Controleverordening provincie Zuid-Holland (Controleverordening provincie Zuid-Holland)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: Een accountant als bedoeld in artikel 217, lid 2 van de Provinciewet, belast met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening;

• b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant van:

• - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• - het rechtmatig totstandkomen van de baten en lasten en balansmutaties;

• - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet;

• - de inrichting van het financieel beheer en de administratieve organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 van de Provinciewet, in acht worden genomen;

• c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het totstandkomen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, besluiten van Provinciale Staten en besluiten van Gedeputeerde Staten;

• d. de COR danwel de Subcommissie. De door Provinciale Staten in overeenstemming met artikel 63 van het Reglement van Orde ingestelde Commissie voor het Onderzoek van de Rekening danwel de Subcommissie uit de commissie die middelen in het  takenpakket heeft.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 2 jaar, met de optie om tweemaal een jaar te verlengen.2. Provinciale Staten bereiden in overleg en in samenwerking met Gedeputeerde Staten de openbare aanbesteding van de accountant voor. Provinciale Staten benoemen daartoe een commissie waarin minimaal drie leden van de COR danwel de Subcommissie uit de commissie die middelen in het takenpakket heeft, zitting hebben.3. Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast en laten zonodig een marktverkenning uitvoeren. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

• b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• c. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

• d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

• e. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• f. de provinciale producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

4. Gebruik makend van het bepaalde in artikel 5, lid 2 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden geldt als rapporteringstolerantie 0,5% van de totale lasten ten aanzien van fouten en 1,5% van de totale lasten ten aanzien van de onzekerheden.5. In afwijking van het gestelde in het derde lid, letters e. en f., kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat de COR danwel de Subcommissie die middelen in het takenpakket heeft, jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.6. De accountant is uit hoofde van zijn functie adviseur van Provinciale Staten en zijn commissies.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.2. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.3. Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hun bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4. Gedeputeerde Staten bieden de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het accountantsverslag binnen vijf maanden na het verslagjaar, ter vaststelling aan aan Provinciale Staten. 5. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een zodanige voorbereiding van de jaarrekening dat de COR danwel de Subcommissie uit de commissie die middelen in het takenpakket heeft, haar onderzoek en de daarop gebaseerde rapportage tijdig aan de Staten kan uitbrengen.6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbijbehorende werkzaamheden.2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3. Ter bevordering van een efficiënte en doelmatige accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en relevante vertegenwoordigers vanuit GS en de ambtelijke organisatie. Hierbij kan gedacht worden aan de portefeuillehouder financiën, de provinciesecretaris, de directeur Concernzaken en het hoofd Financiële en Juridische Zaken.4. In zijn rol als adviseur van Provinciale Staten en zijn commissies, heeft de accountant periodiek (afstemmings-)overleg met de voorzitter van de COR danwel de Subcommissie uit de commissie die middelen in het takenpakket heeft en de Statengriffier.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.2. De accountant is bevoegd van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle ambtenaren van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1. Gedeputeerde Staten kunnen de door Provinciale Staten aangewezen accountant geen opdrachten geven tot het uitvoeren van consultancy werkzaamheden, indien deze een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 van de Provinciewet). Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.2. Gedeputeerde Staten zijn voor de controle van de rechtmatige bestedingen van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan door de Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de provincie is.3. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS en dergelijke) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7 Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle majeure afwijkingen constateert, waaraan naar zijn mening door Gedeputeerde Staten onvoldoende aandacht wordt besteed en die derhalve kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.2. De accountant bevestigt jaarlijks aan Provinciale Staten dat naast de controleopdracht door hem geen andere opdrachten voor de provincie zijn uitgevoerd die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 Provinciewet).3. In aanvulling op het in artikel 217, het derde en vierde lid van de Provinciewet voorgeschreven Verslag van Bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de directie waar de ambtenaar werkzaam is, de directeur Concernzaken en het hoofd Financiële en Juridische Zaken dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.4. Het verslag van bevindingen behorende bij de (interim)controle ten behoeve van het management (de managementletter) wordt door Gedeputeerde Staten ter kennisname aangeboden aan de COR danwel aan de Subcommissie uit de commissie die middelen in het takenpakket heeft. De bestuurlijke samenvatting van de managementletter, de zogeheten Boardletter, wordt ter bespreking aangeboden aan de COR danwel aan de Subcommissie uit de commissie die middelen in het takenpakket heeft.5. De accountantsverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.6. De accountant bespreekt voorafgaand aan de statenbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag in de COR danwel de Subcommissie uit de commissie die middelen in het takenpakket heeft.

Artikel 8 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Controleverordening provincie Zuid-Holland'.