Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Castricum 2018

Ondertekening

Toelichting

Algemene toelichting

De verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. In dit artikel is expliciet vastgelegd dat de raad en individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten voor de gemeente Castricum zijn in deze verordening geregeld.

Het in 2002 ingevoerde dualistische bestuursstelsel heeft tot de nodige veranderingen geleid. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit ‘instituut’, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, is het aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke ondersteuning en bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en –via de gemeentesecretaris- de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een bijzondere rol in het duale stelsel. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk een beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

De verordening behandelt gedetailleerd de verzoeken om informatie, de ambtelijke bijstand en advies aan de raadsleden. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels omdat deze ambtenaren doorgaans allen voor het college werken.

Dat de raad beschikt over een griffier en een griffiemedewerker betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is van beperkte omvang en ondersteunt de raad en carrousels. Voor inhoudelijke hulp zal een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Ook in de instructie van de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder anderen de leden van de gemeenteraad. En voor het functioneren van de raadsleden geldt de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden. De verschillende regelingen dienen dan ook naast elkaar te worden gebruikt.

Artikelsgewijze toelichting

HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Met dit artikel wordt onderscheid gemaakt in de typen informatievoorziening en ondersteuning.

• a.

  onder ‘informatie’ vallen alle informatieve vragen die een verduidelijking opleveren, w.o. ook inzage in documenten en het vragen van een objectief deskundig advies over procedures en gebruik van instrumenten. De vragen zijn van beperkte omvang en het verstrekken van het antwoord neemt weinig tijd in beslag.

• b.

  ‘bijstand’ betreft informatievoorziening of ondersteuning waarbij niet meer sprake is van beperkte omvang. Deze verzoeken lopen altijd via de griffier.

• c.

  ‘document’ betreft een bij een overheidsorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat (conform definitie uit de Wet openbaarheid van bestuur).

• d.

  ‘openbaar’ wordt gedefinieerd in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur: ‘een bestuursorgaan verstrekt bij de uitvoering van zijn taak, onverminderd het elders in de wet bepaalde informatie overeenkomstig deze wet’.

• e.

  bij ‘fractie’ wordt teruggegrepen naar artikel 82 Gemeentewet, derde lid, omdat de Gemeentewet fractie niet definieert. Artikel 82 gaat wel uit van het bestaan van de in de raad vertegenwoordigende groeperingen. Bij aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het echter vóórkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de factie in de eerste vergadering de aanduiding mee.

HOOFDSTUK 2 ONDERSTEUNING VAN DE RAAD EN CARROUSELS

Artikel 2 Organisatorische en inhoudelijke ondersteuning

Het artikel regelt de ondersteuning van de raad en carrousel als geheel. Voor het gestelde in het tweede lid is de griffier niet verantwoordelijk, maar kan bij het geleverde wel toetsen of is voldaan aan de criteria die de raad en/of carrousel vooraf hebben opgesteld.

HOOFDSTUK 3 INFORMATIE, AMBTELIJKE BIJSTAND EN ADVIES AAN RAADSLEDEN

Artikel 3 Recht op informatie en ambtelijke bijstand

Dit artikel regelt het recht dat alle raadsleden hebben, om zich volledig te laten informeren en zich te laten bijstaan door de ambtelijke organisatie teneinde tot een goede besluitvorming te komen. De informatieverstrekking en bijstand kunnen onbeperkt worden verleend.

Artikel 4 Verzoek om informatie

Elk raadslid kan zich hiervoor wenden tot de griffier of rechtstreeks tot een door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar.

Artikel 5 Verzoek om ambtelijke bijstand

Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de regulier ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent, moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in omvang van de werkzaamheden van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Artikel 6 Niet in behandeling nemen van een verzoek om ambtelijke bijstand

Beoordeling of één van de in dit artikel genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In het vierde lid is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van de ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (art. 180 Gemeentewet).

Artikel 7 Ontevreden over ambtelijke bijstand

Ook indien -naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgermeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

Hoofdstuk 3 is ook van toepassing op de leden een carrousel – die niet tevens raadslid zijn- voor zover dit strekt tot het uitoefenen van de taken van de betreffende carrousel. Wettelijk gezien hebben carrouselleden niet dezelfde rechten als raadsleden, echter de raad kan zelf bepalen in de verordening dat deze carrouselleden in aanmerking komen voor ambtelijke bijstand. De gemeenteraad van Castricum heeft de carrouselleden benoemd, en op basis hiervan gelden voor hen ook de regels in dit hoofdstuk.

