Regeling vervallen per 01-01-2019

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nederweert houdende regels omtrent budgetten Budgethoudersregeling Nederweert 2016

Geldend van 01-11-2016 t/m 31-12-2018

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nederweert houdende regels omtrent budgetten Budgethoudersregeling Nederweert 2016

Burgemeester en wethouders van Nederweert

Overwegende dat het in het kader van een doelmatig en doeltreffend financieel beheer gewenst is dat er regels worden vastgesteld voor besteding/beheer van de in de productenraming beschikbaar gestelde bedragen alsmede voor besteding/beheer van de beschikbaar gestelde investeringskredieten;

Gelet op het bepaalde in artikel 4 van de "Financiële verordening gemeente Nederweert";

Besluiten:

tot vaststelling van de navolgende "Budgethoudersregeling Nederweert 2016":

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Grootboeknr. : Het grootboekrekeningnummer dat als zodanig is vastgelegd in de financiële administratie.

Kostensoorten: Het kosten- of opbrengstensoortnummer dat als zodanig is vastgelegd in de financiële administratie.

Budget: De voor de levering van een product beschikbaar gestelde financiële middelen overeenkomstig de op de kostenplaatsen en in de productenraming geraamde lasten en baten.

Krediet: De voor levering van een product beschikbaar gestelde financiële middelen overeenkomstig de op de investeringsrekeningen geraamde lasten.

en baten.

Budgethouder: De door of namens burgemeester en wethouders aangewezen medewerker die verantwoordelijk is voor de realisering van de aan de budgetten/kredieten verbonden taakstellingen. (In het financiële pakket wordt een budgethouder kredietbeheerder genoemd).

Artikel 2

  • 1. Binnen de organisatie zijn/worden door (of namens) burgemeester en wethouders budgethouders aangewezen. Budgethouders zijn bevoegd verplichtingen aan te gaan/uitgaven te doen binnen het hen toegekende budget/krediet.

  • 2. Bij de aanwijzing tot budgethouder wordt aangegeven voor welke budgetten/kredieten dit geldt.

  • 3. Budgetten/kredieten worden eenduidig toegekend. Het budgethouderschap geld voor het totale grootboeknummer.

  • 4. Het team financiën stelt een lijst met budgethouders samen ter vastlegging in de financiële administratie welke ten behoeve van de accountant mede wordt voorzien van parafen van de budgethouders.

Artikel 3

  • 1. De budgethouder doet, binnen de grenzen van een aan hem beschikbaar gesteld budget/krediet, alle uitgaven die nodig zijn voor het leveren van een product of dienst.

  • 2. De budgethouder neemt de wettelijke en interne regels voor aanbestedingen en inkoop van goederen en diensten in acht.

  • 3. De budgethouder draagt de verantwoordelijkheid voor het budget-kredietbeheer.

  • 4. Bij dreigende cq verwachte over- of onderschrijding van een budget/krediet (lasten en/of baten) en bij onregelmatigheden in het beheer rapporteert de budgethouder tijdig (vooraf) en uit eigen beweging via het team financiën aan het college van burgemeester en wethouders.

  • 5. De budgethouder rapporteert conform de vastgestelde rapportagecyclus over de voortgang met betrekking tot de budgetten en kredieten met de daarbij behorende taakstelling.

  • 6. Door het college van burgemeester en wethouders geautorisdeerd wijzigingen in budgetten/kredieten dienen aan het team financiën te worden gemeld ter vastlegging in de financiële administratie.

  • 7. De budgethouder draagt zorg voor een doelmatige en rechtmatige aanwending van de beschikbare financiële middelen.

Artikel 4

  • 1. De budgethouder kan zijn of haar bevoegdheden, al dan niet onder bepaalde voorwaarden, geheel of gedeeltelijk mandateren. Een afschrift van de mandateringsbesluiten wordt ter kennis gebracht van het team financiën ter verwerking in de financiële administratie en ter bijwerking van de in artikel 2 lid 4 bedoelde lijst. De budgethouder blijft verantwoordelijk voor de krachtens mandaat namens hem of haar uitgevoerde werkzaamheden.

  • 2. Voor de autorisatie van de uit de aangegane verplichtingen voortvloeiende facturen is het fiat van de bevoegde budgethouder vereist. Daarbij wordt tevens aangegeven ten laste van welke grootboeknummer en kostensoort de factuur dient te worden gebracht binnen de financiële administratie.

  • 3. Bij afwezigheid van de budgethouder wordt vervanging geregeld door het betreffende afdelingshoofd of diens vervanger. Het team financiën wordt door het betreffende afdelingshoofd of diens vervanger hiervan in kennis gesteld teneinde e.e.a. in de financiële administratie te kunnen verwerken.

Artikel 5

  • 1. Verplichtingen mogen door de budgethouder slechts worden aangegaan voor zover het betreffende budget/krediet toereikend is en de verplichting past binnen het vastgesteld beleid.

