Algemeen Mandaatbesluit Hellevoetsluis 2011 (2e wijziging).

TOELICHTING OP HET ALGEMEEN MANDAATBESLUIT GEMEENTE HELLEVOETSLUIS 2011 (2e WIJZIGING)

Deel 1. Algemene toelichting

Het Algemeen Mandaatbesluit heeft betrekking op de verlening van mandaat en ondermandaat met betrekking tot de specifieke bestuurs- en beheersbevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aan de individuele leden van het college, de gemeentesecretaris / algemeen directeur, de directeur, de afdelingshoofden en andere functionarissen.

Het kenmerkende van mandaat is dat de feitelijke bevoegdheidsuitoefening, het nemen van de feitelijke beslissing, komt te liggen bij degene die het mandaat heeft (de mandataris), echter de mandaatgever (de mandans) blijft ten volle verantwoordelijk. De mandans kan te allen tijde uit dien hoofde dan ook instructies geven of het mandaat doorbreken en de bevoegdheid zelf uitoefenen.

In dat laatste geval behoeft het mandaatbesluit niet te worden ingetrokken.

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) geeft als hoofdregel dat mandaat geoorloofd is tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet. Deze hoofdregel is derhalve ook van toepassing op het onderhavige mandaatbesluit en geeft als zodanig de uiterste grenzen aan waarbinnen dit besluit kan worden toegepast.

De mandaatbesluiten behelzen een open en algemeen mandaat. Dat betekent dat in beginsel alle bevoegdheden worden gemandateerd, tenzij uitdrukkelijk uitgezonderd in het besluit, dan wel door wet en jurisprudentie verboden.

In de praktijk hangt een effectieve toepassing van de mandaatbesluiten direct en onlosmakelijk verbonden samen met het vertrouwen van de mandans in degene die het mandaat uitoefent, dat deze laatste zal handelen in de geest van het bestuursorgaan en bij twijfel hoe dat orgaan zou beslissen, de zaak aan het orgaan zelf zal voorleggen. Slechts het bestaan van dit vertrouwensbeginsel, dat impliceert dat het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheid slechts in uitzonderingsgevallen aan zich trekt, maakt een wezenlijke mandatering van de bevoegdheden mogelijk. Kortom, bij toepassing van de voorliggende mandaatbesluiten wordt het bestaan van de vorenbedoelde vertrouwensbasis verondersteld.

De mandaatbesluiten hebben betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van de bestuursorganen. Het begrip "bestuursbevoegdheden" omvat onder meer het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb. Daarnaast wordt hieronder verstaan alle handelingen die nodig zijn om tot die besluitvorming te komen. Hieronder begrepen: het nemen van een ontwerpbesluit voorzover vereist, het ter inzage leggen, het horen van belanghebbenden, het nemen van de diverse voorbereidingsbeslissingen zoals het verdagen van de beslissingstermijn, het verzoeken van nadere inlichtingen en het aanvullen van de aanvraag.

Met de term "beheersbevoegdheden" wordt gedoeld op de bevoegdheden die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in hoofdzaak om handelingen die van interne huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen. Voorbeelden hiervan zijn het afsluiten van inkoopovereenkomsten voor bijvoorbeeld kopieerpapier. Van feitelijke handelingen is bijvoorbeeld sprake als om informatie (buiten het kader van de Wet openbaarheid van bestuur) wordt verzocht en deze wordt toegezonden.

Opgemerkt wordt dat het in artikel 171 van de Gemeentewet genoemde optreden in en buiten rechte van de gemeente dat is opgedragen aan de burgemeester tevens onder het mandaatbesluit van de burgemeester is begrepen. De vertegenwoordiging kan de burgemeester bij volmacht overdragen.

Ten overvloede wordt opgemerkt dat onderscheiden moet worden de bevoegdheid tot het nemen van de beslissing tot het aangaan van een privaatrechtelijke rechtshandeling (college van burgemeester en wethouders) en de ondertekening namens de gemeente van die privaatrechtelijke rechtshandeling (burgemeester).

