Reglement van Orde van Gedeputeerde Staten van Gelderland 2003

1 Met inachtneming van de afspraken die tijdens de onderhandelingen van statenfracties over de vorming van het college van Gedeputeerde Staten zijn gemaakt, verdelen Gedeputeerde Staten direct na hun benoeming onderling de behandeling van alle tot het bestuur van hun college behorende zaken.

2 De verdeling geschiedt zodanig dat er voor de primaire behartiging van iedere zaak steeds een eerste en tweede - eventueel nog een derde - portefeuillehouder worden aangewezen. Deze portefeuilleverdeling kan tussentijds worden gewijzigd.

3 De bij deze verdeling toe te passen groepering van zaken sluit zo veel mogelijk aan bij de voor de provinciale administratie gebruikelijke archiefcode en bij de werkzaamheden van de diensten. 

1 Gedeputeerde Staten vergaderen ten minste eenmaal per week op een vast tijdstip, tenzij bijzondere omstandigheden dit naar het oordeel van de voorzitter verhinderen.

2 De oproeping tot een vergadering als bedoeld in artikel 56, tweede lid, van de Provinciewet wordt ten minste een half uur voor de aanvang bij de gedeputeerden in hun werkkamers in het provinciehuis bezorgd. De oproeping vermeldt dag, plaats en tijdstip van opening van de vergadering en de te behandelen onderwerpen.

3 Bij de aanvang van de vergadering tekenen de gedeputeerden de presentielijst. Vervolgens tekenen de voorzitter en de secretaris. 

1 De voorzitter leidt de vergadering en draagt zorg voor de naleving van de desbetreffende wettelijke bepalingen en van dit reglement.

2 Gedeputeerde Staten bepalen de volgorde waarin de gedeputeerden de voorzitter bij diens afwezigheid vervangen. Dit besluit wordt in het Provinciaal Blad bekendgemaakt. 

1 De secretaris draagt er zorg voor dat voor iedere vergadering een agenda wordt opgesteld.

2 De behandeling van de ingediende zaken vindt in de regel plaats in de volgorde van de agenda. 

1 De in een vergadering te behandelen zaken worden schriftelijk bij Gedeputeerde Staten ingediend met gebruikmaking van de daarvoor bestemde minuutformulieren  en GS-brieven en onder bijvoeging van de noodzakelijke stukken.

2 Kan een zaak niet anders dan mondeling worden voorgebracht, dient de voorbrenger een korte schriftelijke samenvatting in, waarvan hij voor de vergadering een kopie aan de secretaris stuurt. Indien dit laatste niet mogelijk is, maakt de secretaris een samenvatting tijdens de behandeling van de zaak in de vergadering.

3 De secretaris draagt er zorg voor dat de leden die stukken tijdig in kopie ontvangen die hij voor een goed begrip van de zaak nodig acht. Het minuutformulier en de GS-brief stelt hij ter beschikking van de eerste en tweede portefeuillehouder.

4 Minuutformulieren en GS-brieven waarin vertrouwelijke zaken aan de orde zijn, worden in gesloten tassen aan Gedeputeerde Staten aangeboden. Kopieën van vertrouwelijke stukken worden direct na de behandeling van deze stukken door de secretaris ingenomen en vernietigd.

5 De tweede portefeuillehouder vervangt de eerste portefeuillehouder bij afwezigheid van laatstgenoemde.

6 Gedeputeerde Staten stellen per portefeuille een overzicht vast waarop de volgorde is aangegeven waarin de overige leden van het college van Gedeputeerde Staten als vervanger van de tweede portefeuillehouder optreden.

1 De beslissing van Gedeputeerde Staten op een agendapunt wordt door de secretaris op of bij het minuutformulier vermeld, waarna de eerste portefeuillehouder op het minuutformulier een eindparaaf plaatst. Indien van het voorstel wordt afgeweken, wordt de beslissing zo nodig voorzien van een toelichting.

2 In het geval bedoeld in artikel vijf, tweede lid, kan de eindparaaf geplaatst worden op de schriftelijke samenvatting.

3 De eindparaaf wordt ter onderscheiding van eerdere paraferingen in rood geschreven.

4 Is de beslissing gegrond op een stemming, wordt de uitslag daarvan op of bij het minuutformulier vermeld door de secretaris, desgewenst voorzien van een korte toelichting.

5 Door of namens de secretaris wordt de besluitenlijst van de vergadering opgesteld. 

1 Hoofdelijke stemming geschiedt in de volgorde als bedoeld in artikel drie, tweede lid.

De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

2 Stemming over personen geschiedt schriftelijk, bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

1 Bij schriftelijke stemming wordt de inhoud van elk stembriefje door de voorzitter voorgelezen en door de secretaris aangetekend.

2 Indien de voorzitter de inhoud van een stembriefje onduidelijk vindt en beslist dat deze stem van invloed kan zijn op de uitslag van de stemming, wordt een nieuwe stemming gehouden.

3 De stemming is ongeldig indien er verschil is tussen het aantal ingeleverde stembriefjes en het aantal aanwezige leden - voorzover deze zich niet van medestemmen moeten onthouden - en de voorzitter beslist dat dit verschil van invloed kan zijn op de uitslag.

4 De stembriefjes worden na vaststelling en schriftelijke vastlegging van de uitslag onmiddellijk vernietigd.

1 Wanneer bij een stemming over personen geen volstrekte meerderheid is verkregen, wordt een tweede vrije stemming gehouden.

2 Is ook bij deze stemming geen volstrekte meerderheid verkregen, vindt een derde stemming plaats tussen de twee personen die bij de tweede vrije stemming de meeste stemmen hebben verkregen. Zijn bij de tweede vrije stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, wordt bij een of meer tussenstemmingen uitgemaakt over welke twee personen de derde stemming zal lopen.

3 Indien bij een stemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot.

De voorzitter verricht de loting.

1 Van de nevenfuncties die de leden van Gedeputeerde Staten al dan niet ambtshalve vervullen, wordt jaarlijks een overzicht gepubliceerd in het Provinciaal Blad, met daarbij de vermelding van het tijdsbeslag en de eventuele bezoldiging.

2 Vergoedingen als bedoeld in artikel 43, vijfde lid, en artikel 65, vijfde lid, van de Provinciewet worden door de betrokken instanties rechtstreeks in de provinciale kas gestort, voorzover deze vergoedingen beloning van werkzaamheden inhouden.

3 Gedeputeerde Staten doen een betrokken instantie hiervan mededeling bij de brief waarin zij de benoeming van een lid in een nevenfunctie aanvaarden, welke brief door dat lid wordt medeondertekend.

4 Indien een vergoeding in natura wordt uitgekeerd, stort het betrokken lid een bedrag in de provinciekas dat overeenkomt met de financiële waarde van dat deel van de vergoeding dat fiscaal als beloning van werkzaamheden beschouwd moet worden.

1 Het Reglement van Orde van Gedeputeerde Staten, vastgesteld bij besluit van 8 november 1994, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 7 oktober 1997, wordt ingetrokken.

2 Dit reglement treedt in werking op 12 maart 2003.