Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente De Ronde Venen

Managementsamenvatting

De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is als volgt geformuleerd:

• 1.

  Bevorderen van doelmatig inkopen.

• 2.

  Bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van inkoop en aanbesteden.

• 3.

  Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern.

• 4.

  Verantwoording van gevolgde aanbestedingsprocedures.

Om deze doelstellingen te bereiken is in deze nota een overzicht gegeven van de vigerende regelgeving en van algemeen beleid wat van invloed is op inkopen en aanbesteden.

In 16 uitgangspunten is geformuleerd wat wij als lokale overheid belangrijk vinden op het gebied van inkopen en aanbesteden:

• 1.

  Van toepassing zijnde wet- en regelgeving dient nageleefd te worden.

• 2.

  Bij de aanbesteding van werken zal gebruik gemaakt worden van een het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005)

• 3.

  De gemeente hanteert in principe bij de inkoop van diensten of leveringen de eigen inkoopvoorwaarden en bij werken de UAV 1989 dan wel UAV-GC voor geïntegreerde contracten

• 4.

  De gemeente heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam- milieubewust inkopen, maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en contract compliance.

• 5.

  Het sociaal werkvoorzieningschap Pauw-Bedrijven zal bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen gevraagd worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is.

• 6.

  Integriteit van bestuurders en ambtenaren.

• 7.

  Kinderarbeid dient te allen tijde worden voorkomen.

• 8.

  De wijze van aanbesteden is afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht.

• 9.

  Het afwegen van prijs en kwaliteit vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde selectie- en gunningscriteria.

• 10.

  De gemeente participeert in samenwerkingsverbanden om meerwaarde te creëren ten opzichte van wat individueel bereikt kan worden.

• 11.

  De gemeente hanteert geen voorkeursbeleid voor lokale en regionale leveranciers. Bij onderhandse aanbestedingen krijgen lokale leveranciers gelijke kansen als leveranciers van buiten de gemeente. Zo mogelijk wordt tenminste één lokale leverancier uitgenodigd om offerte uit te brengen.

• 12.

  De gemeente bundelt afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Elke budgethouder / beheerder heeft de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie.

• 13.

  Van iedere aanbesteding met een geraamd bedrag hoger dan € 25.000 wordt een inkoopdossier bijgehouden.

• 14.

  Om de inkoop te kunnen managen zal periodiek een inkoopdiagnose gemaakt worden.

• 15.

  De beleidsuitgangspunten worden geïmplementeerd in een praktisch handboek inkoop.

• 16.

  De inkoopfunctie wordt ondergebracht bij Inkoopbureau Midden Nederland

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal worden geïmplementeerd in het handboek inkoop- en aanbestedingen.

Hoofdstuk 1. Algemene inleiding

Binnen de overheid groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Dit komt onder meer door de parlementaire enquête over de bouwfraude, veranderende wetgeving op zowel Europees als nationaal niveau en een toenemende controle op de naleving ervan.

Duidelijk is in ieder geval, dat veel belang wordt gehecht aan de wijze waarop de overheid opdrachten aan derden verstrekt. Integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn daarbij de kernwoorden. Binnen de rijksoverheid is een concept van een geheel omvattende Aanbestedingswet ontwikkeld. Deze Aanbestedingswet is echter door de Eerste kamer tegengehouden.

De gemeente De Ronde Venen heeft een aanbestedingsbeleid in 2005 vastgesteld waarin de doelstellingen, toepasselijke regelgeving en te hanteren vraagtechnieken bij het aanbesteden zijn vastgelegd. Dit beleid dient doorontwikkeld te worden naar de huidige regelgeving en inzichten. Met de vaststelling van dit vernieuwde inkoop- en aanbestedingsbeleid komt de oude nota te vervallen.

In de huidige organisatie worden door de budgethouders en budgetbeheerders verschillende procedures gehanteerd vanuit het inkoopbeleid. Dit maakt het vaak onoverzichtelijk naast het onvoldoende inzichtelijk krijgen van de te behalen financiële resultaten. Om de inkoopfunctie binnen de gemeente verder te ontwikkelen is dit geactualiseerde beleid opgesteld en is de inkoopfunctie thans ondergebracht bij een inkoopsamenwerkingsverband Inkoopbureau Midden Nederland.

