Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel

Ondertekening

Toelichting op het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007

1.Begripsbepalingen

De begripsbepalingen in paragraaf 1 van het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007 zijn grotendeels gelijk aan de begripsbepalingen uit de Verordening vervoersvergoeding

woon-werkverkeer gemeente Capelle aan den IJssel 2002. Een uitbreiding van de begripsbepalingen heeft plaatsgevonden met de begrippen “Dienstreis”, “Reisregeling binnenland” en “Reisregeling buitenland”.

2.Vervoersvergoeding woon-werkverkeer

Verordening 2002

Op 29 oktober 2002 heeft het college van burgemeester en wethouders besloten tot het vaststellen van de Verordening vervoersvergoeding woon-werkverkeer gemeente Capelle aan den IJssel 2002. Deze verordening werd vastgesteld op grond van de noodzaak om goede secundaire arbeidsvoorwaarden met betrekking tot woon-werkverkeer voor de medewerkers van de gemeente te creëren. Op deze wijze diende de gemeente Capelle aan den IJssel aantrekkelijker te worden gemaakt voor zowel het zittende personeel als voor het nieuw te werven personeel ofwel de gemeente diende concurrerend te zijn ten opzichte van andere gemeenten.

De betreffende verordening werd vastgesteld met inachtneming van de fiscale wetgeving, wat in concreto betekende dat alle begrippen en termen uit de fiscale wetgeving werden overgenomen.

De Verordening vervoersvergoeding gemeente Capelle aan den IJssel 2002 die is ingegaan op 1 januari 2002, bevatte in hoofdlijnen de volgende bepalingen:

• 1.

  De ambtenaar die naar zijn vaste arbeidsplaats reist en waarvan de afstand naar het feitelijk woonadres/verblijfplaats meer dan 10 kilometer bedraagt, derhalve een afstand vanaf 10,1 kilometer, heeft de keuze uit een vervoersbijdrage ter grootte van 50% van de fiscale forfaitaire tabel, dan wel indien gebruik wordt gemaakt van een vorm van openbaar vervoer, uit een OV-jaarabonnement of een NS-trajectkaart. De OV-jaarkaart geldt voor het vaste woon-werkverkeer-traject en is op basis van de tweede klasse. De OV-jaarkaart wordt verstrekt door de werkgever.

• 2.

  Deeltijders die minder dan vier dagen per week werken en kiezen voor een vervoersbijdrage ter grootte van 50% van de fiscale forfaitaire tabel, ontvangen overeenkomstig de forfaitaire regeling een vergoeding naar evenredigheid van het aantal dagen waarop is gereisd.

• 3.

  Alle vergoedingen zijn in de sfeer van de loonheffingen – loonbelasting, sociale premies en Zorgverzekeringswet – onbelast respectievelijk worden door de werkgever netto verstrekt.

• 4.

  De reiskostenvergoeding op grond van de verordening wordt niet afhankelijk gesteld van het gebruikte vervoermiddel en is evenmin afhankelijk van de intentie om te verhuizen naar de standplaats als bedoeld in de Verplaatsingskostenverordening 1991. Op grond van de Verplaatsingskostenverordening bestond de mogelijkheid om indien een dergelijke intentie werd uitgesproken, een tegemoetkoming in de reiskosten te ontvangen voor de duur van twee jaar. Deze tegemoetkoming in de reiskosten wordt met de inwerkingtreding van de Verordening vervoers-vergoeding gemeente Capelle aan den IJssel 2002 derhalve niet meer toegekend.

• 5.

  De reiskosten bij dienstreizen over een traject dat samenvalt met het woon-werkverkeer kunnen niet langer worden gedeclareerd. De vergoeding van deze reiskosten wordt geacht verdisconteerd te zijn in de vergoeding van de werkgever.

• 6.

  Indien de werknemer arbeidsongeschikt is, maar wel dagelijks of een aantal dagen per week van zijn woning naar de arbeidsplaats reist in verband met reïntegratie of arbeidstherapie, blijft de aanspraak op een vervoersvergoeding gehandhaafd.

