Beleidsplan communicatie Terneuzen

Introductie

Terneuzen kleur geven met communicatie. Dat lijkt gemakkelijker dan het is. Want welke kleur past het beste bij de gemeente Terneuzen, bij onze kernen, bij de organisatie, bij ons beleid? En hoe zorgen we dat anderen onze kleur goed kunnen zien? En is de kleur in de ogen van onze doelgroepen, wel de kleur die wij zelf graag uitstralen?

Een heldere communicatievisie leidt tot een goede en professionele ondersteuning van een ‘eigen’ en vooral sprankelende kleur voor de gemeente Terneuzen.

Communicatie gebruikt de kleur die Terneuzen bestuurlijk heeft gekozen, en probeert die kleur zo goed mogelijk over te brengen.

Gemeente Terneuzen,

afdeling Communicatie, juli 2008

Hoofdstuk 1. Goede communicatie door een heldere visie

Dit beleidsplan gaat over de communicatievisie van de gemeente Terneuzen. En belicht juist die communicatievormen die door de gemeentelijke organisatie worden uitgevoerd of voorbereid. Het gaat dus om de communicatie waarin de gemeente zélf als organisatie een directe rol speelt en waarop zij invloed uit kan oefenen. Het gaat dus niet om alle communicatie over Terneuzen en over wat er op ons grondgebied gebeurt. Juist de gemeentelijke acties en beleid zijn de basis van communicatie.

De visie is belangrijk omdat communicatie doeltreffender wordt als je weet wat je wilt bereiken. Dus is het van belang dat het communicatiedoel bepaald is, voordat de gemeente communiceert.

Het communicatiebeleid van Terneuzen staat niet op zich. Visies van de gemeente (bijvoorbeeld in het collegeprogramma) en huidige werkafspraken, zijn de kern van de communicatieaanpak. Het communicatiebeleid benaderen we vanuit verschillende invalshoeken.

Hoofdstuk 2. Het Terneuzense communicatielandschap

Onze omgeving heeft invloed op onze uitstraling en de manier van communicatie. Want wat rond ons gebeurt, en wat maatschappelijk actueel is, heeft effect op ons als gemeente. En dat heeft weer invloed op onze communicatieaanpak. Hoe ziet het communicatielandschap eruit?

Digitale media rukken op. Op het gebied van internet, maar ook op andere terreinen. De mediaconsument verandert meer en meer in producent, een ‘mediapronsument’. Hij maakt foto’s en video’s met zijn mobieltje en plaatst deze eigenhandig op internet. ‘De media’ bestaan niet meer en de conventionele pers verandert. Kranten hebben al een tijd internet, maar gaan nu ook filmpjes maken. En Omroep Zeeland laat kijkers stemmen op internet en gebruikt dit als nieuws. Weblogs zijn vaker nieuwsbronnen voor de radio. Het zogenaamde ‘civil journalism’, ofwel burgerjournalistiek, is een verandering die grote stappen zet en de gemeente vraagt om nieuwe en snellere communicatiemethoden. Door de mediaontwikkelingen wordt het gebruik van beeld en film steeds belangrijker, het gebruik van tekst devalueert.

Bokito: een recente mediahype

Mediahypes nemen toe. Denk aan hypes rond Bokito, de Donorshow, Wilders, Peter R. de Vries of ‘gemeentelijker’: rond wethouder Depla van Nijmegen. Mede ingegeven door nieuwe mediaontwikkelingen en door de veranderingen bij de media, komen mediahypes steeds vaker voor. Niet bijzondere of unieke nieuwsfeiten zijn aanleiding, maar ‘emotie’ lijkt een groeiende graadmeter te zijn in het dagelijkse gevecht om media-aandacht. Haastig vallen media bij hypes over elkaar heen; speculaties worden al snel als feiten gebracht. De hoofdrolspelers worden - als ze niet adequaat reageren - publicitair in de hoek gezet.

Toename ‘communicratie’. Communicatie lijkt de samenleving meer te beheersen dan vroeger, het zou omschreven kunnen worden als ‘communicratie’. Wie het meest de beeldvorming beïnvloedt, lijkt het meest draagvlak te generen. Of in politieke termen: niet de argumenten zelf, dus niet de inhoud, maar hoe de argumenten gebracht en verpakt worden bepalen – nog meer dan voorheen - de mening van de doelgroep.