  • 2. Voor het aangaan van verplichtingen inzake inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken gelden de bepalingen zoals die zijn opgenomen in de nota "Inkoop en aanbestedingsbeleid 2013, gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert", het "Inkoop- en aanbestedingsreglement gemeenten Leudal. Nederweert, Roermond en Weert" en de "Algemene verkoopvoorwaarden gemeente Nederweert".

  • 3. Het aangaan van verplichtingen/geven van opdracht tot betaling inzake leveringen, diensten en werken door derden voor bedragen groter dan

    € 40.000,00 excl. btw dient naast de budgethouder ook diens afdeldingshoofd te worden geaccordeerd.

Artikel 6

  • 1. In spoedeisende gevallen is de budgethouder bevoegd om uitgaven te doen c.q. verplichtingen aan te gaan zonder dat een (toereikend) budget/krediet aanwezig is.

  • 2. De budgethouder oefent de in het eerste lid bedoelde bevoegdheid slechts uit na het college van burgemeester en wethouders inzake de uitgave te hebben geraadpleegd

  • 3. Van een gedane uitgave c.q. aangegane verplichting als bedoeld in lid 1 doet de budgethouder zo spoedig mogelijk mededeling aan het college van burgemeester en werhouders onder vermelding van de noodzaak en een voorstel tot dekking.

Artikel 7

Budgethouders verstrekken jaarlijks, voor de afsluiting van de financiële administratie, een gedocumenteerd overzicht aan het team Financiën met betrekking tot ten laste van de onder hun beheer staande budgetten aantoonbaar aangegane verplichtingen welke nog niet tot betalingen hebben geleid.

Artikel 8

Het team Financiën draagt zorg voor een dusdanige registratie van de budgetten/kredieten dat de budgethouders te allen tijde inzicht kunnen krijgen in het verloop van de toegekende budgetten/kredieten.

Artikel 9

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 november 2016

Artikel 10

Deze regeling komt in de plaats van de "Budgethoudersregeling Nederweert 2014" en kan worden aangehaald als "Budgethoudersregeling Nederweert 2016".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 4 oktober 2016.
Burgemeester en wethouders van Nederweert,
De secretaris, De burgemeester
drs. J.C.T. Bakens, H.F.M. Evers

Nota-toelichting

Algemeen 

Uitgangspunt voor deze budgethoudersregeling is de platte organisatie en de daarbij horende integrale managementverantwoordelijkheid.

 

Het uitgangspunt van integraal management betekent in dit kader:

- integratie van outputsturing met het beheer van de daarvoor benodigde productiemiddelen (personele, materiële en financiële);

- verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn zo laag mogelijk in de organisatie gedelegeerd c.q. gemandateerd;

- op resultaten daarvan worden aangesproken volgens gemaakte (management) afspraken;

- binnen de grenzen van het taakstellend budget; de integraal manager is dus ook budgethouder. 

Om integraal management na te kunnen komen en een goede facilitering door de financiële functie

mogelijk te maken is het noodzakelijk dat een duidelijke afstemming van taken en rollen tussen de

centrale financiële functie (informatieverstrekkende, randvoorwaardenscheppende, ondersteunende,

signalerende en toetsende functie) en de integraal managers plaatsvindt en wordt vastgelegd.

De budgethoudersregeling (budgetbeheer) kan niet los worden gezien van de planning- en controlcyclus, maar borduurt hier verder op voort.

 

Doelstelling 

Het instrument van budgettering is geen doelstelling op zich. Het is een middel waarmee het bestuur en de ambtelijke organisatie in staat worden gesteld effectiever en efficiënter te besturen en te werken. Hierbij is van belang dat tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie heldere afspraken worden gemaakt welke producten met welke middelen dienen te worden gerealiseerd en tegen welke kwaliteit. De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het te leveren product, met andere woorden hij/zij is volledig verantwoordelijk voor de input(middelen), de throughput (het proces), de output (het product) en uiteindelijk voor de outcome (effecten).

 

Doelstelling van deze regeling is te komen tot een passende systematiek van budgetbewaking binnen

het kader van de planning- en controlcyclus. Voorop staat dat de regeling een niet te complexe

systematiek van krediet- c.q. budgetbewaking heeft met een herkenbare plek binnen de planning- en

controlcyclus. Dat bevordert de focus op voortgangsbewaking, kwaliteitsbewaking en prijsbewaking.

Het budget als sturingsinstrument 

De budget- c.q. kredietbeheerder krijgt met het budget een opdracht van het college; hij/zij krijgt de

middelen en bevoegdheden en hij/zij weet vooraf hoe verantwoording moet worden afgelegd. Sturen op producten houdt in sturen op vooraf geformuleerde taakstellingen met betrekking tot die producten. De taakstelling richt zich op efficiency en effectiviteit.