Financiële verordening provincie Overijssel 2016

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Wet: Provinciewet

b. BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

c. Kerntaak: programma zoals bedoeld in artikel 8, tweede lid BBV

d. Prestatie: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende activiteiten of een enkele activiteit.

e. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de provincie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

f. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiën, het nakomen van financiële verplichtingen en het uitoefenen van rechten van de provincie;

g. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van provinciale staten;

h. Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijk inzet van middelen of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;

i. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het provinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;

2

1. Provinciale Staten stellen bij aanvang van een nieuwe Statenperiode een programma-indeling vast.

2. Provinciale Staten stellen per programma vast:

• a.

  De beoogde maatschappelijke ambities: wat willen we bereiken?;

• b.

  De beleidsdoelen en prestaties: wat gaan we daarvoor doen?;

• c.

  De begrote baten en lasten: wat mag het kosten?

3. Gedeputeerde Staten zorgen voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.

1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma's de lasten en baten minimaal per programma weergegeven.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen in activa per categorie het benodigde investeringsbudget weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringsbudget en de raming van de uitputting van het budget in het lopende boekjaar weergegeven.

3. In het Jaarverslag wordt van de investeringen in activa de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

5

1. Gedeputeerde Staten bieden aan Provinciale Staten de Perspectiefnota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

2. In de Perspectiefnota wordt voor onvoorzien één totaalbedrag opgenomen.

3. Jaarlijks worden in de Perspectiefnota de indexeringen vastgesteld op basis van de geharmoniseerde consumentenprijsindex van het Centraal Planbureau en de Collectieve Arbeidsovereenkomst, tenzij anders besloten.

11

1. Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de begroting de in de begroting opgenomen investeringsbudgetten.

2. Bij de behandeling van individuele Statenvoorstellen of de tussenrapportages in Provinciale Staten kunnen Gedeputeerde Staten voorstellen doen tot wijziging van de investeringsbudgetten.

3. Bij de behandeling van de Jaarstukken doen Gedeputeerde Staten voorstellen tot bestemming van de gedurende het jaar niet bestede delen van investeringsbudgetten, met uitzondering van vervangingsinvesteringen. Hier wordt in de jaarstukken een toelichting op gegeven.

4. Voor investeringen in activa gedurende het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, leggen Gedeputeerde Staten voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringsbudget aan Provinciale Staten voor.

12

1. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten door middel van tenminste een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de provincie.

2. De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

• a.

  De baten en lasten per programma uitgesplitst naar beleidsdoelen;

• b.

  De toevoegingen en beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, voorzieningen en doeluitkeringen;

3. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van beleidsdoelen in de begroting toegelicht.

13

1. Gedeputeerde Staten zorgen bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

• a.

  Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door Provinciale Staten vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

• b.

  Het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, kredietrisico's en koersrisico's.

• c.

  Het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

• d.

  Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Gedeputeerde Staten nemen bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  Het uitzetten van tijdelijk overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend conform de Wet Fido via het verplicht Schatkistbankieren bij het Ministerie van Financiën; hiervan zijn uitgezonderd uitzettingen vanuit de publieke taak van de provincie, alsmede het uitlenen aan c.q. inlenen van andere decentrale overheden die niet onder toezicht staan van de provincie;

• b.

  Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het eind van de looptijd in tact is;

• c.

  Derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico's;

• d.

  Voor het aantrekken en uitzetten van geldmiddelen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

• e.

  Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van borg- en garantstellingen en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingen Gedeputeerde Staten zoveel mogelijk zekerheden. Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

4. Bij het verstrekken van een borg- of een garantstelling wordt ten laste van de begroting een risicoreservering opgenomen ter grote van het risico dat de provincie met de borg- of garantstelling loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening of risicoreservering, dan doet het college voorafgaand aan de verstrekking van de borg- of garantstelling een voorstel aan Provinciale Staten tot wijziging van de begroting.