Weinig vertrouwen in ‘de overheid’. De burger, onze belangrijkste doelgroep, heeft overwegend wantrouwen ten opzichte van de landelijke overheid en de regering. Zeeuwen hebben ook nog eens veel mínder vertrouwen in de regering dan overige Nederlanders. 1

Los van de waarom dit zo is, heeft Terneuzen indirect met deze maatschappelijke houding te maken. Net als een verzekeringsmaatschappij of een bank ook te maken heeft met een negatief ‘branche-imago’.

Het drugsvraagstuk ‘drukt’ op ons imago, omgeving steunt imago. De erfenis van vroegere drugsproblemen en de huidige ontwikkelingen rond de coffeeshops leveren negatieve communicatie-effecten op. Voor een aantal mensen geldt: “Terneuzen = drugsstad.” Niet alleen het imago van drugsstad wordt vergroot, dit heeft ook effect op onze gehele reputatie. Aan de andere kant geeft bijvoorbeeld de omgeving van Terneuzen, met het water, de haven, positieve impulsen aan onze reputatie. Hoofdstuk 3. Doelen en doelgroepen in communicatie.

Hoofdstuk 3. Doelen en doelgroepen in communicatie

Als Terneuzen met communicatie dát doel bereikt, wat de gemeente voor ogen had, dan is communicatie succesvol. Het kan gaan om informeren, imagoverbetering of iemand ergens toe aanzetten, of juist niet. Of tot een oplossing komen in samenspraak met onze inwoners. Want zij zijn vaak onze belangrijkste doelgroep. Welke doelgroep de gemeente wil bereiken hangt af van de situatie, het beleidsterrein en het doel. Als de gemeente communiceert, kijkt de gemeente eerst goed naar wie ze wil communiceren en welke communicatie daar het beste bij past. Jong of oud? Bekend of niet bekend met Terneuzen? Etc. Communicatie wordt aangepast aan de doelgroep.

Hoe dan ook: hoe scherper en duidelijker vaststaat wat je wilt bereiken, en wie je wilt bereiken, hoe beter communicatie verloopt. Communicatie volgt de doelstellingen die bestuurlijk en organisatorisch door Terneuzen leidend zijn. Communicatie in Terneuzen draagt bij aan de volgende doelen:

• .

  Doel 1. Imago: Terneuzen is dynamisch, ruimte voor werk, ruimte voor leven

• De gemeente is trots om de grootste gemeente van Zeeland te zijn en steekt niet onder stoelen of banken dat er economisch veel ontwikkeling is in Terneuzen. In de havens en daarbuiten. In Terneuzen is er ruimte om te leven, wonen, recreëren, werk te doen wat bij je past en gewoon lekker te kunnen doen wat je graag doet. In Terneuzen heb je het gevoel dat je welkom bent, welke achtergrond je ook hebt. In Terneuzen is dynamiek en ruimte.

• .

  Doel 2. Beeldvorming: Terneuzen heeft een veilige leefomgeving

• Terneuzen werkt hard aan een veilige leefomgeving en doet het op dat vlak goed. Zowel op het gebied van fysieke veiligheid, verkeersveiligheid en sociale veiligheid. Het drugsissue wordt niet ontkend. Terneuzen pakt dit thema zowel in communicatie als beleid voortvarend op.

• .

  Doel 3. Draagvlak: Terneuzen is een vraaggerichte organisatie

• Waar het kan, wil de gemeente bij wat ze doet, de vraag van haar doelgroepen als uitgangspunt nemen. De vraag is daarbij leidend, niet het aanbod. De gemeente communiceert als ‘dienstverlener’: pro-actief, snel en to-the-point (niet bureaucratisch). Dit geldt bij dienstverlening en in beleidsvorming. Het goed bedienen van de burger en andere publieksgroepen en het creëren van draagvlak is van uiterst belang. De gemeente probeert met weinig regels haar werk te doen.

• .

