Organisatieregeling Noaberkracht Dinkelland Tubbergen

1. De gemeentesecretarissen van Dinkelland en Tubbergen vormen tezamen de algemene directie.

2. De algemene directie staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is voor het functioneren daarvan ambtelijk eindverantwoordelijk. Zij is verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur.

3. De algemene directie kan onderling portefeuilles verdelen.

4. De algemene directie geeft hiërarchisch leiding aan de domeindirecteuren van de domeinen Bedrijfsvoering en Dienstverlening en de directiestaf.

5. De algemene directie treedt op als domeindirecteur, overeenkomstig het bepaalde in artikel 4.

6. De algemene directie draagt organisatiebreed de zorg voor het bevorderen en bewaken van:

• a.

  (inter)gemeentelijke en organisatiebrede (strategische) beleidsontwikkeling enuitvoering;

• b.

  de samenhang binnen de organisatie;

• c.

  bestuurlijk-ambtelijke samenwerking;

• d.

  efficiënte en effectieve dienstverlening en bedrijfsvoering;

• e.

  een goed werkklimaat en kwaliteitspeil van het personeel;

• f.

  een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering.

7. De algemene directie draagt ervoor zorg dat bij de bestuursorganen van Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, de gemeente Dinkelland en/of de gemeente Tubbergen ingediende ambtelijke voorstellen zijn beoordeeld op rechtmatigheid en doelmatigheid, op juistheid en volledigheid, op de gevolgde en nog te volgen procedure en op integraliteit.

8. De algemene directie voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving die op de functie van algemeen directeur betrekking heeft, in het door het dagelijks bestuur vastgestelde functieboek.

1. De domeinen Dienstverlening en Bedrijfsvoering hebben elk een domeindirecteur. De algemene directie treedt op als domeindirecteur van het domein Maatschappelijke Effecten.

2. De domeindirecteur geeft binnen zijn domein hiërarchisch leiding aan de afdelingshoofden en de algemene directie aan de programmamanagers.

3. De domeindirecteur is binnen zijn domein verantwoordelijk voor het bevorderen en bewaken van:

• a.

  (strategische) beleidsontwikkeling enuitvoering;

• b.

  een efficiënte en effectieve dienstverlening en bedrijfsvoering;

• c.

  een goed werkklimaat en kwaliteitspeil van het personeel;

• d.

  een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering.

4. De domeindirecteur voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving die op zijn functie betrekking heeft, in het door het dagelijks bestuur vastgestelde functieboek.

1. Het directieteam draagt binnen door het dagelijks bestuur vastgestelde kaders zorg voor:

• a.

  aansturing: het formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren;

• b.

  aanwijzing: het directieteam wijst de afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang, indien een aangelegenheid zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt;

• c.

  advisering: het gevraagd en ongevraagd advies geven aan bestuursorganen van Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, de gemeente Dinkelland en/of de gemeente Tubbergen en het adviseren over en aansturen van bestuursopdrachten;

• d.

  facilitering: het scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financiën, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;

• e.

  kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten;

• f.

  planning: het vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het directieplan;

• g.

  strategieontwikkeling: het ondersteunen van de strategieontwikkeling van bestuursorganen van Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, de gemeente Dinkelland en/of de gemeente Tubbergen en het oppakken van strategische thema´s van de organisatie;

• h.

  toezicht: het zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen overeenkomstig de planning en control cyclus en het monitoren van de uitvoering van de begroting van Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, de gemeente Dinkelland en de gemeente Tubbergen.

2. Het directieteam kan richtlijnen vaststellen ter onderscheid naar aard en inhoud van ambtelijke voorstellen welke aan haar dienen te worden voorgelegd, alvorens zij aan bestuursorganen van Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, de gemeente Dinkelland en/of de gemeente Tubbergen worden aangeboden.

3. Het directieteam stelt jaarlijks een jaarplan op, welke zij ter besluitvorming voorlegt aan het algemeen bestuur.

4. De leden van het directieteam streven eenheid in het leidinggeven en unanimiteit in besluitvorming na. In het geval er geen gezamenlijk standpunt kan worden ingenomen, beslist de algemene directie.

5. Overleggen van het directieteam worden door een lid van de algemene directie voorgezeten.

1. De directiestaf ondersteunt de algemene directie in de uitvoering van haar taken.

2. De directiestaf is sparringpartner van het directieteam in het algemeen en de algemene directie in het bijzonder over strategische organisatiebrede en organisatieoverstijgende vraagstukken.

1. Binnen het domein Maatschappelijke Effecten wordt uitvoering gegeven aan programma’s. Ieder programma wordt geleid door een programmamanager.

2. De programmamanager is ambtelijk verantwoordelijk voor de vormgeving en de uitvoering van het programma.

3. De programmamanager stelt uit de vakgroepen een programmateam samen. Medewerkers kunnen in meerdere programmateams worden geplaatst.

4. De algemene directie stelt voor elke programmamanager vast, aan welke medewerkers deze hiërarchisch leiding geeft.

5. De programmamanager voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving waartoe zijn functie wordt gerekend, in het door het dagelijks bestuur vastgestelde functieboek.

1. Aan een afdelingshoofd is de leiding van één of meer afdelingen opgedragen.

2. Iedere afdeling heeft een afdelingshoofd, met uitzondering van de afdeling Kwaliteit, Audit en Control. De domeindirecteur Bedrijfsvoering treedt op als afdelingshoofd van deze afdeling.

3. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het opstellen van het afdelingsplan en het realiseren van de daarin opgenomen doelstellingen en activiteiten.

4. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een integrale beleidsvoorbereiding en de kwaliteit van de voorstellen en besluiten vanuit zijn afdeling.

