Besluit nadere eisen betreffende het berichtenverkeer langs de elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen van de gemeente Lisse

Ondertekening

VOORWAARDEN VOOR AANLEVERING VAN DOCUMENTEN AAN DE GEMEENTE LISSE

1. Doel

Deze voorwaarden voor aanlevering van documenten aan de Gemeente Lisse (hierna: Aanleveringvoorwaarden) hebben tot doel:

• -

  Kwaliteitsverbetering: betere maatvoering, geen fouten door opnieuw tekenen.

• -

  Efficiëntieverbetering: geen dubbel werk, in plaats daarvan (eventuele) controle van het bestaande (teken)materiaal en het verder gebruiken van dat bestaande (teken)materiaal.

• -

  Bevorderen uitwisselbaarheid: door de voorwaarden ten aanzien van de aanlevering wordt de uitwisselbaarheid tussen overheden en andere instanties vergroot.

2. Toepasselijkheid

• 1.

  Deze Aanleveringvoorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten verstrekt door de Gemeente Lisse of opdrachten verstrekt ten nutte van de Gemeente Lisse, waarbij uitwisseling van documenten plaatsvindt.

• 2.

  Voor zover niet anders bedongen dient elk document in het kader van een opdracht in elk geval in digitale vorm ter beschikking te worden gesteld. Onder een document wordt in ieder geval verstaan elke grafiek, foto, illustratie, tekening, plattegrond, situatietekening, bouwtekening, geluidsbestand, film, presentatiebestand, tekstbestand, rekenbestand, adresbestand of ander databestand.

3. Peilmoment

Het is van belang vast te stellen wanneer wordt verwacht dat aan de Aanleveringvoorwaarden wordt voldaan. De status van het bestaande (teken)materiaal is daarvoor het uitgangspunt. Een “concept plan” moet bijvoorbeeld pas aan de Aanleveringvoorwaarden voldoen zodra er een actie van de Gemeente Lisse wordt gevraagd / verlangd.

4. Voorwaarden ten aanzien van de aanlevering

A. Voorwaarden ten aanzien van het medium

• •

  Tot 10 Megabyte moet het document per e-mail of op cd-rom (ISO-norm) worden aangeleverd.

• •

  Boven 10 Megabyte moet het document op cd rom (ISO-norm) worden aangeleverd (inclusief het e-mailbericht zelf).

B. Voorwaarden ten aanzien van de compressie

De documenten mogen gecomprimeerd worden aangeleverd mits de compressietechniek lossless is. Daarbij moet het om een algemeen gebruikelijke compressietechniek gaan (Zip; PDF/PDF-A). Uitgangspunt voor de compressietechniek is dat de Gemeente Lisse geen kosten hoeft te maken om de documenten te decomprimeren (uit te pakken).

C. Voorwaarden ten aanzien van de uitwisselbaarheid

• 1.

  Digitale tekstdocumenten moeten voor wat betreft de opmaak goed uitwisselbaar zijn met MS-office, MS Works, WPS.

• 2.

  Grafische digitale documenten in de vorm van grafieken, diagrammen en illustraties moeten in het zogenaamde “TIFF-formaat” worden aangeleverd.

• 3.

  Digitale foto’s moeten worden aangeleverd in het formaat JPEG of PDF.

• 4.

  Digitale situatietekeningen / bouwtekeningen / plantekeningen moeten worden aangeleverd volgens de voorwaarden opgenomen onder punt E in dit document.

• 5.

  Bij digitale 3D bouwtekeningen en/of situatietekeningen en/of animaties moet een daarvoor bruikbare viewer kosteloos worden meegeleverd.

• 6.

  De digitale ruimtelijke plannen- en/of situatietekeningen moeten voldoen aan de zogenaamde RO Standaarden 2008 waaronder de IMRO-norm 2008 en de digitale leest, uitgave van het NIROV.

• 7.

  Een presentatiebestand moet voor wat betreft de opmaak goed uitwisselbaar zijn met MS-PowerPoint 97, -2000 of -XP.

D. Voorwaarden ten aanzien van de maatvoering

• 1.

