Beheerverordening gemeente Veendam

1. De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en instandhouden van een planning en control-systeem.

3. Bij de inrichting van de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in acht.

4. Het college van burgemeester en wethouders belast het Management Team (MT) met de inrichting van beheer en administratie. De inrichting geschiedt met inachtneming van de organisatieverordening 1999.

1. De verantwoordelijkheid voor het beheer en voor de administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. De in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid omvat mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het planning en control systeem. Het college van burgemeester en wethouders belast het MT met de zorg voor het opzetten van en in stand houden van de administratieve organisatie en van het planning en control systeem.

3. De opzetten van de administratieve organisatie en van het planning en control systeem worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden, en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd.

4. De gemeentesecretaris toetst voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend op:

• §

  tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

• §

  rechtmatigheid en doelmatigheid;

• §

  juistheid van de te volgen procedure;

• §

  aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van voorgestelde besluiten.

1. De administratie van de gemeente bestaat uit:

• §

  de administratie van het concern, welke valt onder het directoraat BBO.

• §

  de administratie van het directoraat bestuurs- en beleidsondersteuning (BBO)

• §

  de administratie van het directoraat gemeentewerken en ruimtelijke ordening (GWRO)

• §

  de administratie van het directoraat Samenleving

• §

  overige vastleggingen, welke nodig zijn voor het besturen en doen functioneren van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

2. Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening

3. De inrichting en de werking van een financiële administratie dienen te voldoen aan het gestelde in de comptabiliteitsvoorschriften die voor gemeenten gelden.

4. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

• §

  het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen.;

• §

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onroerendgoedbezit; voorraden, vorderingen en schulden ca.

• §

  het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en doelmatigheid;

• §

  het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• §

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie; alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.

1. De opzet en de werking van het planning en control-systeem zijn gericht op:

• §

  waarborgen van de economisch verantwoorde verwerving van middelen ( procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);

• §

  het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;

• §

  de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering dan wel de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

2. De opzet en werking van de administratieve organisatie dienen dienstbaar te zijn aan en waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheerorganen.

3. Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de informatie die aan beleids- en beheerorganen wordt verstrekt, is gewaarborgd.

4. Bij de inrichting van het planning en control systeem en van de administratieve organisatie worden afspraken vastgelegd tussen het college van burgemeester en wethouders en het MT met betrekking tot:

• §

  de te leveren prestaties;

• §

  de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;

• §

  de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van activiteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.

1. Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als: concern controller; directoraats controller, administrateur van de in artikel 4 genoemde administraties, de treasurer, kasbeheerders, en medewerkers financieel beleid.

2. De directeur van het directoraat regelt, in overleg met de concern-controller de vervanging van de in lid 1 van dit artikel genoemde functionarissen bij normale afwezigheid zoals ziekte of verlof. Bij langdurige afwezigheid wijst het college van burgemeester en wethouders plaatsvervangende functionarissen aan.

3. De directeur van het directoraat geeft functioneel leiding aan de directoraats controller, administrateurs en beheerders gemeentefinanciën voorzover het de administratieve organisatie , het planning en control-systeem en de informatieverzorging betreft.

4. De directeur van ieder directoraat voert in het kader van het gestelde in lid 3 van dit artikel, regelmatig overleg, met de concerncontroller en de directoraatscontroller. Specifiek in dit overleg te bespreken onderwerpen zijn de bewaking van eenheid in administratie, het bevorderen van de doelmatigheid van het beheer van vermogenswaarden en de afstemming over de informatieverzorging.

5. De functie van controller en van administrateur zijn onverenigbaar met die van treasurer en kasbeheerder , alsmede met enige andere, de functiescheiding wezenlijk aantastende, functie. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.

1. De afdeling beleidsondersteuning heeft, onverlet in artikel 3, lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders en het MT, onder meer de zorg voor:

• §

  de financiële planning van het concern en de aansluiting daarvan op de beleidsplannen en op het beleid en plannen ten aanzien van de middelen.

• §

  De totstandkoming van de gemeentebegroting en gemeente rekening en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplanning;

• §

  De totstandkoming van periodieke (voortgangs)rapportages voor de gemeente als geheel, de voorjaarsnota en de najaarsrapportage;

2. De directeur van het directoraat heeft onder meer de zorg voor:

• §

  Het opstellen van de begroting en rekening en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplanning voor zijn directoraat.

• §

  de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

• §

  de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en van het planning en control systeem voor het directoraat, inclusief het systeem van budgetbewaking.

3. De concern-controller heeft onder meer de zorg voor:

• §

  Het geven van voorwaarden ten aanzien van de opzet en het functioneren van een budgetsysteem voor de gemeente als geheel;

• §

  Het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie in het algemeen.

