Evenementennota gemeente Sint Anthonis 2007

Hoofdstuk 1 Inleiding

Waarom een nota evenementenbeleid? In de praktijk blijkt dat er succesvolle evenementen zijn binnen de gemeente Sint Anthonis, er in het verleden in enkele gevallen subsidie werd verstrekt en vergunningen werden verleend. Veelal gaat dit zonder problemen. Echter er is geen gericht gemeentelijk beleid voor evenementen. Een evenementennota met daarin opgenomen richtlijnen voor het verstrekken van subsidie en het verlenen van vergunningen zal zowel voor de organisatie van evenementen als voor de gemeente veel duidelijkheid verschaffen. Per 1 januari 2006 is in de gemeente weliswaar de “Deelverordening eenmalige activiteiten��? van kracht, maar aangezien jaarlijks terugkerende evenementen of evenementen die niet vernieuwend en/of experimenteel zijn geen beroep kunnen doen op deze deelverordening wordt in enkele gevallen subsidie verstrekt op ad hoc basis. Er zijn geen criteria geformuleerd op basis waarvan aan jaarlijkse en/of terugkerende evenementen subsidie verstrekt zou kunnen worden. Vandaar deze nota. Duidelijk mag zijn dat het in deze nota niet gaat om subsidie ten behoeve van het welzijnsaspect, maar dat deze subsidie enkel gericht is op promotie van recreatie en toerisme in de gemeente Sint Anthonis.

Hoofdstuk 2 EVENEMENTEN IN GEMEENTE SINT ANTHONIS

De gemeente Sint Anthonis kent van oudsher een vitaal verenigingsleven en heeft mede daardoor ook een rijke traditie op het gebied van buitenevenementen, zoals het Open Nederlands Kampioenschap volleybal op gras, het Schaapscheerdersfeest in Sint Anthonis en Wanroijs Gedoe. In de afgelopen jaren zijn er ook enkele incidentele evenementen georganiseerd. Het in 2006 in Recreatiepark De Bergen georganiseerde en opgenomen evenement “Ter land, ter zee en in de lucht��?, de BMW-dag op de Brink en de viering van Open Monumentendag zijn hier goede voorbeelden van. Naast deze grote evenementen zijn er de afgelopen jaren ook kleinschaligere evenementen in de kernen van de gemeente georganiseerd, zoals het Paasvuur en de Oogstdagen in Westerbeek en de Wielerronde in Oploo.

Hoofdstuk 3 BETEKENIS VAN EVENEMENTEN

Dat evenementen van betekenis kunnen zijn voor een gemeente, stad of dorp is algemeen bekend. Evenementen kunnen een aantal positieve effecten hebben op het leefklimaat. Verder zijn er verschillende factoren aan te duiden die van invloed zijn op de evenementenmarkt.<vet>3.1 Betekenis van evenementen </vet>Evenementen kunnen een meerwaarde hebben voor de gemeente. In zijn algemeenheid kan gedacht worden aan de volgende onderling sterk samenhangende voordelen:1.Economische meerwaarde   Met een evenement worden meer bezoekers naar de gemeente getrokken, de verblijfsduur van bezoekers wordt verlengd en de bestedingen worden gestimuleerd, hetgeen een impuls geeft aan de werkgelegenheid.2.Sociale meerwaarde   Evenementen geven een impuls aan het leefklimaat van de gemeente in haar kernen in het bijzonder. Door de kwaliteit van haar leefmilieu te verhogen, wordt de gemeente aantrekkelijker als vestigings- of tijdelijke verblijfplaats voor verschillende doelgroepen.    Met evenementen kunnen verschillende doelgroepen (leeftijdsgroepen,  bevolkingsgroepen) worden samengebracht.1.Promotionele meerwaarde   Evenementen hebben een positief effect op het gemeentelijke imago. Een goed imago kan er enerzijds toe leiden dat mensen, bedrijven of investeringen naar de gemeente toe getrokken worden en anderzijds dat reeds aanwezige bedrijven, inwoners, werknemers en instellingen zich ambassadeurs    gaan voelen van een levendige gemeente,waar het goed (ver)toeven is.