HOOFDSTUK 4 FRACTIEONDERSTEUNING

Artikel 8 Jaarlijkse financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt haar vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat per kalenderjaar uit een vast bedrag per fractie aangevuld met een vast bedrag per raadszetel. Het vaste bedrag per fractie garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied ligt het voor de hand dat zij een hogere vergoeding krijgen in de vorm van het aanvullende deel dat de fractie per raadszetel krijgt. De financiële bijdrage wordt gestort op de rekening die de fractie beheert.

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In januari ontvangen de fracties het vaste deel van de fractievergoeding van 1250 euro.

De raad beoordeelt de verantwoordingen van de fracties over het voorgaande jaar en stelt deze vast. Na vaststelling wordt het variabele deel van de fractievergoeding uitbetaald.

In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in januari uitbetaald voor de eerste drie maanden van het jaar. De fracties ontvangen dan zowel meteen het variabele gedeelte als het vaste gedeelte van de fractievergoeding. In april wordt de fractievergoeding aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend.

Artikel 9 Financiële bijdrage bij splitsing

Indien een raadslid zich afsplitst van de fractie neemt het betreffende raadslid het variabele deel van de bijdrage voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar de nieuwe fractie. Voor de berekening wordt uitgegaan van de eerstvolgende kalendermaand na splitsing. Let wel: de bijdrage is niet aan de persoon toegewezen, maar aan de fractie. Dit betekent dat raadsleden niet zelf over de bijdrage kunnen beschikken. Een nieuwe fractie die ontstaat door splitsing heeft geen recht op het vaste deel van de fractieondersteuning.

Als de raadszetel wordt terug gegeven aan de raad, wordt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar teruggestort in de gemeentekas.

Artikel 10 Besteding financiële bijdrage

Voorwaarde voor besteding van de fractievergoeding is dat de bijdrage wordt besteed aan raadswerkzaamheden teneinde de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. Deze opsomming houdt verband met drie hoofdtaken die de raad als bestuursorgaan kreeg toegekend na de invoering van de dualisering van het gemeentebestuur.

Raadsleden kunnen zichzelf of bedrijven waarvoor zij werkzaam zijn niet betalen voor diensten uit het fractiebudget.

Lid 3 van artikel 10 bevat een niet-limitatieve opsomming van kosten die uit het fractiebudget betaald mogen worden.

De bijdrage mag gebruikt worden om een vrijwilligersvergoeding uit de keren aan een fractieondersteuner mits de fractie en de ondersteuner hierover afspraken op papier zetten (welke werkzaamheden tegen welke vergoeding). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het formulier zoals opgenomen in bijlage 1. Houdt u hierbij rekening met de voorwaarden die de Belastingdienst stelt aan het onbelast verstrekken van een vrijwilligersvergoeding. Indien de fractieondersteuner tevens werkzaam is als carrousellid is sprake van een dubbelfunctie en moet duidelijk worden aangetoond voor welke werkzaamheden de vergoeding wordt verstrekt. Het is in strijd met de Gemeentewet als een fractieondersteuner politiek-inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden uitoefent voor zichzelf als carrousellid. Een raadslid kan niet tevens een betaald fractieondersteuner zijn.

Kosten voor de organisatie van openbare bijeenkomsten georganiseerd door de fractie mogen uit het fractiebudget betaald worden mits het programma inhoudelijk een relatie heeft met de gemeente Castricum. Het betreft hier kosten die worden gemaakt ten behoeve van de volksvertegenwoordigende rol van de fractie. Denk hierbij aan kosten voor zaalhuur, het plaatsen van een advertentie met de uitnodiging, de kosten van een spreker en consumpties tijdens de bijeenkomst. Wordt er door een fractie vergaderd buiten de muren van het gemeentehuis, bijvoorbeeld ter voorbereiding van een raadsvergadering, dan is er geen sprake van een openbare bijeenkomst en komen de kosten van consumpties, zaalhuur en etc. voor eigen rekening.

Het is tevens mogelijk advertentiekosten uit de fractievergoeding te bekostigen waarin wordt aangeven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd. In het geval van advertenties dient bij de verantwoording naast de facturen tevens een kopie van de geplaatste advertentie worden overlegd om te kunnen toetsen of de advertentie niet het karakter heeft van een campagne-uiting.