De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Bij het inkopen en aanbesteden worden gemeenschapsgelden aangewend. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een doelmatige en integere wijze te besteden. Met integer bedoelen we handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Bij doelmatig gaat het om het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. Dit vereist de nodige zorgvuldigheid. Gelet op haar verantwoordelijkheid is het noodzakelijk om te beschikken over een heldere en eenduidige werkwijze om de risico’s van onrechtmatig, niet-efficiënt en niet-integer aanbesteden zoveel mogelijk te beperken.  

Gelet op deze verantwoordelijkheid kunnen de volgende doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geformuleerd:

• 1.

  Bevorderen van doelmatig inkopen.

• 2.

  Naleving van wet- en regelgeving op het terrein van inkoop en aanbesteden.

• 3.

  Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern.

• 4.

  Verantwoording van gevolgde aanbestedingsprocedures.

Met het oog op deze doelstellingen is er in deze nota naar gestreefd heldere uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren, die door de gehele gemeentelijke organisatie gehanteerd worden bij de uitvoering van aanbestedingen. Het uiteindelijke doel is immers als gemeente een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze te bereiken, die tevens de toets der rechtmatigheid kan doorstaan. Om de uit oogpunt van betrouwbaarheid noodzakelijke transparantie ook buiten de gemeentelijke organisatie te bereiken, zal het in deze notitie neergelegde inkoop- en aanbestedingsbeleid openbaar worden vastgesteld.  

Deze nota dient ook om al degenen die betrokken zijn bij het inkoop en aanbestedingsproces te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taken op dit gebied.

Voor de goede orde: de toepassing van deze nota is niet vrijblijvend. De gemeente heeft de verplichting zich aan het vastgestelde beleid te houden. Deze nota zal dan ook na vaststelling voor alle medewerkers en bestuurders van de gemeente bindend zijn.

De noodzaak van correcte toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt hier, gezien de recentelijk verscherpte aandacht voor het aanbestedingsproces, nog eens uitdrukkelijk benadrukt. 

Hoofdstuk 2. Uitgangspunten voor inkoop en aanbesteden

In dit deel worden de uitgangspunten voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid benoemd. Deze uitgangspunten geven antwoord op de vraag: wat vinden wij als lokale overheid belangrijk op het gebied van inkoop en aanbesteding?

Hierbij wordt achtereenvolgens onderscheid gemaakt in:

• ·

  Juridische beleidsuitgangspunten

• ·

  Ideële beleidsuitgangspunten

• ·

  Economische beleidsuitgangspunten

• ·

  Organisatorische beleidsuitgangspunten

Tot slot wordt een voorstel gedaan met betrekking tot de evaluatie van deze nota.

Juridische beleidsuitgangspunten

De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:

• 1.

  Van toepassing zijnde wet- en regelgeving dient nageleefd te worden.

• 2.

  Bij de aanbesteding van werken zal, in opvolging van het advies van de VNG, gebruik gemaakt worden van een aanbestedingsreglement.

• 3.

  De gemeente hanteert in principe bij de inkoop van diensten of leveringen de eigen inkoopvoorwaarden en bij werken de UAV 1989, dan wel de UAV-GC (geïntegreerde contracten)

In dit hoofdstuk zullen deze uitgangspunten nader toegelicht worden. Om de gemeente te ondersteunen bij het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving zijn inkoop- en aanbestedingsprocedures vastgesteld. Naast juridische uitgangspunten zijn ook andere uitgangspunten van invloed op deze procedures.

Uitgangspunt 1: Van toepassing zijnde wet- en regelgeving dient nageleefd te worden.

In de doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is beschreven welke wet- en regelgeving van toepassing is. De Europese richtlijn voor overheidsopdrachten is van toepassing op alle opdrachten die boven vastgestelde drempelwaarden uitkomen. Deze waarden zijn exclusief BTW en voor 2008 en 2009 vastgesteld op:

Leveringen en diensten: ≥ € 206.000

Werken: ≥ € 5.150.000

Deze richtlijnen kennen twee doelstellingen:

• 1.

  het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar overheidsopdrachten;

• 2.

  het bevorderen van de doelmatigheid van overheidsbestedingen.

