Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Westerkwartier 2019

1. De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.

2. De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp. 107d, eerste lid van de Gemeentewet.

3. De raad delegeert met het vaststellen van deze verordening aan de werkgeverscommissie de bevoegdheden die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet met uitzondering van artikel 107a lid 2 Gemeentewet en het in het vorige lid gestelde ten aanzien van de griffier.

4. De raad delegeert aan de werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening het besluit op bezwaar van griffieambtenaren tegen besluiten van de griffier.

5. De voorzitter van de werkgeverscommissie tekent namens de raad de besluiten als bedoeld in het tweede lid.

1. De werkgeverscommissie bestaat uit drie leden van de raad, bij voorkeur afkomstig uit college- en niet-collegepartijen.

2. Functioneringsgesprekken en of beoordelingsgesprekken met de griffier zullen door de voltallige werkgeverscommissie gevoerd worden.

3. De voorzitter van de raad heeft in de werkgeverscommissie de rol van adviseur.

4. De werkgeverscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Deze fungeert als eerste aanspreekpunt voor de griffier.

5. De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en het verslag en maakt afspraken over ondersteuning.

6. De griffier is bij de bijeenkomsten van de werkgeverscommissie aanwezig, tenzij de commissie anders beslist.

7. De werkgeverscommissie wordt bijgestaan door een P&O-adviseur.

8. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

9. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:

• a.

  op eigen verzoek. Het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

• b.

  indien het lid aftreedt als lid van de raad;

• c.

  indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.

1. Besluiten van de werkgeverscommissie worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden.

2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden.

2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst worden ter inzage gelegd voor de eerstvolgende vergadering van het fractievoorzittersoverleg.

3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie.

1. De werkgeverscommissie brengt jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.

2. Zij kan dit doen door opname van een onderdeel in het jaarverslag raad en griffie.

1. De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het vaststellen van deze verordening mandateert de raad aan de griffier de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

2. De in het eerste lid genoemde besluiten worden namens de raad ondertekend door de griffier.

3. De griffier informeert de werkgeverscommissie over benoeming, schorsing en ontslag van griffiemedewerkers.

1. De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, de raadsleden, de fractieassistenten, de fracties, de bijeenkomsten van de raad en raadsoverleggen.

2. De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij behoeven. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt.

3. De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van Orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

4. De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

5. Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een volmacht aan de griffier.

1. De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadsoverleggen.

2. De griffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

3. De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

4. De griffier ondersteunt de raad bij het vaststellen van de agenda van de raadsvergaderingen en raadsoverleggen. Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad, de raadsoverleggen en de jaaragenda treedt de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning en programmering.

5. Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

1. De griffier is aanwezig bij het fractievoorzittersoverleg.

2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders besluit.

3. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.

1. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

2. De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de raad van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

• c.

  planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.

1. De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te verrichten ten laste van de toegekende budgetten.

2. De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld.

1. Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.

1. Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 21 betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex artikel 22 betreft.

2. Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan het raadslid of de fractievertegenwoordiger meegedeeld.

3. Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan:

• a.

  de werkgeverscommissie indien het een weigering op grond van artikel 21 betreft. De commissie beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek;

• b.

  de burgemeester indien het een weigering op grond van artikel 22 betreft. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

4. Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris bijstand weigert op grond van artikel 24, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.

1. Fractieassistenten hebben het recht deel te nemen aan en als woordvoerder van de fractie op te treden in bijeenkomsten van de raad en in de raadsoverleggen ex artikel 82 Gemeentewet.

2. Fractieassistenten hebben recht op alle informatie die aan de raadsleden ter beschikking wordt gesteld, inclusief de informatie waarop geheimhouding rust, tenzij de wet zich daar tegen verzet.

3. Fractieassistenten hebben het recht schriftelijke vragen te stellen, zoals benoemd in het Reglement van orde van de gemeente Westerkwartier.

4. Fractieassistenten hebben recht op aanvullende voorzieningen die van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een toegangspas tot de gebouwen en het gebruik van de fractie- en raadsruimten.

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan.

2. Deze verordening werkt terug tot en met 1 januari 2019.

3. Gelijktijdig met het in werking treden van deze verordening worden de volgende verordeningen vervallen verklaard:

• a.

  Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Grootegast.

• b.

  Verordening fractieondersteuning en ambtelijke bijstand Zuidhorn.

• c.

  Verordening fractieondersteuning en ambtelijke bijstand Leek.

• d.

  Instructie griffier gemeente Zuidhorn.

• e.

  Instructie griffier gemeente Leek.

• f.

  Mandaatbesluit griffie gemeente Leek.

• g.

  Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Marum.

• h.

  Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Leek.

• i.

  Arbeidsvoorwaardenregeling griffie gemeente Leek.

• j.

  Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (gemeente Winsum).

• k.

  Verordening instelling werkgeverscommissie 2012 (gemeente Winsum).