  Doel 4. Communicatiehouding: Terneuzen is eerlijk, transparant en open

• Terneuzen is eerlijk en open in communicatie. Dat betekent dat Terneuzen snel en goed haar doelgroepen informeert over besluiten die worden genomen en over wat Terneuzen doet. Pro-actief in communicatie, dat is de uitstraling die Terneuzen nastreeft. Zowel bij interne als externe doelgroepen. De open houding betekent dat Terneuzen door haar burgers aangesproken wil worden op haar beleid en haar dienstverlening. Suggesties en ideeën zijn welkom, maar ook kritiek of klachten neemt zij serieus.

• .

  Doel 5. Arbeidsmarktcommunicatie: Terneuzen is een aantrekkelijke werkgever

• Werken bij Terneuzen is plezierig en uitdagend. In de grootste gemeente van Zeeland gebeurt veel, dus het werk is gevarieerd. Wie bij Terneuzen werkt, krijgt ruimte zich te ontwikkelen. De gemeente Terneuzen is een goede en aantrekkelijke werkgever.

Hoofdstuk 4. De Terneuzense communicatieaanpak

Hoe gaan we om met communicatie? Hoe zorgt Terneuzen dat de ambities op communicatiegebied tot uiting komen. De belangrijkste elementen uit hoe Terneuzen met communicatie om wil gaan:

• .

  Communicatie is vast onderdeel van het werkproces

• Bij een voorstel tot besluitvorming, door college of raad, dient het aspect communicatie in een vroeg stadium belicht te worden, zodat de afdeling Communicatie een bijdrage kan leveren. Ieder voorstel kan een communicatieparagraaf nodig hebben. In projecten heeft communicatie een belangrijke rol en ook daar geldt dat in projectplannen en de uitvoering daarvan, communicatie een prominente plek heeft.

• .

  Communicatiemedewerkers zijn dé spilfunctie in communicatieproces

• De medewerkers (en/of adviseurs) communicatie hebben een spilfunctie in de communicatie van de gemeente. In advisering, planning en uitvoering zijn zij nauw betrokken. Zij zorgen voor de gemeentebrede communicatieaanpak en hebben een adviesfunctie naar het gemeentebestuur om aan de invulling van de communicatiekoers te kunnen bijdragen. De communicatieadviseurs willen betrokken zijn in de werkprocessen en besluitvorming om zo deskundige inbreng te kunnen bieden. Zij bevorderen deze betrokkenheid door pro-actief (vraaggericht) naar afdelingen en bestuur te opereren. Een vaste communicatieconsulent per gemeentelijke afdeling is een sprekend voorbeeld van deze werkwijze.

• .

  Aandacht voor interne én externe communicatie

• Voor de gemeente zijn interne en externe communicatie allebei heel belangrijk. In de optiek van Terneuzen kan goede dienstverlening en klantgerichte uitstraling niet bereikt worden zonder goede interne informatie en communicatie. Zowel bij interne als externe communicatie spelen de communicatieadviseurs een coördinerende rol. Dat neemt niet weg dat alle medewerkers en afdelingen van de gemeente in de interne communicatie een belangrijke schakel zijn en dat daarin door de gemeente een pro-actieve communicatiehouding nagestreefd wordt. Ook naar buiten toe in individuele klantcontacten wil de gemeente actief en vraaggericht communiceren.

• .

  Samenwerken in regiopromotie

• De gemeente Terneuzen neemt een centrumfunctie in binnen de regio Zeeuws-Vlaanderen. De gemeente werkt samen met andere gemeenten in de regio als het gaat om promotie van de regio Zeeuws-Vlaanderen buiten de regio of buiten de provincie. In aparte plannen en via een speciale projectorganisatie wordt hier invulling aan gegeven. De communicatie-uitgangspunten van de gemeente vormen ook in deze regiobenadering het uitgangspunt.

De campagnesite 'uwnieuwetoekomst.nl' is onderdeel van de regiopromotie.

• .