Naleving van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten is een verplichting voor de Nederlandse aanbestedende diensten. Het is echter ook in het belang van de aanbestedende diensten zelf om deze regels te benutten. Gelijke kansen voor alle potentiële aanbieders leiden immers tot concurrerende aanbiedingen met de beste prijs-kwaliteitverhouding en dus tot doelmatige besteding van overheidsgeld.

Uiteraard moet de gemeente zich ook houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de wettelijke bepalingen van bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht, de Gemeentewet en het Burgerlijk Wetboek. Om de gemeente te ondersteunen bij het naleven van vigerende wet- en regelgeving worden inkoop- en aanbestedingsprocedures vastgesteld.

De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) biedt (bij gerede twijfel) instrumenten om nader onderzoek te verrichten naar de integriteit van een partij.

Uitgangspunt 2: Bij de aanbesteding van werken zal gebruik gemaakt worden van een aanbestedingsreglement.

In een aanbestedingsreglement worden de eisen uit de wetgeving vertaald naar de praktijk. Een aanbestedingsreglement bevat de eisen waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder:

• ·

  de in acht te nemen inschrijvingstermijn;

• ·

  de te verstrekken gegevens;

• ·

  de te hanteren selectie- en gunningcriteria;

• ·

  de verplichting tot motivering van de gunning.

Voor de aanbesteding van werken heeft de rijksoverheid het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) vastgesteld. De VNG heeft haar leden geadviseerd (ledenbrief 05/123 van 29 november 2005) dit ARW van toepassing te verklaren. De gemeente volgt op het gebied van de toepassing van aanbestedingsreglementen het advies van de VNG.

Uitgangspunt 3: De gemeente hanteert in principe bij de inkoop van diensten of leveringen de eigen inkoopvoorwaarden en bij werken de UAV 1989 of de UAV-GC

In de praktijk wordt steeds vaker gebruik gemaakt van algemene voorwaarden bij het aangaan van overeenkomsten. Enerzijds bestaan daartoe de voorwaarden die in een bepaald vakgebied door vrijwel iedereen worden gebruikt, zoals de UAV voor werken of DNR 2005 voor ingenieursdiensten/architectdiensten. Anderzijds worden door bedrijven en overheden specifiek ten behoeve van bepaalde activiteiten eigen voorwaarden opgesteld, zoals inkoop-, leverings- en/of betalingsvoorwaarden.

Inkoopvoorwaarden zijn te gebruiken bij het inkopen van goederen en/of diensten. Door de opdrachtnemer van toepassing verklaarde voorwaarden behartigen meestal eenzijdig de belangen van betreffende wederpartij waardoor bij onenigheid achteraf de positie van de wederpartij sterker is. Bij de aanbesteding van werken wordt door de gemeente standaard de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV 1989), de UAV-GC 2005 toegepast.

Het toepassen van eigen inkoopvoorwaarden bij de inkoop van goederen en/of diensten kan de positie van de gemeente bij het aangaan van een overeenkomst verbeteren, c.q. versterken. Hierdoor wordt met de leveranciers de afspraak gemaakt dat zij leveren in overeenstemming met onze eigen interne administratieve en operationele procedures. Verder zijn in de inkoopvoorwaarden de verschillende door de gemeente standaard gewenste rechten vastgelegd. Het al dan niet gedeponeerd zijn van voorwaarden geeft de voorwaarden geen extra juridische status. Het geeft echter wel aan dat ze zijn vastgesteld en niet zijn gewijzigd. Ook kan de wederpartij ze bij de betreffende instantie opvragen.

Het is belangrijk te weten welke voorwaarden van toepassing zijn op een transactie. Het beleid is erop gericht dat bij de inkoop van diensten of leveringen de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing zijn en bij de aanbesteding van werken de UAV 1989 dan wel UAV-GC 2005 voor geïntegreerde contractsvormen. Voor ingenieursadviesdiensten of architectwerkzaamheden kan gekozen worden voor toepassing van De Nieuwe Regeling 2005 (DNR 2005), als dan niet met uitzonderingen die door het project worden ingegeven. Dit moet door in de offerteaanvraag de betreffende voorwaarden van toepassing te verklaren.

Indien een leverancier onder deze voorwaarden niet wil leveren, dient hij dit nadrukkelijk schriftelijk te melden en vervolgens een tegenvoorstel of zijn voorwaarden voor te leggen. Partijen kunnen vervolgens in overleg treden over welke voorwaarden uiteindelijk zullen gelden.

