Verordening fractieondersteuning gemeente Boxmeer 2014 (met toelichting)

Bijlage: Toelichting Verordening fractieondersteuning gemeente Boxmeer 2014Toelichting Verordening fractieondersteuning gemeente Boxmeer 2014

Toelichting Verordening fractieondersteuning gemeente Boxmeer 2014

1.Algemene toelichting

Bij het vaststellen van de Verordening fractieondersteuning gemeente Boxmeer 2014 is er voor gekozen zo weinig mogelijk te regelen m.b.t. de bestedingsmogelijkheden, zodat er zoveel mogelijk vrijheid is bij het besteden van de budgetten. Een limitatieve opsomming van kosten waarvoor het budget wel en niet besteed mag worden, is ook niet te geven. Er is uitsluitend in de verordening aangegeven waarvoor het budget niet gebruikt mag worden.

Artikel 2 regelt dat het budget niet mag worden gebruikt voor de bekostiging van:

• f.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• g.

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• h.

  giften;

• i.

  uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

• j.

  opleidingen voor raads- en commissieleden.

Door bovengenoemde uitzonderingen wordt voorkomen, dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Boxmeer 2014, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Het budget is welbedoeld voor bijvoorbeeld (niet limitatief):

• ·

  de versterking van de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol;

• ·

  het moet in ieder geval gaan om raadswerkzaamheden;

• ·

  het inhuren van externe deskundigen, voor advies of contra-expertise;

• ·

  fractieondersteuning in de vorm van secretariële, procesmatige of inhoudelijke ondersteuning;

• ·

  faciliteiten voor fractiesecretariaat en fractieondersteuners;

• ·

  het doen van onderzoek;

• ·

  het opzetten en onderhouden van een website, waarmee een fractie zich aan de inwoners van de gemeente presenteert (geen verkiezingscampagne), haar standpunten verwoordt en burgers laat meepraten over (actuele) onderwerpen;

• ·

  het organiseren van bijeenkomsten met burgers in het kader van de volksvertegenwoordigende rol van raadsleden (geen verkiezingscampagne);

• ·

  onderdeel in dit verband zijn zaalhuur, advertenties en organisatie;

• ·

  het houden van een spreekuur voor burgers;

• ·

  het geven van voorlichting aan burgers over actuele onderwerpen;

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden.

2.Toelichting juiste verantwoording

Destijds is in overleg met de accountant nader gekeken naar een juiste verantwoording. Zoals al aangegeven zijn de fracties tamelijk vrij in de besteding van de budgetten, maar jaarlijks moet een goede en transparante verantwoording plaatsvinden over de besteding daarvan. Onderstaand zijn de aanbevelingen van de accountant, het wettelijk kader en enkele voorbeelden zo uitgebreid mogelijk aangegeven zodat vooraf duidelijk is hoe een verantwoorde aanwending kan plaatsvinden.

• a.

  Op de facturen dient duidelijk te worden aangegeven een omschrijving van de prestatie (dienst of goed) waarvoor de uitgaven zijn gedaan in relatie tot de context van de bijdrage van de fractieondersteuning, bijvoorbeeld kosten voor consumpties, kopieerwerk, portokosten voor bulkpost etc. niet vallend onder de onkostenvergoeding voor raadsleden. Indien deze kosten binnen de fractie dan wel op individuele basis zijn gemaakt, vallen zij onder de onkostenvergoeding voor raadsleden. Indien zij daarentegen samenhangen met door de fractie georganiseerde themabijeenkomsten, vallen zij onder onderhavige verordening. Dit dient derhalve duidelijk te blijken uit de in te dienen facturen.

• b.

  Een uitzondering op de kosten genoemd onder sub a vormen de zogenaamde kleine bureaukosten. Het betreft hier kosten voor onder meer telefoon, potloden, pennen, een enkele postzegel enz. Hiervoor geldt een forfaitair bedrag van € 50,00 per kalenderjaar. Uitsluitend hiervan hoeven geen bewijsstukken te worden overgelegd.

• c.

  De uitgaven dienen te worden onderbouwd met bescheiden in de vorm van facturen, bankafschriften en andere bescheiden, zoals kopieën van geplaatste advertenties en van betalingsbewijzen (rekeningafschriften). Bij te declareren consumpties moet duidelijk zijn waar deze consumpties, wanneer en in het kader van welke activiteit genuttigd zijn.

• d.

  Facturen van bedrijven dienen te zijn voorzien van een BTW-nummer.

• e.

  Kosten voor cadeaus, boekenbonnen, bloemen enzovoort vallen indien het cadeaus voor fractieleden zijn niet onder de verordening (er is geen sprake van uitgaven ter versterking van de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de raad) en voor zover het cadeaus naar externe relaties betreft onder de posten “Representatie” of “Giften” zoals genoemd in de bij de verordening behorende bijlage “Relatie met de onkostenvergoeding op basis van de verordening rechtspositie raads- en commissieleden Boxmeer 2014” en daarmee evenmin onder de verordening. Alleen als er sprake is van een vergoeding aan bijvoorbeeld sprekers/deskundigen tijdens themabijeenkomsten of vergaderingen kan dit bekostigd worden uit het fractiebudget.

