Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen

Melding, registratie en verbod van nevenwerkzaamheden leidt tot beperking van de grondrechten. Hierbij valt met name te denken aan het recht op vereniging en vergadering, het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, het recht op vrije keuze van arbeid en de vrijheid van onderwijs. Beperking van grondrechten kan slechts op basis van een formele wet. Met het oog daarop is in de Ambtenarenwet een bepaling opgenomen, die verplicht tot het vaststellen van voorschriften omtrent melding, registratie en verbod van nevenwerkzaamheden. Deze verplichting vormt een bijdrage aan de bescherming van de integriteit van het openbaar bestuur. Het goede functioneren van het openbaar bestuur en de voorkoming van belangenverstrengeling worden hiermee ondersteund. Tevens wordt hiermee de rechtszekerheid gediend, aangezien dankzij de melding van de nevenwerkzaamheid naar betrokkene duidelijkheid ontstaat over de toelaatbaarheid daarvan. Aan de hand van de resultaten van melding en registratie kan zichtbaar gemaakt worden, waar de risico's liggen van aantasting van bestuurlijke integriteit. De onkreukbaarheid, de zorgvuldigheid en de integriteit van het ambtelijk en bestuurlijk handelen kunnen dan zowel in repressieve als in preventieve zin beter bewaakt en gewaarborgd worden. De regelgeving kan slechts tot geclausuleerde beperking van de grondrechten leiden. Ook de gemeentelijke regelgeving zal dus moeten voldoen aan de eis, dat zij evenredig is aan het doel, dat met de beperking van de grondrechten wordt nagestreefd en noodzakelijk is in een democratische samenleving.

Op grond van de Ambtenarenwet is onder art.15:1e van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag een bepaling opgenomen, die voorschriften geeft omtrent melding, registratie en verbod van nevenwerkzaamheden. De meldings- en registratieplicht is beperkt. Het gaat slechts om die nevenwerkzaamheden, die de belangen van de dienst kunnen raken. Bovendien moet er een samenhang zijn tussen de nevenwerkzaamheden en de functievervulling van betrokkene.

De verbodsbepaling heeft een nog beperktere reikwijdte. Er moet een causaal verband zijn tussen de minder goede functievervulling of de minder goede functionering van de openbare dienst enerzijds en de nevenwerkzaamheden van betrokkene anderzijds. Hierbij dient opgemerkt te worden, dat voor zover het gaat om het functioneren van de openbare dienst, er een samenhang moet zijn met de functievervulling. Bovendien kan een nevenwerkzaamheid slechts verboden worden, indien de goede functievervulling of de goede functionering van de openbare dienst niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.

De meldingsplicht van het personeelslid en de registratieplicht van de gemeente bestaan onder twee voorwaarden. Er moet enerzijds een risico bestaan, dat door de nevenwerkzaamheid het dienstbelang geschaad wordt. Anderzijds moet er een samenhang bestaan tussen de nevenwerkzaamheid en de functievervulling van betrokkene. Met andere woorden nevenwerkzaamheden, die nadelig (kunnen) zijn voor gemeente of dienst zonder dat er een verband is met de persoonlijke functievervulling, vallen niet onder deze verplichting.

De meldingsplicht is gebaseerd op de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar.

Doel van melding en registratie is te kunnen toetsen of er sprake kan zijn van verboden nevenwerkzaamheden. Melding en registratie hoeft dus niet in alle gevallen tot verdere aktie te leiden.

De registratie van de gemelde nevenwerkzaamheid heeft het voordeel, dat het desbetreffende personeelslid achteraf niet verweten kan worden, dat het bevoegd gezag niet op de hoogte was van de nevenwerkzaamheid. Ook is de registratie van belang voor de gemeente, wanneer er in de toekomst taken worden opgedragen, waardoor eerst dan belangenverstrengeling of belangenconflict kan optreden.

Het is derhalve van belang dat van de meldingsplichtige nevenwerkzaamheden een deugdelijke en actuele registratie wordt bijgehouden. De verantwoordelijkheid voor de registratie is in artikel 1:1 van deze regeling neergeld bij het diensthoofd voor de onder hem ressorterende ambtenaren.

