Besluit van de burgemeester van de gemeente Edam-Volendam over de bevoegdheid tot vergunningverlening van schaarse evenementenvergunningen (Beleidsregels concurrerende vergunningaanvragen evenementen Edam-Volendam)

Ondertekening

Toelichting

Beleidsregels concurrerende vergunningaanvragen evenementen Edam-Volendam

Artikel 1

De verdeelcriteria worden toegepast in de vorm van een stappenplan, waarbij in elke stap aanvragen kunnen afvallen. Dit is een rangorde bij de beoordeling.

Stap a – algemeen belang of gemeentelijke belangen

Evenementen die georganiseerd worden ten behoeve van het algemeen belang of gemeentelijke belangen krijgen voorrang op evenementen waarbij van een dergelijk belang geen sprake is.

Stap b – evenementenkalender

Het totaaloverzicht van (voorgenomen) evenementen komt op een evenementenkalender te staan. Een vermelding op de evenementenkalender betekent niet automatisch dat er vergunning wordt verleend. Dit kan pas worden beoordeeld nadat de bijbehorende vergunningaanvraag is ingediend. Een verzoek om op deze evenementenkalender te worden vermeld, moet ingediend worden vóór 1 november voorafgaande aan het jaar waarin het evenement wordt georganiseerd.

De aanvragen worden bekeken in het licht van de evenementenkalender. Een terugblik op de evenementenkalender van de afgelopen jaren leert dat sommige dagen en perioden een eigen thema kennen, zoals Koningsdag, kaasmarkten, de Volendammerdag, de Waterdag, Kaaspop, kermis, Sinterklaas en kerst. Bij concurrerende aanvragen zal een evenement passend in het thema voorrang krijgen boven een andere aanvraag die niet binnen het thema past.

Alle regiogemeenten in Zaanstreek-Waterland sturen hun evenementenkalender naar de veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland (VrZW). Bij de advisering door de VrZW bij met name grotere evenementen kan de VrZW het feit dat elders in de regio ook grotere evenementen staan gepland mee laten wegen (gelet op beschikbaarheid hulpdiensten e.d.).

Stap c – volledigheid van de aanvraag

Zowel voor plaatsing op de evenementenkalender als het doen van een aanvraag voor 1 november van het jaar voorafgaand aan het evenement, geldt niet dat sprake moet zijn van een aanvraag die voldoet aan de indieningsvereisten (volledig is). Omdat in dat stadium nog onduidelijk is welke aanvragen in behandeling genomen zullen worden, is het hebben van volledige aanvragen bij aanmelding/indiening voor 1 november niet redelijk.

Het komt voor dat alleen een datum, tijd en plaats wordt doorgegeven. In het kader van dit stappenplan worden bij concurrerende aanvragen de aanvragers gevraagd de aanvragen zodanig uit te werken dat de burgemeester zich een oordeel kan vormen over de aangevraagde evenementen (zie vervolgstap d). Aanvragen die niet binnen de afgesproken termijn (voldoende) zijn aangevuld, worden op grond van artikel 4:5 Algemene wet bestuursrecht buiten behandeling gesteld.

Stap d – mate van overlast en hinder (impact)

De concurrerende aanvragen worden getoetst aan artikel 2:25 Apv. Hierbij wordt ook het oordeel van politie, brandweer en zo nodig de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) en gemeentelijke afdelingen betrokken. In het kader van deze toetsing kan een evenement, waarbij minder of geen sprake zal zijn van overlast voor de omgeving (zoals geluid, licht, bezoekersaantallen, parkeren/verkeer en dergelijke) voorrang krijgen.

Stap e – samenwerking met andere aanvragers

Resterende concurrerende aanvragers worden onderling in contact gebracht om na te gaan of er samengewerkt, geschoven of anderszins een oplossing gevonden kan worden. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken nadat de aanvragers met elkaar in contact zijn gebracht, moet schriftelijk aangegeven worden of samenwerken mogelijk is. Als dit het geval is, moet dit schriftelijk kenbaar worden gemaakt op welke wijze samengewerkt kan worden, eveneens binnen de eerder gestelde termijn van vier weken. Als samenwerken niet mogelijk is, wordt voor wat betreft de keuze tussen de concurrerende aanvragen verder gegaan met stap e. en zo verder.