5. Het afdelingshoofd voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving die op zijn functie betrekking heeft, in het door het dagelijks bestuur vastgestelde functieboek.

1. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de uitoefening van de controlfunctie in anticiperende zin (risicomanagement).

2. De concerncontroller maakt onderdeel uit van de afdeling Kwaliteit, Audit & Control, coördineert de werkzaamheden op die afdeling en fungeert als eerste aanspreekpunt voor de medewerkers binnen deze afdeling.

3. De concerncontroller draagt zorg voor:

• a.

  het in opdracht van de algemene directie opstellen van concern brede kaders en richtlijnen en ziet toe op de implementatie daarvan;

• b.

  het ontwikkelen van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures en methoden die de sturing, bewaking, toetsing en verantwoording van het middelenbeleid en de effectieve en efficiënte besteding van middelen en inzet van medewerkers in de ambtelijke organisatie mogelijk maken;

• c.

  het ondersteunen van het bestuur, de directie, programmamanagers en afdelingshoofden bij het realiseren van de door het bestuur geformuleerde doelstellingen (beleidsstrategie) en geeft vorm aan de beleidscoördinatie;

• d.

  de ontwikkeling van prestatie-indicatoren op basis waarvan resultaten en effecten van programma’s, producten en diensten meetbaar zijn;

• e.

  het beoordelen van werkprocessen op kwaliteit, doelmatigheid en doeltreffendheid en het uitvoeren van interne audits en onderzoeken (verordening ex artikel 213a Gemeentewet) ter analyse van het algemeen gemeentelijk beleid;

4. De concerncontroller is verantwoording verschuldigd aan de domeindirecteur Bedrijfsvoering. In bijzondere situaties kan de concerncontroller rechtstreeks rapporteren aan het dagelijks bestuur.

5. De concerncontroller voert voorts de taken uit die zijn opgenomen in de functiebeschrijving die op zijn functie betrekking heeft, in het door het dagelijks bestuur vastgestelde functieboek.

1. De organisatieonderdelen verstrekken aan het dagelijks bestuur alle gegevens die het dagelijks bestuur nodig heeft ten behoeve van het algemeen beheer van de organisatie.

2. Het dagelijks bestuur kan betreffende aard, inhoud, vorm en/of frequentie van deze gegevensverstrekking algemene en bijzondere aanwijzingen geven.

1. De portefeuillehouder voert met enige regelmaat overleg met een bij zijn portefeuille betrokken programmamanager, afdelingshoofd dan wel concerncontroller over:

• a.

  het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

• b.

  de voortgang en planning van werkzaamheden van het programma of de afdeling;

• c.

  het bespreken van nieuwe aangelegenheden betreffende de portefeuille.

2. De programmamanager, het afdelingshoofd dan wel de concerncontroller stelt van het overleg een actielijst op.

3. Indien een aangelegenheid tot de portefeuille van meerdere portefeuillehouders behoort, wordt deze aangelegenheid zo mogelijk in verenigd overleg besproken.

1. Ter bevordering van de onderlinge afstemming en coördinatie vindt met enige regelmaat een managementoverleg plaats.

2. Het managementoverleg bestaat uit het directieteam, de programmamanagers, de afdelingshoofden, de concerncontroller en de team-/bedrijfsleiders.

3. De algemene directie bepaalt wie het managementoverleg voorzit.

1. Binnen een domein vindt met enige regelmaat een domeinoverleg plaats tussen de domeindirecteur en de afdelingshoofden, programmamanagers dan wel de concerncontroller.

2. De domeindirecteur is voorzitter van het domeinoverleg.

3. In het domeinoverleg vindt plaats:

• a.

  terugkoppeling uit de vergaderingen van de colleges en het directieteam en uit de vergaderingen van de raadscommissies en de raden;

• b.

  onderlinge informatie-uitwisseling, consultatie en afstemming;

• c.

  een vertaling van college- en directiebesluiten van strategisch naar tactisch of operationeel niveau.

1. Gelet op de structuur van de organisatie vinden de volgende overlegvormen met enige regelmaat plaats:

• a.

  een afdelingsoverleg tussen het afdelingshoofd en/of de concerncontroller en zijn medewerkers;

• b.

  een vakgroepoverleg tussen een programmamanager en zijn medewerkers;

• c.

  een programmateamoverleg tussen de programmamanager en zijn medewerkers.

2. Het afdelingshoofd, de concerncontroller respectievelijk de programmamanager is voorzitter van het overleg. Voor zover het de afdeling Kwaliteit, Audit en Control betreft en de directeur van het domein Bedrijfsvoering aan het overleg deelneemt, is hij voorzitter.

3. Het overleg heeft tot doel:

• a.

  de bespreking van ontwikkelingen in en van de organisatie;

• b.

  de uitwisseling van informatie;

• c.

  de bespreking en de bevordering van de onderlinge samenwerking en de integraliteit;

• d.

  de bespreking en bevordering van de kwaliteit van het werk;

• e.

  de bespreking en bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de medewerkers.

1. Elke aangelegenheid wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het programmateam, de afdeling of de vakgroep tot wiens taakgebied de desbetreffende aangelegenheid behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. De programmamanager respectievelijk het afdelingshoofd zijn verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat met betrekking tot de in het eerste lid bedoelde aangelegenheid.

3. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één programmateam, afdeling of vakgroep uitstrekt, wijst het directieteam de organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of de uitvoering.

1. Indien een aangelegenheid het taakgebied van een ander(e) programmateam, afdeling of vakgroep raakt, vraagt de primaathouder om aanvullend advies aan de andere organisatorische eenheid.

2. De organisatorische eenheid die aanvullend advies uitbrengt treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de primaathouder.

4. Een organisatorische eenheid kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen.

5. Bij blijvend verschil van inzicht voegt de primaathouder de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.