Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam houdende de vaststelling van regels over het verlenen van subsidie aan dorps- en wijkraden voor het bijdragen aan inwonersparticipatie (Subsidieregeling dorps- en wijkraden Edam-Volendam)

Geldend van 19-03-2021 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam houdende de vaststelling van regels over het verlenen van subsidie aan dorps- en wijkraden voor het bijdragen aan inwonersparticipatie (Subsidieregeling dorps- en wijkraden Edam-Volendam)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam,

gelet op artikel 3, eerste lid van de Algemene subsidieverordening Edam-Volendam alsmede gelet op titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

overwegende dat artikel 4:23, eerste lid van de Awb vereist dat voor het verstrekken van subsidie een wettelijk voorschrift is vastgesteld dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt;

overwegende dat dorps- en wijkraden de communicatie tussen de gemeente en de kernen bevorderen en versterken;

B E S L U I T:

vast te stellen de Subsidieregeling dorps- en wijkraden Edam-Volendam.

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente;

  • dorpsraad/wijkraad: een door het college erkende rechtspersoon die met een georganiseerd team van vrijwilligers op structurele wijze de behartiging van het algemeen belang van de kern en zijn inwoners ten doel stelt, zulks in samenwerking en wisselwerking met die inwoners en gemeente;

  • gemeente: de gemeente Edam-Volendam;

  • verordening: de Algemene subsidieverordening Edam-Volendam.

Artikel 2 Subsidiabele activiteiten

  • 1. Een subsidie op grond van deze regeling kan worden verstrekt voor werkzaamheden en activiteiten van dorps- en wijkraden in kernen binnen de gemeente.

  • 2. De subsidiabele activiteiten en werkzaamheden van een dorps- of wijkraad omvatten in ieder geval:

    • a.

      het verstrekken van informatie aan en het raadplegen van de achterban over de te behartigen belangen op basis waarvan het college wordt geadviseerd;

    • b.

      het coördineren van vraagstukken die het hele dorp, kern of wijk betreffen: signaleren, constateren en bijdragen aan oplossingen;

    • c.

      communicatie met de achterban;

    • d.

      het organiseren van en deelnemen aan vergaderingen en netwerkbijeenkomsten;

    • e.

      het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het college over aangelegenheden waarbij de belangen van de inwoners van het dorp, de kern of wijk zijn betrokken.

Artikel 3 Doelgroepen

Voor subsidie op grond van deze regeling komen in aanmerking de door het college erkende dorps- en wijkraden.

Artikel 4 Aard en aanvraag subsidie

  • 1. Voor werkzaamheden en activiteiten van dorps- en wijkraden kan een subsidie per kalenderjaar worden verstrekt.

  • 2. De aanvraag wordt ingediend met een door het college vastgesteld aanvraagformulier.

  • 3. De aanvraag wordt ingediend uiterlijk op 1 juni voorafgaand aan het kalenderjaar waarop de aanvraag betrekking heeft.

Artikel 5 Hoogte van de subsidie

  • 1. De subsidie bedraagt:

    • a.

      voor een dorpsraad in kernen met maximaal 2.500 inwoners: € 1.250,-;

    • b.

      voor dorps- en wijkraden in overige kernen: € 2.500,-.

  • 2. Van een dorps-of wijkraad die de regie voert over en het secretariaat verzorgt van het gemeenschappelijk dorpsradenoverleg wordt de subsidie verhoogd met € 240.

Artikel 6 Verplichtingen voor de ontvanger

  • 1. Dorps- en wijkraden die op grond van deze regeling subsidie ontvangen doen jaarlijks kort verslag van de met de uitgevoerde activiteiten bereikte resultaten, met daarbij een opgave van de samenstelling van de dorpsraad.

  • 2. Het verslag wordt uiterlijk op 30 april van het volgende jaar gezonden aan het college.

Artikel 7 Vaststelling van de subsidie

Subsidies op grond van deze regeling worden direct vastgesteld.

Artikel 8 Subsidieplafond en verdeelregels

  • 1. Het college stelt een subsidieplafond vast.

