Verordening op de voorbesprekingen/informatiebijeenkomsten

1. De commissieleden en de voorzitters die deelnemen aan een voorbespreking vormen te zamen een raadscommissie in de zin van artikel 82 Gemeentewet.

2. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden, zijnde niet tevens raadslid (burgerleden).

1. De voorbesprekingen hebben tot doel het inwinnen van informatie om zodoende de besluitvorming van de raad voor te bereiden en de raad ook in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak uit te oefenen.

2. Tijdens de voorbesprekingen vindt geen inhoudelijke politieke discussie plaats.

1. De voorbesprekingen worden in de regel in het openbaar gehouden.

2. Conform artikel 82 van de Gemeentewet is het mogelijk in beslotenheid te vergaderen:

• -

  de deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

• -

  De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• -

  Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijke besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de commissie anders beslist.

3. De openbaarheid doet niet af aan het bepaalde in artikel 25 leden 2, 3 en 4 Gemeentewet en artikel 86 lid 2 Gemeentewet ten aanzien van het opleggen van geheimhouding met betrekking tot stukken die worden overgelegd.

1. De agendacommissie wijst uit de voorzitterspool de voorzitter van een voorbespreking aan. De voorzitterspool bestaat uit raadsleden.

2. De agendacommissie kan een voorzitter ontslag verlenen.

3. Een voorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat in een maand na de schriftelijke mededeling.

4. De zittingsperiode van de voorzitters van de voorbespreking eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

1. De voorbesprekingen vinden in de regel plaats op dinsdag, twee weken voordat de raadsvergadering wordt gehouden, volgens een jaarlijks vooraf vast te stellen vergaderschema. De voorbesprekingen vinden in het gemeentehuis plaats of op locatie. Ze vangen aan om

19. 00 uur en worden in beginsel uiterlijk 21.30 uur beëindigd.

2. Op een avond worden maximaal drie voorbesprekingen gehouden. Voor elke voorbespreking wordt maximaal 30 minuten uitgetrokken. Alleen in uitzonderlijke gevallen kunnen meer voorbesprekingen op één avond gehouden worden.

1. De agendacommissie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de raad stelt de voorlopige agenda van de voorbesprekingen vast. De agenda vermeldt een tijdsindicatie per onderwerp.

2. De agendacommissie kan na het uitbrengen van de agenda bij uitzondering onderwerpen aan de agenda toevoegen of verwijderen, al dan niet op voorstel van een van de fracties.

1. De griffier zendt ten minste 7 dagen voor een voorbespreking de leden van de raad en de commissieleden een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats. Op verzoek van de agendacommissie wordt deze schriftelijke oproep aan andere genodigden gezonden.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de raad en de commissieleden gezonden. Stukken conform artikel 25, eerste en tweede lid van de Gemeentewet worden separaat aan de leden van de raad en de commissieleden gezonden.

1. De griffier stelt voor de agendacommissie voor een te behandelen onderwerp in een voorbespreking een behandelmemo op.

2. In de behandelmemo wordt ten aanzien van een voorbespreking aangegeven:

• a.

  het onderwerp, inclusief toelichting;

• b.

  de naam van de portefeuillehouder;

• c.

  de naam van de steller, bij wie technische vragen kunnen worden gesteld;

• d.

  de deelnemers aan de voorbespreking, inclusief genodigden;

• e.

  de status van het onderwerp: raadsvoorstel (informatief of opiniërend) of startnotitie (oriënterend of richtinggevend);

• f.

  de doelstelling van de voorbespreking: het voeren van overleg met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester over in ieder geval door het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur en/of het namens de raad formuleren van zienswijzen op begrotingen en jaarrekeningen van gemeenschappelijke regelingen;

• g.

  de wijze van behandeling in de voorbespreking met een tijdpad.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder in het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, dan wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en de commissieleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving, als bedoeld in artikel 15.

2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

3. Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, dan blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad en de commissieleden inzage.

1. De voorbesprekingen worden door aankondiging in een in de gemeente verschijnend regionaal nieuws- en advertentieblad en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van de voorbesprekingen;

• b.

  de voorlopige agenda;

• c.

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• d.

  de mogelijkheid tot inspreken bij de voorbesprekingen en de wijze waarop men zich daarvoor kan aanmelden.

3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden, indien elektronisch beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

1. Inwoners en vertegenwoordigers van instellingen die gebruik willen maken van het spreekrecht voor burgers melden dit uiterlijk op de dag van de bijeenkomst aan de griffier. De inspreker vermeldt daarbij:

• a.

  naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, en

• b.

  het al dan niet geagendeerd onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

2. Insprekers kunnen niet spreken over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ingevolge artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

1. De griffier of diens plaatsvervanger zorgt voor het bijhouden van de presentielijst en de besluitenlijst van de voorbesprekingen. De vergadering wordt opgenomen op geluidsband. De geluidsband wordt bewerkt, waarna de voorbesprekingen via de gemeentelijke website kunnen worden beluisterd.

2. De conceptbesluitenlijst van de voorgaande voorbesprekingen wordt, zo mogelijk, aan de leden van de raad en de commissieleden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep.

3. De griffier vermeldt in de besluitenlijst:

• a.

  het onderwerp;

• b.

  de verkorte inhoud van het onderwerp;

• c.

  het aan de raad voorgestelde besluit;

• d.

  de toezeggingen van het college aan de raad;

• e.

  de conclusie van de voorbespreking met eventueel genoemde debatpunten voor behandeling in de raadsvergadering.

4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende voorbespreking vastgesteld, waarna deze door de voorzitter en de griffier wordt ondertekend.

1. De agendacommissie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de raad stelt het onderwerp/de onderwerpen van de informatiebijeenkomst vast.

2. De agendacommissie maakt hierbij, met het oog op het te behandelen onderwerp, onderscheid in een openbare informatiebijeenkomst en een besloten informatiebijeenkomst.

3. De openbare informatiebijeenkomsten vinden in de regel plaats op dinsdag, aansluitend aan de voorbesprekingen, volgens een jaarlijks vooraf vast te stellen vergaderschema. De informatiebijeenkomsten vinden in het gemeentehuis plaats of op locatie. Ze vangen aan om 21.30 uur en worden in beginsel uiterlijk 23.00 uur beëindigd.

4. Naast raadsleden kunnen commissieleden aan de openbare informatiebijeenkomst deelnemen.

5. De agendacommissie stelt zich terughoudend op ten aanzien van het houden van besloten informatiebijeenkomsten. Deze besloten bijeenkomsten vinden zo nodig plaats op een ‘vrije’ dinsdag, volgens een jaarlijks vooraf vast te stellen vergaderschema en vangen om 19.00 uur aan. De agendacommissie bepaalt de deelnemers van deze besloten bijeenkomst.

6. Het doel van de informatiebijeenkomst is het verstrekken van informatie.

7. De griffier is belast met de voorbereiding van de informatiebijeenkomst.

8. De openbare informatiebijeenkomst wordt door aankondiging in een in de gemeente verschijnend regionaal nieuws- en advertentieblad en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

9. De openbare kennisgeving vermeldt de datum, aanvangstijd en plaats van de informatie-bijeenkomst.

10. Van de informatiebijeenkomst worden geen notulen/besluitenlijst gemaakt, noch bandopnames.

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare voorbesprekingen en informatiebijeenkomsten bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3. De voorzitters zijn bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van devoorbespreking verstoren, op te dragen de zaal te verlaten.