Reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van Zevenaar

1. Het college regelt de vergaderingen van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één van de wethouders.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.

4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te voeren, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

1. Het college vergadert eenmaal per week op de dinsdag in het gemeentehuis en voorts “zo vaak de voorzitter of een wethouder het nodig acht”.

2. Het gebruikelijke aanvangstijdstip van de vergaderingen van het college is 09.00 uur, met een eindtijdstip om 12.00 uur. De voorzitter kan een ander tijdstippen vaststellen in overleg met de leden.

3. De voorzitter roept de leden van het college in vergadering bijeen indien een vergadering wordt gehouden op een ander tijdstip of andere locatie dan het gebruikelijke.

4. Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden.

1. De secretaris vermeldt de aan de orde komende onderwerpen op een agenda, die tevens wordt gebruikt als besluitenlijst, waarvan het model door het college is vastgesteld en die is ingericht met een gedeelte voor openbaar te maken besluiten, een gedeelte voor besluiten die vertrouwelijk zijn en een gedeelte voor besluiten waarover geheimhouding is opgelegd. Deze lijst wordt voor de leden van het college digitaal ontsloten via een digitaal vergadersysteem.

2. Voor elke vergadering wordt als regel de vrijdagmiddag voorafgaand aan de vergadering door de secretaris een kopie van alle collegevoorstellen, welke zijn genummerd, aan de leden van het college via het digitaal vergadersysteem beschikbaar gesteld. In sporadische gevallen en alleen omwille van redenen van spoed worden na vrijdagmiddag nog stukken aan de agenda toegevoegd.

3. Collegeleden worden in staat gesteld om tot uiterlijk maandag om 09.00 uur voorafgaand aan de vergadering technische vragen te stellen over de collegevoorstellen.

4. Collegeleden zetten in het systeem bij elk voorstel een paraaf om aan te geven of:

• a.

  zij ermee akkoord zijn,

• b.

  het willen bespreken.

5. Er is een parafenbesluit tot stand gekomen als alle leden van het college voor akkoord hebben geparafeerd. De door alle leden van het college voor akkoord geparafeerde stukken komen niet ter vergadering aan de orde. Als één of meerdere collegeleden aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst komt het voorstel op de bespreekagenda.

6. De bespreekagenda wordt op maandag om 12.00 uur gemaakt. De bespreekagenda wordt aan de leden van het college vooraf (digitaal) toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken is voor de leden ter inzage via het digitaal vergadersysteem.

7. De secretaris regelt de beschikbaarheid voor de leden van het college van stukken, waaromtrent geheimhouding wordt opgelegd of die anderszins een vertrouwelijk karakter dragen en al dan niet digitaal worden ontsloten.

8. Over niet op de agenda geplaatste onderwerpen kan – behoudens in geval van het bepaalde in artikel 13 – noch ter vergadering, noch buiten de vergadering om, worden beraadslaagd of besloten.

1. De vergadering wordt niet geopend voordat is vastgesteld dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

2. De secretaris wordt bij verhindering of afwezigheid vervangen door de ambtenaren in dienst van gemeente in volgorde van de daartoe door het college vastgestelde vervangingslijst.

1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden en kunnen door derden slechts op uitnodiging van de voorzitter geheel of voor een gedeelte worden bijgewoond.

2. Het college kan besluiten een vergadering in het openbaar te houden.

3. De bepalingen in dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

1. De secretaris draagt zorg dat op de lijst als bedoeld in artikel 3 wordt vermeld hetgeen is besloten naar aanleiding van de aan de orde zijnde adviezen.

2. Op de lijst als bedoeld in artikel 3 wordt een ingenomen minderheidsstandpunt alleen vermeld, indien een lid van het college hierom uitdrukkelijk heeft gevraagd.

3. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

1. Het college kan besluiten de bevoegdheid tot het nemen van een besluit omtrent een tot zijn competentie behorende aangelegenheid te mandateren aan het lid van het college tot wiens taak deze aangelegenheid behoort dan wel aan een in dienst van de gemeente zijnde ambtenaar.

2. Het in lid 1 bedoelde mandaat kan worden onderscheiden in een afdoeningsmandaat, een ondertekeningsmandaat of een gecombineerd afdoenings- en ondertekeningsmandaat al naar gelang de gemandateerde bevoegdheid.

1. De door het college genomen besluiten worden openbaar gemaakt door middel van:

• a.

  toezending van een exemplaar van de vastgestelde besluitenlijst aan de leden van de raad;

• b.

  toezending van een exemplaar van het openbare gedeelte van de vastgestelde besluitenlijst aan de daarvoor in aanmerking komende pers en plaatsing op de website van de gemeente.

1. De voorzitter kan toestaan dat een lid van het college een aangelegenheid aan de orde stelt buiten de agenda om, indien daaromtrent op korte termijn een beslissing moet worden genomen en uitstel in het belang van de zaak niet mogelijk is.

2. Indien een lid van het college bezwaar heeft tegen behandeling van of besluitvorming omtrent een aan de agenda toegevoegde aangelegenheid, wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot de volgende vergadering.

1. Alvorens de vergadering te sluiten stelt de voorzitter de leden van het college en de secretaris in de gelegenheid vragen te stellen of informatie te geven omtrent aangelegenheden die in de vergadering niet aan de orde zijn gesteld.

1. Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van Zevenaar 2018.”

2. Dit reglement treedt in werking op 9 januari 2018.