5. Gedeputeerde Staten stellen regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en leggen deze vast in een besluit Uitvoeringsregeling Treasury.

14

Immateriële vaste activa

1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2. Een met financiële vaste activa verband houdend positief saldo van agio vermindert met de afschrijvingen daarop en disagio wordt verantwoord onder immateriële vaste activa.

3. Een met vaste schuld verband houdend positief saldo van disagio vermindert met de afschrijvingen daarop en agio wordt verantwoord onder immateriële vaste activa.

4. Agio op financiële vaste activa / op vaste schuld wordt gedurende de looptijd van het betreffende actief/passief lineair afgeschreven.

5. De in lid 4 bedoelde afschrijving start op het moment van activering.

6. Disagio op financiële vaste activa op vaste schuld wordt pas in aanmerking genomen bij:

• a.

  De verkoop van financiële vaste activa / inkoop van vaste schuld of

• b.

  Het einde van de looptijd van het betreffende actief/passief.

Materiële vaste activa

7. Gronden en terreinen worden gewaardeerd tegen aanschafwaarde of lagere marktwaarde.

8. Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen aanschafwaarde vermindert met de daarop gepleegde afschrijvingen en bijdragen van derden.

9. Materiële vaste activa met een cumulatieve verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000 of een economische levensduur van minder dan vier jaar worden niet geactiveerd.

10. Tenzij door Provinciale Staten in specifieke gevallen anders wordt besloten, worden materiële vaste activa lineair afgeschreven in de volgende termijnen.

• a.

  100 jaar: grondkerende constructies (natuurvriendelijke oevers en basaltoevers);

• b.

  80 jaar: kunstwerken;

• c.

  50 jaar: grondkerende constructies (stalen damwant; betonnen damwand; kunststof oeverbescherming; houten waterbouwkundige constructies);

• d.

  40 jaar: nieuwbouw gebouwen;

• e.

  30 jaar: wegen;

• f.

  25 jaar: grootschalige renovatie en restauratie van gebouwen, steunpunten en dienstwoningen;

• g.

  20 jaar: technische installaties gebouwen; patrouilleboot; grondkerende constructies (houten damwand en oeverbescherming);

• h.

  15 jaar: kantoorinrichting; aanleg en renovatie parkeerterreinen en tuinen; gladheidbestrijdingsmaterieel (ploegen);

• i.

  8 - 10 jaar: regeling klimaat- en beveiligingsinstallatie; gladheidbestrijdingsmaterieel (zoutstrooiers); werkplekken en

• j.

  4 - 6 jaar: automatiseringsapparatuur en -programmatuur; audiovisuele middelen; kantoormeubilair; machines; buitenschilderwerkzaamheden.

11. De afschrijving op materiële vaste activa start op 1 januari volgend op het jaar van gebruikname.

Financiële vaste activa

12. Leningen en overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

13. Een met financiële vaste activa verband houdend negatief saldo van agio vermindert met afschrijvingen daarop en disagio wordt in mindering gebracht op de betreffende onderdelen van de financiële vaste activa.

14. Financiële vaste activa die worden aangehouden voor verkoop worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of lagere marktwaarde en gepresenteerd onder de overige uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar.

Voorraden

15. Met uitzondering van onderhanden werk worden de voorraden gewaardeerd op nihil.

Vaste schulden

16. Een met vaste schuld verband houdend negatief saldo van disagio vermindert met de afschrijvingen daarop en agio wordt verantwoord onder de betreffende onderdelen van de vaste schulden.

15

1. Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten eens in de vier jaar een nota Reserves,  voorzieningen en doeluitkeringen aan. Provinciale Staten stellen de nota vast. De nota behandelt:

• a.

  Het beleidskader rond reserves, voorzieningen en doeluitkeringen;

• b.

  Bevoegdheden, informatie en control;

• c.

  De vorming en besteding voorzieningen en doeluitkeringen;

• d.