Volgens de bepalingen van de Verordening vervoersvergoeding woon-werkverkeer gemeente

Capelle aan den IJssel 2002 was er sprake van woon-werkverkeer als de werknemer ten minste eenmaal per week op dezelfde dag langs de snelste weg heen en weer reist tussen zijn woning of verblijfplaats en de arbeidsplaats. De afstand woon-werkverkeer werd door de werkgever bepaald aan de hand van een zeer nauwkeurige routeplanner, zijnde de ANWB-routeplanner (snelste route). Inzake het begrip feitelijk woonadres/verblijfplaats ging het bij een woning om een vaste woongelegenheid waar het gezin dan wel de partner verbleef en kon het om een verblijfplaats gaan als de medewerker door de week in de buurt van zijn werk een kamer aanhield. In de laatstgenoemde situatie gold de vergoeding voor de reizen die bij deze kamer beginnen.

Aan de onderhavige verordening is toepassing gegeven doordat na het besluit van het college van burgemeester en wethouders aan alle medewerkers een besluit is toegezonden inzake het al dan niet toekennen van een vergoeding op grond van de verordening. Vanaf dit moment wordt de toekenning van een vergoeding en de hoogte van de vergoeding op grond van de verordening vastgesteld bij de indiensttreding van een medewerker en maakt als zodanig onderdeel uit van de aanstellingsbrief.

Huidige verordening

Inmiddels zijn de fiscale spelregels inzake de vergoedingen voor het woon-werkverkeer aanzienlijk veranderd en voldoet de Verordening vervoersvergoeding woon-werkverkeer gemeente

Capelle aan den IJssel 2002 niet meer aan de huidige fiscale wet- en regelgeving. Het reiskostenforfait was van toepassing tot 1 januari 2004. Sedert deze datum bestaat dit niet meer. Een werkgever mag een onbelaste vergoeding geven voor de kosten woon-werkverkeer tot een maximumbedrag van € 0,19 per daadwerkelijk afgelegde kilometer. Nu het gaat om een onbelaste vergoeding van de daadwerkelijk afgelegde kilometers, betekent dit dat de gemeente gedwongen wordt tot het voeren van een administratie waarin is vastgelegd het aantal dagen dat een medewerker op zijn werk is geweest en de afgelegde afstand wordt vastgelegd.

Al voor de invoering van de nieuwe wetgeving was het duidelijk dat de beoogde vereenvoudiging zo niet haalbaar was. In plaats van het voeren van een administratie waarin alles nauwkeurig wordt vastgelegd met betrekking tot de woon-werkvergoedingen is het mogelijk om een praktische regeling te hanteren.

Door middel van deze regeling is het mogelijk om onder bepaalde voorwaarden een vaste vergoeding uit te betalen voor reiskosten, zonder dat een nauwkeurige administratie van werkelijk gewerkte dagen en afgelegde afstanden noodzakelijk is. Deze praktische regeling is vastgelegd in artikel 3 van het

Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007.

Met de inwerkingtreding van het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007 is de Verordening vervoersvergoeding woon-werkverkeer gemeente Capelle aan den IJssel 2002 ingetrokken.

Vaste vervoersvergoeding

De hoogte van de maandelijkse vervoersvergoeding woon-werkverkeer eigen vervoer op basis van een vaste vervoersvergoeding wordt als volgt bepaald:

(214 werkdagen x totale reisafstand x € 0,19)/12 maanden.

Deze praktische regeling is echter alleen toepasbaar voor medewerkers die ten minste 70% van het aantal werkdagen per kalenderjaar ofwel 150 dagen op jaarbasis naar de vaste arbeidsplaats reizen.

Vastgesteld kan worden dat voor bijna alle medewerkers van de gemeente deze regeling toepasbaar is.