De mandaatbesluiten behelzen zoveel mogelijk alle bevoegdheden te mandateren, opdat kan worden volstaan met een vrij eenvoudige structuur. Als mandaatverlenend bestuursorgaan blijven het college en de burgemeester echter vanzelfsprekend bevoegd om voor bijzondere gevallen een specifieke regeling te treffen. Het zal duidelijk zijn dat dit slechts zeer incidenteel dient te geschieden en dat daarvoor steeds een apart besluit van het bestuursorgaan nodig is. Uitgangspunt blijft echter een zo groot mogelijke uniformiteit op grond van de voorliggende mandaatbesluiten en een beperking van bijzondere regelingen. Een bijzondere regeling is bijvoorbeeld de mandaatregeling waarbij de bevoegdheden die op grond van de Huisvestingverordening aan Woontrefpunt MaasDelta zijn gemandateerd.

Gebruik van de mandaten

In beginsel zijn alle bevoegdheden gemandateerd, tenzij in het besluit uitgezonderd of bij wet of jurisprudentie verboden. Daarnaast is het vertrouwensbeginsel basis van de mandaatbesluiten. Dit vertrouwensbeginsel houdt in dat de beslissingen die in mandaat worden genomen, worden genomen in de geest van het bestuursorgaan. Naast het vertrouwensbeginsel geldt in zekere mate een verantwoordelijkheidsbeginsel voor de mandataris. De mandataris dient zich af te vragen of voor de in mandaat te nemen beslissing verantwoordelijkheid kan worden genomen. De afweging die daarbij moet worden gemaakt kan door de volgende, niet uitputtende, omstandigheden of aspecten bepalend zijn:

• 1.

  de aard van het te nemen besluit; dat wil zeggen dat een besluit normaliter geen bijzondere betekenis behoeft te hebben, maar in bepaalde gevallen vanwege bijzondere omstandigheden bijzondere betekenis heeft. Bijvoorbeeld het beslissen op een aanvraag kapvergunning voor een bijzondere, waardevolle boom.

• 2.

  De afzender van de aanvraag of de ontvanger van het besluit; alhoewel in beginsel een ieder gelijk is, kunnen bepaalde afzenders of ontvangers in hun hoedanigheid van functie of aanzien anders moeten worden behandeld dan een "gewone" burger. Te denken valt aan een minister die een aanvraag indient of bijvoorbeeld de Commissaris van de Koningin die een besluit ontvangt. Het maakt daarbij overigens niet uit of in dat geval de betreffende persoon in functie bij het besluit is betrokken, dan wel als privépersoon.

• 3.

  De politieke gevoeligheid van het moment; een bepaalde kwestie kan van marginale betekenis zijn, echter hierover kan op dat moment media-aandacht bestaan, of vanuit de raad of in de raadscommissie is hiervoor aandacht. In dat geval is het van belang om af te wegen of het besluit niet door een naast hogere functionaris wordt genomen, de portefeuillehouder of het bestuursorgaan zelf.

• 4.

  Een besluit kan impliciet een beleidswijziging of zelfs een beleidsbepalend standpunt inhouden, In dat geval dient, omdat beleid mede gelet op het gelijkheidsbeginsel verder strekkende gevolgen kan hebben dan uitsluitend in het geval van dat ene besluit, te worden voorgelegd aan een hogere mandataris. In principe betekent het dat niet alleen een besluit wordt genomen op de voorliggende kwestie, maar dat ook een besluit tot het vaststellen of wijzigen van beleid wordt genomen. Er dient dan afgewogen te worden of de beslissing niet beter door het bestuursorgaan zelf kan worden genomen.

Bovenstaande opsomming is niet uitputtend. Uitgangspunt moet echter zijn dat besluiten zoveel mogelijk in mandaat worden genomen. Uit oogpunt van efficiency is dit wenselijk, het past echter ook in de Hellevoetse organisatiegedachte om zoveel mogelijk verantwoordelijkheid laag in de organisatie te leggen. Het is daarom ook wenselijk dat, indien een functionaris om bijvoorbeeld één van de hiervoor genoemde omstandigheden afziet van het gebruik maken van zijn bevoegdheid tot het in mandaat nemen van een beslissing, hij in het advies (het advies zal uiteraard dan door die functionaris worden voorbereid) aangeeft op welke gronden hij geen verantwoordelijkheid kan dragen voor de te nemen beslissing en op die gronden voorlegt aan het bestuursorgaan.