  De toerekening en verwerking van rente over de reserves en doeluitkeringen en instandhoudingsbijdragen over voorzieningen.

2. Reserves worden ingesteld door Provinciale Staten. Bij de instelling van een reserve worden Provinciale Staten geïnformeerd over:

• a.

  Het doel en functie van de reserve;

• b.

  De categorie waartoe de reserve behoort;

• c.

  De noodzaak van de reserve;

• d.

  De gewenste of noodzakelijke omvang;

• e.

  De wijze waarop de reserve wordt gevoed;

• f.

  De wijze waarop de bestedingen mogen plaatsvinden;

• g.

  Zo mogelijk het plafond van de reserve;

• h.

  Zo mogelijk de duur van een reserve;

• i.

  De eventuele rente/inflatiecorrectie toerekening (inclusief onderbouwing van noodzaak);

• j.

  De eventuele specifieke voorwaarden die aan de reserve worden verbonden.

3. Wijzigen en opheffen reserves;

Provinciale Staten zijn bevoegd tot zowel het wijzigen als het opheffen van een reserve. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• -

  Wanneer een doel van een reserve wezenlijk verandert dan wordt de reserve opgeheven door Provinciale Staten en wordt een nieuwe reserve gevormd.

• -

  Provinciale Staten besluiten over de aanwending van de vrij gevallen middelen.

4. Voorzieningen worden ingesteld op grond van het BBV. Er zijn situaties waarin het verplicht is om een voorziening in te stellen. Wanneer een voorziening wordt ingesteld worden de volgende criteria gehanteerd: Gedeputeerde Staten stellen een voorziening in. In het voorstel tot instellen van een voorziening wordt ingegaan op:

• a.

  Het doel en de functie van de voorziening;

• b.

  De categorie waartoe de voorziening behoort;

• c.

  De noodzaak van de voorziening (relateren aan de BBV-voorschriften);

• d.

  De gewenste of noodzakelijke omvang, voor elke voorziening dient een financiële onderbouwing aanwezig te zijn;

• e.

  De eventuele inflatiecorrectie toerekening;

• f.

  Zo mogelijk het plafond;

• g.

  Zo mogelijk de duur van de voorziening;

• h.

  Bij cyclisch onderhoud: de omvang en de wijze van dotaties en bestedingen inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarenplanning, beheer of onderhoudsplannen.

• i.

  Voor de voorziening resultaten grondexploitaties wordt jaarlijks de instandhoudingsbijdrage bepaald. Toevoeging aan de voorziening van deze bijdrage vindt bij de jaarrekening plaats door middel van een voorstel voor resultaatbestemming.

5. Wijzigen en opheffen voorzieningen;

Voorzieningen worden opgeheven op grond van een besluit van Gedeputeerde Staten. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• a.

  Een voorziening dient te worden opgeheven als de verplichting (risico) waarvoor de voorziening is gevormd, is ingelost of op een andere wijze ophoud te bestaan.

• b.

  Wanneer een voorziening wordt opgeheven komt het saldo via de exploitatie vrij ten gunste van de Algemene Middelen.

• c.

  Provinciale Staten worden via de P&C-cyclus geïnformeerd over het opheffingsbesluit.

6. Het opnemen van doeluitkeringen vindt plaats op grond van de regels van het BBV. Een doeluitkering wordt op de balans opgenomen nadat de gelden zijn ontvangen. Gedeputeerde Staten stellen een doeluitkering in. In het instellingsvoorstel wordt ingegaan op:

• a.

  Het doel van de uitkering.

• b.

  Het bestedingsplan.

7. Wijzigen en opheffen doeluitkeringen;

Doeluitkeringen worden ingesteld, gewijzigd en opgeheven door Gedeputeerde Staten. Een doeluitkering wordt opgeheven als de middelen zijn besteed of zijn terugbetaald. Op de middelen rust een terugbetalingsverplichting. Daar waar het instellen, wijzigen of opheffen budgettaire consequenties met zich meebrengt blijft de goedkeuring van Provinciale Staten in stand.