Hoofdstuk 4 DOELSTELLINGEN EVENEMENTENBELEID

Wat wil de gemeente Sint Anthonis met de organisatie van evenementen bereiken? Om hier invulling aan te geven zijn onderstaand doelstellingen geformuleerd. Deze doelstellingen zijn ook van belang om te kunnen bepalen wanneer en in welke mate subsidie wordt verstrekt.<vet>4.1 Doelstellingen evenementenbeleid algemeen </vet>In het algemeen kan worden gesteld dat de gemeente Sint Anthonis evenementen wil bieden die de positie van Sint Anthonis als aantrekkelijke woon- en toeristische gemeente versterken voor eigen inwoners en mensen uit met name het Land van Cuijk. Op basis hiervan zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:1.het versterken en verbeteren van het sociaal cultureel klimaat en culturele participatie binnen de gemeente Sint Anthonis;2.het versterken en verbeteren van de economische positie en uitstraling van de gemeente Sint Anthonis;3.het positief beïnvloeden van het imago en aantrekkingskracht van de gemeente Sint Anthonis;4.het versterken van de toeristisch-recreatieve samenhang en het creëren van een evenwichtig aanbod.Dit moet resulteren in:<cursief>Het versterken van de culturele herkenbaarheid van de gemeente Sint Anthonis </cursief>Evenementen dienen bij te dragen aan een positieve beeldvorming van de gemeente Sint Anthonis. Evenementen met een bovenlokale uitstraling krijgen dan ook prioriteit. Beeldbepalende evenementen die de sterke punten van de gemeente ondersteunen krijgen extra aandacht. Kenmerken moeten zijn kwaliteit, onderscheidende programmering, groeiend publiek en een groeiende naamsbekendheid.<cursief>Vergroten van de diversiteit in thema, doelgroep en spreiding in tijd</cursief>De gemeente streeft naar een grote diversiteit in omvang, thema, doelgroep en tijd. Daarbij wordt uiteraard wel rekening gehouden met het feit dat sommige seizoenen meer geschikt zijn voor evenementen.<cursief>Vergroting van het aantal bezoekers, de verblijfsduur en de bestedingen</cursief>. De economische betekenis van evenementen kan worden vergroot door meer bezoekers te trekken, deze bezoekers langer te laten verblijven en meer te laten besteden. Hiervoor is een goede samenwerking, programmering en promotie nodig.<vet>4.2 Doelstellingen evenementenbeleid vergunningen en handhaving</vet>Teneinde van gemeentewege een integrale regie te kunnen voeren bij evenementen is een procedure in de vorm van een vergunningenbeleid noodzakelijk. Naast de al genoemde beoordeling in het kader van subsidietoekenning zal elk evenement ook getoetst worden aan openbare orde, gezondheids- en veiligheidscriteria. Deze criteria nemen een belangrijke plaats in bij het al dan niet toestaan van een evenement.<cursief>4.2.1 Beleidsuitgangspunt</cursief>Uitgangspunt is dat er een klantgerichte vergunningsprocedure blijft, waarbij het voor de aanvrager helder is dat er één aanspreekpunt is binnen de gemeente.