  Ter voorkoming van afwijking in de maatvoering dient dat deel van de Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN) waar de opdracht betrekking op heeft te worden gebruikt. De GBKN is aan te schaffen bij het Kadaster.

• 2.

  In bijzondere gevallen kan in de plaats van de GBKN speciaal door de Gemeente Lisse ontwikkeld digitaal kaartmateriaal worden gebruikt. Dit digitale kaartmateriaal dient uitsluitend voor die specifieke opdracht te worden gebruikt en wordt door de Gemeente Lisse ter beschikking gesteld tegen betaling van kosten zoals vastgelegd in de Legesverordening.

• 3.

  Voor zover mogelijk is, moet het digitale kaartmateriaal in het Rijksdriehoeks-coördinatenstelsel, zoals gebruikelijk bij een GBKN-bestand, blijven staan.

E. Voorwaarden indieningsvereisten aanvraag omgevingsvergunning en ruimtelijke plannen.

Indieningsvereisten aanvraag omgevingsvergunning (per 01-01-2010)

Wettelijk kader:

• -

  Afdeling 2.3 en 4.1.1 Awb;

• -

  Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo);

• -

  Hoofdstuk 4 Besluit omgevingsrecht (BOR);

• -

  Ministeriële regeling omgevingsrecht (MOR)

Welke gegevens ingediend moeten worden is sterk afhankelijk voor welke type activiteit een omgevingsvergunning wordt aangevraagd. Welke gegevens moeten worden ingediend wordt uitgebreid In de MOR omschreven. Deze gegevens zijn zowel voor de digitale aanvraag als de “papieren” aanvraag hetzelfde.

In hoofdstuk 1 van de MOR (zie onderstaande) staat uitgebreid aan welke basiseisen digitale stukken moeten voldoen voor het aanvragen van een omgevingsvergunning en hoe deze moeten worden ingediend.

Artikel 1.4 (MOR) Vereisten aan digitale indiening van gegevens en bescheiden:

• 1.

  Gegevens en bescheiden die langs elektronische weg bij de aanvraag worden verstrekt, worden aangeleverd in een van de volgende bestandsformaten:

  • a.

    Autocad DWG tot versie 2008 of OpenDWG

  • b.

    Autocad DXF, DWF

  • c.

    Microstation DGN tot versie 2008 of OpenDGN

  • d.

    Arkey DRW of AWF (dit formaat is nog onder voorbehoud)

  • e.

    MS-Office DOC tot en met versie 2007

  • f.

    MS-Office XLS tot en met versie 2007

  • g.

    OpenOffice ODT

  • h.

    OpenOffice ODS

  • i.

    Adobe PDF/PDF-A

  • j.

    Digitale foto’s JPEG

  • k.

    Gescande documenten TIFF of PDF

• 2.

  Indien de digitale bestanden worden ingediend op een opslagmedium, mogen deze slechts bruikbaar zijn voor het alleen lezen van die bestanden, zogenaamde «read-only» bestanden. Indien de bestanden langs elektronische weg worden aangeleverd, mogen deze uitsluitend als «read-only» (alleen lezen) zijn gekenmerkt.

Digitalisering ruimtelijke plannen

Onder de nieuwe Wet ruimtelijke ordening (Wro) worden alle planologische visies, plannen, besluiten, verordeningen en algemene maatregelen van bestuur (Wro instrumenten) digitaal vervaardigd en op elektronische wijze beschikbaar gesteld volgens de RO Standaarden 2008. Dit houdt in dat acceptatie mogelijk is nadat de plannen door de validator van Geonuvum zijn geaccepteerd. Aan de toegankelijkheid worden om drie redenen eisen gesteld:

• -

  het waarborgen van de bruikbaarheid en interoperabiliteit van de Wro instrumenten door middel van het vaststellen van technische vormvereisten;

• -

  het waarborgen van de vindbaarheid en raadpleegbaarheid van de Wro instrumenten door middel van het vaststellen van regels rondom de elektronische beschikbaarstelling;

• -

  het waarborgen van de rechtszekerheid door middel van het vaststellen van vereisten rondom integriteit, authenticiteit en volledigheid van de Wro instrumenten.

