Instructie voor de griffier

Geldend van 07-03-2003 t/m heden

Intitulé

Instructie voor de griffier

Besluit vast te stellen de Instructie voor de griffier:

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning raadspresidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het raadspresidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het raadspresidium ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt, in samenwerking met de gemeentesecretaris, er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 Aansturing commissiegriffiers

De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

  • 1. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

  • 2. Bij ontstentenis van griffier zal zijn ambt worden waargenomen door de adjunct- griffier.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2. Zolang de Organisatieverordening gemeente Middelburg 2000 voor de gemeentesecretaris nog aanwijzingen en regelen bevat die middels de onderhavige instructie tot het taakveld van de raadsgriffier zijn gaan behoren, prevaleert de instructie van de raadsgriffier.

  • 3. Deze instructie treedt in werking op de 7 maart 2003.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad in zijn vergadering van
17 februari 2003
De griffier, de voorzitter,
L.A. Vorthoren mr J.M. Schouwenaar

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

 

Artikel 2

De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en voorbereid door het raadspresidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. 

 

Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

 

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de gemeentesecretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

 

Artikel 5

Voor het raadspresidium als  belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het raadspresidium wordt door de griffier ondersteund.

 

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat de griffier deze verschaft. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt (ad hoc) een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

 

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

 

Artikel 8

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.

Dit laat onverlet dat het college de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren.

 

Artikelen 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.