Hoofdstuk 5 INSTRUMENTEN

Om de geformuleerde doelen te bereiken heeft de gemeente de volgende instrumenten tot haar beschikking:a.subsidiering;b.verlenen van diensten;c.verlenen van vergunningen en handhaving;d.communicatie.<vet>5.1 Subsidiering</vet>Om de gestelde doelstellingen te kunnen bereiken dient de gemeente te investeren in evenementen. Momenteel gebeurt dit ook al, maar er ligt geen geformuleerd beleid aan ten grondslag. Gevolg is dat er geen duidelijkheid is voor organisatoren, wanneer er wel en wanneer er geen recht is op subsidie. Er dient derhalve een eenvoudige subsidieregeling te worden opgesteld. Om een en ander wel beheersbaar te houden is een subsidieplafond noodzakelijk. Om subsidie te kunnen verkrijgen dient in ieder geval te worden voldaan aan de volgende criteria:•organisaties zonder winstoogmerk en met een aanwijsbaar maatschappelijk belang met als doel de organisatie van een toeristisch, cultureel of sportief evenement;•de aanvrager is een door het college van burgemeester en wethouders erkende instelling/organisatie;•de organisatie werkt middels een organisatieplan/draaiboek;•het voorstel is voorzien van een deugdelijke financiële onderbouwing;•niet in aanmerking voor een subsidie in het kader van deze regeling komen:◦landelijke formules, tenzij er een duidelijke lokale inbedding is of een hoge publiciteitswaarde heeft;◦wijkevenementen, tenzij er sprake is van een bovenregionale uitstraling (voor subsidiering van wijkevenementen is in deze nota een separaat voorstel geformuleerd);◦evenementen die buiten de gemeentegrenzen vallen;◦activiteiten met overwegend partijpolitieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke vorming als doel of met veel van deze genoemde elementen;◦evenementen die niet passen bij de uitstraling van de gemeente Sint Anthonis;◦evenementen waar geen vergunning voor wordt verleend (indien deze wel noodzakelijk is);◦evenementen met een besloten karakter;◦evenementen die qua thema dan wel tijd overeenkomen met een al gevestigd evenement (conflicterende werking);◦carnavalsactiviteiten;◦presentatie eigen organisatie, zoals open dagen;◦rommel- en vlooienmarkten.Er zijn drie niveaus die kunnen worden toegekend aan een evenement (A, B en C). Het niveau wordt vastgesteld op basis van de bijdrage van het evenement aan de gemeentelijke doelstellingen. Toedeling vindt als volgt plaats:A-status: voldoet aan 4 doelstellingen, met als algemene voorwaarde dat het gaat om meerdaagse (aaneengesloten) of grootschalige evenementen B-status: voldoet aan 3 doelstellingen C-status: voldoet aan 2 doelstellingen Zoals eerder genoemd zijn er vier doelstellingen geformuleerd. Daarbij zijn genoemd de elementen die gelden als meetbare toets voor iedere doelstelling.1.  het versterken en verbeteren van het sociaal cultureel klimaat en culturele participatie binnen de gemeente Sint Anthonis.Meetbare toets: - programma-inhoud in de zin van kwaliteit, laagdrempeligheid, locatie.2.  het versterken en verbeteren van de economische positie en uitstraling van de gemeente Sint Anthonis.Meetbare toets: - bezoekersaantallen;- over de jaren toenemend aantal bezoekers;- tijdsduur activiteiten;- uitstraling van het evenement (lokaal, regionaal, bovenregionaal) en ambitieniveau daarin.3.  het positief beïnvloeden van het imago en aantrekkingskracht van de gemeente Sint Anthonis.Meetbare toets:- promotie via de media;* intensiteit;* bereik;* kwaliteit;- passend bij (beoogde) imago en profiel van de gemeente;* kernbegrippen zijn: eigentijds, kwaliteit, vernieuwend, intiem, historisch, sfeervol, bruisend;- uitstraling van het evenement (lokaal, regionaal, bovenregionaal) en ambitieniveau daarin.4.  het versterken van de toeristisch-recreatieve samenhang en evenwichtig aanbod.Meetbare toets: -samenwerking met winkels, horeca, (culturele) instellingen, verenigingen, scholen en dergelijke; -spreiding naar thema, doelgroep en tijd. De jaarlijkse bijdrage kan slechts bestaan uit een exploitatiesubsidie van ten hoogste 25% van de totale begroting. Per evenementcategorie geldt een maximale subsidie en een subsidieplafond. Dit wordt gesteld op:  