  Thema’s als communicatieagenda, minder de waan van de dag

• Communicatie is een onderdeel van het werkproces. De werkagenda bepaalt daardoor al snel de communicatieagenda. Dit is deels een aanbodgerichte aanpak. In communicatie is het van belang te kijken naar wat we willen communiceren en bereiken, en wat bij die uitstraling past. Wat wil de burger weten? Om hier uitvoering aan te geven werkt Terneuzen met zogenaamde thema’s. Met zo’n thema kan los van de bestuurlijke beleidsagenda en ongeacht ‘de waan van de dag’ gecommuniceerd worden. Een thema is op zo’n manier een soort campagne om een onderdeel van de gemeente(strategie) in de etalage te zetten. Denk aan uitgebreid communiceren aan de dienstverleningskant van de gemeente. Maar er kunnen ook ‘imagodoelen’ uitgangspunt zijn. Te denken valt aan communicatieacties om Terneuzen als aantrekkelijke werkgever op de kaart te zetten. Of communicatie over alle succesvolle projecten van de laatste jaren, om het dynamische imago te versterken.

• .

  Burgerparticipatie: draagvlak voor besluiten

• Om het vraaggericht communiceren te bevorderen, vraagt burgerparticipatie aandacht. Burgerparticipatie is meer dan inspraak, de burger heeft al bij de planvorming invloed. Betrekken van belangengroepen kan op velerlei manieren 1 . Uitgangspunt vanuit communicatie moet zijn dat duidelijkheid gegeven wordt over welke keuzes er zijn en hoeveel invloed er uitgeoefend kan worden. Dit schept duidelijkheid in het proces en voorkomt onduidelijkheid over de inbreng van burgerparticipanten.

• .

  Pro-actieve en professionele persbenadering

• Om invulling te geven aan de communicatiedoelen is het belangrijk dat de gemeente Terneuzen zelf de pers informeert over besluiten en belangrijke ontwikkelingen. Pro-actief is het persbeleid van de gemeente. Over de omgang met de pers heeft Terneuzen spelregels. Belangrijke onderdelen daarvan zijn de rol van burgemeester en wethouders als woordvoerders van de gemeente. En daarnaast de functie van de communicatie-adviseurs als eerste aanspreekpunt voor de pers. De gemeente geeft altijd antwoord op persvragen, al is het maar om uit te leggen waarom inhoudelijk nog niet alle persvragen beantwoord kunnen worden.

• .

  Crisiscommunicatie: snel, zorgvuldig en afgewogen

• Vroeger was de overheid als autoriteit ‘de onbetwiste informatiebron’ in crisissituaties. Denk aan de watersnoodramp in ’53; media (en politici) vroegen zich daar nog niet openlijk af of de overheid fouten had gemaakt. Bij de recente ramp in Enschede was ‘de schuldvraag’ - zo zegt men - de allereerste mediavraag. De rol van de overheid is door de media in de loop der tijd ook sterker geworden. De gemeente heeft door de bestuurlijke rol van de burgemeester een uiterst verantwoordelijke taak bij calamiteiten. Communicatie bepaalt in crisistijd grotendeels het vertrouwen wat onder betrokkenen wel of niet aanwezig is over de afhandeling en bestrijding van de calamiteit. Crisiscommunicatie moet daarom snel en toch zorgvuldig en afgewogen gebeuren. Uitgangspunt is daarbij dat ook in crisis Terneuzen snel en pro-actief communiceert. Dit is belangrijk. Ter illustratie: bij de moord op Theo van Gogh duurde het uren voordat de gemeente Amsterdam naar buiten bracht dat het daadwerkelijk om Van Gogh ging. De foto met voor iedereen een herkenbare Van Gogh liggend op een stoep, stond echter al uren op internet. Het vertrouwen in de gemeente als autoriteit wordt voor een belangrijk deel beïnvloed door communicatie. Het achterwege blijven van actie zorgt, onterecht, voor wantrouwen. Regie in het crisiscommunicatieproces is noodzakelijk en uiterst belangrijk voor Terneuzen. Terneuzen wil voorkomen dat communicatie door andere (hulp)instanties de eenduidigheid (en juistheid) van informatie vermindert.

• .