Bij zich herhalende opdrachten bij dezelfde leverancier is het aan te bevelen met betrokkene leverancier een raamovereenkomst af te sluiten en in deze raamovereenkomst op te nemen dat op alle opdrachten aan leverancier de Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn.

De inkoopvoorwaarden zullen bij inkoopsamenwerking gezamenlijk worden vastgesteld.

Ideële beleidsuitgangspunten

In deze paragraaf wordt aangegeven wat wij als gemeente belangrijk vinden op het gebied van duurzaam en sociaal verantwoord inkopen en aanbesteden.

De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:

• 1.

  De gemeente heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam- milieubewust inkopen en contract compliance

• 2.

  Het sociaal werkvoorzieningschap Pauw-Bedrijven zal bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen gevraagd worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is.

• 3.

  Integriteit van bestuurders en ambtenaren

• 4.

  Kinderarbeid dient te allen tijde worden voorkomen.

Hieronder zullen de uitgangspunten nader worden toegelicht.

Uitgangspunt 4: De gemeente heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam- milieubewust inkopen, maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en contract compliance.

Regelgeving en richtlijnen van de Europese Gemeenschap, de ministeries en de eigen gemeentelijke organisatie geven de ruimte voor overheden en bedrijven aan voor duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

Bij inkoop- en aanbestedingstedingsprojecten wordt in de programma’s van eisen en bestekken een duurzaamheidparagraaf opgenomen. Als uitgangspunt hiervoor zullen ten minste de door het Agentschap NL uitgevaardigde richtlijnen en productspecificaties gelden. Controle daarop kan ( en, bij enige twijfel zal) door middel van het opvragen van certificaten van oorsprong en middels keurmerken als Fair Trade en/of soortgelijke organisaties

Het zichtbaar maken van de voorbeeldfunctie en verankering van maatschappelijk verantwoord ondernemen, milieu denken en –handelen in de dagelijkse inkooppraktijk vindt plaats in alle fasen van het inkoopproces. De meeste economische en mvo-winst is te behalen in de eerste fasen waarbij het gaat om de vragen of een product wel echt nodig is en welke eisen eraan gesteld kunnen en moeten worden.

Er bestaat een hardnekkig misverstand dat duurzaamheid altijd duur is. Ook in gevallen waarbij de initiële aanschafprijs inderdaad hoger is, hoeft dit niet direct te betekenen dat ook de totale kosten hoger zijn. De TCO (Total Cost of Ownership) methode wordt gebruikt bij de beoordeling van leveranciers en/of producten waarbij naast de prijs ook (alle) andere kosteneffecten worden meegenomen (bijvoorbeeld bestelkosten, voorraadkosten, energiekosten en onderhoudskosten).

Contract Compliance

Contract Compliance of “social return” houdt in dat een opdrachtgever (de gemeente) contractueel sociale voorwaarden stelt aan een opdrachtnemer. In het kader van inkoop en aanbesteden gaat over het opnemen van sociale besteksvoorwaarden in de aanbestedingsbestekken. Contract Compliance kan op tal van verschillende terreinen worden ingezet. De gemeente De Ronde Venen zal in programma’s van eisen en bestekken daar waar er zich mogelijkheden voordoen, bepalingen opnemen aangaande “sociale return”. Hierbij wordt gedacht aan projecten als schoonmaak gebouwen, groenbeheer e.d.

Uitgangspunt 5: Het sociaal werkvoorzieningschap Pauw-Bedrijven zal bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen gevraagd worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is.

De taken van de gemeente op het gebied van de Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw) worden behartigd door de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Werkvoorzieningschap “Het Westelijk Gebied van Utrecht”. Deze wet heeft een belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap, kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Het werkvoorzieningschap opereert onder de handelsnaam “Pauw-Bedrijven”.

Aan deze gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel welke zich verbonden hebben een aandeel bij te dragen in het eventueel overblijvend exploitatietekort van de Pauw-Bedrijven. De hoogte van deze bijdrage wordt vastgesteld naar rato van het aantal mandagen gedurende welke uit de gemeente afkomstige werknemers bij de Pauw-Bedrijven hebben geplaatst.