Echter, voor de medewerker die niet voldoet aan het criterium van 70% van het aantal werkdagen per kalenderjaar geldt dat hij zijn reiskosten vergoed krijgt op declaratiebasis. Hierbij geldt een vergoeding van

€ 0,19 per kilometer met een maximum van de vergoeding als weergegeven in de tabel in artikel 3, lid 5 van het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007.

In het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007 blijft de maximale hoogte van de vervoersvergoeding gelijk aan de maximale vervoersvergoeding zoals deze werd bepaald volgens de Verordening vervoersvergoeding woon-werkverkeer gemeente Capelle aan den IJssel 2002 op basis van het voorheen geldende reiskostenforfait. Er zijn derhalve geen financiële consequenties.

Wijzigingen

Het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007 kent, voor wat betreft de vervoersvergoeding woon-werkverkeer, ten opzichte van de voorheen geldende regeling voor de vervoersvergoedingen woon-werkverkeer drie wijzigingen:

• 1.

  Een vergoeding gebaseerd op de hierboven genoemde methode in plaats van het toepassen van het oude reiskostenforfait.

• 2.

  De vergoeding van de reiskosten op declaratiebasis voor de medewerkers die niet voldoen aan het genoemde criterium van 70%.

• 3.

  De saldering zoals opgenomen in artikel 16 van het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007.

Saldering

Onder saldering wordt verstaan de mogelijkheid om met ingang van het jaar 2008 de vervoersvergoedingen woon-werkverkeer te salderen met de vergoedingen voor dienstreizen. Met salderen wordt het volgende bedoeld: als gevolg van het beschikbare budget voor woon-werkverkeer de medewerkers ontvangen niet de maximaal mogelijke fiscale onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Omdat meer zou mogen worden vergoed voor de woon-werkvergoeding dan momenteel wordt gedaan ontstaat er een fiscale ruimte. Voor de vergoedingen voor dienstreizen geldt dat deze worden vergoed tegen een bedrag van

31 eurocent. Dit is € 0,12 meer dan de fiscale wetgeving voorschrijft. Deze € 0,12 wordt dan ook bruto uitgekeerd. De nieuwe fiscale wetgeving biedt de mogelijkheid om de ongebruikte fiscale ruimte in het

woon-werkverkeer te salderen met het belaste deel van de zakelijke kilometers.

Voorbeeld

Het volgende voorbeeld kan dit verduidelijken.

Medewerker A reist vijf dagen per week 10 kilometer van zijn huis naar de arbeidsplaats (en andersom) en zou derhalve een onbelaste vergoeding kunnen krijgen, gelet op de fiscale wetgeving, van maximaal

(214 werkdagen x 20 kilometer x € 0,19)/12 maanden) € 67,67 per maand ofwel € 812,04 per jaar.

Om reden dat de vaste vergoeding voor het woon-werkverkeer in onze regeling is gemaximeerd tot € 32,50 per maand, is derhalve een fiscale ruimte aanwezig van € 35,17 per maand ofwel € 422,04 per jaar.

Eenmaal per maand gedurende het gehele jaar maakt deze medewerker een dienstreis van 100 kilometer waarvoor gedeclareerd mag worden een bedrag van € 0,31 per kilometer (€ 0,19 belast en € 0,12 onbelast). Gelet op het belaste deel van de kilometervergoeding (€ 0,12) wordt op maandbasis belast een bedrag van 100 x € 0,12 = € 12,-- en op jaarbasis derhalve een bedrag van € 240,--. Gelet echter op de fiscale ruimte van € 35,17 per maand ofwel € 422,04 per jaar had de vergoeding voor de dienstreis onbelast kunnen worden uitbetaald. Dit wordt op het einde van het jaar alsnog gecorrigeerd.

De salarisadministratie draagt zorg voor de uitbetaling van de vervoersvergoeding en derhalve ook voor de uitbetaling van de saldering. Van de zijde van de medewerker is derhalve geen actie noodzakelijk.

Vervoersvergoeding woon-werkverkeer openbaar vervoer

Medewerkers kunnen voor het woon-werkverkeer gebruik maken van het openbaar vervoer.