  Creativiteit en flexibiliteit zijn belangrijke pijlers

• De gemeente voert een flexibel communicatiebeleid. De gemeente speelt in op ontwikkelingen en gebruikt daarbij bijvoorbeeld creatieve communicatieacties. Dat betekent dat er plaats moet zijn voor eenmalige initiatieven of kortlopende communicatietrajecten, zolang deze bijdragen aan de communicatiedoelen. ‘Hot-items’ en maatschappelijke issues vragen communicatieve actie. Een deel van de communicatieagenda wordt daar logischerwijs door bepaald. Dit geldt ook voor omgaan met zogenaamde issues: maatschappelijke onderwerpen waar de gemeente slechts deels grip op heeft, maar die wel een relevante invloed hebben op de gemeentelijke organisatie en om communicatieve aandacht vragen. Denk aan umts-masten, andere beladen milieuthema’s, de verdieping van de Westerschelde, etc.

Hoofdstuk 5. Communicatiemiddelen van Terneuzen

De sterke scheiding die doorgaans tussen interne en externe communicatiemiddelen wordt gemaakt, maakt Terneuzen niet. Terneuzen wil namelijk de uitstraling die we extern nastreven ook intern uitstralen. Medewerkers zijn namelijk ons visitekaartje. De communicatiesfeer naar externen, geldt daarom ook intern. Dat is de kern van onze communicatie, namelijk onze identiteit, wie wij zijn. En de communicatiemiddelen die we extern belangrijk vinden, gelden ook intern. Intranet is intern een belangrijk ‘centraal’ medium in de communicatie van de gemeente.

De communicatiemethode van Terneuzen kenmerkt zich door een ‘multi channel, multi level’ benadering. Dit betekent dat Terneuzen afhankelijk van wat de boodschap en wie de doelgroep is, kiest voor een geschikt communicatiemiddel. Daarbij kiest de gemeente niet één medium, maar juist meerdere middelen en kanalen om het communicatie-effect te vergroten.

Na het communicatiedoel en de werkafspraken is het van belang te weten met welke communicatiemiddelen de gemeente haar communicatie in wil richten. Zoals gezegd: dit plan gaat alleen in op de communicatiemiddelen waar de focus op ligt en die gemeentebreed worden ingezet.

• .

  Ambassadeurs

• Terneuzense klanten (burgers) en onze eigen medewerkers zijn onze beste ambassadeurs. Deze ‘intermediairs’ zijn onze belangrijkste communicatiemiddelen naar onze doelgroepen toe. De gemeente ontwikkelt handvatten om deze ambassadeursrol te vergroten. De rol van deze personen in communicatiemiddelen is van belang. Evenals het overtuigen van de pluspunten van de gemeente bij deze ambassadeurs (vergroten ‘identiteitsbewustzijn’).

• .

  Huisstijl

• De huisstijl bepaalt de herkenbare uitstraling van de communicatiemiddelen. Het is als het ware een communicatiemiddel op zich of anders gezegd: het is de vaste uitstraling van de gemeente. Dit gezicht van Terneuzen is vastgelegd in een huisstijlhandboek. De afdeling Communicatie verbetert en vergroot de inzet van de huisstijl. Daarbij is inzet op kwalitatief hoogwaardige promotie-middelen voor gezamenlijk gebruik ook belangrijk.

• .

  Beeldtaal

• Beelden bepalen hoe communicatie overkomt en wat het effect is van communicatie. Terneuzen investeert daarom in beelden (foto’s/illustraties) die passen bij de uitstraling van Terneuzen. Dit doet de gemeente bijvoorbeeld door te investeren in professionele fotografie. Terneuzen vindt ook het gebruik van film belangrijk. Zo investeert de gemeente in promotiefilms en in films over thema’s die via internet op beeldende wijze de gemeentelijke communicatie versterken.

• .

  Digitaal

• Digitale communicatiemiddelen winnen terrein. Dit is niet gek omdat vrijwel iedereen aangesloten is op internet. De gemeente werkt aan structurele doorontwikkeling van de website. Internet heeft veel voordelen. Het is snel, relatief goedkoop (in vergelijking met drukwerk), interactief en vrijwel iedereen kan er beschikking over hebben. Nadeel is wel dat het een reactief medium is. De klant moet er naar toe surfen. Terneuzen wil gebruik maken van slimme communicatiemanieren om internetgebruik pro-actief te bevorderen, bijvoorbeeld via e-mail en sms-diensten.