Pauw-Bedrijven gedraagt zich op de markt als een commercieel bedrijf en is actief op uiteenlopende werkterreinen zoals verpakken, assembleren, detacheren, mailingservice, schoonmaak en groenonderhoud.

De gemeente hanteert bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen het uitgangspunt dat Pauw-Bedrijven gevraagd zal worden te offreren wanneer zij een geschikte leverancier is. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, dus wanneer een offerte in concurrentie aangevraagd word, dienen voor de uitvoering van de opdracht voorwaarden gesteld te worden ten aanzien van (sociale) werkgelegenheid. In de te sluiten overeenkomst worden daartoe voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht opgenomen. Hierbij geldt dat geen sprake mag zijn van discriminatie, dienen deze voorwaarden al bij de aankondiging bekend gemaakt te worden en mogen de voorwaarden geen invloed hebben op de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers.

Voorbeelden van verplichtingen die contractueel kunnen worden overeengekomen zijn:

• ·

  de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht werkzoekenden of langdurig werkelozen aan te werven;

• ·

  de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht een aantal mensen met een handicap aan te werven of een sociale werkplaats in te schakelen;

• ·

  de verplichting om (een deel van) de werknemers van de vorige opdrachtnemer over te nemen.

Uitgangspunt 6: Integriteit van bestuurders en ambtenaren

De parlementaire enquête bouwnijverheid bracht aan het licht dat het noodzakelijk is om in het inkoop- en aanbestedingsbeleid speciale aandacht te besteden aan de integriteit. Het gaat er vooral om elke schijn van belangenverstrengeling te vermijden.

Welbeschouwd kan een onderscheid worden gemaakt tussen het functioneren van een overheidsorganisatie als zodanig en het handelen van individuen daarbinnen. Betrouwbaarheid wordt gerelateerd aan het functioneren van de organisatie en opgevat als logisch, consequent, consistent, onafhankelijk en verifieerbaar functioneren. Op individueel niveau spreken we over integriteit in relatie tot de bestuurder en over onkreukbaarheid wanneer het gaat om de ambtenaar. De betrouwbaarheid van de overheid en de integriteit of onkreukbaarheid van bestuurder of ambtenaar zijn ieder voor zich en in samenhang nogal bepalend vaar de beeldvorming van het functioneren van het openbaar bestuur. In contacten over onderwerpen waarover nog niet definitief is besloten dient men daarom steeds de nodige zorgvuldigheid in acht te nemen om ongefundeerde verwachtingen bij burgers en het indienen van schadeclaims bij de gemeente zoveel mogelijk te vermijden. Beïnvloeding van de objectieve/neutrale advisering door het bestuur c.q. de bestuurder en door de organisatie c.q. de ambtenaar dient te worden afgewezen.

Overigens zullen de gebruikte programma's van eisen en bestekken zullen desgevraagd te

allen tijde ter inzage aan de leden van de gemeenteraad ter beschikking worden gesteld

Uitgangspunt 7: Kinderarbeid dient te allen tijde te worden voorkomen.

De gemeente eist van alle deelnemers aan een gemeentelijke aanbestedingsprocedure dat zij als onderdeel van de selectiecriteria een verklaring ondertekenen die inhoudt, dat de betreffende onderneming geen producten levert, dan wel bij de bedrijfsuitoefening geen gebruik wordt gemaakt van (producten die zijn vervaardigd door) kinderarbeid. Naast de eisen die hieromtrent aan de producenten wordt gesteld zal de gemeente daarop binnen haar mogelijkheden zeer strenge controle (doen) uitoefenen.

Economische beleidsuitgangspunten

Economische beleidsuitgangspunten hebben te maken met de marktbenadering, de wijze van aanbesteden, de balans tussen "in concurrentie" en "enkelvoudige uitnodiging", de prijs/kwaliteitsverhouding en de positie van regionale aannemers en leveranciers.

De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:

• 1.

  De wijze van aanbesteden is afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht.

• 2.

  Het afwegen van prijs en kwaliteit vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde selectie- en gunningcriteria.

• 3.

  De gemeente participeert in samenwerkingsverbanden om meerwaarde te creëren ten opzichte van hetgeen individueel bereikt kan worden.

• 4.