Van het beslissingsmandaat dient te worden onderscheiden het ondertekeningmandaat. Het verschil tussen beide is gelegen in wie de feitelijke beslissing neemt. In geval van een ondertekeningmandaat is de beslissing door het bestuursorgaan genomen, echter wordt het besluit ondertekend door iemand anders. Wil in dat geval tot uitdrukking komen dat er sprake is van een ondertekeningmandaat, dan dient in de brief duidelijk te worden vermeld dat bijvoorbeeld het bestuursorgaan het besluit zelf heeft genomen.

Wijze van ondertekenen van uitgaande stukken

Om te komen tot een uniforme wijze van ondertekenen van het namens het bestuursorgaan genomen en te ondertekenen besluit dienen besluiten en brieven bij voorkeur te worden ondertekend volgens de volgende formuleringen:

Besluiten namens het college van burgemeester en wethouders:

● Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis,

namens dezen,

de wethouder <naam portefeuille>,

<handtekening>

<naam functionaris>

● Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis,

namens dezen,

de gemeentesecretaris,

<handtekening>

<naam functionaris>

● Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis,

namens dezen,

de loco-gemeentesecretaris,

<handtekening>

<naam functionaris>

● Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis,

namens dezen,

de directeur,

<handtekening>

<naam functionaris>

● Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis,

namens dezen,

hoofd van de afdeling <naam afdeling>,

<handtekening>

<naam functionaris>

Besluiten namens de burgemeester:

● Hoogachtend,

de burgemeester van Hellevoetsluis,

namens deze,

de gemeentesecretaris,

<handtekening>

<naam functionaris>

● Hoogachtend,

De burgemeester van Hellevoetsluis.

namens deze,

de loco-gemeentesecretaris,

<handtekening>

<naam functionaris>

● Hoogachtend,

de burgemeester van Hellevoetsluis,

namens deze,

de directeur,

<handtekening>

<naam functionaris>

● Hoogachtend,

de burgemeester van Hellevoetsluis,

namens deze,

hoofd van de afdeling <naam afdeling>,

<handtekening>

<naam functionaris>

Indien een genomen besluit wordt ondertekend anders dan door degene die het besluit heeft genomen dient uit het besluit opgemaakt te kunnen worden dat de ondertekenaar niet degene is die het besluit feitelijk heeft genomen. In de brief of het besluit dient de volgende zinsnede te worden opgenomen:

"In zijn vergadering van <datum> heeft het college van burgemeester en wethouders besloten (…)"

of

"De burgemeester heeft bij besluit van <datum> besloten (…)"

Het besluit dient dan voorts op de wijze te worden ondertekend als hierboven is aangegeven.

Deel 2.           Artikelsgewijze toelichting  

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel zijn een aantal begrippen nader omschreven die in het besluit vaker voor komen. De inhoud van dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting. 

Artikel 2. Gemandateerde bevoegdheden leden college

Dit artikel regelt de verlening van mandaat aan de individuele leden van het college. Bepaald is dat bevoegdheden van het college rechtstreeks worden gemandateerd aan de afzonderlijke leden van het college.

In lid 1 is geregeld dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester de bevoegdheden mandateren aan ieder afzonderlijk lid voor zover het zijn/haar portefeuille betreft. Vooropgesteld dat delegatie verboden is, biedt dit mandaat tevens de mogelijkheid dat in alle gevallen een bestuurder een besluit kan nemen. Indien de gemandateerde bestuurder niet aanwezig is, kan de bevoegdheid door de plaatsvervanger worden uitgeoefend. Dit betekent ook dat een vakantieregeling overbodig is.

In lid 2 wordt verondersteld dat in de uitoefening van het mandaat, besluiten zoveel als mogelijk worden genomen in de geest van hoe het bestuursorgaan zou beslissen. Daarbij geldt dat geldende beleidsregels en uitvoeringsregels het uitgangspunt zijn. Voor zover van die regels zou moeten worden afgeweken geldt dat die beslissing dan niet onder het mandaat valt en de besluitvorming door het bevoegde bestuursorgaan dient plaats te vinden.

In lid 3 is de vervangingsregeling opgenomen. Dit lid is voor de leesbaarheid en volledigheid opgenomen omdat een plaatsvervanger c.q. als mandataris optreedt.

Artikel 3. Van mandaat uitgesloten bevoegdheden leden college

Dit artikel zondert van het algemene mandaat een aantal specifieke bevoegdheden uit waarvan de wenselijkheid bestaat om deze uitsluitend door het college c.q. de burgemeester te laten uitoefenen. Dit zijn veelal bevoegdheden waarvan op voorhand al blijkt dat hiervoor ruime aandacht in politieke zin, dan wel in de media bestaat, dan wel dat de gevolgen van het besluit voor de betrokkene bijzonder ingrijpend kunnen zijn. Bij dit laatste dient bijvoorbeeld te worden gedacht aan het toepassen van een handhavingmaatregel.