Hiervoor dienen zij een abonnement (maandkaart dan wel jaarkaart) aan te schaffen van het betreffende openbaar vervoersmiddel. Na overhandiging van een kopie van een dergelijke kaart zal de gemeente overgaan tot het vergoeden van de gemaakte kosten. Na afloop van de geldigheidstermijn van het abonnement dient de medewerker het originele exemplaar te overhandigen aan de salarisadministratie. Losse kaartjes dan wel strippenkaarten komen niet in aanmerking voor een vergoeding. Indien wordt gekozen om te reizen met het openbaar vervoer dient deze keuze in beginsel gedurende een jaar

(12 maanden) gehandhaafd te blijven. Na afloop van het jaar (12 maanden) dient de medewerker opnieuw zijn keuze kenbaar te maken.

Let op

De vervoersvergoeding op grond van het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007 is niet afhankelijk van het gebruikte vervoermiddel. De vervoersvergoeding is eveneens niet afhankelijk van de noodzaak casu quo de intentie om te verhuizen naar de standpplaats als bedoeld in de Verplaatsingskostenverordening 1991. Op grond van de Verplaatsingskostenverordening bestond de mogelijkheid om bij aanwezigheid van de noodzaak van een verhuizing, een tegemoetkoming te verstrekken in de reiskosten voor de duur van twee jaar. In artikel 9 van het Besluit kostenvergoedingen is vastgelegd dat indien een vervoersvergoeding wordt toegekend de in de Verplaatsingskostenverordening genoemde reiskostenvergoeding niet wordt toegekend.

3.Vergoeding reis- en verblijfkosten van binnenlandse dienstreizen

Reis- en verblijfkosten

In paragraaf 3 van het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007 is vastgelegd aan welke voorwaarden een binnenlandse dienstreis dient te voldoen voordat wordt overgegaan tot een vergoeding van de hieraan verbonden reiskosten en (eventueel) de verblijfkosten. Een dergelijke vastlegging van de voorwaarden voor een dienstreis heeft tot op heden niet plaatsgevonden en is noodzakelijk geacht om alle mogelijke onduidelijkheden weg te nemen.

De hoogte van de kilometervergoeding voor dienstreizen is afgeleid van de Reisregeling binnenland die geldt voor de ambtenaren van de sector rijk. Wijzigingen in de hoogte van de vergoeding en/of de voorwaarden voor de vergoeding zijn opgenomen in een circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die (voor dit onderwerp) eenmaal per jaar ter kennis van de gemeente wordt gebracht. De hoogte van de kilometervergoeding voor dienstreizen is momenteel bepaald op € 0,28 per kilometer waarvan € 0,12 belast is. In overeenstemming met de commissie voor Georganiseerd Overleg is enige jaren geleden vastgesteld dat de kilometervergoeding in deze gemeente echter € 0,31 bedraagt.

De verblijfkosten kunnen bestaan uit de volgende kostensoorten:

• a.

  kleine uitgaven overdag (dagcomponent);

• b.

  kleine uitgaven ’s avonds (avondcomponent);

• c.

  ontbijt (ontbijtcomponent);

• d.

  lunch (lunchcomponent);

• e.

  diner (dinercomponent);

• f.

  logies (logiescomponent).

De voorwaarden waaraan een dienstreis moet voldoen ten einde te kunnen komen tot een uitbetaling van de reis- en verblijfkosten zijn neergelegd in de artikelen 10 tot en met 13 en 15 van het Besluit kostenvergoedingen en behoeven geen nadere toelichting. De hoogte van de vergoeding voor reiskosten en verblijfkosten is vastgelegd in de artikelen 14 en 18. Bijzondere vermelding verdient het bepaalde in

artikel 15, lid 1 volgens welk artikel de vergoeding van de reiskosten plaatsvindt op grond van de daadwerkelijk gemaakte kosten voor een plaats in de eerste klasse. Deze bepaling is in overeenstemming met het bepaalde in de Reisregeling binnenland.