Het fractiebudget mag worden aangesproken voor de kosten van zaalhuur voor maximaal 1 heisessie per jaar gericht op het functioneren van de fractie. In principe kunnen kosten voor zaalhuur voor fractiebijeenkomst niet uit het fractiebudget worden betaald. Hiervoor is immers aan elke fractie een ruimte ter beschikking gesteld in het gemeentehuis. In dit geval is een uitzondering gemaakt voor één jaarlijkse heisessie per jaar omdat het hier geen inhoudelijke fractievergadering betreft maar een vergadering met de fractie over zijn eigen functioneren.

Kosten voor het inhuren van extern advies kunnen worden betaald uit het fractiebudget.

Kosten voor het onderhoud en het beheer van de website van de fractie kunnen betaald worden uit het fractiebudget. Uitgaven betreffende een website waarmee de fractie zich presenteert, standpunten verwoordt en burgers de gelegenheid geeft om mee te praten over politieke onderwerpen. Veelal zien we websites waarbij partij- en fractiezaken door elkaar lopen. In dat geval ligt het voor de hand dat fractie en bestuur de kosten voor de website delen.

Kosten voor een (digitaal) krantenabonnement ten behoeve van de fractie kunnen uit het fractiebudget betaald worden.

De raad van Castricum werkt sinds 2011 papierloos. Aan raadsleden wordt een Ipad verstrekt in bruikleen op grond van de verordening rechtspositie. Fracties kunnen ten laste van het fractiebudget per raadsperiode twee computers (laptops of Ipads) aanschaffen ten behoeve van hun carrouselleden. Alle raads- en carrouselleden hebben toegang tot de digitale vergaderstukken via NotuBox. Indien fracties ook hun fractieondersteuners toegang willen geven tot NotuBox, kunnen de kosten hiervoor betaald worden uit het fractiebudget tot een maximum van twee ondersteuners per fractie.

Kosten die gemaakt worden voor het beschikken over een rekening voor de fractie mogen uit het fractiebudget betaald worden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om bankkosten of de kosten die gemaakt worden voor de oprichting van een stichting fractieondersteuning.

In lid vier van dit artikel is opgenomen waar de fractiebijdrage niet aan mag worden besteed.

De fractiebijdrage is bedoeld ter ondersteuning van de zittende fractieleden en niet om verkiezingscampagnes te financieren. Hiervoor zijn reeds andere bronnen beschikbaar zoals lidmaatschapsgelden, subsidies, giften en etc.

Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen geleverd ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde activiteit, en op basis van een gespecificeerde, reële declaratie mogen niet uit het fractiebudget worden betaald. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de contributie-verplichtingen van individuele raadsleden.

Giften mogen niet worden betaald uit het fractiebudget. Het is van belang dat het fractiebudget daadwerkelijk ten goede komt van de fractie. Giften komen niet ten goede aan de fractie maar aan de partij en/of een individueel (kandidaat)raadslid.

Uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden mogen niet betaald worden uit het fractiebudget. De volgende vergoedingen en tegemoetkoming mogen dus niet worden bekostiging uit het fractiebudget:

• -

  De verordening rechtspositie geeft aan dat raadsleden een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden overeenkomstig artikel 2 eerste lid van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Het is dus niet toegestaan raadsleden een vergoeding voor hun werkzaamheden te betalen uit het fractiebudget.

• -

  De verordening rechtspositie geeft aan dat carrouselleden een vergoeding ontvangen per bijgewoonde vergadering met een maximum van drie per maand overeenkomstig het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Het is dus niet toegestaan carrouselleden een vergoeding te betalen voor hun werkzaamheden uit het fractiebudget.

• -

  De verordening rechtspositie geeft aan in welke gevallen reis- en verblijfskosten gedeclareerd kunnen worden. Deze kosten kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget.

• -

  De verordening rechtspositie geeft aan in welke gevallen reis- en verblijfskosten gedeclareerd kunnen worden voor een buitenlandse excursie of reis. Deze kosten kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget.

• -

  De verordening rechtspositie geeft aan in welke gevallen scholing gedeclareerd kan worden. Cursussen, bezoek aan seminars en congressen voor raads- en carrouselleden worden bekostigd uit het daarvoor beschikbare opleidingsbudget. In de beleidsregels voor individuele cursussen, congressen en symposia voor raads- en carrouselleden staan de regels voor vergoeding van kosten voor individuele opleidingen. Deze kosten kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget.