Artikel 4. Gemandateerde bevoegdheden gemeentesecretaris/algemeen directeur

In lid 1 wordt de verlening van mandaat aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur geregeld. Bepaald is dat bevoegdheden van het college en de burgemeester rechtstreeks worden gemandateerd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Ten aanzien van het tweede lid wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 2 lid 2.

In lid 3 wordt voor de vervangingsregeling van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verwezen naar het Organisatiebesluit van de gemeente Hellevoetsluis.

Artikel 5. Van mandaat uitgesloten bevoegdheden gemeentesecretaris/algemeen directeur

Dit artikel zondert van het algemene mandaat een aantal specifieke bevoegdheden uit waarvan de wenselijkheid bestaat om deze uitsluitend door het college te laten uitoefenen, waarbij verwezen wordt naar het bepaalde in artikel 3.

Artikel 6. Beperking volmacht gemeentesecretaris/algemeen directeur

Dit artikel regelt dat geen verplichtingen middels de volmacht kunnen worden aangegaan als daar geen krediet voor beschikbaar is.

Artikel 7. Ondergemandateerde bevoegdheden directeur

In lid 1 wordt de verlening van ondermandaat aan de directeur geregeld. Bepaald is dat bevoegdheden van het college en de burgemeester via ondermandaat aan de directeur worden verleend.  

Ten aanzien van het tweede lid wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 2 lid 2.

Artikel 8. Van mandaat uitgezonderde bevoegdheden directeur

Dit artikel zondert van het algemene mandaat een aantal specifieke bevoegdheden uit waarvan de wenselijkheid bestaat om deze uitsluitend door het college te laten uitoefenen, waarbij verwezen wordt naar het bepaalde in artikel 3.

Artikel 9. Beperking volmacht directeur

Dit artikel regelt dat geen verplichtingen middels de volmacht kunnen worden aangegaan als daar geen krediet voor beschikbaar is.

Artikel 10. Mogelijkheid ondermandaat afdelingshoofden en individuele medewerkers

In dit artikel is bepaald dat door de algemeen directeur en de directeur ondermandaat kan worden verleend aan de afdelingshoofden en aan door hen aan te wijzen andere functionarissen dan wel aan individuele medewerkers binnen de afdelingen.

De algemeen directeur en de directeur kunnen terzake van de aan hen toegekende (onder)mandaten, ondermandaat verlenen aan individuele medewerkers binnen de afdelingen. Deze ondermandaten (op naam) worden als bijlage bij het Algemeen Mandaatbesluit gevoegd. In het Algemeen Mandaatbesluit 2011 zijn mandaten dan wel volmachten aan functionarissen van de in die artikelen genoemde afdelingen opgenomen. Dit zijn mandaten/volmachten die aan een functie zijn verleend. Indien een medewerker de functie uitvoert dan verkrijgt deze ook een mandaat/volmacht. Soms kan het echter wenselijk zijn dat aan een individuele medewerker een mandaat/volmacht wordt verleend, bijvoorbeeld in verband met vervanging. Dit is een mandaat/volmacht op naam. Deze mandaten/volmachten worden dan als bijlage bij het Algemeen Mandaatbesluit gevoegd.

Artikel 11. Ondergemandateerde bevoegdheden afdelingshoofden

In lid 1 wordt de verlening van ondermandaat aan de afdelingshoofden geregeld. Bepaald is dat bevoegdheden van het college via ondermandaat aan de afdelingshoofden worden verleend. Op 30 maart 2010 heeft het college besloten (advies nr. 20100020) om de Algemene Subsidieverordening aan te passen naar aanleiding van het zogenaamde Lean Six Sigma traject. Een van de zaken die in dat advies wordt genoemd is de wijziging van de tekeningbevoegdheid voor subsidievaststellingen en het tot uitbetaling over gaan ten aanzien van de resterende 20% van subsidies. Omdat het hierbij in bepaalde gevallen gaat om bedragen die hoger zijn dan het in artikel 13 genoemde bedrag van € 27.000,--, is het nodig om een aparte bepaling op te nemen in het mandaatbesluit. Deze is opgenomen in het tweede lid van artikel 11.

