Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zeewolde houdende regels voor de vaste raadscommisies Verordening op de vaste raadscommissies Zeewolde 2016

Ondertekening

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2

Het vijfde is een coördinatiebepaling. Als een onderwerp meer commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden.

Het presidium zal hierin een rol vervullen.

Overigens kan op grond van artikel 34 van deze verordening ad hoc af­stemming tussen raadscommissies plaatsvinden en praktische werk­afspraken gemaakt worden. In voornoemd artikel is bepaald dat de raadscommissie op voorstel van de voorzitter beslist in de gevallen waarin de verordening niet voorziet.

Artikel 3

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uit­drukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.

Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium. Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen.

Fracties met 1 tot 3 zetels mogen twee vertegenwoordigers afvaardigen. Fracties met 4 en meer zetels 3 vertegenwoordigers. Een van de leden dient altijd een raadslid te zijn en het andere lid kan een burgerraadslid zijn (lid 2). Voor kleine fracties kan hierop een uitzondering worden gemaakt, bijvoorbeeld als een kleine fractie ook de commissievoorzitter levert. Leden kunnen raadsleden of burgerraadsleden zijn.

Begin 2016 hebben de fracties voorgesteld het aantal burgerraadsleden per fractie te verhogen naar 3 (lid 6). Dat is meegenomen in deze verordening. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens juris­prudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Zoals ook uit het vierde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze bepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voor­dragen. Voor de burgerraadsleden gelden de zelfde benoemingsvereisten als voor de raadsleden. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15 van de gemeentewet.

Daarnaast moet het burgerraadslid ook op de kandidatenlijst van de fractie hebben gestaan.

Er wordt niet meer gewerkt met plaatsvervangende leden. In het vijfde lid is bepaald dat ieder commissielid, in overleg met zijn fractie, bij afwezigheid zelf een ander lid van zijn fractie kan afvaardigen in zijn plaats. Dit meldt het commissielid voorafgaand aan de vergadering bij de commissiegriffier

.

Artikel 5

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie.

Is een voorzitter verhindert dan zal hij zelf een van de andere voorzitters moeten benaderen om hem te vervangen.

Artikel 6

De zittingsperiode van de leden en de voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een raadslid of burgerraadslid ontslag heeft genomen als raadslid of burgerraadslid.

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid.

De raad kan een voorzitter van een raadscommissie ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit.

Artikel 7

Iedere raadscommissie wordt onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier ondersteund door een commissiegriffier.

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen.

Artikel 8

Geschrapt

Artikel 9

Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee in de raad vertegenwoordigde fracties hierom vragen. Ook kan het presidium hierin een rol vervullen.

Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangs­tijdstip of plaats bepalen.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden.

Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk digitaal verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 10

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste een week voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering.

De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de commissiegriffier worden ingezien (artikel 12, derde lid).

Artikel 11

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raads­commissie de agenda op. Wel zal de voorzitter hierover overleg voeren met de commissiegriffier. Tevens zal er middels het presidium afstemming plaatsvinden tussen de agenda van de raad en die van de raadscommissies (zie ook de toelichting op artikel 3). Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde t/m zesde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college.

Artikel 12

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op de website van de gemeente gepubliceerd, maar ook kan worden verzocht aan de griffie om inzage in een document..

In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken in te zien zijn. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de commissiegriffier inzien.

Artikel 13

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

Artikel 14

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 15

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 15 voorziet hierin. Indien een meerderheid van de leden aanwezig is en de presentielijst hebben getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 16

