Regeling vervallen per 15-04-2023

Archiefverordening 2006

Geldend van 29-06-2006 t/m 14-04-2023

Intitulé

Archiefverordening 2006

Nummer: 29-06-06/9

De raad der Gemeente Hellevoetsluis;

gehoord de commissie algemene zaken en middelen;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 mei 2006, nummer 29-06-06/9;

gelet op artikel 30, eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995;

besluit:

vast te stellen de Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet : de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • e.

    beheerder : degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • f.

    beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-eenheid;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

  • h.

    de gemeenschappelijke

    regeling : Gemeenschappelijke Regeling “Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999”.

HOOFDSTUK II. DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast, gehoord de raadscommissie Algemene Zaken en Middelen en de archivaris.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

HOOFDSTUK III. SLOTBEPALINGEN

Artikel 9

De Archiefverordening 1999 wordt ingetrokken.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking met ingang van 29 juni 2006.

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2006.

Ondertekening

Aldus vastgeslteld in de openbare vergadering van 29 juni 2006.
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
H.J. van der Wel. C.A. Kleijwegt.

Artikelsgewijze Toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

 

Artikel 2

De ministeriele regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

 

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 5

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

 

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 8

Binnen een zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

 

Artikel 9-13

De inspectietaak is gedelegeerd aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg. Daar is de taak slechts zijdelings vermeld (artikel 28). 

 

Memorie van toelichting

 

Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden: de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:

-        Het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995).

-        Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit andere hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995).

-        De benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995).

-        Het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995).

-        Het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze model archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.