Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Leiden

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden houdende regels omtrent de gemeentelijke organisatie Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2016

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieLeiden
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingBesluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden houdende regels omtrent de gemeentelijke organisatie Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2016
CiteertitelBevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2016
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp
Externe bijlageBevoegdhedenregister

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Gemeentewet
  2. Algemene wet bestuursrecht
  3. Burgerlijk wetboek
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

20-04-2018bijlage

06-02-2018

Stadsblad, 19-04-2018

B&W 18.0036
25-08-201720-04-2018nieuwe regeling

01-11-2016

Stadsblad, 24-08-2017

B&W 16.0774

Tekst van de regeling

Intitulé

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden en de Burgemeester van Leiden, elk voor wiens bevoegdheid het betreft,

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en het Burgerlijk wetboek;

 

gezien het advies van het clusterberaad;

 

overwegende,

  • -

    dat het college een Organisatiebesluit Gemeente Leiden heeft vastgesteld;

  • -

    dat daarin de organisatiestructuur van het ambtelijk apparaat van de gemeente Leiden is beschreven;

  • -

    dat het nodig is om publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie toe te kennen om hen in staat te stellen hun taken rechtmatig uit te voeren;

 

besluiten vast te stellen:

 

de Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2016

 

Paragraaf 1

 

Artikel 1 Begripsomschrijving

Om te voorkomen dat in de Bevoegdhedenregeling definities uit elkaar gaan lopen staan zij alleen in het Organisatiebesluit.

 

Paragraaf 2

 

Artikel 2 Relatie college en organisatie

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft als taakstellende opdracht om binnen de vastgestelde begroting voor de benoemde programma’s, beleidsterreinen en activiteiten de daarbij horende prestaties uit te (doen) voeren met inachtneming van de daarbij beoogde maatschappelijke effecten.

  • 2.

    Het college stelt hem de bijbehorende budgetten en investeringskredieten, zoals in de begroting bepaald door de gemeenteraad, ter beschikking.

  • 3.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur autoriseert functionarissen in de organisatie om budgetten en investeringskredieten te besteden. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt voor de uitoefening van deze budgetbevoegdheden de Budgethouderregeling vast.

  • 4.

    In bijzondere omstandigheden kan het college besluiten af te wijken van de Budgethouderregeling of van concrete autorisatiebesluiten van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 5.

    De directeur die optreedt als eerste vervanger van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur vervangt de gemeentesecretaris/algemeen directeur als eerste budgethouder bij diens afwezigheid.

  • 6.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur rapporteert over de uitvoering van zijn opdracht als bedoeld in lid 1 aan het college door middel van Bestuursrapportages.

 

Artikel 3 Algemeen

  • 1.

    Voor de toepassing van de Bevoegdhedenregeling en de daarop berustende bepalingen wordt de bevoegdheid door mandaat gelijk gesteld aan de bevoegdheid door volmacht, machtiging, autorisatie van het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van betalingen. Bepalingen die betrekking hebben op de bevoegdheid door mandaat gelden ook voor de andere vormen.

  • 2.

    Een bevoegdheid door mandaat omvat tevens alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

  • 3.

    Tenzij sprake is van besluiten met een routinematig karakter geldt een bevoegdheid door mandaat niet voor stukken gericht aan de Kroon, een minister, een staatssecretaris, een commissaris van de Koning,

    een college van Burgemeester en Wethouders van een andere gemeente, een Dagelijks Bestuur van een waterschap en een college van Gedeputeerde Staten.

  • 4.

    Een verleend mandaat omvat niet het vaststellen van nadere regels, beleidsregels en het nemen van concretiserende besluiten van algemeen strekking.

 

Paragraaf 3

 

Artikel 4 Mandaat

  • 1.

    Het college en de burgemeester verlenen mandaat voor de aangelegenheden zoals omschreven in het Bevoegdhedenregister.

  • 2.