16

1. Conform het BBV worden baten en lasten verwerkt in het jaar waarop ze betrekking hebben.

2. Bij opdrachtverstrekking wordt de last genomen naar rato dat de onderliggende prestatie is gerealiseerd

3. Bij subsidies wordt de last genomen op het moment van het verstrekken van de subsidiebeschikking, tenzij:

• a.

  De hoogte van de subsidie expliciet is verbonden aan de te leveren prestaties (prijs (p)*aantal(q));

• b.

  De subsidie op basis van de subsidiebeschikking expliciet is toe te kennen aan een volgend boekjaar;

• c.

  Het subsidietoekenningproces niet geheel via de gebruikelijke procedure verlopen is;

• d.

  Per balansdatum een betrouwbare schatting kan worden gemaakt van de eventueel terug te vorderen beschikking.

4. Indien er bij de afronding van verplichtingen financiële ruimte ontstaat wordt:

• a.

  In het lopende jaar de financiële ruimte toegevoegd aan het beschikbare budget van het lopende jaar.

• b.

  Na afloop van het jaar de financiële ruimte toegevoegd aan de Algemene Reserve, met uitzondering van vrijval op verplichtingen die gefinancierd zijn ten laste van nog niet afgeronde Kwaliteit van Overijssel programma's, verplichtingen oorspronkelijk vastgelegd ten laste van het programma EHS, de overige bestemmingsreserves, voorzieningen, doeluitkeringen en bijdragen van derden. Deze middelen worden toegevoegd aan het oorspronkelijke doel.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de provincie Overijssel wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten.

2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de toevoegingen en onttrekkingen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa in enig jaar wordt bepaald door het totaal van over vaste schulden te betalen rente.

18

1. Voor het vaststellen van de hoogte van provinciale tarieven, heffingen, leges en prijzen stellen Gedeputeerde Staten een verordening op die vastgesteld wordt door Provinciale Staten waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd.

2. Met leges wordt bedoeld de rechten als beschreven in artikel 223 van de Provinciewet. Leges worden geheven inzake een beschikking van Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning op een aanvraag om een vergunning, ontheffing, toestemming, vrijstelling of ander beschikking, alsmede voor andere op aanvraag verstrekte diensten zoals drukwerken en dergelijke.

3. De tarieven van leges worden zodanig vastgesteld dat de geraamde baten van de leges kostendekkend zijn indien dit enigszins ‘redelijk en mogelijk' is. Voor het bepalen van de kosten worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten. Dit kunnen zowel apparaatskosten zijn als programmatische lasten.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de afdelingen;

b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

c. Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

d. Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de provinciale productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het provinciale beleid;

e. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

f. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

1. Gedeputeerde Staten zorgen ten behoeve van het getrouwe beeld van het Jaarverslag en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen tot herstel.

2. Gedeputeerde Staten zorgen voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie nemen Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Gedeputeerde Staten zorgen voor en stellen de regels en de uitgangspunten voor het beleid vast, ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen.

Gedeputeerde Staten zorgen voor en stellen vast:

a. Een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de eenheden;

b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

d. De regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. Op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde begroting, deelt de Directie de budgetten voor de personele en materiële apparaatskosten toe aan de eenheden;

f. Nadere uitvoeringsregels met betrekking tot de financiële organisatie.

1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1-1-2016. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

2. Deze verordening treedt in de plaats van de "Verordening financieel beheer provincie Overijssel 2013" zoals vastgesteld door Provinciale Staten van Overijssel op 11 december 2013.

Investeringen die zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover Provinciale Staten niet hebben aangegeven dat deze investeringen onder deze verordening vallen of in het geval van investeringen in maatschappelijk nut vervroegd moeten worden afgeschreven.

Deze verordening wordt aangehaald als "Financiële verordening provincie Overijssel 2016".