -

  lokale (gesprek-/data-)kosten;

• -

  interlokale (gesprek-/data-)kosten;

• -

  0900-(service)nummers;

• -

  internationale telefoonnummers.

2. Tevens dient o.a. voor gesprekskosten de mogelijkheid te bestaan om per (telefoon)nummer de gesprekskosten te specificeren naar de gebelde nummers, naar afzenders, de tijdsduur en de datum.

3. Steekproefsgewijs zal controle van de in lid 1 en 2 genoemde gegevens plaatsvinden. Dit geldt eveneens voor de controle van het zakelijk gebruik (minimaal 90% van de kosten) van telefoon- of dataverkeer.