Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden Rheden 2013

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zal door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• -

  Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en –beperkt– onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• -

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• -

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• -

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniformedocumenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documentente hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Uniformiteit bevordert ook de onderlinge samenwerking tussen gemeenten bij gezamenlijke inkoop en aanbestedingen.

De Gemeente past bij iedere inkoop indien van toepassing in ieder geval toe:

• -

  Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012);

• -

  Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• -

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten;

• -

  Gids Proportionaliteit.

Bij de inkoop/aanbesteding van Leveringen en Diensten worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard. Per inkoop-/aanbestedingsproject kunnen aanvullende voorwaarden van toepassing worden verklaard.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • -

    Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • -

    Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • -

    Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • -

    Proportionaliteit (evenredigheid):de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • -

    Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of op TenderNed.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatbesluit van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Uitgangspunt bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten zijn de voorschriften van de Gids Proportionaliteit en de Beleidsnota Inkoop en aanbesteden.

Afwijkingen van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit en Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Waar het gaat om de keuze voor de te volgen inkoopprocedure geldt in aansluiting daarop het volgende.

De gekozen inkoopprocedure dient proportioneel te zijn in de zin van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit. Daarbij is de in deze gids in hoofdstuk 3.4 opgenomen voorschrift 3.4.a leidend.

Van de op basis van de Gids Proportionaliteit en de Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden voorgeschreven procedure, kan in beginsel slechts worden afgeweken in geval van dwingende spoed, als gevolg van omstandigheden die niet voorzienbaar waren en buiten de invloedsfeer van de Gemeente liggen.

Afwijken van een Europese aanbestedingsprocedure is in principe niet toegestaan. Ook de tijdsduur van een aanbestedingsprocedure is geen reden om af te wijken van een voorgeschreven procedure.

4.1 Integriteit

• a.

  De Gemeente Stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

  De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemer

  De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

• a.

  Bij Inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in acht

  De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om in 2015 100%duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • -

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • -

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

  • -

    De Gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

  • -

    De Gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente en haar werkwijze.

• Voor een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap.nl/Pianoo zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Deze duurzaamheidscriteria zullen daar waar mogelijk worden opgenomen in bestekken/programma’s van eisen.

• b.

  Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

  Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en Social Return. De Gemeente stimuleert in het bijzonder de arbeidsdeelname van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  Daarnaast onderschrijft de gemeente het principe van Fair trade. Producenten in ontwikkelingslanden verdienen een eerlijke prijs te krijgen voor hun product. En dat de omstandigheden waarin zij werken menswaardig zijn. Dus geen kinderarbeid, extreem lange werkdagen.

  Met aandacht voor milieuvriendelijke productieprocessen. Door, daar waar mogelijk een gecertificeerd Fair trade product, te kopen. Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen, worden geweerd.

4.3 Social Return

De gemeente neemt bij alle aanbestedingen voor Werken vanaf de drempel voor Meervoudig onderhands aanbesteden en voor Leveringen en Diensten vanaf de drempel voor Europees aanbesteden sociale criteria op in de aanbestedingsstukken waaronder criteria in het kader van ‘Social Return’.

Door inschrijving verbindt de potentiële Ondernemer zich aan deze eisen.

Bij zwaarwegende omstandigheden, of wanneer de criteria disproportioneel zijn, of in bepaalde marktsituaties, kan de gemeente gemotiveerd besluiten af te zien van de Social Return eis.

Het oordeel over de zwaarwegende omstandigheden is een bevoegdheid van het college.

4.4 Innovatie

De Gemeente moedigt -daar waar mogelijk- innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

6.1 Product-en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door indien mogelijk- een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

6.2 Onafhankelijkheidenkeuzevoordeondernemersrelatie

• a.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

  De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

6.3 Lokale economie en MKB

• a.

  De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. De Gemeente spant zich actief in om, zoveel als mogelijk, lokale Ondernemers te betrekken.

  Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

• b.

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)

  Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

6.4 Samenwerking

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving.

De gemeente participeert in regionaal verband in Intergemeentelijke samenwerking voor inkoop en aanbesteden met de gemeenten: Arnhem, Lingewaard, Overbetuwe en Renkum.

6.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente zal -met inachtneming van de Gids Proportionaliteit- de inkoopprocedure bepalen, tenzij blijkt dat deze niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdracht een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden,

tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

6.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke, reële en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

6.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

7.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

7.2 Verantwoordelijken

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.