    Overeenkomstig artikel 4, tweede lid, van het Organisatiebesluit gemeente Leiden juli 2015, verlenen het college en de burgemeester de gemeentesecretaris/algemeen directeur de bevoegdheid om aangelegenheden door te mandateren. Daartoe stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur de daarmee verbonden mandaten in Bevoegdhedenregister B vast. In het register staat welke bevoegdheden aan welke functionarissen zijn gemandateerd.

  • 3.

    De mandaatgever kan dit mandaat geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, intrekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd.

  • 4.

    Een directeur, manager of unitleider kan, nadat hierover overleg heeft plaatsgevonden met zijn direct leidinggevende, een mandaat voor een medewerker in zijn organisatorische eenheid tijdelijk of permanent intrekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd.

  • 5.

    Er kunnen voorwaarden worden verbonden aan het verlenen van mandaat of ondermandaat.

  • 6.

    Mandaten worden verleend onder de voorwaarde dat de gemandateerde de mandaatgever adequaat informeert over het gebruik van de bevoegdheden. 

  • 7.

    Voor projecten en bijzondere programma’s als bedoeld in het Organisatiebesluit kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of een directeur rechtstreeks bevoegdheden verlenen aan ambtelijk opdrachtgevers. Voorwaarde is dat het gaat om in verband met het project of programma identificeerbare budgetten of kredieten.

  • 8.

    De ambtelijk opdrachtgever kan bevoegdheden ondermandateren aan ambtelijk opdrachtnemers. Na akkoord van de ambtelijk opdrachtgever, kan de ambtelijk opdrachtnemer van een project of bijzonder programma een deelproject of deelprogramma ondermandateren aan een andere ambtelijk opdrachtnemer.

  • 9.

    Mandaten en/of ondermandaten voor functionarissen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur worden door het college respectievelijk de burgemeester verleend.

  • 10.

    Niet naleving door een gemandateerde van het bepaalde in deze regeling doet niet af aan de rechtsgeldigheid van de op grond van een in mandaat genomen beslissing, voor zover deze beslissing redelijkerwijs past binnen de mandaatverhouding.

  • 11.

    Het Bevoegdhedenregister bevat een overzicht van de geattribueerde bevoegdheden.

 

Artikel 5 Mandaat aan externe organisaties

  • 1.

    Indien bevoegdheden worden gemandateerd aan externe organisaties, dan zijn de bepalingen uit deze Bevoegdhedenregeling van toepassing, tenzij in een specifiek voor die organisatie genomen mandaatbesluit anders is bepaald.

 

Artikel 6 Toepassing mandaat

  • 1.

    Ambtelijk opdrachtgevers maken van hun mandaat gebruik binnen de vastgestelde kaders van het project of programma en binnen het toegekende project- of programmabudget.

  • 2.

    Tenzij in het Bevoegdhedenregister anders is aangegeven worden bevoegdheden bij afwezigheid van functionarissen uitgeoefend door de plaatsvervanger van de gemandateerde. Bij mandaat aan een medewerker is dat diens leidinggevende, tenzij in het register anders is aangegeven.

 

Paragraaf 4

 

Artikel 7 Vooroverleg

 

  • 1.

    Als daarvoor aanleiding is legt de mandaathouder een te nemen besluit vooraf aan het bevoegde bestuursorgaan.

  • 2.

    Het bepaalde in het eerste lid vindt in elk geval toepassing als:

    • a.

      er rekening mee moet worden gehouden dat de portefeuillehouder en/of het bevoegde bestuursorgaan op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

    • b.

      uit een te nemen besluit niet-voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien.

     

 

Artikel 8 Afstemming

 

  • 1.

    Als een krachtens mandaat te nemen besluit het taakgebied van een andere organisatorische eenheid, project of programma raakt, dan legt degene aan wie de bevoegdheid is gemandateerd de zaak vooraf voor aan de manager van die andere eenheid, de ambtelijk opdrachtgever of projectmanager.

  • 2.

    Als op basis van het in het vorige lid bedoelde overleg geen overeenstemming wordt bereikt, dan legt de gemandateerde de zaak voor aan het clusterberaad en indien nodig ter besluitvorming aan het bevoegde bestuursorgaan.

