Besluit informatiebeheer Griffie Heerlen 2008

Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

• a.

  Archiefverordening : de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de Archiefwet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 3 april 2007.

• b.

  de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris.

• c.

  documenten: de in de wet in artikel 1, sub c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• d.

  beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

• e.

  informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden.

• f.

  informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.

• g.

  de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.

Artikel 2

Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt:

de griffie.

Artikel 3

De griffier is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken, alsmede met het beheer van de documenten van alle gemeentelijke onderdelen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 5

De griffier draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de archiefwet gestelde eisen.

Artikel 6

De griffier draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van zowel digitale als niet-digitale documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de archiefwet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als archiefexemplaar.

Artikel 8

De griffier draagt zorg voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen, de archivaris gehoord.

4.2 Identificering van documenten

Artikel 9

• 1.

  De griffier draagt er zorg voor, dat uit ieder ingeboekt -conform het Handboek DIV- document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:

  • -

    wanneer het document is ontvangen of opgemaakt,

  • -

    wie de afzender of vervaardiger is,

  • -

    op welke taak het document betrekking heeft,

  • -

    wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en

  • -

    wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2.

  Ten aanzien van documenten dienen deze kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

4.3 Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 10

De griffier draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, de archivaris gehoord.

Artikel 11

De griffier ziet erop toe, dat van informatiebestanden een toegang wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Artikel 12

Uit de in het vorige artikel beschreven toegang blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Artikel 13

De griffier draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 14

De griffier draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 15

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college, de archivaris gehoord.

5.2 Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 16

De griffier draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen, de archivaris gehoord.

Artikel 17

De griffier laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het afdelingshoofd.

Artikel 18

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 19

De griffier draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. De aanmerking voor geheime documenten gebeurt strikt op basis van uitzonderingsgronden, genoemd in de Wet Openbaarheid van Bestuur (artikel 10 en 11 WOB). Met gemeentearchivaris vindt overleg plaats over oplegging, raadpleging, opheffing en mogelijke verlenging van geheime documenten.

5.3 Vervanging van documenten

Artikel 20

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

5.4 Vervreemding en overdracht van documenten

Artikel 21

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit van 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 22

Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.

5.5 Selectie en Vernietiging van documenten

Artikel 23

De archivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.

Artikel 24

1.De griffier zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de vernietigingstermijn aangeeft.

3.Van deze vernietigingstermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde toegang.

Artikel 25

De griffier stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn afdeling een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

5.6 Overbrenging van documenten

Artikel 26

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem met bijbehorende handleiding en documentatie, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Artikel 27

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Griffie Heerlen 2008.

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad der gemeente Heerlen van 3 februari 2009

griffier, Plv. voorzitter,