Archiefverordening

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.de wet

de Archiefwet 1995;

b.gemeentelijke organen

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de

gemeente;

c.de archiefbewaarplaats

door het college krachtens artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

d.de archivaris

de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris in Waterland te

Purmerend;

e.beheerder

degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de

gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

f.beheerseenheid

een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

g.informatiesysteem

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan

archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en

geraadpleegd;

h.de regeling

Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 4

In aanvulling op artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 dragen burgemeester en wethouders zorg voor het treffen van zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hen opgemaakte archiefbescheiden waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat andere ontvangende overheidsorganen deze bescheiden ingevolge een voor hen geldende selectielijst in bewaring moeten stellen, dat bij het raadplegen van die archiefbestanden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders stellen regels vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 7

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 9

Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening Purmerend 1998".

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 24 september 1998

de secretaris, J. Dekker

de voorzitter, Th. van Dam

T O E L I C H T I N G

ALGEMEEN

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie belangrijke gedeelten, te weten:

-de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de niet

overgebrachte archieven van de gemeentelijke organen;

• -

  de aanwijzing van de archiefbewaarplaats;

• -

  het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de

archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.

Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet verder wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk 4 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in de verordening een meer specifieke betekenis wordt toegekend.

Artikel 2

De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.

Artikel 3

Bij ministeriële regeling zullen op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995, regels worden gesteld aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).

Artikel 5

Bij ministeriële regeling zullen op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels worden gesteld omtrent de duurzaamheid van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit artikel zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995).

Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften worden opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.