Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Geldend van 31-07-2011 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders van Bladel;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet,

besluiten vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 1 Verderling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1.

    Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2.

    Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3.

    Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4.

    Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2.

    Indien een wethouder een vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die tevoren op de gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3.

    De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

  • 1.

    Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2.

    Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

  • 1.

    Voor elke vergadering wordt door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling ligt voor de leden ter inzage.

  • 2.

    Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

  • 1.

    Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2.

    Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.
    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een be­noeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaats­hebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aanwezige en van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3.

    Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4.

    Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5.

    Aan de hand van het vastgestelde verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 9 Parafenbesluiten

  • 1.

    Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt. Het collegevoorstel met het conceptbesluit circuleert vier kalenderdagen onder de leden van het college. Zij kunnen op het voorstel door het plaatsen van hun paraaf aangeven dat zij met het advies instemmen, dan wel bespreking van het voorstel verlangen. Indien bespreking wordt verlangd, wordt het voorstel voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd.

  • 2.

    De circulatietermijn van vier kalenderdagen, genoemd in het vorige lid, kan wegens spoedeisendheid worden bekort, zulks ter beoordeling van het eerstverantwoordelijk collegelid en de gemeentesecretaris.

  • 3.

    Een collegevoorstel ten aanzien waarvan een meerderheid van de leden tijdens de in het eerste of tweede lid genoemde circulatietermijn door het stellen van een paraaf te kennen heeft gegeven met het advies in te stemmen, resulteert in een besluit conform het uitgebrachte advies, mits tijdens die circulatietermijn geen bespreking van het voorstel is gevraagd.

  • 4.

    Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening door de secretaris.

  • 5.

    Van de in dit artikel bedoelde voorstellen en de daaromtrent genomen besluiten wordt door de secretaris een overzicht opgesteld, dat wordt opgenomen in de besluitenlijst van de eerstvolgende vergadering.

  • 6.

    De tweede volzin van artikel 8, vijfde lid is van overeenkomstige toepassing op parafenbesluiten.

Artikel 10 Openbare vergaderingen

  • 1.

    Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2.

    De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking. Op dat moment vervalt het op 24 november 2009 vastgestelde reglement.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 5 juli 2011.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris, de burgemeester,

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in een organisatiebesluit waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen uit de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9 Parafenbesluiten

Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten: een conceptbesluit waarvan door de meerderheid van de leden van het college met een paraaf wordt aangegeven met het advies in te stemmen, waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd. De uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 is hierbij van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet geregeld zijn dat de mogelijkheid bestaat om alsnog in een collegevergadering te beraadslagen en te besluiten over het te nemen (parafen)besluit. Tevens moet duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

In het eerste lid is bepaald wanneer een conceptbesluit is aan te merken als een parafenbesluit. In beginsel moet een collegevoorstel gezien worden door alle leden van het college binnen een circulatietermijn van vier kalenderdagen. Regel is dat de collegevoorstellen uiterlijk op donderdag worden aangeleverd ten behoeve van de collegevergadering van de dinsdag daarop volgend. Vervolgens circuleren de voorstellen van vrijdag tot en met maandag tussen de leden van het college. Het stellen van een termijn is noodzakelijk om te kunnen vaststellen wanneer al dan niet overeenkomstig het voorstel is besloten.

In het tweede lid wordt het mogelijk gemaakt om de circulatietermijn te bekorten wegens spoedeisendheid. Hierbij kan gedacht worden aan de noodzaak van directe besluitvorming wegens voorzienbare financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen.

Door afwezigheid als gevolg van bijvoorbeeld ziekte of vakantie, is het niet altijd mogelijk dat elk collegelid een voorstel kan beoordelen. Het besluit is dan genomen overeenkomstig het voorgestelde advies indien een meerderheid van de leden van het college zich binnen de circulatietermijn middels een paraaf akkoord verklaard heeft én er niemand tijdens de circulatietermijn om bespreking heeft gevraagd (lid 3).

Het vierde lid geeft aan op welk tijdstip het besluit geacht wordt te zijn genomen. Het vijfde en zesde lid regelen hoe de parafenbesluiten worden opgenomen in de besluitenlijst en hoe openbaarmaking en kennisgeving aan de raad plaats vindt.

Artikel 10 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.