SMS kan een belangrijk nieuw communicatiemiddel voor de gemeente worden.

• ·

  Persoonlijke communicatiePersoonlijke communicatie is een vorm van communicatie die erg effectief kan zijn. Daarom zet Terneuzen bij onderwerpen die voor een relatief kleine doelgroep belangrijk zijn, informatiebijeenkomsten in. Beurzen en burgerparticipatie zijn in het toepassen van persoonlijke communicatie belangrijke thema’s.

• ·

  Evenementen Als communicatiemiddel ziet de gemeente Terneuzen ook de inzet van en deelname aan evenementen. Evenementen kunnen dienen als promotiemiddel van de gemeenten, om het imago te versterken en om de gemeente ‘op de kaart’ te zetten. Terneuzen kiest evenementen die bij haar gewenste uitstraling passen.

• ·

  Schriftelijke communicatie: eenvoudig taalgebruik

• Schriftelijke communicatie verliest aan ‘marktaandeel’. Meer en meer communicatie verloopt via internet. Denk maar aan het communiceren over allerlei beleidsplannen. Toch is het zo dat een deel van de doelgroep aangewezen is op schriftelijke communicatie. Het is bekend dat bijvoorbeeld een groot deel senioren minder actief is (op dit moment) op internet. Daarom zal de houding voorlopig moeten zijn ‘en/en’. Dus en internet, en drukwerk. Hoekstenen in de schriftelijke communicatie van Terneuzen zijn: het kwartaalblad ‘Terneuzen informatie’, de wekelijkse nieuwspagina in het Zeeuws-Vlaams Advertentieblad, de inzet van nieuwsbrieven en de jaarlijkse gemeentegids.

• De gemeente Terneuzen wil hoge kwaliteit van schriftelijke communicatie en tegelijkertijd eenvoudig communiceren. Simpel, correct, met begrijpelijk taalgebruik, zonder vakjargon. Dat is de wijze waarop Terneuzen schrijft. Terneuzen hanteert bij het schrijven de zogenoemde journalistieke trechter. Abstracte, algemene en beleidsmatige info, vertaalt de gemeente naar concrete, persoonlijke en specifieke uitleg. De benadering is ‘wat betekent dit voor u’ en niet ‘wat betekent dit voor alle inwoners’.

Keuzes maken in communicatie

Om goed te communiceren is het belangrijk om keuzes te maken. Keuzes in wat we wel doen, maar ook in wat we niet doen. Want als je alles doet, kun je niet in alles een hoge kwaliteit neerzetten. De gemeente Terneuzen kiest ervoor om communicatiemiddelen in te zetten die passen bij de uitstraling die de gemeente nastreeft.

Hoofdstuk 6. Meten en bijsturen

De communicatietemperatuur metenAls we communicatie en onze reputatie serieus nemen en willen weten wat onze doelgroep vindt van Terneuzen, dan is gestructureerd meten essentieel. Pas dan weten we wat communicatie oplevert en of communicatie bijgestuurd moet worden.

De gemeente Terneuzen wil weten wat haar doelgroepen vinden van Terneuzen. Wat is onze reputatie? Doen we het goed of niet goed? Hoe scoren we en past dit bij wat we willen uitstralen (onze geprojecteerde identiteit)? En hoe communiceren wij als we dat vergelijken met andere (gemeenten)?

Hoofduitgangspunt in onderzoek, is de vraag: Hoe scoren we op onze vijf doelen?

Dit zijn de doelen:

• 1.

  Imago: Terneuzen is dynamisch, ruimte voor werk, ruimte voor leven

• 2.

  Beeldvorming: Terneuzen heeft een veilige leefomgeving

• 3.

  Draagvlak: Terneuzen is een vraaggerichte organisatie

• 4.

  Communicatiehouding: Terneuzen is eerlijk, transparant en open

• 5.

