Regeling voor gesprekken in het kader van de gesprekscyclus

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: 1. ambtenaar: degene die ambtenaar is in de zin van artikel 1:1:1 van de CAR-UR-NUR; 2. beoordelen: het oordelen 3. beoordeling: het oordeel van de direct leidinggevende over het functioneren van de ambtenaar tegen de achtergrond van de geformuleerde resultaatafspraken en competentieontwikkeling in de cyclusperiode, vastgelegd in het vastgestelde format; 4. college: het college van Burgemeester en wethouders; 5. competentie: een voor de uitoefening van een rol of functie essentiële combinatie van kennis, vaardigheden en gedrag; 6. coördinator: ambtenaar met als Oplegprofiel Coördineren; 7. direct leidinggevende: de functionaris die leiding geeft aan een organisatieonderdeel zoals benoemd in het organisatiebesluit en aan wie de ambtenaar voor zijn werkzaamheden in hiërarchische zin verantwoording verschuldigd is. Dit kan zijn een sectiehoofd, een afdelingshoofd, een gebiedsmanager, een directeur, de gemeentesecretaris of de burgemeester; Voor wat betreft de start- en functioneringsgesprekken zoals bedoeld in deze regeling kan dit ook een ambtenaar zijn die coördinator is en door direct leidinggevende als bekwaam en bevoegd is aangemerkt tot het houden van startgesprekken en functioneringsgesprekken. 8. functie: het geheel van werkzaamheden dat aan de ambtenaar is opgedragen te verrichten; 9. functiebeschrijving: de functiebeschrijving als bedoeld in artikel 1:1, onder c van de Procedureregeling functiebeschrijven, functiewaarderen en inpassing gemeente Vlaardingen 2008; 10. functie-uitoefening: het totaal van prestaties en gedragingen van de ambtenaar tijdens de uitoefening van zijn functie; 11. functioneringsgesprek: een jaarlijks terugkerend gesprek tussen de ambtenaar en direct leidinggevende over het functioneren en de ontwikkeling van de ambtenaar; 12. gesprekscyclus: een cyclisch proces van doelen stellen, (resultaatafspraken) plannen, begeleiden en ondersteunen, bijstellen en beoordelen, gedurende een bepaald tijdvak tijdens enkele gesprekken tussen de ambtenaar en de direct leidinggevende, met een doorlooptermijn van in principe een kalenderjaar. 13. informant: degene die door de direct leidinggevende uitgenodigd wordt informatie, gebaseerd op kennis en/of ervaring verkregen uit hoofde van diens functie of anderszins, te geven in verband met het functioneren van de ambtenaar; 14. naast-hogere leidinggevende: de functionaris aan wie de direct leidinggevende van de ambtenaar voor zijn werkzaamheden in hiërarchische zin verantwoording verschuldigd is; 15.POP; het Persoonlijke OntwikkelingPlan (POP); 16. P&O-adviseur: de P&O-adviseur van het betreffende organisatieonderdeel; 17. startgesprek: een jaarlijks terugkerend gesprek tussen de ambtenaar en direct leidinggevende over de werk- en resultaatafspraken en de benodigde ondersteuning van de organisatie en de direct leidinggevende;

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. De gesprekken in de gesprekscyclus vinden plaats tussen ambtenaar en direct leidinggevende.

2. Aan een of meer informanten kan informatie gevraagd worden over het functioneren van de ambtenaar in het tijdvak waarover het gesprek gaat.

3. De ambtenaar wordt minstens een week tevoren schriftelijk uitgenodigd voor een gesprek onder opgave van datum, tijd en plaats.

4. De verslagen van de start- functionerings- en beoordelingsgesprekken en alle daarmee samenhangende informatie worden als vertrouwelijk beschouwd. Inzage is slechts toegestaan aan de betrokken ambtenaar, zijn direct leidinggevende, de naast-hogere leidinggevende en de betreffende P&O-adviseur.

Artikel 3 Het startgesprek (facultatief)

1. De cyclus start (facultatief) met het startgesprek waarbij werk- c.q. resultaatafspraken worden gemaakt, welke afspraken schriftelijk vastgelegd en ondertekend worden door de gesprekspartners. Het startgesprek is uitgangspunt voor de aard en omvang van de werkzaamheden van de ambtenaar in de cyclusperiode.

2. Een startgesprek wordt gehouden in het eerste kwartaal van het jaar en wel uiterlijk 1 april.

3. Tijdens het startgesprek wordt in elk geval aandacht besteed aan:

a. de beschrijving van beoogde prestatie(s);

b. de beschrijving van de ontwikkelpunten aan de hand van de organisatiebrede en functiespecifieke competenties;

c. de verwachtingen van direct leidinggevende en ambtenaar over de te leveren prestaties van de ambtenaar en de te verwachten ondersteuning van de organisatie en de direct leidinggevende in het bijzonder;

d. de verwachtingen over samenwerking in het team.

Artikel 4 Het functioneringsgesprek (verplicht)

1. De voortgang en/of evaluatie van de werkzaamheden en de wijze waarop en de omstandigheden waaronder deze worden uitgevoerd door de ambtenaar, worden besproken in een functioneringsgesprek.

2. Een functioneringsgesprek wordt gehouden rond de zomer van een kalenderjaar en wel uiterlijk 1 september. De mogelijkheid om tussentijds een of meerdere andere gesprekken over het functioneren van de ambtenaar te houden, bestaat op ieder moment.