Parkeer-, veer- en tolgelden

De vergoeding van € 0,31 per kilometer bevat ook reeds de kosten voor parkeer-, veer- en tolgelden.

Dit betekent dat deze kosten niet alsnog kunnen worden gedeclareerd.

Schade

Volledigheidshalve wijzen wij erop dat in het geval met eigen motorrijtuig in de zin van de

Wet aansprakelijkheidsverzekering motorrijtuigen een dienstreis wordt gemaakt, de eventuele schade die geleden wordt als gevolg van deze dienstreis wordt vergoed, tenzij de schade bestaat uit de normale slijtage van het gebruikte motorrijtuig dan wel sprake is van aan opzet of bewuste roekeloosheid grenzende verwijtbaarheid van de medewerker. De medewerker die in de regel meer dan 10.000 kilometers per jaar rijdt ten behoeve van de dienst en hiervoor een vergoeding ontvangt, heeft in het geheel geen recht op vergoeding van schade aan zijn eigen motorrijtuig.

4.Vergoeding reis- en verblijfkosten van buitenlandse dienstreizen

In paragraaf 4 van het Besluit kostenvergoedingen gemeente Capelle aan den IJssel 2007 is vastgelegd aan welke voorwaarden een buitenlandse dienstreis dient te voldoen voordat wordt overgegaan tot een vergoeding van de hieraan verbonden reiskosten en (eventueel) de verblijfkosten. Een dergelijke vastlegging van de voorwaarden voor een dienstreis heeft tot op heden niet plaatsgevonden en is noodzakelijk geacht om alle mogelijke onduidelijkheden weg te nemen.

De hoogte van de vergoedingen voor reiskosten en (eventueel) verblijfkosten voor buitenlandse dienstreizen is afgeleid van de Reisregeling buitenland die geldt voor de ambtenaren van de sector rijk. Wijzigingen in de hoogte van de vergoeding en/of de voorwaarden voor de vergoeding zijn opgenomen in een circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die (voor dit onderwerp) eenmaal per jaar ter kennis van de gemeente wordt gebracht. De werkelijke kosten van de dienstreizen worden geheel vergoed. De hoogte van de verblijfkosten worden bepaald door de Reisregeling buitenland en zijn afhankelijk van het betreffende land dat bezocht wordt (zie bijbehorende tarieflijst).

De verblijfkosten kunnen bestaan uit de volgende kostensoorten:

• a.

  ontbijt (ontbijtcomponent);

• b.

  lunch (lunchcomponent);

• c.

  diner (dinercomponent);

• d.

  logies (logiescomponent);

• e.

  overige kosten.

De Reisregeling buitenland geeft een tweetal bedragen per land of gebiedsdeel weer, te weten een bedrag voor logieskosten en een bedrag voor overige kosten. Het bedrag van de overige kosten ziet op de kostensoorten zoals hierboven genoemd onder a tot en met e. Ieder component vertegenwoordigd een percentage van het bedrag voor overige kosten. De percentages kunnen als volgt worden weergegeven:

• -

  12% van het bedrag voor overige kosten ziet op de ontbijtvergoeding;

• -

  20% van het bedrag voor overige kosten ziet op de lunchvergoeding;

• -

  32% van het bedrag voor overige kosten ziet op de dinervergoeding; en

• -

  1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt.

De voorwaarden waaraan een dienstreis moet voldoen ten einde te kunnen komen tot een uitbetaling

van de reiskosten alsmede de hoogte van de vergoeding voor reiskosten zijn neergelegd in de

artikelen 19 tot en met 23 van het Besluit kostenvergoedingen en behoeven geen nadere toelichting.

De voorwaarden en de hoogte van de vergoeding voor verblijfkosten zijn vastgelegd in de artikelen 24 tot en met 26.

5.Vergoeding kosten van een warme maaltijd

De vergoeding van de kosten van een warme maaltijd is vastgelegd in artikel 27 van het Besluit kostenvergoedingen. Deze vergoeding is afgeleid van de Reisregeling binnenland die geldt voor de ambtenaren van de sector rijk.