  De gemeente hanteert geen voorkeursbeleid voor lokale/regionale leveranciers. Bij onderhandse aanbestedingen krijgen lokale leveranciers gelijke kansen als leveranciers van buiten de gemeente. Zo mogelijk wordt bij gebleken kwalitatief in orde zijnde partijen, tenminste één lokale/regionale leverancier uitgenodigd om offerte uit te brengen.

• 5.

  De gemeente bundelt afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Elke budgethouder/beheerder heeft de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie.

Uitgangspunt 8: De wijze van aanbesteden is afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht.

Het gebruik van de termen inkopen en aanbesteden wordt nog wel eens verschillend gebruikt waardoor verwarring kan ontstaan. Vaak wordt hetzelfde bedoeld. In feite is aanbesteden het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht en onderdeel van het inkoopproces.

De raming van de opdracht is bepalend voor de te doorlopen procedure. Hierbij worden voor de gemeente De Ronde Venen de volgende drempelbedragen gehanteerd:

N.B.

• -

  Bedragen zijn exclusief BTW.

• -

  Voor wat betreft de uitsplitsing naar type opdracht is aansluiting gezocht bij de definities die de Europese Regelgeving hanteert voor werken, leveringen en diensten.

• -

  Opdrachten mogen niet in deelopdrachten worden gesplitst om het principe van openbaar aanbesteden te ontlopen.

Hardheidsclausule

Wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan in de gestelde drempelbedragen kan op basis van een gemotiveerd verzoek hiervan voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure bij de vaststelling van de aanbestedingsstrategiedoor hetCollege van Burgemeester en Wethouders worden afgeweken. Dit geldt niet voor Europese aanbestedingen.

Uitgangspunt 9: Het afwegen van prijs en kwaliteit vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde selectie- en gunningscriteria.

Bij het beoordelen van offertes zijn er verschillende criteria te hanteren. Ten eerste zijn er criteria die gesteld worden aan de aanbieder, ook wel geschiktheideisen of selectiecriteria genoemd. Daarnaast worden er criteria gesteld aan de inhoudelijke aanbieding waarmee wordt bepaald welke leverancier als eerste gegadigde voor de opdracht in aanmerking komt. Deze criteria noemt men de gunningscriteria. Zowel de selectie- als de gunningscriteria moeten vooraf bekend worden gemaakt bij de offerteaanvraag.

Uitgangspunt 10: de gemeente participeert in samenwerkingsverbanden om meerwaarde te creëren ten opzichte van hetgeen individueel bereikt kan worden.

Inkoopsamenwerking staat in de belangstelling. Overal in Nederland worden meer en meer inkoopsamenwerkingsverbanden tussen onafhankelijke organisaties opgericht en met name in de publieke sector.

Het doel van samenwerken is het creëren van meerwaarde ten opzichte van wat de gemeente individueel tot stand kan brengen. Deze meerwaarde hoeft niet per definitie tot een financieel voordeel te leiden. Inkoopsamenwerking is te definiëren als: het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties.

Het staat vast dat door samen te werken meer bereikt kan worden dan individueel. Naast voordelen zijn er echter ook gegronde redenen te noemen om niet samen te werken. Mogelijke nadelen zijn bijvoorbeeld: toenemende complexiteit van het inkoopproces, vermindering van de zeggenschap en het vermogen om snel te reageren neemt af. Zoals in elke relatie is ook hier sprake van geven en nemen.

Het deelnemen aan samenwerkingsverbanden is geen doel op zich maar zal bij elke zich voordoende gelegenheid op mogelijke effecten beoordeeld dienen te worden. Op het terrein van Inkoop en aanbestedingen is de gemeente De Ronde Venen vanaf 1 september 2008 deelnemer in Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). Een samenwerkingsverband tussen de gemeenten De Ronde Venen, Montfoort, Maarssen , Loenen en Breukelen.

Uitgangspunt 11: de gemeente hanteert geen voorkeursbeleid voor lokale / regionale leveranciers. Bij onderhandse aanbestedingen krijgen lokale leveranciers gelijke kansen als leveranciers van buiten de gemeente. Zo mogelijk wordt tenminste één lokale/regionale leverancier uitgenodigd om offerte uit te brengen.