• -

  Aan raadsleden wordt, conform de verordening rechtspositie, een computer/tablet in bruikleen ter beschikking gesteld. Dergelijke kosten kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget.

• -

  Het Rechtspositiebesluit regelt dat raadsleden een onkostenvergoeding ontvangen voor de aan de uitvoering van het raadslidmaatschap verbonden kosten De volgende kosten worden raadsleden geacht uit de onkostenvergoeding te betalen1, deze kunnen dus niet betaald worden uit het fractiebudget:

  • ○

    representatie;

  • ○

    vakliteratuur;

  • ○

    excursies;

  • ○

    bureaukosten;

  • ○

    contributies, lidmaatschappen;

  • ○

    ontvangsten thuis;

  • ○

    zakelijke giften

  • ○

    individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

  • ○

    fooien in Nederland;

  • ○

    verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

  • ○

    gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke

  • ○

    verzorging;

  • ○

    activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

  • ○

    abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden

  • ○

    ontvangen;

  • ○

    representatieve aanpassingen aan de eigen woning en representatieve ontvangsten thuis

Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden kunnen niet uit het fractiebudget betaald worden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit het fractiebudget.

Ook overige uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige reglementen kunnen niet worden betaald uit het fractiebudget.

Artikel 11 Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage

Het niet-gebruikte deel van de fractieondersteuning wordt opgenomen in de reserve van de fractie. De opgebouwde reserve wordt administratief bijgehouden maar blijft in beheer van de fractie. Aan de hoogte van de reserve is geen maximum verbonden. Fracties kunnen een positief of negatief saldo binnen een boekjaar zo zelf flexibel opvangen via de reserve. Het reservesaldo dat resteert na afloop van een raadsperiode wordt aan de gemeente terugbetaald.

Artikel 12 Verantwoording financiële bijdrage

De uitgaven dienen inzichtelijk te worden gemaakt door het overleggen van een overzicht van inkomsten en uitgaven met nota’s zodat de raad bij vaststelling kan oordelen of de bestedingen rechtmatig zijn gedaan. Nota’s dienen aantoonbaar gericht te zijn aan de fractie. Dit kan de fractie zelf zijn, de penningmeester of secretaris van de fractie of één van de fractieleden.

De griffie verricht de toetsing op de verantwoording van de stukken. De griffie bekijkt of alle bonnen zijn bijgevoegd en of er geen uitgaven zijn gedaan die niet uit het fractiebudget betaald hadden mogen worden. De griffie neemt eventueel contact op met de betreffende fracties als dat het geval is. De griffie maakt een advies voor de auditcommissie. In het advies staat of alle fracties hun verantwoording hebben aangeleverd, welke zaken zijn geconstateerd die niet uit het budget betaald hadden mogen worden en geeft aan of de verantwoordingen van de fracties akkoord zijn. Als de auditcommissie akkoord is met het advies, stelt de auditcommissie een raadsvoorstel en concept raadsbesluit op. Naast het raadsvoorstel en het raadsbesluit worden de financiële verantwoordingen en onderliggende stukken van de fracties op de website van de gemeenteraad van Castricum gepubliceerd.

Nadat de raad de verantwoordingen heeft vastgesteld, verzorgt de griffie de afrekeningen. In het raadsbesluit wordt tevens de hoogte van de mutaties in de reserve en de hoogte van de reserve aan het eind van het jaar meegenomen.

De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle van de jaarrekening.

HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN

Artikel 13 Uitleg verordening

Dit behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 15 Citeerregel

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Bijlage 1. Overeenkomst fractieondersteuning

De fractie …………………………………………………………………, vertegenwoordigd door

……………………………………………………………………… en de heer/mevrouw

……………………………………………………………………… (naam fractie-ondersteuner)

gaan de volgende samenwerking aan:

1. Werkzaamheden

De fractieondersteuner verricht de volgende taken voor de fractie:

• 1.

  ……………………………………………………………

• 2.

  ……………………………………………………………

• 3.

  ……………………………………………………………

• 4.

  ……………………………………………………………

2. Aanvang en einde van de overeenkomst

De fractieondersteuner heeft bovengenoemde werkzaamheden verricht

in de in de periode …………………………………… tot en met …………………………………

3. Vergoeding

De fractieondersteuner ontvangt voor bovengenoemde werkzaamheden

een vrijwilligersvergoeding ter hoogte van ……………………… euro.

Aldus overeengekomen en ondertekend te ……………………… op datum ……………………