Stap f – ervaring met de organisatie van een evenement met een gelijke omvang en impact

Het gaat hier om werkelijke en aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen met een zelfde omvang en impact op de openbare orde en openbare veiligheid. Het moet gaan om vergelijkbare grootheden. Onder andere wordt gekeken naar de aard van het evenement, bezoekersaantallen, logistieke aspecten als parkeren en verkeersafwikkeling, voorkomen van overlast voor de omgeving, de omgeving waar het evenement is gehouden. De vergunning moet te worden aangevraagd door de persoon die/het bedrijf dat het evenement zelf organiseert. Het evenement moet voor rekening en risico van organisator zijn. De organisator moet ook in staat zijn het evenement daadwerkelijk op de betreffende locatie te organiseren. De organisator moet dit ten genoegen van de burgemeester aantonen.

Stap g – afweging in relatie tot het totaalprogramma van activiteiten op de aangevraagde dag;

Bij stap b. heeft een eerste screening plaatsgevonden aan de hand van de evenementenkalender. Wanneer een aanvraag wel binnen het thema past, worden, indien er sprake is van meerdere evenementen in de gemeente, de concurrerende aanvragen beoordeeld op het totaalpakket dat dan tot stand komt. Dat betekent dat een aanvraag die hetzelfde beoogt als één of meerdere andere evenementen die passen in het thema, afvalt ten gunste van een aanvraag die iets toevoegt aan het totaalproduct.

Stap h – loting

Wanneer bovenstaande afwegingen er in resulteren dat er nog steeds concurrerende aanvragen zijn, dan wordt er via loting een keuze gemaakt tussen de resterende aanvragen.

Artikel 2

Het verdeelprincipe is ‘wie het eerst komt, die het eerst maalt’. Als er meerdere aanvragen voor dezelfde dag en plaats zijn ingediend (denk hierbij ook aan aanvragen, die vallen onder artikel 1), wordt een later ingediende aanvraag aangehouden (‘in de wacht gezet’). Nadat de eerder ingediende aanvraag tot een onherroepelijke vergunning heeft geleid, wordt de aangehouden aanvraag afgewezen. Het kan ook gebeuren dat de eerder ingediende aanvraag wordt gewijzigd of ingetrokken. In zo’n situatie kan de tweede (aangehouden) aanvraag in behandeling worden genomen. Wachten met behandeling (en vergunningverlening) totdat alle mogelijke aanvragen ingediend zijn, is in verband met de benodigde voorbereidingstijd en de wettelijke beslistermijn geen optie. Inherent aan beleidsregels is, dat ervan kan worden afgeweken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een (aangehouden) aanvraag ziet op een evenement, waarbij het algemeen of gemeentelijk belang betrokken is.

Artikel 3

Aanvragen die niet zijn afgewezen, worden via de reguliere weg verder in behandeling genomen

en worden getoetst aan het wettelijke toetsingskader. Dit toetsingskader omvat in ieder geval het evenementenbeleid en het evenementenhoofdstuk van de Algemene plaatselijke verordening Edam-Volendam (waaronder artikel 2:25 Apv). Soms is het toetsingskader breder. De burgemeester spant zich in vergunning te verlenen, maar het ‘overblijven’ geeft geen recht op een vergunning. Immers, de burgemeester dient overkoepelend ook het algemeen belang, van iedereen in de gemeente. Dit maakt dat – in uitzonderingsgevallen – een aanvraag toch geweigerd moet worden. Als hiervan sprake is, wordt de weigering uiteraard goed gemotiveerd. Tegen de weigering staan rechtsmiddelen open.

Artikel 4

Beleidsregels moeten worden bekendgemaakt en treden daarna in werking. Dit artikel geeft hierover duidelijkheid en bepaalt hoe de beleidsregels genoemd worden. Dit is van belang voor de vindbaarheid.