Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2014

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en verder zo vaak als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgaaf van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda en stukken

• 1.

  Voor elke vergadering wordt door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken digitaal beschikbaar gesteld. De leden ontvangen de digitale stukken uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 8 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Parafenbesluiten

• 1.

  Een parafenbesluit is een besluit van het college dat tot stand komt na de volgende procedure.

• 2.

  Elk document "collegevoorstel" is voorzien van een opsomming van de collegeleden met daarbij voor ieder collegelid vakjes waarin het volgende aangegeven kan worden:

  • a.

    akkoord

  • b.

    bespreken (waarbij aangeven wordt wat de reden van bespreking is (vraag/opmerking).

• 3.

  Wanneer "bespreken" wordt aangegeven, wordt het voorstel geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.

• 4.

  In roulatie wordt in de vakjes A. aangegeven of het collegelid akkoord (d.m.v. paraaf) is dan wel dat de betrokkene afwezig (Afw.) is.

• 5.

  De route naar besluitvorming kan pas worden vervolgd wanneer minimaal de helft van het aantal collegeleden voor akkoord heeft geparafeerd waaronder de portefeuillehouder of diens secundus.

• 6.

  Er is sprake van een besluit op het moment dat de secretaris constateert dat aan de voorgaande leden is voldaan (parafentechniek). Het bijbehorende besluit wordt gedateerd en ondertekend.

• 7.

  De secretaris draagt zorg voor het op nemen van het collegebesluit in de wekelijkse paraafstukkenlijst. Op deze lijst wordt de dagtekening vermeld van deze collegebesluiten die via de parafentechniek tot stand zijn gekomen.

• 8.

  De paraafstukkenlijst wordt door het college in de eerstvolgende collegevergadering vastgesteld.

Artikel 9 Mandaatbesluiten

• 1.

  Met inachtneming van het bepaalde in artikel 168 van de Gemeentewet kan het college de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden opdragen aan een of meer leden van het college.

• 2.

  Het lid van het college aan wie het mandaat is verleend, doet door parafering op de stukken, blijken van zijn instemming met het daarop voorgestelde besluit.

• 3.

  Een overzicht van de op deze wijze genomen besluiten wordt wekelijks ter kennis van het college gebracht.

Artikel 10 Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een kort verslag van de vergadering in de vorm van een besluitenlijst.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    samenvatting van de voorstellen

  • d.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  De besluitenlijst wordt na vaststelling via internet openbaar gemaakt.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking van dit reglement.

• 2.

  Gelijktijdig wordt het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2010 ingetrokken..

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Voor de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met105 van de Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het toesturen van de agenda aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden moeten afwegen of over de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering.

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft de rol van de gemeentesecretaris aan.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd als één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 8 Parafenbesluiten

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, moet dit bekend gemaakt te zijn. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Artikel 9 Mandaatbesluiten

Op grond van artikel 168 van de Gemeentewet is het mogelijk om leden van het college te mandateren om uit naam van het college besluiten te nemen. Om welke besluiten dit gaat, legt het college vast in het Mandaatbesluit.

Artikel 10 Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Artikel 11 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

te bepalen dat bovenstaand wordt bekendgemaakt:

Aldus vastgesteld 20 mei 2014

College van burgemeester en wethouders,

de secretaris,                                 de burgemeester,