Deze bepaling is geheel herzien en gelijk getrokken met het inspreekrecht in de raad. Een ieder kan komen inspreken. Aanmelden hoeft niet ver van te voren, 8 uur voor de vergadering volstaat. Dit is anders als het gaat om een stuk dat op de lijst van ter inzage gelegde stukken staat. Om een iedereen voldoende tijd te geven om zich hierop voor te bereiden is de aanmeldtijd hiervoor 24 uur van te voren. Sprekers krijgen maximaal 5 minuten inspreektijd. In de vorige verordeningen was opgenomen dat er totaal 30 minuten beschikbaar was voor de insprekers, dit is komen te vervallen. Om de voorzitter wel enige armslag te geven bij veel insprekers of bij ingewikkelde onderwerpen, is de bepaling dat inspreektijd kan worden aangepast opgenomen. In 2012 is de mogelijkheid voor het indienen van een burgerinitiatief ingevoerd. Hiermee kunnen burgers de raad verzoeken een onderwerp op de raadsagenda te zetten en te bespreken (als aan bepaalde voorwaarden is voldaan). Om die reden zijn de bepalingen in deze verordening over het inspreken tav niet op de agenda staande onderwerpen geschrapt.

Artikel 17

Na de zomer van 2016 wordt gestopt met de papieren verslaglegging van vergaderingen van de raad en de raadscommissies. In plaats daarvan worden vergaderingen live-uitgezonden met geluid en later ook met beeld. Via internet kunnen de vergaderingen live worden gevolgd en na een vergadering kan het bestand op onderwerp of spreker worden teruggeluisterd en gekeken. Dit wordt het digitale verslag van een vergadering.

Deze hoeft niet te worden vastgesteld.

Wel wordt er een besluitenlijst gemaakt van de vergaderingen, zodat de gemaakt afspraken wel op papier vastliggen. De commissiegriffier is hiervoor verantwoordelijk.

Artikel 18

Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken. In het presidium is afgesproken dat bij ‘grote’ onderwerpen kan worden afgesproken dat gesproken wordt van achter het spreekgestoelte.

Artikel 19

Geen toelichting nodig.

Artikel 20

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraad­slaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

In het presidium is afgesproken dat de afspraak om niet te interrumperen in eerste termijn wordt los gelaten. Dit om meer discussie en debat in eerste termijn te krijgen. Van belang zal zijn dat er prudent met de interrupties wordt omgegaan en niet gebruikt wordt om een commissielid het spreken onmogelijk te maken. Hier ligt een taak voor de voorzitter.

Artikel 21

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 22

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.

Artikel 23

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toe­passing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 31 van deze verordening.

Artikel 24

Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraad­slaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen.

Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uit­drukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel commissielid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoor­digende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele commissieleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 20).

Artikel 25

Indien de commissie dat wenst kunnen niet-leden van de commissie uitgenodigd worden om deel te nemen aan de beraadslaging, bijvoorbeeld insprekers of een briefschrijver.

Artikel 26

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onder­werp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstand­punten, kunnen de standpunten van alle fracties worden opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Artikel 27

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.

Ten aanzien van de stukken die betrek­king hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raads­commissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 28

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeente­wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk digitaal verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist.

Artikel 29

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechts­wege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 30

In dit artikel wordt verwezen naar artikel 25 derde en vierde lid van de Gemeentewet. De raadscommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 WOB geheimhouding opleggen tav een stuk dat aan de raad of aan raadsleden wordt opgelegd. De commissie houdt het stuk dus niet bij zich, maar legt het stuk geheim voor aan de raad. Dit is een voorlopige geheimhouding, net als in het geval dat het college een geheim stuk voorlegt aan de raad. De raad zal dus de geheimhouding moeten bekrachtigen in de eerste raadsvergadering na oplegging van geheimhouding door de commissie (artikel 25 lid 3 Gemeentewet). Op grond van artikel 25 lid 4 Gemeentewet kan alleen de raad de geheimhouding op het stuk opheffen.

In dit artikel van de verordening is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 31

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voor­zitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raads­commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Het derde lid voorziet hierin.

Artikel 32

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 33

Artikel 33 heeft betrekking op het telefoons en computers. Digitale en mobiele communicatiemiddelen zijn toegestaan. De stukken van de commissieleden staan immers op een i-pad. Dit laat onverlet dat een mobiele telefoon ‘op stil’ gezet moet worden om de vergadering niet te verstoren.

Artikel 34 en 35

Deze artikelen behoeven geen toelichting.