Verordening van de raad van de gemeente Gennep houdende regels op grond van de Archiefwet [Archiefverordening gemeente Gennep 2017]

Geldend van 01-05-2017 t/m heden

Intitulé

Verordening van de raad van de gemeente Gennep houdende regels op grond van de Archiefwet [Archiefverordening gemeente Gennep 2017]

De gemeenteraad van de gemeente Gennep

- gelet op het voorstel van burgemeester en wethouders van Gennep d.d. 7 februari 2017;

- gehoord de gecombineerde commissie d.d. 27 maart 2017;

- gelet op artikel 30 en 32 van de Archiefwet 1995;

besluit:

1. de Archiefverordening Gemeente Gennep 2017 vast te stellen.

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1 Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

  • b.

    archiefbewaarplaats:de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

  • c.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

  • d.

    beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

  • e.

    wet:de Archiefwet 1995

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.

Artikel 4 Middelen

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 5 Personeel

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 6 Beheervoorschriften

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de secretaris.

Artikel 9 Archiefbewaarplaats

Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.

Hoofdstuk III Verslaglegging door de secretaris aan het college van burgemeester en wethouders

Artikel 10 Verslag van de secretaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden

De secretaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11 Verantwoording van de secretaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

De secretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.

Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 12 Verslag van het college aan de raad over het beheer

Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de secretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en 11.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 13 Intrekking

De Archiefverordening Gemeente Gennep 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 01-05-2017.

Artikel 15 Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeente Gennep 2017.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 april 2017.

De raad voornoemd,

De griffier,

De heer J.W.M. van der Knaap

De voorzitter,

De heer P.J.H.M. de Koning