Het college mag in bijzondere gevallen afwijken van de genoemde bedragen. Indien het totale begrotingsbedrag van € 25.000,-- niet volledig wordt besteed, wordt het restant toegevoegd aan de reserve recreatie en toerisme.<cursief>5.1.1.Wijkevenementen</cursief>In verschillende kernen worden jaarlijks wijkevenementen georganiseerd, zoals de Zandsevelddag in Sint Anthonis. Ook deze evenementen zijn van belang voor de gemeente Sint Anthonis, met name op het gebied van leefbaarheid en herkenbaarheid van de wijken. Om deze evenementen te stimuleren wordt voor wijkevenementen een apart bedrag opgenomen in de begroting. In totaal wordt € 2.500,-- in de begroting opgenomen voor wijkevenementen. Een organisator van een wijkevenement kan een aanvraag indienen voor een exploitatiesubsidie van ten hoogste 25% van de totale begroting met een maximum van € 250,-- per evenement. Daarbij gelden ook de algemene weigeringsgronden, zoals eerder genoemd bij structurele evenementen, met uitzondering van de weigeringsgronden rommel- en vlooienmarkten en uiteraard wijkevenementen. Indien het totale begrotingsbedrag van € 2.500,-- niet volledig wordt besteed, wordt het restant toegevoegd aan de reserve recreatie en toerisme.<cursief>5.1.2 Incidentele subsidie</cursief>Naast de genoemde categorieën is er ook sprake van incidentele evenementen. Het betreft evenementen met een zodanige omvang en uitstraling dat zij de weergegeven categorieën overstijgen. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het in 2006 in Wanroij gehouden evenement “Ter land, ter zee en in de lucht��?. De Stichting Recreatie en Toerisme Sint Anthonis beoordeelt iedere aanvraag, in samenwerking met de ambtenaar Recreatie en Toerisme van de gemeente Sint Anthonis en het college van burgemeester en wethouders afzonderlijk. Mocht er een groot evenement worden georganiseerd, met vergaande financiële consequenties dan zal een incidentele oplossing moeten worden gezocht. In dat geval zal een voorstel worden gedaan aan de gemeenteraad.<cursief>5.1.3 Procedure en uitvoering</cursief>Subsidieverstrekking voor evenementen moet een economische en een toeristisch/recreatieve impuls geven aan de bedrijvigheid in de gemeente Sint Anthonis. Vandaar dat wij de Stichting Recreatie en Toerisme Sint Anthonis willen mandateren voor de verstrekking van de aan deze evenementennota gekoppelde subsidies. Dit gebeurt op grond van een subsidieplafond ter hoogte van maximaal € 27.500,--. Subsidieaanvragen dienen te worden gericht aan het college van burgemeester en wethouders, postbus 40, 5845 ZG Sint Anthonis. Jaarlijks voor 1 april dient het college van burgemeester en wethouders gemeente Sint Anthonis de subsidieaanvraag voor structurele evenementen voor het daaropvolgende jaar ontvangen te hebben. In verband met de voor organisatoren lange termijn kan worden volstaan met een globale begroting en een globaal programma. Het bestuur van de Stichting Recreatie en Toerisme maakt, op basis van een advies van een vertegenwoordiging van de Stichting Recreatie en Toerisme Sint Anthonis en de ambtenaar Recreatie en Toerisme van de gemeente Sint Anthonis, een afweging ten aanzien van subsidieverstrekking voor de evenementen, deelt deze in naar categorie en kent een bedrag toe. Voor incidentele subsidies voor evenementen geldt een indieningstermijn van minimaal twee maanden voor aanvang van het evenement. Definitieve subsidietoekenning vindt plaats na toezending van de afrekeningen. Eventueel te veel toegekende subsidie dient te worden geretourneerd. Indien na afloop van een jaar niet alle middelen zijn toegekend, komt dit geld te vervallen aan de reserve recreatie en toerisme.<vet>5.2 Verlenen van diensten</vet>Naast een geldelijke subsidie kan de gemeente ook door het verschaffen van diensten en materialen meehelpen aan het veilig laten plaatsvinden van evenementen in Sint Anthonis. Zie onderstaand de vastgestelde regeling hand- en spandiensten: De Raad van de gemeente Sint Anthonis heeft op 16 december 2002 besloten het beleid ten aanzien van het verlenen van hand- en spandiensten, zoals besloten is door de raad op 11 oktober 1999, te herroepen en als volgt met ingang van 1 januari 2003, vast te leggen:1. Aan verenigingen en instellingen welke statutair gevestigd zijn in de gemeente Sint Anthonis, kunnen materialen ter beschikking gesteld worden indien deze een evenement, zonder winstoogmerk organiseren binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Sint Anthonis. Onder een evenement wordt verstaan: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak welke in het betreffende kalenderjaar, waarop een aanvraag betrekking heeft, slechts éénmaal wordt georganiseerd. 2. Materialen worden kosteloos beschikbaar gesteld. 3. Uitsluitend onderstaande materialen kunnen beschikbaar gesteld worden onder de hierbij vermelde voorwaarden: - dranghekken worden beschikbaar gesteld, waarbij de vereniging of instelling deze zelf haalt en terugbezorgt; ophalen en terugbezorgen dient tijdens kantooruren te gebeuren of in overleg buiten kantooruren; - marktkramen worden door de gemeente bezorgd en opgehaald, waarbij plaatsing door de vereniging of instelling zelf geschiedt; - een kiosk wordt volledig geplaatst en afgebroken door de gemeente; - materialen worden in goede staat geleverd door de gemeente. Eventuele schade wordt bij de vereniging of instelling in rekening gebracht. Het college van burgemeester en wethouders, dat hierover een besluit neemt, kan nadere eisen stellen en is bevoegd van bovengestelde voorwaarden af te wijken.