De norm, dat bepaalde nevenwerkzaamheden niet verricht mogen worden, richt zich in de eerste plaats tot het desbetreffende personeelslid. Deze zal zich een oordeel moeten vormen omtrent de vraag of de nevenwerkzaamheid toelaatbaar is. Dit neemt uiteraard niet weg, dat ook het diensthoofd verantwoordelijk is voor de naleving van de verbodsbepaling. Het diensthoofd zal in concreto de nevenwerkzaamheden moeten toetsen op hun toelaatbaarheid. Als vastgesteld is, dat er sprake is van een verboden nevenwerkzaamheid, zal het diensthoofd op basis daarvan de nodige maatregelen moeten nemen.

De verbodsbepaling heeft een beperktere reikwijdte dan de meldings- en registratieplicht.

Er moet een causaal verband zijn tussen de minder goede functievervulling of de minder goede functionering van de openbare dienst enerzijds en de nevenwerkzaamheden van betrokkene anderzijds. Hierbij dient opgemerkt te worden, dat voor zover het gaat om het functioneren van de openbare dienst, er een samenhang moet zijn met de functievervulling.

Bovendien kan een nevenwerkzaamheid slechts verboden worden, indien de goede functievervulling of de goede functionering van de openbare dienst niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Wat dit laatste betreft moet er op basis van de concrete feiten aangetoond kunnen worden, dat er in voorkomend geval sprake is van een situatie, waarin de goede functievervulling of functionering van de openbare dienst niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Hierbij dient echter wel bedacht te worden, dat goede functievervulling ook gewaarborgd kan worden door minder vergaande maatregelen dan een verbod. Volstaan zou bijvoorbeeld kunnen worden met het maken van afspraken over het verrichten van de nevenwerkzaamheid of met een beperkte aanpassing van het takenpakket van het desbetreffende personeelslid. In dat geval is de verbodsbepaling niet van toepassing.

Bij de vaststelling van de toelaatbaarheid van bepaalde nevenwerkzaamheden kunt u gebruik maken van onder meer de volgende aandachtsgebieden:

• -

  onoirbare belangenverstrengeling;

• -

  botsing van belangen;

• -

  schade aan het aanzien van het ambt;

• -

  onvoldoende beschikbaarheid voor de functie.

Hierbij kunt u aandacht besteden aan onder meer de volgende aspecten:

• a.

  het karakter van de nevenwerkzaamheden;

• b.

  de functie van het personeelslid in de organisatie;

• c.

  het gebied, waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht;

• d.

  de vraag of er een verwevenheid met de functie is;

• e.

  de vraag of de betrouwbaarheid en de integriteit van het personeelslid in het geding komen;

• f.

  de vraag of het risico bestaat, dat interne informatie bij het verrichten van de nevenwerkzaamheden wordt misbruikt;

• g.

  de vraag of door de nevenwerkzaamheden het risico van een persoonlijke confrontatie in de functie aanwezig is;

• h.

  de reputatie van het bedrijf of de branche, waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht;

• i.

  de vraag of zich in belangrijke mate publieke effecten kunnen voordoen waardoor op zichzelf aanvaardbare nevenwerkzaamheden toch extern negatief worden beoordeeld;

• j.

  de vraag of de nevenwerkzaamheden een negatieve uitwerking kunnen hebben op de handhavingsmogelijkheden in de ambtelijke functie;

• k.

  de zwaarte van de nevenwerkzaamheden.

Bovengenoemde opsomming kunt u als checklist hanteren bij de bespreking van een nevenwerkzaamheid met het desbetreffende personeelslid.

Voor de ambtenaren, die de functie van gemeentesecretaris, diensthoofd, plaatsvervangend diensthoofd of sectordirecteur bekleden, geldt naast hetgeen hiervoor is toegelicht, nog het volgende.

Deze ambtenaren dienen meldingsplichtige nevenwerkzaamheden aan ons door tussenkomst van de gemeentesecretaris voor te leggen. Wij zullen deze nevenwerkzaamheden toetsen op hun toelaatbaarheid. Deze verplichting is neergelegd in artikel 2:2 van deze regeling.