  • 2. Indien het totaal van de toe te kennen subsidiebedragen het subsidieplafond overschrijdt, wordt het beschikbare budget als volgt verdeeld:

    • a.

      aanvragers die in het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor zij een subsidie hebben aangevraagd een subsidie ontvingen, en daar hun bestedingen langdurig op hebben afgestemd, hebben voorrang boven nieuwe aanvragers;

    • b.

      ingeval er nog een bedrag resteert na verlening van de subsidie aan de subsidieaanvragers zoals bedoeld onder sub a, en waarvan het bedrag onvoldoende is om aan alle overgebleven aanvragen tegemoet te komen, wordt het resterende bedrag naar evenredigheid verdeeld onder de nieuwe aanvragers.

Artikel 9 Intrekking oude regeling

De Subsidieregeling dorpsraden Edam-Volendam wordt ingetrokken.

Artikel 10 Overgangsbepaling, inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Besluiten, genomen krachtens de regeling bedoeld in artikel 9, die golden op het moment van de inwerkingtreding van deze regeling en waarvoor deze regeling overeenkomstige besluiten kent, gelden als besluiten genomen krachtens deze regeling.

  • 2. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

  • 3. Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling dorps- en wijkraden Edam-Volendam.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 2 maart 2021,

het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,

de secretaris,

H. van der Woude.

de burgemeester,

L.J. Sievers.

Toelichting

Algemeen

Het betrekken van inwoners bij de voorbereiding van het gemeentelijke beleid is belangrijk. Dit komt tot uiting in beleidsnota’s en in de Algemene subsidieverordening Edam-Volendam. In april 2020 heeft de raad de Participatienota vastgesteld. In dit document krijgen niet alleen dorpsraden, maar ook wijkraden een meer prominente rol. Met deze subsidieregeling wordt geformaliseerd dat niet alleen de bestaande dorpsraden, maar ook (nieuwe) wijkraden voor subsidie in aanmerking kunnen komen.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Dit artikel bevat de begripsbepalingen. Met de begrippen ‘dorpsraad’ en ‘wijkraad’ wordt in principe hetzelfde bedoeld. Alleen de grootte is anders. Van oudsher kennen de kleine en hele kleine kernen een dorpsraad. Het gaat om de kernen Middelie, Kwadijk, Beets, Hobrede, Oosthuizen en Warder.

Om ook in meer stedelijke gebieden wijkraden mogelijk te maken, is de definitie aangevuld met dit begrip. Zo is in Volendam inmiddels een wijkraad actief in de wijk ‘oude kom’.

Artikel 2

Een dorps- of wijkraad ontplooit activiteiten of verricht werkzaamheden (als activiteiten) die het algemeen belang dienen van die kern. Het gaat hierbij om werkzaamheden en activiteiten die niet in concurrentie met andere aanbieders op de markt staan. In het bijzonder wordt als algemeen belang beschouwd de belangen van de inwoners van de wijk als geheel. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat individuele belangen worden behartigd door tussenkomst van een dorps- of wijkraad.

Door het onderscheid in inwoneraantal kan ook onderscheid in werkzaamheden en de hoogte van de subsidie worden gemaakt.

Artikel 3

Dit artikel bepaalt dat het college een dorps- of wijkraad kan erkennen.

Indicatoren

Een dorp is een logisch te onderscheiden gebied. Een kern of wijk is een door het college aangewezen gedeelte van de gemeente met inwoners. Vóór de herindeling in 2016 waren uitsluitend dorpsraden actief in de diverse dorpen die de gemeente Zeevang vormden. In het kader van de herindeling is rekening gehouden met deze indeling en zijn de dorpen Beets, Kwadijk, Hobrede, Middelie en Warder omschreven als kleine kernen, met Oosthuizen als grootste kern. Inmiddels zijn ook wijkraden in Edam en Volendam ontstaan. Een wijkraad vertegenwoordigt een ‘behapbaar’ deel van de wijk en dus inwoners van de gemeente. Daardoor kan een wijkraad niet te klein, maar ook niet te groot zijn.

Rechtsvorm

Een dorps- of wijkraad is een, op privaatrechtelijke grondslag door inwoners opgericht orgaan, meestal een stichting, dat tot doel heeft de belangen van het dorp, kern of wijk als geheel te behartigen. Het kent een bestuur met voldoende draagvlak van de inwoners uit het gebied. De achterban bestaat uit inwoners en organisaties van en voor inwoners, die belanghebbend zijn.