 

Artikel 9 Ondertekening

 

  • 1.

    Als een bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders, dan worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: 

     

    ‘Burgemeester en Wethouders van Leiden,

    namens dezen,’

     

    gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam.

     

  • 2.

    Als de bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de burgemeester, dan worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: 

     

    ‘De Burgemeester van Leiden,

    namens deze,’

     

    gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam.

     

  • 3.

    Indien een besluit digitaal wordt ondertekend vindt ondertekening plaats op de wijze waarop de desbetreffende applicatie in de ondertekening voorziet.

     

  • 4.

    Indien een applicatie niet in een digitale ondertekening voorziet, dan kunnen de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam worden vervangen door de mededeling ‘Dit besluit is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.’

 

Paragraaf 5

 

Artikel 10 Intrekking oude regeling

 

  • 1.

    Het besluit Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2015 en het Bevoegdhedenregister 2016 worden op 1 november 2016 ingetrokken.

  • 2.

    Dit besluit treedt in werking op 1 november 2016.

     

Artikel 11 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden2016. 

 

Aldus vastgesteld door het College in de vergadering van het College van Burgemeester en Wethouders van 1 november 2016.

 

 

Toelichting op de Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden juli 2015

 

1. Inleiding

 

Er worden dagelijks in naam van de gemeente besluiten genomen, opdrachten verstrekt en overeenkomsten afgesloten. Het is voor iedereen van belang om te weten wie bevoegd is om zulke (rechts-)handelingen te verrichten. De verdeling van deze bevoegdheden wordt geregeld in de Bevoegdhedenregeling die wordt vastgesteld door het college en de burgemeester. Door het verlenen van mandaat worden het college en de burgemeester ontlast van dagelijkse besluitvormingstaken. Door bevoegdheden te mandateren kunnen administratieve procedures sneller worden doorlopen en daardoor wordt de dienstverlening aan de burger beter en de organisatie klantvriendelijker.

 

De Bevoegdhedenregeling heeft een aantal gebruikersgroepen. Externe gebruikers willen weten of iemand van de gemeente bevoegd is om te handelen. Interne gebruikers willen weten wie bevoegd is om een beslissing te nemen. En ook de gemandateerden zelf wil natuurlijk weten of en waarvoor hij mandaat heeft en waartoe hij bevoegd is. De Bevoegdhedenregeling is van belang voor de externe werking van bevoegdheden, de Budgethouderregeling werkt alleen intern.

 

2. Onderscheid mandaat, volmacht, machtiging en attributie

 

In de regeling wordt het begrip mandaat als verzamelterm gebruikt. Formeel klopt dat niet helemaal. Mandaat staat voor de bevoegdheid tot het nemen van publiekrechtelijke besluit (bijvoorbeeld vergunningverlening), volmacht voor het namens een volmachtgever doen van rechtshandelingen (bijvoorbeeld opdrachtverstrekkingen) en machtiging voor andere handelingen (niet zijnde rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld de voorbereiding van besluiten, zitting nemen in overlegverbanden, een toespraak houden, onderhandelingen voeren). We gebruiken het begrip mandaat als verzamelterm en specificeren als dat nodig is.

 

Attributie blijft hier buiten. Door attributie wordt een nieuwe bevoegdheid geschapen. Een geattribueerde bevoegdheid wordt niet namens een bestuursorgaan uitgeoefend, maar hoort specifiek bij die functionaris. Het gaat niet om mandaat, volmacht of machtiging en de bepalingen die daarvoor gelden, gelden niet voor attributie. Voorbeelden van geattribueerde bevoegdheden zijn leges heffen, parkeerhandhaving en bezwaarschriften afdoen op het gebied van publieke dienstverlening (evenementen, handhaving, markten etc.). Ook de geattribueerde bevoegdheden zijn in het Bevoegdhedenregister opgenomen.