• f.

  Het budget is niet bedoeld voor de financiering van verkiezingsprogramma´s. Activiteiten van fracties zullen altijd een bepaalde uitstraling hebben op potentiële kiezers. Een duidelijke omschrijving per uitgave maakt een en ander transparant. Het werven van actieve (bestuurs)leden voor een fractie is niet aan te merken als een verkiezingsactiviteit, die naar zijn aard is gericht op het werven van kiezers.

• g.

  Een fractie die het fractiebudget in de landelijke kas stort en dit vervolgens op declaratiebasis besteedt dient duidelijk aan te geven aan welke specifieke activiteit voor/in de gemeente Boxmeer het budget is uitgegeven. Administratieve kosten van ledengegevens zijn van vergoeding uitgesloten, indien onvoldoende duidelijk is dat deze specifiek aanwijsbaar de Boxmeerse gemeenschap betreffen.

• h.

  Scholing van raadsleden mag niet bekostigd worden uit het fractiebudget. Scholing van fractieondersteuners en raadsleden-in-opleiding mag daarentegen wel uit het budget voor fractieondersteuning worden bekostigd.

• i.

  Advertenties op lokale TV en in lokale dag- of huis-aan-huisbladen: bekendmakingen bijeenkomsten mogen wel (volksvertegenwoordiging en organiseren bijeenkomsten met burgers); verkiezingscampagnes niet. Expliciet zal moeten worden aangetoond, dat er geen verkiezingscampagnes op TV zijn gefinancierd met fractiebudgetten. Hetzelfde geldt overigens voor het laten maken van foldermateriaal: duidelijk dient te worden gemaakt voor welk doel de folders zijn gemaakt (op factuur of d.m.v. meezending van een exemplaar van de folder).

• j.

  Kosten voor zaalhuur vallen onder de verordening, omdat zij ofwel zijn gemaakt t.b.v. bijeenkomsten met burgers (volksvertegenwoordiging) ofwel t.b.v. fractievergaderingen (raadswerk, fractieondersteuning) en mogen daarmee worden bekostigd uit het fractiebudget.

• k.

  Consumpties, waarvoor op individuele basis kosten zijn gemaakt vallen onder de onkostenvergoeding voor raadsleden. Hieraan mag het fractiebudget niet worden besteed. Indien zij daarentegen samenhangen met door de fractie georganiseerde themabijeenkomsten of fractievergaderingen, vallen zij wel onder het fractiebudget. Uit de bonnetjes moet blijken waar en wanneer consumpties zijn genuttigd.

• l.

  Enveloppen, kopieerwerk en portokosten: vallen indien zij op individuele basis t.b.v. het raadswerk worden gemaakt onder het rechtspositiebesluit (bureaukosten en porti). Indien zij daarentegen samenhangen met georganiseerde bijeenkomsten of het geven van voorlichting aan burgers is er sprake van kosten voor de gehele fractie gezamenlijk in het kader van haar volksvertegenwoordigende taak en mogen deze kosten worden bestreden uit het fractiebudget.

• m.

  Kosten voor verkiezingscampagnes of voor het werven van leden van een politieke partij, alsmede voor acties gericht op het werven van kiezers, ondersteuners, fractieassistenten of potentiële raadsleden mogen niet uit het fractiebudget worden betaald

3. Relatie met onkostenvergoeding op basis van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Boxmeer 2014

In het kader van het rechtspositiebesluit ontvangen de raadsleden een vaste maandelijkse onkostenvergoeding voor hun raadswerk. Er mag geen overlap bestaan tussen de Verordening fractieondersteuning gemeente Boxmeer 2014 en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Boxmeer 2014. De laatste is gebaseerd op de ministeriële circulaire “onkostenvergoeding wethouders en raadsleden en vergoeding raadsleden en leden van gemeentelijke commissies”. Uit de daarbij behorende bijlage “opbouw onkostenvergoeding” blijkt waar deze onkostenvergoedingen voor gebruikt dienen te worden. Uitgaven, die vallen onder de vaste onkostenvergoeding mogen niet bekostigd worden uit het fractiebudget.

Onder de onkostenvergoeding vallen de volgende posten:

• a.

  Representatie

  Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.). Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie-uitoefening als politieke ambtsdrager. Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties.

• b.

  Vakliteratuur

  Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslag-werken.

• c.

  Contributies (verenigingen)

  Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d.

• d.

  Telefoonkosten

  De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding.

• e.

  Bureaukosten en porti

  Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken.

• f.

  Giften

  Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privé-persoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit.

• g.

  Fractiekosten

  Bijdragen in de kosten van fractieassistenten en secretariaat, fractieweekend.

• h.

  Representatieve ontvangsten aan huis

  Hieronder vallen de kosten verbonden aan ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.).

• i.

  Excursies

  Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten).

(Vastgesteld door de gemeenteraad op 30 oktober 2014)