Aan deze ambtenaren zal voorts jaarlijks door de gemeentesecretaris verzocht worden om opgave te doen van wijzigingen in hun situatie. Het gaat hierbij niet alleen om nieuwe nevenwerkzaamheden, maar ook om verandering van omstandigheden, waaronder de reeds opgegeven nevenwerkzaamheden worden verricht.

In 2003 is in de Ambtenarenwet een bepaling opgenomen, die verplicht tot het maken van voorschriften omtrent de openbaarmaking van registratieplichtige nevenwerkzaamheden van ambtenaren aangesteld in een functie waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van de nevenwerkzaamheden noodzakelijk is. In verband hiermee is aan artikel 15:1e een vierde lid toegevoegd waarin de openbaarmaking wordt bepaald. De openbaarmakingsplicht is ontstaan vanuit de behoefte aan openbaarheid van nevenwerkzaamheden van topambtenaren. Openbaarmaking maakt duidelijk welke nevenactiviteiten worden uitgeoefend en kennelijk door de overheidswerkgever toelaatbaar worden geacht. Een en ander dient bij de dragen aan de transparantie van openbaar bestuur. Het gaat primair om de functies van gemeentesecretaris, diensthoofden en directeuren. Naast deze functies kan er sprake zijn van ‘andere ambtenaren aangesteld in een functie waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van de nevenwerkzaamheden noodzakelijk is’. Dit dient per geval te worden bepaald.

Er is gekozen voor openbaarmaking door middel van internet. Om de privacy van de betrokken ambtenaren te beschermen worden alleen de vanuit integriteitsoogpunt noodzakelijke gegevens openbaar gemaakt.

Naast het regelen van openbaarmaking van nevenwerkzaamheden verplicht de Ambtenarenwet tot het stellen van voorschriften over de melding van financiële belangen. Daartoe is in de ARG het nieuwe artikel 15:1f opgenomen. Op grond van dit artikel dient het college cq. het diensthoofd namens het college ambtenaren aan te wijzen voor wie de meldplicht geldt, dat wil zeggen ambtenaren in functies met bijzondere risico’s op financiële belangverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. Gedacht kan worden aan ambtenaren die betrokken zijn bij grondzaken, subsidieverstrekking, sponsoring, verstrekking van leningen, verstrekking van garanties, inkoop en aanbesteding en aan ambtenaren die uit hoofde van hun functie beschikken of kunnen beschikken over koersgevoelige informatie.

Nadat een ambtenaar is aangewezen, dient hij melding te doen van zijn financiële belangen en het bezit van en transacties in effecten die de belangen van de dienst, voorzover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken.

De meldplicht betreft in eerste instantie financiële belangen. Het begrip financieel belang is divers. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond alsook om deelnemingen in ondernemingen. Ook negatieve financiële belangen zoals schulden kunnen relevant zijn met het oog op belangenverstrengeling. Het gevaar van belangenverstrengeling ontstaat als een ambtenaar financiële belangen bezit die een onafhankelijke besluitvorming in de weg kunnen staan. Het gaat dan om belangen in ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen. Een ambtenaar die functioneel betrokken is bij beslissingen ten aanzien van zo’n onderneming zou zich kunnen laten leiden door zijn persoonlijke financieel belang.

De meldplicht betreft voorts het bezit van en transacties met effecten. Het gaat daarbij om het risico van oneigenlijk gebruik van koergevoelige informatie. Koersgevoelige informatie kan worden beschreven als niet openbare bijzonderheden omtrent een instelling of omtrent de handel in effecten waarvan het openbaar worden naar verwachting invloed zal hebben op de koers van de effecten van die instelling. Het risico van oneigenlijk gebruik doet zich voor in functies waar over koersgevoelige informatie kan worden beschikt. In onze gemeente zal zich dit niet vaak voordoen.

In artikel 4:1 van deze regeling is bepaald op welke wijze en bij wie de ambtenaar zijn financiële belangen dient te melden. Ter bescherming van de privacy is de taak tot het registreren van deze informatie bij het Meldpunt Integriteit neergelegd. Hoewel financiële gegevens geen bijzondere gegevens zijn in de zin van de Wet Bescherming Persoonsregistratie, dienen vanuit het oogpunt van bescherming van de persoonlijke levenssfeer de opgave en registratie van de financiële belangen vertrouwelijk te worden behandeld.