Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van de gemeente Zaanstad gevoerde bestuur (ex. art. 213A Gemeentewet)

Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Het gaat hierbij om een zelfonderzoek van het gemeentelijk beleid

Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen, die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld.

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college.

De onderzoeken naar doelmatigheid richten zich op (onderdelen van) organisatieonderdelen en de uitvoering van gemeentelijke taken. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Jaarlijks zal ten minste één onderzoek worden uitgevoerd naar doelmatigheid en doeltreffendheid tezamen, gebaseerd op een lange termijn planning, die zal worden opgesteld. De raad kan hierbij onderwerpen voor een onderzoek aan het college aandragen, maar vaststelling gebeurt door het college.

Het streven is om minimaal twee onderzoeken (naar de doelmatigheid van een organisatieonderdeel en doeltreffendheid van een programma(onderdeel)) per jaar uit te voeren. Gelet op de thans beschikbare capaciteit, de werkdruk en het budget (€ 38.000) van de met uitvoering en coördinatie belaste afdeling is in 2004 slechts één onderzoek haalbaar.

Het onderzoeksplan geeft een volledig beeld van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog zeer globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen in ieder geval als volgt worden toegelicht:

• a.

  Object van onderzoek

  Het object van onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk is aangegeven wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

• b.

  Positieve en negatieve selectiecriteria

  De jaarlijks uit te voeren onderzoeken worden geselecteerd op basis van positieve en negatieve selectiecriteria.

  Positieve selectiecriteria kunnen zijn dat er veel geld of een hoog risico met een product of organisatieonderdeel gemoeid is, of dat er sprake is van specifieke wensen of aandacht vanuit de raad.

  Negatieve selectiecriteria zitten in de sfeer van zware belasting van een onderdeel of onderzoeken die al vanuit een ander kader (bijvoorbeeld Rekenkamerfunctie) plaatsvinden.

• c.

  De reikwijdte van het onderzoek

  De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatieonderdelen en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte wordt in het onderzoeksplan ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatieonderdelen en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatieonderdelen en niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

• d.

  Onderzoeksmethode

  Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

• e.

  Planning en doorlooptijd

  Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

• f.

  Wijze van uitvoering

  Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijk apparaat (al of niet met inbreng van deskundige derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborden dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen, die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter, moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden daarom neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, lid 2 van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag.

Systematisch aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook evaluatie en aanbevelingen voor verbetering. Dit dient dan ook onderdeel te zijn van de rapportage.

Bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.