Statuten

Het is belangrijk dat de dorp- of wijkraad statuten heeft die voorafgaand aan de erkenning aan het college worden overgelegd. De statuten regelen tenminste:

  • a.

    het doel van de dorps- of wijkraad en de wijze waarop de raad dit doel wil bereiken;

  • b.

    de omvang en de wijze van (her)benoeming, de taak en de bevoegdheden van het bestuur;

  • c.

    de wijze van besluitvorming in het bestuur;

  • d.

    de openbaarheid van vergaderingen;

  • e.

    de wijze waarop de achterban wordt betrokken bij de werkzaamheden en waarop aan de achterban verantwoording wordt afgelegd;

  • f.

    de wijze waarop de financiën worden beheerd en daarvan verantwoording wordt afgelegd aan de achterban;

  • g.

    de wijze van opheffing van de dorps- of wijkraad.

Samenstelling

Het statutaire bestuur van een dorps- of wijkraad bestaat uit tenminste drie leden die inwoner zijn van het betreffende dorp of wijk. De leden zijn meerderjarig, en worden in principe benoemd voor vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming. Zij hebben draagvlak vanuit hun achterban. Een bestuurslid van een dorps-of wijkraad is niet tegelijkertijd burgemeester, wethouder of lid van de gemeenteraad van de gemeente Edam-Volendam, of werkzaam bij de gemeente Edam-Volendam of bestuurslid van een politieke partij binnen de gemeente.

Vergaderfrequentie

Dorps- en wijkraden nemen deel aan het gezamenlijke dorps- en wijkradenoverleg dat minimaal tweemaal per jaar plaatsvindt. Elke raad vergadert tenminste driemaal per jaar.

Zienswijze

Het college streeft er naar een dorps- of wijkraad om zijn zienswijze te vragen over het voornemen tot of de uitvoering van gemeentelijk beleid. Het moet gaan over de leefbaarheid en de sociale cohesie in de samenleving van de kern of wijk. Daarnaast kan een dorps- of wijkraad ongevraagd een zienswijze naar voren brengen over aangelegenheden die het algemeen belang van het dorp of de wijk specifiek betreffen.

Procedure inwinnen zienswijzen

De procedure voor het vragen om een zienswijze wordt niet voorgeschreven. Het spreekt voor zich dat het college tijdig een verzoek moet doen aan de dorps- en wijkraad en dat de raad tijdig antwoordt. Dit proces wordt in onderling overleg afgestemd. Elke raad krijgt een gemeentelijke contactpersoon toegewezen. Hierdoor worden de lijnen en het proces zo kort mogelijk.

De relatie tussen een dorps-en wijkraad en de gemeente zal in het kader van de erkenning tot dorps- en wijkraad middels een convenant worden bekrachtigd.

Inspraakverordening Edam-Volendam

Naast burgerparticipatie via de dorps- en wijkraden kent de gemeente Edam-Volendam ook een inspraakverordening: de Inspraakverordening Edam-Volendam 2016. Deze verordening van de gemeenteraad borgt de juridische vorm van inspraak. Het kan worden ingezet bij grotere beleidswijzigingen en als het de gemeente als geheel betreft.

Er kenning

De hierboven genoemde toelichting bevat indicatoren voor de erkenning van een dorps- of wijkraad. Dit betekent ook dat wanneer aan één of meer van de hierboven genoemde indicatoren niet meer wordt voldaan, het college een erkenning kan intrekken. Dit uit zich dan in een weigering van een nieuwe subsidieaanvraag of intrekking van een al verleende subsidiebeschikking.

Artikel 4

De gemeenteraad heeft benadrukt met het subsidiebeleid een administratieve lastenvermindering bij kleine subsidies te willen bereiken. In de uitwerking van deze regeling is daarom gekeken hoe een goede balans gevonden kan worden tussen het waarborgen van lage administratieve lasten voor de aanvrager en de gemeente en het voldoen aan de wettelijke eisen die aan het verstrekken van een subsidie verbonden zijn.