  Arbeidsmarktcommunicatie: Terneuzen is een aantrekkelijke werkgever

Voordat we deze doelen kunnen meten, is het nodig om vast te stellen welke parameters we gebruiken en hoe hoog we de lat leggen. Wat is goed, wat is niet goed? Om dat te bepalen is een nulmeting nodig. Dan weet de gemeente waar we staan en kan vervolgens in frequent onderzoek bekeken worden of er verandering is en waar die veranderingen door komen. En of communicatie dát bijdraagt, wat wij willen.

De gemeente ontwikkelt onderzoeksinstrumenten om het benodigde onderzoek te houden en blijvend te monitoren. Onderzoek is een kernonderdeel van het Terneuzense communicatiebeleid. Bestaande onderzoeken worden waar het kan bij het communicatieonderzoek betrokken.

Kwaliteitsniveau communicatiemiddelen

Los van de inhoudelijke doelstellingen en of communicatie dat bijdraagt wat de gemeente beoogt, is het van belang dat de kwaliteit van de communicatiemiddelen hoog is. De gemeente Terneuzen hecht daar veel waarde aan. Daarbij gaat het specifiek om goede dekking van verspreiding van drukwerk en bijvoorbeeld het actueel zijn van de website.

Evaluatie/ bijsturing

Voor communicatie is het belangrijk om te kijken naar communicatiebehoeften van de omgeving. Erg belangrijk is het daarom om geen beleidsplan voor jaren en jaren te maken, maar om af te spreken om regelmatig te kijken waar en hoe communicatie verbeterd kan worden. Want het kan altijd beter. Terneuzen kijkt daarom elk jaar of het communicatiebeleidsplan herzien dient te worden en past de visie aan als dat nodig is.

Hoofdstuk 7. Van beleid naar praktijk

Het beleidsplan geeft een visie waarmee de gemeente duidelijk stelt welke kant ze met communicatie op wil. Met alleen visie verandert er niet veel. De visie moet daarom vertaald worden naar praktische uitvoering. In communicatieacties moet de visie de achtergrond zijn van hoe communicatie gestalte krijgt.

De visie voor communicatie van de gemeente Terneuzen kunnen we doorvertalen in een aantal actiepunten:

• 1.

  Doorontwikkeling digitale communicatie. In vergelijking met bijvoorbeeld tien jaar geleden is er op dit gebied veel gebeurd en waarschijnlijk zal er de komende tien jaar nog meer gebeuren. De communicatieadviseurs en –medewerkers willen een duidelijke regiefunctie hebben bij deze ontwikkelingen, door ontwikkeling en vernieuwing van digitale communicatiemiddelen voor massamediale toepassing.

• 2.

  Pro actieve communicatie, vooral naar pers. Door consulentschap en door bijvoorbeeld communicatieparagrafen toe te voegen bij de communicatief belangrijkste adviezen en door het inzetten van andere directe vormen van communicatieadvies.

• 3.

  Communicatiehoofdzaken hebben prioriteit. Hoofdzaken willen we sterker scheiden van bijzaken. Massacommunicatie heeft daarom de voorkeur boven communicatie met individuen of kleine groepen, en strategische communicatie heeft meer prioriteit dan losse flodders en ad hoc zaken.

• 4.

  Coördinatie en samenwerking. Samenwerking is van belang met verschillende organisatieonderdelen, zoals ISC (individuele communicatie), Wijkbeheer (communicatie met groepen), Wonen en Economie (promotie). Communicatie stimuleert dat de gemeente als één geheel wordt gepresenteerd zonder afbreuk te doen aan de eigen identiteit van kernen en individuen.

• 5.

  Voorbereiding op crisiscommunicatie. Verregaande voorbereiding op calamiteiten met de moderne media zoals met een rampenwebsite, sms-alert, maar ook door mediatraining.

Kleur doorvoeren

Het stopt niet bij deze actiepunten. De gemeente Terneuzen zet communicatie op de agenda en wil op alle niveaus, van strategisch tot uitvoerend, communicatie langs de lat van haar communicatievisie houden. Dat betekent eveneens dat de communicatieadviseurs met voorstellen zullen komen om de communicatievisie door te vertalen naar een effectieve praktische uitvoering. Dit geldt voor ontwikkelingen op het vlak van zowel externe als interne communicatie.