Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR18502
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR18502/1
Regeling vervallen per 04-12-2013
Archiefverordening 2004
Geldend van 01-02-2006 t/m 03-12-2013
Intitulé
Archiefverordening 2004Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;
- c.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- d.
archiefbewaarplaats: de door de raad overeenkomstig artikel 31 van de wetaangewezen archiefbewaarplaats;
- e.
archiefruimte: een door het college van burgemeester en wethouders alszodanig aan te wijzen ruimte, voor de bewaring en bewerking van archiefbescheiden in afwachting van de overbrenging van deze bescheiden naar de archiefbewaarplaats;
- f.
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemdegemeentearch iva ris;
- g.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van dearchiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- h.
beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders alszodanig aan te wijzen organisatorische eenheid van het ambtelijk apparaat van de gemeente, benevens de door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen instellingen die rekenplichtig zijn aan de gemeente, of op welke de subsidievoorwaarden van de gemeente van toepassing zijn;
- i.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur enprogrammatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk 2 De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het perceel Hoogstraat 34, 1541 KZ Koog aan de Zaan, gemeente Zaanstad.
Hoofdstuk 3 De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van beheerders.
Artikel 5
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
-
1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de vervaardiging ende bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op degemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden
van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Het college kan daarbij bepalen dat een door het college aan te wijzen functionaris aanwijzingen al dan niet dwingende aanwijzingen geeft met betrekking tot de door het college daarbij aan te geven onderwerpen.
Artikel 9
Het college van burgemeester en wethouders doet ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het college overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk 4 Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de archivaris belast
met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 11
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie
op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de zich in de archiefbewaarplaats bevindende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 14
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 14a
Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 15
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 5 Toezicht van de archivaris op de naleving van de wettelijke regels ten aanzien vanhet beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 16
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 17
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 18
-
1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degenen die namens hem met hettoezicht zijn belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijs.taan. hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 19
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede - indien hij hiertoe aanleiding vindt - aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 20
De beheerder hoort tijdig de archivaris omtrent het voornemen om aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van de sector Middelen of overdracht van één of meer taken aan een andere. beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaatsovergebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding,invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 21
De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college van burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 22
-
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgendop die waarin zij is bekendgemaakt.
-
2. Op dat tijdstip vervalt de Archiefverordening 1992, zoals vastgesteld op 24 augustus1992.
Artikel 23
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2004.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad 29 maart 2004,
De raad voornoemd,
De griffier, S. Berga
De voorzitter, P.J. Möhlman
Toelichting bij de Archiefverordening 2004
Algemeen
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995,671), en dient door de raad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, 31 en 32 van de Archiefwet 1995. De verordening dient conform artikel 30, eerste lid, en artikel 32, tweede lid van de wet aan het college van gedeputeerde staten medegedeeld te worden. Daarnaast vloeit uit het tweede lid van artikel 33 van de wet voort dat de verordening tevens ter goedkeuring aan dit college dient te worden voorgelegd, voorzover het de inhoud betreft van artikel 2 van de verordening.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen (Hoofdstuk 3), het beheer van de archiefbewaarplaats (Hoofdstuk 4), en het toezicht op de naleving van de wettelijke regels ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Hoofdstuk 5).
Deze verordening is, evenals de wet en het Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de wet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in artikel 13 van het Archiefbesluit.
Hoofdstuk 4 bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze.
Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.
ARTIKELSGEWUZE TOELICHTING
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 1 vergt nadere besluitvorming van het college van burgemeester en wethouders op de volgende onderdelen:
sub e., de aanwijzing van de archiefruimten:
sub h., de aanwijzing van de beheerseenheden in de zin van deze verordening.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen bij afzonderlijk besluit.
Nu de aanwijzing in de verordening geregeld is, kan het afzonderlijke besluit van 9 april 1987 (nummer 168) ingetrokken worden. Hoewel aan de feitelijke situatie niets verandert, behoeft dit besluit ingevolge artikel 33, tweede lid van de wet opnieuw goedkeuring van het college van gedeputeerde staten van Noord-Holland. Ook (nieuwe) plannen betreffende de bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats zijn aan deze goedkeuring onderworpen.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid, zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit). Tot die tijd worden de landelijke richtlijnen van de provinciale archiefinspecties gevolgd.
Artikel 6
De ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden (nederlandse staatscourant nr. 180d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn deels opgenomen in het Besluit Informatiebeheer en verder uitgewerkt in het Handboek Documentaire Informatie Voorziening.
Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening van de Gemeente Zaanstad, als beheerder van de archiefbewaarplaats.
Artikel 9
Binnen één zittingsperiode verneemt de raad aldus ten minste tweemaal wat op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht heeft plaatsgevonden.
Artikel 10
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 13
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden die in een
archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 14
Deze bepaling vormt een nadere uitwerking van het bepaalde in artikel 19 van de wet. De in dit artikel bedoelde verordening is de gemeentelijke legesverordening. Periodiek dient bezien te worden of de hoogte van de leges aanpassing behoeven.
Artikel 14 a
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal van de archiefbewaarplaats (Gemeentearchief Zaanstad).
Artikel 18
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als 'beheer'. Zo zal het voor het toezicht op de naleving van de wettelijke regels ten aanzien van het beheer van machine leesbare gegevensbestanden (MLG's) niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 45 van de Wet persoonsregistraties.
Artikel 17 van het Archiefbesluit regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen. In dit verband is een verwijzing op zijn plaats naar Hoofdstuk 5 Handhaving van de Algemene wet bestuursrecht, waarin o.a. is neergelegd wat onder een toezichthouder wordt verstaan (artikel 5:11) en aan welke voorschriften die toezichthouder zich bij de uitoefening van zijn taak dient te houden (o.a. het bij zich dragen en tonen van een legitimatiebewijs (artikel5:12).
Artikel 20
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Speciale aandacht vraagt lid d: de archivaris dient over elke voornemen tot aanschaf, vervanging, wijziging etc. van een informatiesysteem dat gegevens in zich heeft die onder de werking van de wet vallen, te worden gehoord.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl