Controleverordening gemeente Utrecht

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. Accountant: de door de gemeenteraad benoemde accountantsorganisatie die is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

2. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de benoemde accountant van:

a. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

b. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

c. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

d. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

e. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken,

f. onrechtmatigheden in de jaarrekening waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid Gemeentewet, in acht worden genomen.

g. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

3. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole:

a. het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

b. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de accountantscontrole ten aanzien van rechtmatigheid, maar de accountant zal ten aanzien van deze handelingen en beslissingen een oordeel geven over het interne systeem van risicoafwegingen.

4. Verslag van bevindingen: rapport van de accountant bij de jaarstukken op grond van artikel 213 Gemeentewet en bevat in ieder geval bevindingen over:

a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

b. onrechtmatigheden in de jaarrekening

Artikel 2

De bepalingen in deze verordening zijn bedoeld om te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie worden getoetst.

Artikel 3

De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid Gemeentewet, wordt opgedragen aan de door de gemeenteraad benoemde accountant.

Artikel 4

In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad of een door de raad benoemde commissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 5

De raad of een door de raad benoemde commissie stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

c. de eventueel uit te voeren aanvullende tussentijdse controles;

d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

e. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

f. de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant specifiek aandacht moet besteden

g. In afwijking van het gestelde in f. en g. kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 6

Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

Artikel 7

Het college zorgt er voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

Artikel 8

Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

Artikel 9

Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 10

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

Artikel 11

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 12

De raad draagt er zorg voor dat de accountant periodiek een afstemmingsoverleg heeft met vertegenwoordigers uit de raad. Hiertoe wordt door de raad een commissie benoemd.

Artikel 13

De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de voorschriften inzake geheimhouding conform de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Regels met betrekking tot de inhoud van de controle zijn opgenomen in de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS).

Artikel 14

De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen

Artikel 15

Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 16

1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

2. De accountant heeft de mogelijkheid om voor anderen dan de raad opdrachten te vervullen. Deze opdrachten worden aanvaard nadat de raad via de in artikel 12 voorgestelde commissie hiervoor toestemming heeft verleend.

Artikel 17

Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die (kunnen) leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

Artikel 18

Na afronding van de controle legt de accountant het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring voor aan het college.

Artikel 19

Het college voorziet tijdig in een schriftelijke reactie op het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring.

Artikel 20

Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni voor aan de raad, conform de Financiële verordening gemeente Utrecht.

Artikel 21

De accountant bespreekt overige rapportages met het college, voorafgaand aan het ter beschikkingstellen van de rapportage aan de raad.

Artikel 22

De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake bedrijfsvoering gerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld.

Artikel 23

De accountant maakt ten behoeve van een efficiënte controle bij de uitvoering van zijn opdracht zoveel mogelijk gebruik van de door de afdeling Concernaudit uitgevoerde werkzaamheden.

Artikel 24

De afdeling Concernaudit is bevoegd de bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden verkregen controle-informatie (vertrouwelijk) aan de accountant te verstrekken.