Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Hendrik-Ido-Ambacht 2017

Toelichting

Algemeen

De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.

Artikelen 61 en 61a van de Gemeentewet schrijven voor dat de raad bij de herbenoemingsprocedure voor de burgemeester een vertrouwenscommissie instelt. Dit is een raadscommissie waarvoor op grond van artikel 84 Gemeentewet een nadere regeling wordt vastgesteld. De verordening is hierbij in overeenstemming gebracht met de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). De bevoegdheid een (raads)commissie in te stellen voor de herbenoemingsprocedure is gebaseerd op artikel 84 juncto artikel 149 Gemeentewet.

De verordening is ontleend aan de modelverordening van het Ministerie van BZK.

Artikel 2 Samenstelling commissie

De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissies vertegenwoordigd is. Het is ook mogelijk in de verordening te regelen dat de fractievoorzitters lid zijn van de commissie. In voorliggend ontwerp is besloten de fractievoorzitters voor te dragen als lid van de commissie. Dit is logisch aangezien zij ook in het kader van de klankbordgesprekken deze de afgelopen jaren met de burgemeester hebben gevoerd. Tevens worden de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter door de raad benoemd.

De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld. Derhalve is voor de samenstelling van de vertrouwenscommissie een apart besluit opgemaakt. In dit besluit dienen de personen sec genoemd en benoemd te worden. Indien er een wisseling van een fractievoorzitter plaats vindt blijft de benoemde persoon in de vertrouwenscommissie zitten tenzij ook zijn of haar raadslidmaatschap is beëindigd.

Koppeling raadslidmaatschap

De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid. Na een raadsverkiezing zal de nieuwe raad nieuwe leden benoemen.

Geen plaatsvervangende leden

Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

De griffier ondersteunt en adviseert de vertrouwenscommissie. Hij heeft geen stemrecht.

Adviseur

Op grond van artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad voorafgaand aan het opstellen van zijn aanbeveling met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Het ligt voor de hand dat de raad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling het gevoelen van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt.

In artikel 61, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat de gemeenteraad kan bepalen dat één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie kan worden toegevoegd. Deze mogelijkheid is er ook bij een herbenoeming. Dit op grond van artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet. Het seniorenconvent stelt voor hiervan geen gebruik te maken. Bij de benoeming van een nieuwe burgemeester is het van belang een relatie te leggen met het functioneren van de nieuwe burgemeester in het college. Bij een zittende burgemeester een adviseur vanuit het college op te nemen in de vertrouwenscommissie waarbij het gehele proces alsmede ook het laatste functioneringsverslag (nu heet dit klankbordgesprek) aan de orde komt, waar bij ook geen wethouder als adviseur betrokken was, kan dit de positie lastig maken voor zowel de burgemeester als de adviseur in het college na herbenoeming. Voorgesteld wordt dan ook om geen adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen.

Op grond van artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet dient de raad het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld.

Artikel 4 Geheimhouding

Op grond van artikel 61c Gemeentewet zijn de beraadslagingen van de vertrouwenscommissie en de raad besloten en geldt daarop een geheimhoudingsplicht. Datzelfde geldt ook voor de stukken die in de vertrouwenscommissie worden besproken en de stukken die aan de raad worden gezonden danwel door de raad aan de minister worden gezonden.

Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in de verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, nu deze rechtstreeks voortvloeituit de Gemeentewet. Gelet op het belang van geheimhouding en een zorgvuldige procedure is een uitwerking daarvan toch in de verordening opgenomen.

Artikel 5 Vergaderingen

De vertrouwenscommissie vergadert zo vaak als nodig/gewenst. In dit artikel is een minimumtermijn van 24 uur opgenomen voor aankondiging/oproeping voor een vergadering. Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging, bijvoorbeeld één week, voor de hand.

Artikel 6 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. De griffier draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de informatie voor de leden. Er is een keuze om niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.

Artikel 7 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Met de belangen van de sollicitant moet zeer zorgvuldig worden omgegaan. Elke informatieverzameling dient voorafgegaan te worden door een afweging tusseneen reële, te motiveren informatiebehoefte en de belangen van de sollicitant. De commissaris van de Koning vervult hierbij een sleutelfunctie.

Artikel 8 Verslag

Verslag van bevindingen

Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling.

Bij herbenoeming

Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

1.

Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.

2.

Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.

3.

Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren vande burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

4.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen

Dit artikel bevat een regeling voor onvoorziene gevallen. De commissie kan daarbij bij voorbeeld terugvallen op de circulaire "Handreiking burgemeesters benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken en afscheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties" (versie mei 2016).

Artikel 10 Ontbinding van de commissie

De commissie voor herbenoeming wordt ontbonden na bekendmaking van het benoemingsbesluit door de Kroon. Zoals gemeld in de toelichting op artikel 2 is er voor de leden van de commissie een koppeling met het raadslidmaatschap. Zodra het raadslidmaatschap is beëindigd, stopt ook het lidmaatschap van de raadscommissie.

Artikel 11 Archivering

Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.

Artikel 12 Intrekking

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 13 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.