Ten aanzien van het derde lid wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 2 lid 2.

In het vierde lid is nog eens expliciet aangegeven dat het mandaat geen betrekking heeft op besluiten die leiden tot vaststelling of wijziging van gemeentelijk beleid.

Artikel 12. Ondermandandaat afdelingshoofd Bestuurs- en Managementondersteuning

In dit artikel is geregeld dat het hoofd van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning, in aanvulling op de in artikel 11 reeds ondergemandateerde bevoegdheden, op grond van artikel 5 van het Organisatiebesluit 2011 van de gemeentesecretaris/algemeen directeur aanvullende ondergemandateerde bevoegdheden ontvangt op het gebied van rechtspositionele besluiten.

Artikel 13. Beperkingen volmacht afdelingshoofden

In dit artikel wordt geregeld dat door afdelingshoofden geen verplichtingen middels de volmacht kunnen worden aangegaan als daar geen krediet voor beschikbaar is. Tevens bevat dit artikel een financiële limitering van de volmacht van de afdelingshoofden. Zij mogen geen financiële verplichtingen boven een bedrag van € 27.000,-- aangaan. 

Artikel 14. Ondergemandateerde bevoegdheden coördinatoren

In lid 1 wordt via ondermandaat, machtiging en volmacht van de burgemeester c.q. het college aan de coördinatoren van de afdeling Werk Inkomen en Zorg geregeld dat deze een aantal taken mogen uitoefenen.

Ten aanzien van het tweede lid wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 2 lid 2.

In het derde lid is nog eens expliciet aangegeven dat het mandaat geen betrekking heeft op besluiten die leiden tot vaststelling of wijziging van gemeentelijk beleid.

Artikel 15. Ondergemandateerde bevoegdheden kwaliteitsmedewerkers

In lid 1 wordt de verlening van ondermandaat aan de kwaliteitsmedewerkers, werkzaam op de afdeling Werk Inkomen en Zorg, geregeld. In het artikel is een beperking van de te nemen besluiten opgenomen.

Ten aanzien van het tweede lid wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 2 lid 2.

In het derde lid is nog eens expliciet aangegeven dat het mandaat geen betrekking heeft op besluiten die leiden tot vaststelling of wijziging van gemeentelijk beleid.

Artikel 16. Plaatsvervanging

Dit artikel is opgenomen om te voorzien in vervanging bij afwezigheid of ontstentenis van de mandataris, voor zover hier niet reeds elders in het mandaatbesluit iets over is geregeld.

Artikel 17. Slotbepalingen

Uitgangspunt is het vertrouwen dat het bestuursorgaan moet kunnen stellen in de mandataris, echter de bestuurlijke verantwoordelijkheid brengt mee dat het bestuur kennis moet kunnen nemen van de in mandaat genomen besluiten. Dit betekent dat elk in mandaat genomen besluit geregistreerd dient te worden.

De gegevens van die registratie behelzen in ieder geval de datum van het besluit, de regeling waarop het besluit is genomen en een korte omschrijving, alsmede de ontvanger van het besluit.

In lid 3 wordt bepaald dat de ondermandaten minimaal één maal per jaar bij de bestuursrapportage (Berap) ter kennis worden gebracht aan het college.

Artikel 18. Inwerkingtreding en citeertitel

Het eerste lid van dit artikel regelt de dag waarop het mandaatbesluit in werking treedt. Vanaf deze dag kunnen eerst op basis van dit besluit besluiten in mandaat worden genomen. Eerder in mandaat genomen besluiten worden geacht te zijn genomen op basis van het Algemeen Mandaatbesluit Hellevoetsluis 2011 (1e wijziging). Deze besluiten behouden hun geldigheid.Om misverstanden te voorkomen en om te voorkomen dat er meerdere geldende mandaatbesluiten bestaan, is het noodzakelijk om het Algemeen Mandaatbesluit Hellevoetsluis 2011 (1e wijziging) in te trekken. Hierbij is zekerheidshalve expliciet opgemerkt dat op basis van het Algemeen Mandaatbesluit Hellevoetsluis 2011 (1e wijziging) in mandaat genomen besluiten hun geldigheid behouden.

In het derde lid is de citeertitel van het Algemeen Mandaatbesluit Hellevoetsluis 2011 (2e wijziging) opgenomen.