Maar bevoorrechten staat op gespannen voet met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Dat maakt een voorkeursbehandeling feitelijk niet mogelijk, hoewel de gemeente daar uit economische overwegingen wel belang bij zou kunnen hebben. Met het oog op deze beginselen is het voor de overheid niet langer wenselijk om een lokaal of regionaal voorkeursbeleid te handhaven. Het voordeel van de vertrouwdheid en de stimulering van de plaatselijke economie komt daarmee te vervallen, maar daar komen de voordelen van meer transparantie, betere verantwoording van gemeenschapsgeld, mogelijk lagere prijzen en gunstigere voorwaarden door vrije mededinging voor in de plaats.

De gemeente streeft er hierbij naar om leveranciers uit de gemeente gelijke kansen te bieden op het verwerven van opdrachten als ondernemers van buiten de gemeente. Bij gebleken geschikte lokale / regionale aanbieder wordt tenminste één lokale/regionale leverancier mede uitgenodigd.

Uitgangspunt 12: de gemeente bundelt afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Elke budgethouder / beheerder heeft de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie.

Inkoopsynergie is het bundelen van inkoopvolumes. Streven naar inkoopsynergie kan binnen de eigen organisatie maar ook in samenwerking met andere overheden.

Bij afdelingsoverschrijdende producten kunnen schaalvoordelen bereikt worden door volumes te bundelen. De gemeente hanteert als uitgangspunt dat afdelingsoverschrijdende producten zoveel mogelijk gebundeld worden om maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen. Ook voor afdelingsspecifieke producten zoveel mogelijk gebruik te maken van schaalvoordelen heeft elke budgetbeheerder de verplichting te zoeken naar inkoopsynergie.

Uitgangspunt 13: Van iedere aanbesteding met een geraamd bedrag hoger dan € 25.000 voor werken en € 10.000,00 voor leveringen/diensten wordt een inkoopdossier bijgehouden.

Een aanbesteding is een proces wat begint met de definitiefase en eindigt met de gunning voor de realisatie, dienstverlening of levering. Bij alle keuzes en beslissingen moeten belangen worden gewogen en risico’ s worden geïnventariseerd. Daarom wordt van iedere aanbesteding met een geraamd bedrag hoger dan € 25.000,00 voor werken en boven

€ 10.000,00 voor leveringen/diensten, een inkoopdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om:

• ·

  Te worden gebruikt voor het opstellen van rapportages t.b.v. bestuur en directie en externe partijen zoals de belastingdienst.

• ·

  Als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen.

• ·

  Ten behoeve van rechtmatigheidcontrole door de interne controleur en accountant.

• ·

  In geval van een rechtzaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen.

Uitgangspunt 14: Om de inkoop te kunnen managen zal periodiek een inkoopdiagnose gemaakt worden.

Een inkoopdiagnose is een instrument waarmee een organisatie haar inkoopbeleid kan toetsen en verbeteren. Daarnaast levert een diagnose managementinformatie om te kunnen sturen op inkoop en aanbestedingen. Daartoe wordt een kwantitatieve scan gemaakt van de inkoopactiviteiten binnen de organisatie.

Het structureel managen van de inkoopfunctie kan niet zonder de daarvoor benodigde informatie. Hiervoor zal periodiek een interne inkoopdiagnose gemaakt worden.

Uitgangspunt 15: De beleidsuitgangspunten worden vertaald naar een praktisch handboek inkoop en aanbestedingen.

In de gemeente De Ronde Venen is de inkoopfunctie versnipperd en zijn er veel verschillende inkopers. Het inkoopproces is niet geheel gestandaardiseerd. Budgethouders maken zelf de afweging op welke manier wordt ingekocht aan de hand van de vastgestelde tabellen voor werken/leveringen en diensten.

Het is uit oogpunt van transparantie van belang dat overheidsinkopen zoveel mogelijk openbaar te controleren zijn. Door voorschriften op te stellen wordt duidelijk wat wordt verwacht van de betrokken inkopers. Door de politiek bestuurlijke uitgangspunten te vertalen naar een handboek inkoop / inkoop- aanbestedingbeleid, wordt de organisatie ondersteund bij het eenduidig en professioneel inkopen

Uitgangspunt 16: De inkoopfunctie wordt ondergebracht bij Inkoopbureau Midden Nederland.