3. In het functioneringsgesprek wordt met name aandacht besteed aan de navolgende onderwerpen:

- ontwikkeling, samenwerking en ondersteuning

- werkomstandigheden

- omgangsvormen

- integriteit

- verzuim

Artikel 5 Algemene bepalingen betreffende start- en functioneringsgesprek

1. De start- en functioneringsgesprekken kunnen plaatsvinden tussen ambtenaar en coördinator. Mocht een ambtenaar bezwaren hebben om de gesprekken met een coördinator te voeren, dan bestaat de mogelijkheid om de gesprekken met het sectiehoofd te voeren.

2. Van het start- of het functioneringsgesprek die ingevolge dit reglement plaatsvinden wordt een - kort - verslag gemaakt door de direct leidinggevende. Het conceptverslag van het gesprek wordt binnen 2 weken na het gesprek opgesteld en aan de ambtenaar gegeven. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de vastgestelde formats.

3. De ambtenaar kan binnen 2 weken na ontvangst van het in lid 2 bedoelde verslag zijn commentaar mondeling of schriftelijk indienen. Dit kan leiden tot aanpassing van het verslag. Als hij geen commentaar indient kan hij het verslag ‘voor akkoord’ tekenen, dan wel ‘voor gezien’.

4. Ingeval de ambtenaar weigert het in lid 2 bedoelde verslag te ondertekenen en bij verschil van mening over de inhoud tekent alleen de direct leidinggevende.

5. Uit de omstandigheid dat een ambtenaar niet binnen 2 weken na aanbieding van het in lid 2 bedoelde verslag reageert, volgt dat hij geacht wordt te hebben geweigerd te ondertekenen. De direct leidinggevende legt de weigering vast onderaan het verslag.

6. Het in lid 2 bedoelde verslag wordt door de direct leidinggevende vastgesteld.

7. Een afschrift van het in lid 2 bedoelde verslag wordt aan de ambtenaar uitgereikt. Het originele exemplaar wordt in het personeelsdossier bewaard.

Artikel 6 Het beoordelingsgesprek (verplicht)

1. Aan het einde van de cyclusperiode wordt een beoordeling opgemaakt. Aansluitend aan de beoordeling kan het begin van de opvolgende cyclus gemaakt worden door het voeren van een startgesprek.

2. Uitgangspunt voor het moment van het beoordelingsgesprek is laatste of eerste kwartaal en wel uiterlijk 1 april en minimaal 2 maanden nadat het functioneringsgesprek heeft plaatsgevonden. Ingeval de omstandigheden dan wel het dienstbelang dat vergen kan een beoordelingsgesprek eerder dan wel later plaatsvinden.

3. In de beoordeling wordt ten minste aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:

a. de geleverde prestaties, zowel voor wat betreft de resultaten als voor de ontwikkeling van de competenties, zoals deze vastgelegd zijn in de voorafgaande verslagen van het start- en functioneringsgesprekken van de cyclus waar de beoordeling op betrekking heeft;

b. de progressie van ontwikkelpunten aan de hand van de relevante competenties behorend bij de functie, dan wel voortvloeiend uit het start- en/of het functioneringsgesprek;

c. de samenwerking in het team en de samenwerking met derden;

d. de werkomstandigheden, zowel voor wat betreft de positieve als de negatieve invloed op het functioneren.

Artikel 7 Algemene bepalingen betreffende beoordelingsgesprek

1. De direct leidinggevende stelt de beoordeling op en legt deze voor aan de naast-hogere leidinggevende. Beiden tekenen voor akkoord. Hiermee wordt de beoordeling voorlopig vastgesteld.

2. Indien de medewerker kan instemmen met de voorlopig vastgestelde beoordeling tekent hij deze voor gezien.

3. De ambtenaar kan binnen 2 weken na ontvangst van de voorlopig vastgestelde beoordeling schriftelijk

4. Indien de ambtenaar gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid bedenkingen in te dienen, wordt hij binnen 4 weken na ontvangst van de bedenkingen door de naast-hogere leidinggevende gehoord. Indien nodig hoort de naast-hogere leidinggevende ook de direct leidinggevende en de informanten.

5. De resultaten van deze horing worden vastgelegd in een verslag, dat door alle deelnemers voor gezien wordt getekend.

6. De naast-hogere leidinggevende stelt, met inachtneming van hetgeen bij een eventuele horing naar voren is gebracht, de beoordeling vast.

7. De medewerker tekent de vastgestelde beoordeling voor gezien (ongeacht of hij het eens of oneens is met de beoordeling).

8. De gemeentesecretaris stelt uit naam van bevoegd gezag de beoordeling vast door ondertekening.

Artikel 8 Bezwaar beoordeling

1. De ambtenaar die het niet eens is met het besluit als bedoeld in artikel 7, lid 7 van deze regeling kan binnen zes weken na de schriftelijke bekendmaking een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het college.

2. De werkwijze en termijnen van de bezwarencommissie vinden plaats conform het daarvoor gestelde in de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 9 Slot en overgangsbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 23 maart 2010, onder gelijktijdige intrekking van de artikelen 15:1:15, lid 3 en 15:1:15: t/m 15:1:15:8 (CAR/UR/NUR).

2. Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling voor gesprekken in het kader van de gesprekscyclus”.