Beleidsregels subsidieverstrekking Sturing en Toezicht Velsen 2018

1. Deze beleidsregels zijn van toepassing op subsidies die worden verstrekt met toepassing van de ASV, een specifieke subsidieverordening of subsidieregeling.

2. Deze beleidsregels zijn zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op subsidies die niet worden verstrekt met toepassing van de ASV of een subsidieverordening of -regeling

3. Ten aanzien van subsidieverstrekking waarop vanwege Europese cofinanciering of ter voorkoming van ongeoorloofde staatssteun Europees rechterlijke voorschriften van toepassing zijn, zijn deze beleidsregels van toepassing, voor zover zij niet strijdig zijn met deze voorschriften

1. Aanvraag

De subsidieaanvraag bevat een activiteitenplan en een begroting. Deze stukken worden beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• a.

  Activiteitenplan:

• 1.

  Het activiteitenplan beschrijft de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd

• 2.

  Het activiteitenplan bevat minimaal de informatie die de gemeente op het aanvraagformulier heeft voorgeschreven en heeft een zichtbare relatie met het gemeentelijke beleid en doelstellingen.

• b.

  Begroting:

• 1.

  De begroting bevat de kosten van de activiteiten en een dekkingsplan waarmee de begroting

• sluitend is.

  • 2.

    De raming van de begrotingsposten is gebaseerd op het activiteitenplan.

  • 3.

    De ramingen zijn onderbouwd met realistische aannames.

2. 2. Subsidieverlening

1. In het kader van basissturing legt het college op grond van artikel 4:37 Awb bij subsidieverlening de volgende verplichtingen ten aanzien van de verantwoording op:

• a.

  In de jaarrekening zijn gerealiseerde lasten en baten gerelateerd aan de uitvoering van het activiteitenplan.

• b.

  Afwijkingen tussen gerealiseerde lasten en baten en de begroting zijn toegelicht met onderbouwde analyses die goed inzicht geven in de financiële en inhoudelijke stand van zaken.

2. Aan ontvangers van subsidies boven de € 50.000,-- worden aanvullend de volgende bedrijfsmatige verplichtingen opgelegd:

• a.

  Administratieve organisatie/interne controle:

- Kritische bedrijfsvoeringprocessen zijn beschreven;

- De processen bevatten scheiding van verantwoordelijkheden en bevoegdheden;

- Er vindt interne controle plaats op nakoming van de procesgang op basis van een intern controleplan

• b.

  Financiële administratie:

- Er is een verplichtingenadministratie;

- Er is een activa-administratie;

- Er is een contractadministratie;

- Er is een accountingmanual voor eenduidige wijze van boeken;

• c.

  Planning & Control:

- Het P&C-proces (inclusief planning) is beschreven;

- Er zijn formats voor de verschillende P&C-producten;

• d.

  De begroting is een meerjarenbegroting voor de komende drie jaren.

• e.

  In een kwartaal of halfjaarrapportage legt de gesubsidieerde organisatie rekening en verantwoording af over de tot dan verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. De rapportage bevat tevens een eindejaarsprognose waaronder liquiditeitsprognose.

3. Aan ontvangers van subsidies boven de € 100.000,-- worden betreffende de jaarrekening aanvullend de volgende verplichtingen opgelegd:

• a.

  In de jaarrekening is een continuïteitsparagraaf opgenomen waarin risico’s en beheersmaatregelen worden genoemd.

• b.

  De jaarrekening bevat financiële indicatoren (tenminste liquiditeit en solvabiliteit).

1. Het toezicht op de uitvoering van de op grond van artikel 4 opgelegde verplichtingen vindt plaats door middel van een door ontvangers van (structurele) subsidies boven de € 50.000,-- periodiek in te vullen zelfscan.

2. Het college stelt een model vast voor de zelfscan.

3. Het college kan subsidieontvangers verzoeken om de uitkomst van de zelfscan met bewijzen te onderbouwen.

4. Indien de zelfscan hiertoe aanleiding geeft, kan het college besluiten om een aanvullend onderzoek te doen.

1. Aan de hand van de gegevens uit de zelfscan, bewijsvoering en eventueel aanvullend onderzoek stelt het college vast of de verplichtingen die in het kader van basissturing zijn opgelegd adequaat zijn uitgevoerd en voldoende zekerheid bieden dat de activiteiten binnen de kaders kunnen worden uitgevoerd.

2. De uitkomst van deze risicoanalyse wordt met de gesubsidieerde organisatie gedeeld.

3. Op basis van de uitkomst van de risicoanalyse bepaalt het college met welke frequentie de zelfscan door de gesubsidieerde organisatie wordt uitgevoerd.

1. Aan de hand van de uitkomst van de risicoanalyse kan het college besluiten om bij de volgende subsidieverlening over te gaan tot verscherpte sturing en toezicht.

2. In dat geval treedt het college met de organisatie in overleg over specifieke inhoudelijke en/of bedrijfsmatige wijzigingen/ verbeteringen en vertaalt dit in de beschikking tot subsidieverlening.

3. Het college monitort de voortgang van de wijzigingen/verbeteringen en kan hiervoor bij subsidies van meer dan 50.000,-- een toezichthouder aanwijzen

4. In spoedeisende gevallen kan het college besluiten om de besproken maatregelen van toepassing te verklaren voor het lopende subsidiejaar

5. In het kader van verscherpt toezicht kan het college besluiten de organisatie te verplichten door middel van een periodieke rapportage de stand van zaken met betrekking tot de inhoudelijke en financiële voortgang van de uitvoering van het activiteitenplan terug te koppelen