• §

  De analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens. Hij verdeelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten door het betrokken management en voor de sturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;

• §

  De analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders dan wel de raad in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;

4. De directeur BBO heeft naast het genoemde onder punt 2 van dit artikel de zorg voor:

• §

  Het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van gemeentelijke debiteuren.

5. De concern controller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie. De concern controller toetst (laat toetsen) in dit kader de opzet en de werking van het planning en control systeem en van de administratieve organisatie.

6. De concern controller ondersteunt de organisatieonderdelen bij het opzetten en doen functioneren van het planning en control systeem.

7. Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van het desbetreffende organisatieonderdeel. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

8. De concerncontroller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.

9. Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concern -controller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nader richtlijnen kan geven.

10. De concerncontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

1. De administrateur van het directoraat zorgt voor:

• §

  het voeren van de financiële administratie van het betreffende directoraat;

• §

  het opstellen van de begroting en de rekening van het directoraat;

• §

  het opstellen van (periodieke) financiële rapportages van het directoraat.

2. De financieel medewerkers van de afdeling beleidsondersteuning zorgen voor:

• §

  het opstellen van de begroting en rekening van het concern

• §

  het opstellen van (periodieke) financiële rapportages van het concern .

3. Bij het uitvoeren van hun taken nemen de administrateurs de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de afdeling beleidsondersteuning en van concerncontroller in acht.

4. De administrateurs zorgen voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in hun administratie.

5. De administrateurs zorgen voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit hun administratie aan de directeur van het directoraat en in afschrift aan de concern-controller

1. Het dagelijks beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen aan de kasbeheerder. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van de betalingen van de gemeente.

2. Tot de taak van de treasurer behoort mede de verantwoordelijkheid voor belegging en aantrekking van financiële middelen overeenkomstig door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen, welke zijn neergelegd in het treasury statuut. De treasurer handelt uitsluitend binnen de voorschriften welke zijn neergelegd in de treasury paragraaf bij de begroting.

3. Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via in het treasurystatuut aangewezen instellingen. Het aanhouden van chartale gelden (kassen) kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring door de concerncontroller, plaatsvinden.

4. Alvorens betalingen te doen vergewist de concerncontroller zich ervan dat de opdrachten door bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze functionarissen zijn door het college van burgemeester en wethouders aangewezen.

5. Onder verantwoordelijkheid van de treasurer zijn kashouders belast met de bewaring van chartale gelden.

1. De afdeling beleidsondersteuning en de administrateurs worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten waaraan financiële consequenties zijn verbonden.

2. De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de afdeling beleidsondersteuning c.q. de administrateurs alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaggeving nodig hebben. Zij stellen in overleg met hen en met de verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan.

1. De gemeentebegroting en de –rekening worden opgesteld conform de wettelijke bepalingen, de voor de gemeenten geldende comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.

2. Het opstellen gebeurt binnen door het college van burgemeester en wethouders te stellen randvoorwaarden en binnen de vastgestelde tijdsplanning.

3. De afdeling beleidsondersteuning stelt in samenspraak met de administrateurs en concerncontroller een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de deelbegrotingen en de –rekeningen alsmede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende organisatieonderdelen te waarborgen.

1. Periodiek worden de beschreven processen beoordeeld op effectiviteit en doelmatigheid. De beoordeling dient ter bewaking van de werking van het geheel der genomen maatregelen omtrent het beheer van de administratie en vermogenswaarden.

2. De periodieke beoordeling wordt uitgevoerd door de controller van het directoraat, daarbij ondersteund door de concern-controller. De laatste dient van iedere beoordeling op de hoogte te zijn en tevens zijn goedkeuring te hebben verleend aan de methode van beoordeling.

3. De resultaten van de beoordeling vormen de basis voor mogelijke verbeteringen. De resultaten worden voorgelegd aan en besproken met de directeur van het directoraat. Dit gebeurt pas nadat de betrokkenen kennis hebben kunnen nemen van de voorstellen ter verbetering van de directoraatscontrollers. In voorkomende gevallen beslist de directeur of bespreking in MT en B&W noodzakelijk is.

4. Aanpassingen in procedures, al dan niet afkomstig vanuit een uitgevoerde beoordeling, worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college.

1. De directeur van het directoraat draagt zorg voor het jaarlijks opstellen van een rekening en een verslag, aangaande het betreffende directoraat, over het gevoerde beheer. Deze dienen voor het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.

2. De afdeling beleidsondersteuning stelt de gemeente rekening en het verslag op van het concern.

3. Opstellen van de rekening en van het verslag geschiedt binnen de door de directeur in overleg met de concerncontroller gestelde termijn en conform de door hen gegeven richtlijnen.

4. Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onrechtmatigheden.

5. Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, voor aanbieding van rekening en verslag aan de raad, de desbetreffende ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of met het verslag.