<vet>5.3 Verlenen van vergunningen en handhaving</vet>De gemeente is een centrale spil bij de organisatie van evenementen. Zij heeft de verantwoordelijkheid voor het gebruik van de openbare ruimte en de handhaving van de openbare orde. Voor het kunnen voeren van de integrale regie bij evenementen, is vergunningsverlening noodzakelijk. De Algemene Plaatselijke Verordening voor de gemeente Sint Anthonis is hierop van toepassing. Hierbij is het niet van belang of een evenement binnen of buiten, op openbaar terrein of in beslotenheid, plaats zal vinden. De burgemeester is op grond van artikel 172 van de Gemeentewet belast met de handhaving van de openbare orde en is bevoegd om alle bevelen te geven die noodzakelijk geacht worden voor de handhaving van de openbare orde. Daarnaast is de burgemeester ook belast met het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven (artikel 174 Gemeentewet). De burgemeester is derhalve aangewezen te beslissen op aanvragen voor een evenementenvergunning. <cursief>5.3.1 Beleidsuitgangspunt</cursief>Uitgangspunt is dat een vergunning tot het houden van een evenement pas wordt verleend indien de aanvrager voldoet aan alle eisen die gesteld worden in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) gemeente Sint Anthonis en overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Daarnaast kan aan organisatoren van evenementen een bijdrage in begeleiding, toezicht en controle worden gevraagd. <cursief>5.3.2 Weigeringsgronden</cursief>Een vergunning kan op grond van de APV worden geweigerd in het belang van:a.de openbare orde;b.het voorkomen of beperken van overlast;c.de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen;d.de zedelijkheid of gezondheid.<cursief>5.3.3 Vergunningstraject</cursief>Het traject dat een vergunningsaanvraag aflegt ziet er als volgt uit:•aanvraagformulieren kunnen worden gedownload via de gemeentelijke website;•de aanvraag wordt ingediend bij het team Juridische Zaken en Veiligheid (JZ en V);•de aanvraag wordt getoetst door het team JZ en V;•besluitvorming vindt plaats door de burgemeester in nauw overleg en in samenspraak met de andere leden van het college;•het besluit wordt aan de aanvrager meegedeeld en toegezonden aan de betrokken diensten.<cursief>5.3.4 Procedure en tijdslijn</cursief>Binnen 8 weken krijgt een aanvrager voor een vergunning voor een evenement, mits de gegevens juist en volledig zijn ingediend bij de gemeente Sint Anthonis, uitsluitsel over het al dan niet verstrekken van een vergunning en de daarbij behorende voorwaarden.<cursief>5.3.5 Publicatie</cursief>Publicatie van alle evenementen zal plaatsvinden op twee manieren: Allereerst zullen alle besluiten die genomen worden ten aanzien van ingediende aanvragen voor een evenementenvergunning, direct nadat het besluit genomen is in de Peelrandwijzer gepubliceerd worden. Hierbij zal tevens de mogelijkheid tot het indienen van een bezwaarschrift binnen zes weken na bekendmaking van het besluit vermeld worden.<cursief>5.3.6 Handhaving</cursief>Handhaving van het vergunningenbeleid vangt in de geschetste opzet al aan bij de vergunningsaanvraag. Van de organisator wordt al bij de vergunningsaanvraag gevraagd welke maatregelen genomen worden om met name op het gebied van openbare orde, veiligheid en gezondheid calamiteiten te voorkomen. Indien in de aanvraag onvoldoende wordt aangegeven hoe de organisator met de gestelde eisen omgaat wordt de vergunning in beginsel niet verleend. Uiteraard zal er wel de mogelijkheid geboden worden conform de Algemene wet bestuursrecht (Awb) alsnog de vereisten aan te vullen, mits passend in de tijdlijn.<vet>5.4 Communicatie</vet>Het is van groot belang duidelijk te communiceren welke procedure moet worden gevolgd bij het aanvragen van een vergunning voor een evenement. In overleg met het cluster Communicatie zal informatie gegeven worden omtrent de procedure voor vergunningverlening en op welke wijze in aanmerking kan worden gekomen voor subsidie. Dit zal o.a. gebeuren via publicaties op de gemeentelijke website en in de huis-aan-huis bladen.

Hoofdstuk 6 FINANCIELE CONSEQUENTIES

De evenementennota brengt financiële consequenties met zich mee. Het voorstel is om de jaarlijkse dekking van de evenementensubsidies te laten plaatsvinden uit de reserve recreatie en toerisme. Dit is de reserve waarin de opbrengsten van de toeristenbelasting gestort worden en waaruit de lasten die gepaard gaan met toeristisch-recreatieve initiatieven (zoals jaarlijkse bijdrage Regio VVV, onderhoud fiets- en wandelpaden, etc.) gedekt worden. Voor subsidiering van evenementen wordt jaarlijks een bedrag van maximaal € 25.000,-- en voor wijkevenementen een maximaal bedrag van € 2.500,-- beschikbaar gesteld uit de opbrengsten van de toeristenbelasting. Indien de beschikbaar te stellen bedragen in een jaar niet volledig beschikt worden, wordt het restant teruggestort in de reserve recreatie en toerisme.