 

3. Onderscheid prestaties/taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

 

De Bevoegdhedenregeling regelt niet welke prestaties en taken zijn toebedeeld aan clusters en resultaatverantwoordelijke teams. De taakverdeling wordt geregeld in de begroting, in het Concernwerkplan en in werkplannen.

 

4. Uitgangspunten van de Bevoegdhedenregeling Leiden 2015

 

De Bevoegdhedenregeling Leiden 2012 gaat uit van een systeem waarbij het college en de burgemeester het merendeel van hun bevoegdheden mandateert aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de 1ste functionaris. Deze bevoegdheid includeert de bevoegdheid tot vaststelling en aanpassing van het Bevoegdhedenregister (voor zover dat niet aan het college en de burgemeester is voorbehouden). De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft alle bevoegdheden gemandateerd aan functionarissen in de organisatie. Ook zijn er bevoegdheden die door het college gemandateerd zijn aan een portefeuillehouder of aan bepaalde externe partijen (zoals de Milieudienst).

 

Bevoegdheden worden zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Meer dan voorheen krijgen ook medewerkers mandaat. Daarmee wordt een beweging in de organisatieontwikkeling gehonoreerd die aansluit bij de volgende werkprincipes voor de organisatie: verantwoordelijkheden duidelijk beleggen, eigenaarschap tonen, vertrouwen geven en vertrouwen krijgen.

 

Bevoegdheden zijn zoveel mogelijk ‘algemeen’ geformuleerd. Alleen als het nodig is zijn zij specifieke aan een bepaalde functionaris opgehangen. Wij hanteren het credo ‘algemeen waar het kan en specifiek waar het moet’.

 

Alle mandaten zijn opgenomen in het Bevoegdhedenregister, inclusief mandaten die niet vanuit het college of van de burgemeester maar vanuit de gemeenteraad komen (register C). De griffie heeft, gezien het belang van deze mandaten, gevraagd om ze in het register op te nemen.

 

In de Bevoegdhedenregeling is het ‘ondermandaat’ in één keer opgenomen. De 1ste functionaris hoeft daarom geen ondermandaat te verlenen aan 2de functionarissen, die op zijn beurt aan 3de functionarissen en die dan weer evt. aan de 4e. Dat voorkomt een heleboel losse besluiten die apart bekend gemaakt moeten worden en gemuteerd in het register. Een leidinggevende van een cluster kan een mandaat dat door de gemeentesecretaris/algemeen directeur in het Bevoegdhedenregister verleend is binnen zijn cluster, intrekken, in overleg met zijn leidinggevende (artikel 4 lid 4).

 

Voor Servicepunt71 heeft het college het ‘Mandaatbesluit Servicepunt 71/ de gemeente Leiden’ en een bijbehorend register neergelegd. Ook dit is opgenomen in het Bevoegdhedenregister. Het zijn (formeel gezien) mandaten vanuit het college.

 

5. Artikelgewijze toelichting

 

Artikel 1 Definities

 

In dit artikel zijn begrippen gedefinieerd. Er worden dezelfde definities gehanteerd als in het Organisatiebesluit Leiden juli 2015 en in de Budgethouderregeling Leiden 2015.

 

Artikel 2 - Relatie college gemeentesecretaris/algemeen directeur en organisatie

 

Het college geeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur opdracht om de begroting uit te voeren en over de uitvoering daarvan op gezette tijden te rapporteren aan het college. Het college autoriseert de besteding van de begrote budgetten door de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor dit doel en machtigt de gemeentesecretaris/algemeen directeur om op zijn beurt de besteding van budgetten door functionarissen in de organisatie te autoriseren. Daarbij geldt de autorisatie aan leidinggevenden als een generiek besluit van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Over budgethouderschap van medewerkers neemt hij telkens een specifiek besluit. Wat een medewerker is, is in het Organisatiebesluit gedefinieerd: een functionaris van de gemeente niet zijnde gemeentesecretaris/algemeen directeur, clustermanager, teammanager of unitleider.

