Verordening van de raad van de gemeente Edam-Volendam houdende regels betreffende de taken en verantwoordelijkheden van de commissie planning en control audit risk (Verordening commissie planning control audit risk Edam-Volendam 2019)

Geldend van 05-12-2019 t/m heden

Intitulé

Verordening van de raad van de gemeente Edam-Volendam houdende regels betreffende de taken en verantwoordelijkheden van de commissie planning en control audit risk (Verordening commissie planning control audit risk Edam-Volendam 2019)

De raad van Edam-Volendam

gehoord het presidium en de commissie planning control en audit over de doorontwikkeling

van de huidige commissie,

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

tot het vaststellen van:

de Verordening op de Commissie Planning Control Audit Risk.

Artikel 1 Raadscommissie

Er is een raadscommissie die zich in het bijzonder bezighoudt met de controlerende en toezichthoudende functie van de raad, daaronder begrepen toezicht houden op risico’s en monitoring van grote projecten.

Artikel 2 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • commissie: commissie planning control audit risk (PCAR)

  • voorzitter: voorzitter van de commissie planning control audit risk (PCAR)

  • accountant: accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

De commissie is belast met de advisering aan en/of afstemming namens de raad over:

  • a.

    het controleprotocol en normenkader;

  • b.

    onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim-controle door de accountant en de uitkomsten daarvan;

  • c.

    de (programma)begroting, de jaarrekening en het jaarverslag, kadernota’s (de voorjaars-/zomernota en de najaars-/winternota) en daaraan gerelateerde documenten welke onderdeel uitmaken van de jaarlijkse planning-en-control-cyclus;

  • d.

    het overleg met en de keuze van de accountant;

  • e.

    de financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet;

  • f.

    de projectenmonitor: voortgang- en risicobeheersing projecten;

  • g.

    het inzicht in de reserves en voorzieningen;

  • h.

    de opvolging van overgenomen aanbevelingen van de rekenkamercommissie (monitor);

  • i.

    de ontwikkeling en verankering van de Plan-Do-Check-ACT (PDCA) -cyclus in de organisatie;

  • j.

    klankbordfunctie met de controller en ambtelijke organisatie over doorontwikkeling financiële organisatie;

  • k.

    en voorts door de agendacommissie/het presidium aangewezen onderwerpen.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

  • 1. De gemeenteraad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie. De fracties wijzen elk één lid als woordvoerder aan. Bij afwezigheid van een lid wordt dat lid vervangen door het daartoe benoemde plaatsvervangende lid van de commissie.

  • 2. Leden en hun plaatsvervangers kunnen raadslid of lid van het raadsplein zijn.

  • 3. De zittingsperiode van de benoemde leden, alsmede hun plaatsvervangers, is gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

  • 4. Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid/lid van het raadsplein, door ontslagname, of een besluit tot ontslag van de raad.

  • 5. In tussentijds in de commissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

  • 6. Bij de vergadering zijn aanwezig: de accountant (alleen op uitnodiging), de portefeuillehouder financiën, het afdelingshoofd financiën, de concerncontroller. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere van hen.

  • 7. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5 Voorzitter en secretaris

  • 1. De raad wijst een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter van de commissie is een lid van de gemeenteraad.

  • 2. De voorzitter is belast met: het leiden van de vergadering, het voeren van het woord namens de commissie, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere conclusie ten behoeve van advisering aan de raad. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

  • 3. De secretaris is een commissiegriffier die in iedere vergadering aanwezig is. Bij verhindering of afwezigheid wordt deze vervangen door een daartoe door de griffier aangewezen medewerker van de griffie.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

  • 1. De commissie vergadert 5 x per jaar of zo vaak zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

  • 2. Vergaderingen vinden alleen plaats als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 3. De vergaderingen van de commissie zijn in principe openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. Agendapunten over bijvoorbeeld aanbestedingen, grondexploitaties of marktgevoelige informatie zijn niet openbaar.

  • 4. Van iedere vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt, alsmede een advieslijst. Het verslag en de advieslijst worden vastgesteld door de commissie.

  • 5. De advieslijst wordt ter kennis gebracht van de raad.

Artikel 7 Informeren raad

  • 1. De commissie informeert de raad door het ter kennis brengen van de advieslijst als ingekomen stuk in de raadsvergadering.

  • 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening kan worden aangehaald als: de “Verordening Commissie Planning Control Audit Risk Edam-Volendam 2019”.

  • 2. Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking, waardoor art. 2 uit de Verordening op het Raadsplein en de raadscommissie(s) van de Gemeente Edam-Volendam komt te vervallen.

Ondertekening

Aldus besloten door de gemeenteraad van

Edam-Volendam in zijn openbare vergadering

d.d. 21 november 2019,

de griffier,

mw. mr. M. van Essen.

de voorzitter,

L.J. Sievers.