Omdat de Algemene subsidieverordening Edam-Volendam toestaat dat subsidies onder een bedrag van € 5.000 per kalenderjaar ambtshalve (uit eigen beweging) mogen worden vastgesteld, hebben wij ervoor gekozen hiervan gebruik te maken. Dit zorgt ervoor dat een aanvraag om vaststelling van de verleende subsidie overbodig is geworden: een administratieve lastenverlichting.

Het alternatief – subsidieverlening voor meerdere jaren – heeft meer administratieve nadelen dan voordelen. In deze situatie wordt namelijk één aanvraag per, bijvoorbeeld, vier jaar ingediend, maar wij kunnen dan niet meer ambtshalve vaststellen. Enerzijds niet omdat het grensbedrag van € 5.000 al snel wordt overschreden, en anderzijds niet omdat wij per jaar een begrotingsvoorbehoud moeten maken. De gemeenteraad stelt immers jaarlijks (en niet vierjaarlijks) de begroting vast. Dit zorgt voor meer administratieve lasten achteraf. Na afloop van de periode van vier jaar moet een aanvraag om vaststelling worden ingediend en tussentijds verlangen wij toch periodiek een verslaglegging over de al uitgevoerde activiteiten. En dan kunnen er nog tussentijdse en onverhoopte veranderingen nopen tot ambtshalve intrekking en dergelijke.

Om die reden hebben wij voor een jaarsubsidie gekozen, net zoals in de oude regeling het geval was. Dit is voor zowel de aanvrager als het college het meest efficiënt. In het aanvraagformulier wordt, naast algemene gegevens, alleen om een activiteitenplan en een kostenraming gevraagd. Het aanvraagformulier is daarmee eenvoudig en de drempel zo laag mogelijk.

Artikel 5

In dit artikel wordt de hoogte van het beschikbaar te stellen subsidie bepaald. Subsidieverstrekking is geen inkopen van diensten. Het gaat om een bijdrage van het college aan het mogelijk maken van wenselijke activiteiten die passen in het beleid van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Subsidie is een steunbetuiging, een zetje in de rug. Het gaat niet om het volledig bekostigen van alle activiteiten. Maar dat is ook niet uitgesloten.

Omdat de dorps-en wijkraden ernaar streven om goede contacten te onderhouden met zoveel mogelijk mensen in de kern en wijk, is de omvang van de te leveren prestaties mede afhankelijk van het aantal inwoners in de diverse kernen.

De kleine kernen zijn reeds bekend. Van oudsher zijn hier al dorpsraden, met een bestaande gebiedsomschrijving. Dit zijn de dorpsraden in Middelie, Kwadijk, Beets, Hobrede, Oosthuizen en Warder. Twee buurtschappen (Schardam en Purmer) maken deel uit van het gemeenschappelijke Dorpsradenoverleg maar niet op grond van de formele status van dorpsraden. Deze subsidieregeling betreft alleen de dorps- en wijkraden die door het college als zodanig zijn erkend.

Het college stelt, na overleg met een bestaande wijkraad, de grenzen van de wijken vast. In elk geval moet hierbij sprake te zijn van een ruimtelijke en sociale eenheid.

Voor het oprichten van een wijkraad in een deel van een gebied waar al een wijkraad is gevestigd, is voorafgaande instemming van de al aanwezige wijkraad nodig. Alsdan worden de grenzen aangepast.

Inmiddels kent Volendam één wijkraad: de stichting Wijkraad Oude Kom.

Door te werken met twee staffels wordt een ingewikkelde berekening voor de bekostiging voorkomen.

Artikel 6

Dit artikel bepaalt de verplichtingen die de dorps- en wijkraden hebben als zij subsidie aanvragen.

Artikel 7

Om onnodige administratieve lasten te voorkomen, wordt tegelijk met de subsidieverlening deze ook vastgesteld. Dit betekent dat een dorps- of wijkraad niet achteraf hoeft aan te tonen dat de aangevraagde activiteiten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dit gebeurt op basis van vertrouwen.

Artikelen 8 en 9

De oude regeling wordt ingetrokken. Door de overgangsbepalingen worden oude subsidiebesluiten ‘omgehangen’ naar deze nieuwe regeling. De citeertitel bepaalt hoe deze regeling heet. Dit vergemakkelijkt de vindbaarheid.