 

Artikel 4 - Mandaat

 

De portefeuillehouders worden in het Bevoegdhedenregister genoemd, maar zij ontvangen hun mandaat niet van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Zij leggen verantwoording af aan het college en aan de burgemeester.

 

Een besluit om ondermandaat tijdelijk of permanent in te trekken wordt schriftelijk vastgelegd. Op intranet is daarvoor een formulier beschikbaar. In het proces is opgenomen dat een afschrift van het formulier wordt toegezonden aan team Strategie, middelen en control.

 

Er kunnen ook voorwaarden en beperkingen van mandaten in het register worden opgenomen.

 

De meeste mandaten worden gegeven in het kader van de lijnorganisatie. Daarnaast kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur besluiten tot het instellen van projecten en programma’s voor onderwerpen en thema’s met een concern brede of afdeling overstijgende betekenis. Voor deze projecten kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of een directeur op basis van het bepaalde in het tiende lid rechtstreeks mandaten verlenen aan de ambtelijk opdrachtgever. Voorwaarde hiervoor is wel dat het moet gaan om identificeerbare budgetten of kredieten.

 

Een ambtelijk opdrachtgever kan bevoegdheden ondermandateren aan een ambtelijk opdrachtnemer. Na akkoord van de ambtelijk opdrachtgever, kan de ambtelijk opdrachtnemer van een project of bijzonder programma een deelproject of deelprogramma ondermandateren aan een andere ambtelijk opdrachtnemer. Publiekrechtelijke bevoegdheden worden niet gemandateerd aan een ambtelijk opdrachtgever.

 

Voor activiteiten en projecten binnen afdelingen kan de resultaatverantwoordelijke teammanager zelf (tijdelijke) mandaten regelen. Dat kan ook zijn ondermandaat of machtiging van een medewerker om rechtshandelingen te verrichten. Om dit gemakkelijk te regelen zal een formulier worden aangemaakt op dat op Intranet zal worden aangeboden.

 

Artikel 6 - Toepassing mandaat

 

Iemand die mandaat heeft voor bepaalde taken is tevens budgethouder van de daarmee verbonden budgetten. Bij taken en verantwoordelijkheden horen bevoegdheden, niet alleen om rechtshandelingen te verrichten maar ook voor de bijbehorende financiën. Uitzonderingen op dit uitgangspunt worden expliciet in het Bevoegdhedenregister vermeld.

 

Gemandateerde bevoegdheden mogen bij afwezigheid van de gemandateerde worden uitgeoefend door de plaatsvervanger van de gemandateerde, tenzij het register anders bepaalt. Het is dus dat de gemandateerde een plaatsvervanger heeft.

 

Artikel 7 - Vooroverleg

 

In een aantal gevallen legt de gemandateerde voordat hij een besluit neemt, het voorgenomen besluit voor aan het bestuursorgaan. Van belang is dat een gemandateerde bevoegdheid altijd kan worden uitgeoefend door het bestuursorgaan dat de bevoegdheid heeft gemandateerd.

 

Artikel 9 Ondertekening

De eerste twee leden zien op de gebruikelijke wijze van ondertekening van krachtens mandaat genomen besluiten.

 

Met de toenemende mate van digitale verwerking van aanvragen om vergunningen e.d. is het van belang om duidelijkheid te scheppen hoe digitaal gegenereerde besluiten ook digitaal kunnen worden ondertekend. In het derde lid is daarom opgenomen dat indien een besluit digitaal wordt ondertekend, ondertekening plaats vindt op de wijze waarop de desbetreffende applicatie in de ondertekening voorziet. Indien een applicatie niet in een digitale ondertekening voorziet en het om praktische redenen (bulk-besluiten) wenselijk is om af te zien van de gebruikelijke ondertekening, dan bepaalt het vierde lid dat in die gevallen de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam kunnen worden vervangen door de mededeling ‘Dit besluit is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.’

 

Deze artikelen bepalen niet wie bevoegd is om het digitaal ondertekende besluit te nemen. Dat is bepaald in het Bevoegdhedenregister.