Voor een goede informatie uitwisseling is het essentieel dat de informatie door de ontvanger is te gebruiken en goed kan worden geïnterpreteerd. Om dit binnen het ruimtelijke ordeningsproces soepel te laten verlopen, is er in de RO Standaarden 2008 en de STRI 2008 vastgelegd welke bestandsformaten gehanteerd moeten worden voor de verschillende onderdelen van een ruimtelijk instrument.

Onder RO Standaarden 2008 vallen onder meer de:

• -

  STRI2008 : beschrijft hoe de beschikbaarstelling gerealiseerd moet worden;

• -

  SVBP2008: beschrijft de inhoudelijke standaard;

• -

  IRMO2008 : beschrijft de technische standaard;

• -

  PRBP2008: geeft een toelichting op en nadere uitwerking van de standaarden.

In onderstaand overzicht zijn de toegestane versies van de gebruikte bestandsformaten opgenomen.

Toegestane versies bestandsformaten

Aanvullende GML specificaties

In het Informatie Model Ruimtelijke Ordening IMRO2008 worden aanvullende afspraken gemaakt over de specificatie en het gebruik van GML. Zo kan er bijvoorbeeld een GML Profile van toepassing zijn, of er kunnen aanvullende standaarden zoals het gebruik van XLink worden gespecificeerd. Voor deze nadere technische specificaties wordt doorverwezen naar het IMRO2008 document.

5. Overige

• 1.

  De afzender is verantwoordelijk voor het vrij van virussen en dergelijke, aanleveren van digitale documenten.

• 2.

  De aan de Gemeente Lisse in het kader van een opdracht verstrekte documenten worden juridisch eigendom van de Gemeente Lisse.

• 3.

  Voor de door de Gemeente Lisse verstrekte documenten gelden de volgende voorwaarden:

  • -

    De documenten of delen uit de documenten mogen niet worden gekopieerd en/of aan derden worden doorgeleverd, zonder schriftelijke toestemming van de Gemeente Lisse.

  • -

    De documenten blijven eigendom van de Gemeente Lisse en dienen na gebruik in de oorspronkelijke vorm te worden geretourneerd. Eventuele aanvullingen op, of afleidingen van het oorspronkelijke materiaal dienen bij het beëindigen van de opdracht, in digitale of analoge vorm kosteloos aan de Gemeente Lisse te worden aangeboden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

  • -

    De Gemeente Lisse is niet aansprakelijk voor de gevolgen die voortvloeien uit het (onjuist) gebruik of de (onjuiste) interpretatie van de documenten.

• 4.

  Het is de Gemeente Lisse toegestaan de in het kader van een opdracht verstrekte documenten vrijelijk te publiceren of te verkopen in welke vorm dan ook. Hiervoor is géén (aanvullende) vergoeding verschuldigd. Uitzondering hierop vormen bouwtekeningen waarop een architect haar auteursrechten kan laten gelden. Deze bouwtekeningen kunnen pas worden verkocht na goedvinden van de architect.

Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Lisse 2009

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) op te nemen.

Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend.

De gemeente Lisse wil de ‘elektronische deur’ nu formeel openzetten. Dat gebeurt door middel van het onderhavige besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan de gemeente nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Dit besluit bevat deze nadere eisen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals Sms-berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.

Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De (bestuursorganen van de) gemeente Lisse geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg.

Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten (aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Voor overige elektronische berichten is in het derde lid als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus (gemeente@lisse.nl) of via een webformulier op de gemeentelijke website.

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Lisse.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen.

Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Lisse, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Dit wordt binnen twee dagen aan de afzender bekendgemaakt. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht (10 Mb). Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. De e-mail wordt automatisch tegengehouden en de afzender ontvangt daar automatisch een bericht van.

In de bijlage (Voorwaarden voor aanlevering van elektronische documenten aan de gemeente Lisse) worden de voorwaarden genoemd waaraan documenten moeten voldoen om te kunnen worden behandeld.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 9 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.