De inkoopfunctie omvat alle methoden en procedures, de informatievoorziening en de organisatie ter ondersteuning van de uitvoering van het inkoopproces. De personele invulling van de inkoopfunctie dient dusdanig opgezet te worden dat de geformuleerde doelstellingen bereikt worden. Om deze doelstellingen te bereiken dient ervoor gezorgd te worden dat:

• ·

  De organisatie actief ondersteund wordt om conform de vastgestelde procedures en uitgangspunten in te kopen

• ·

  Actuele kennis m.b.t. het vakgebied organisatiebreed beschikbaar komt en blijft

• ·

  Op afdeling- en gemeenteoverstijgend niveau inkoopvolume zoveel mogelijk gebundeld wordt

• ·

  Toegezien wordt op een juiste uitvoering en verslaglegging van inkoopprocessen

Naast het ondersteunen en adviseren van budgethouders dient de inkoopfunctionaris meer algemene taken uit te voeren die niet direct gekoppeld zijn aan concrete inkooptrajecten maar dienen om de doelstellingen van deze beleidsnota te realiseren zoals:

• -

  Opstellen en bijhouden inkoophandboek met standaardprocedures en -documenten

• -

  Opstellen inkoopjaarplan (bundelen volumes)

• -

  Vervullen van de centrale adviesfunctie: (inkoopspreekuur)

• -

  Kenniscentrum van wet- en regelgeving op gebied van inkoop

• -

  Verzorgen rapportages t.b.v. bestuur, directie en externe partijen zoals de Belastingdienst Douane

De inkoopfunctie binnen de gemeente De Ronde Venen wordt ingevuld door Inkoopbureau Midden Nederland.

Inkoopbureau Midden Nederland is een samenwerkingsvorm tussen een aantal gemeenten. De Ronde Venen, Montfoort, Maarssen, Loenen en Breukelen. Het doel van het inkoopbureau is om financiële, kwalitatieve en procesmatige inkoopvoordelen te behalen. Dit wordt bereikt door professionele inkopers aan te stellen, door een politieke bestuurlijke vertaling te maken van het gemeentelijke inkoopbeleid in een Inkoop- en aanbestedingsbeleid, en door inkoop-werkzaamheden in de regio te combineren.

Inkoopbureau Midden Nederland werkt met het volgende model van een professioneel aanbestedingsproces.

Dit professioneel aanbestedingsproces geeft aan welke belangrijke fasen doorlopen moeten worden en waar, welke input geleverd wordt. Het inschakelen van de inkoper dient reeds bij

de organisatie van de aanbesteding plaats te vinden. Elke stap in dit proces levert informatie op om professioneel een inkooptraject te doorlopen. De projecten, opgenomen in het zogenaamde inkoopplan waarbij Inkoopbureau Midden Nederland de procesbegeleidingrol vervult, gaan uit vanuit de stappen in deze procesbeschrijving.

De aanbestedingstrategie in het begin van het traject, vormt daarbij een bijzondere positie. In de aanbestedingstrategie wordt onder andere de markt geanalyseerd en de te voeren aanbestedingsprocedure bepaald.

De leidraad bij aanbestedingen wordt gevormd door de Kraljic matrix. Deze is in onderstaande figuur geprojecteerd op de gemeentelijke producten.

Taakverdeling

De rollen tussen inkoper en materiedeskundige/budgethouder tijdens het proces moeten helder zijn. Onderstaande figuur geeft de “rolverdeling” aan. Daar waar uitvoerend staat dient dit als verantwoordelijke gelezen te worden.

Taakverdeling bij inkoop- en aanbestedingsprocessen

De taakverdeling wordt in het handboek Inkoop- en aanbesteding verder gespecificeerd naar de productindeling van Kraljic.

Evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het is raadzaam om het inkoop- een aanbestedingsbeleid periodiek te evalueren op basis van de volgende vragen:

• ·

  Zijn de gestelde kaders en beleidsuitgangspunten nog actueel?

• ·

  Is het beleid voldoende bekend onder medewerkers?

• ·

  Worden de vastgestelde uitgangspunten voldoende nageleefd?

Met het oog op de komst van de nieuwe aanbestedingswet wordt voorgesteld de eerste evaluatie in 2010 plaats te laten vinden en deze daarna eens in de drie jaar te toetsen. Mocht de nieuwe Aanbestedingswet hiertoe aanleiding geven dan wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid eerder geëvalueerd en aangepast.

Mijdrecht, februari 2010