Budgethoudersregeling gemeente Coevorden 2016

1. Het college wijst de algemeen directeur aan als hoofdbudgethouder voor zover het niet de budgetten van de raad betreft. De algemeen directeur legt over deze budgetten verantwoording af aan het college.

2. Het college wijst de griffier aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten dienste van de raad en de griffie staan. De griffier legt over deze budgetten verantwoording af aan de raad.

3. De aanwijzing van hoofdbudgethouders vindt plaats na vaststelling van de programmabegroting en voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar.

4. De aanwijzing vindt plaats door middel van een door het college genomen aanwijzingsbesluit.

1. De algemeen directeur kan, uit hoofde van zijn rol als hoofdbudgethouder, per product een concernmanager of unitmanager aanwijzen als budgethouder.

2. In afwijking van lid 1 kan de algemeen directeur voor producten die primaire processen ondersteunen en die ten dienste staan van meerdere afdelingen op deelproductniveau concernmanagers en de unitmanager budgethouders aanwijzen.

3. De aanwijzing door de hoofdbudgethouder vindt plaats na het in artikel 3 genoemde aanwijzingsbesluit voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar.

4. Een concernmanager kan voor het uit hoofde van lid 1 verkregen budgethouderschap teamleiders aanwijzen als budgethouder voor producten, deelproducten en kostenplaatsen.

5. De unitmanager kan voor het uit hoofde van lid 1 verkregen budgethouderschap medewerkers aanwijzen als budgethouder voor producten, deelproducten en kostenplaatsen.

6. Een teamleider kan een medewerker aanwijzen als budgethouder voor producten, deelproducten en kostenplaatsen.

7. De latende budgethouder, zoals bedoeld in lid 1 tot en met 6, kan bij het aanwijzen van een budgethouder bepaalde condities en beperkingen verbinden aan de uitoefening van het budgethouderschap.

8. Het aanwijzen van een budgethouder ontslaat de latende budgethouder op geen enkele wijze van de verantwoordingsplicht aan zijn leidinggevende.

1. Bij de aanwijzing van budgethouders neemt de (hoofd)budgethouder de volgende voorschriften en beperkingen in acht:

• a.

  aanwijzing vindt alleen van boven naar beneden in de organisatie plaats;

• b.

  budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Dit houdt in dat per budget slechts één budgethouder verantwoordelijk kan zijn;

• c.

  als budgethouders kunnen medewerkers, zoals omschreven in artikel 1, worden aangewezen;

• d.

  medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te betalen prestatie leveren, zoals bijvoorbeeld ingehuurd advies van derden, kunnen niet worden aangewezen als budgethouder voor de betreffende dienst en levering;

• e.

  voor personele budgetten (salarissen, opleidingsbudgetten, gratificaties, reiskosten et cetera) kunnen concernmanagers, de unitmanager of teamleiders worden aangewezen;

• f.

  de functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van concerncontroller, kassier, medewerker crediteuren- en debiteurenadministratie en de rol van PAV-er;

2. De budgethouder die het budgethouderschap overdraagt meldt zijn besluiten tot aanwijzing van budgethouders schriftelijk aan de teamleider Advies & Middelen. Dit gebeurt onder vermelding van de betreffende budgetten, vergezeld van de parafen van de latende en nieuwe budgethouder.

3. Bij de aanwijzing van budgethouders maken de latende en aangewezen budgethouder afspraken over de wijze waarop monitoring en verantwoording gedurende het begrotingsjaar plaatsvindt.

1. De budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door de medewerker die conform artikel 8 van het organisatiebesluit (‘vervangingsregeling’) de budgethouder vervangt.

2. Tegelijk met de aanwijzing van budgethouders vindt ook de aanwijzing en registratie van een vervangende budgethouder plaats.

3. Indien het organisatiebesluit niet voorziet in de vervanging van de budgethouder, wijst de direct leidinggevende van de budgethouder een vervanger aan.

4. De griffier wijst een medewerker van de griffie aan als vervanger bij afwezigheid.

5. Bij afwezigheid van zowel de budgethouder als zijn plaatsvervanger treedt de naast hogere functionaris in zijn plaats.

6. Op de aanwijzing van vervangende budgethouders zijn de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in artikel 5 van toepassing.

1. De aanwijzing van budgethouders en vervangende budgethouders wordt vastgelegd in een budgethoudersregister en verwerkt in de financiële administratie. De teamleider Advies & Middelen draagt zorg voor het bijhouden van het register en de verwerking daarvan in de financiële administratie.

2. De concerncontroller verstrekt uiterlijk in de eerste maand van het nieuwe begrotingsjaar een totaaloverzicht van de aanwijzingen, zoals bedoeld de artikelen 5 en 6, aan de algemeen directeur.

1. Budgethouders wijzen Prestatie Akkoord Verklaarders (PAV-ers) aan.

2. Een budgethouder neemt bij de aanwijzing van PAV-ers de volgende voorschriften in acht:

• a.

  medewerkers, zoals omschreven in artikel 1, kunnen als PAV-ers worden aangewezen.

• b.

  medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te beoordelen prestatie leveren, kunnen niet worden aangewezen als PAV-er voor de betreffende dienst en levering.

3. De budgethouder meldt zijn besluiten tot aanwijzing van PAV-ers schriftelijk aan de teamleider Advies & Middelen, onder vermelding van de betreffende budgetten.

4. De functie van PAV-er is onverenigbaar met de functie van concerncontroller, kassier, medewerker crediteuren- en debiteurenadministratie, en de rollen van budgethouder en tekeningsbevoegde.

1. De PAV-er wordt bij afwezigheid vervangen door de medewerker die hem in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden vervangt.

2. Tegelijk met de aanwijzing van de PAV-er vindt ook de aanwijzing en registratie van een vervangende PAV-er plaats.

3. Op de aanwijzing van vervangende PAV-ers zijn de bepalingen uit artikel 8 van toepassing.

4. Bij afwezigheid van zowel de PAV-er als diens plaatsvervanger treedt de naast hogere functionaris in zijn plaats.

1. De aanwijzing van PAV-ers en vervangende PAV-ers wordt vastgelegd in het budgethoudersregister verwerkt in de financiële administratie. De teamleider Advies & Middelen draagt zorg voor het bijhouden van het register en de verwerking daarvan in de financiële administratie.

2. De concerncontroller rapporteert uiterlijk in de eerste maand van het nieuwe begrotingsjaar een totaaloverzicht van de aanwijzingen, zoals bedoeld in artikel 8 en 9, aan de algemeen directeur.

1. De concernmanagers en de unitmanager die door de algemeen directeur zijn aangewezen als budgethouder zijn, ongeacht of het budgethouderschap is overgedragen aan teamleiders of medewerkers, verantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de programmabegroting.

2. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op een ambtelijke programma- en projectleider ten aanzien van zijn programma of project.

1. De budgethouder kan voor uitgaande facturen inningsopdrachten ten gunste van zijn budgetten (laten) opstellen.

2. Voor een inningsopdracht wordt het standaard format, zoals vastgesteld door de teamleider Advies & Middelen, gebruikt.

3. De budgethouder accordeert de inningsopdracht.. De debiteurenadministratie van het team Advies & Middelen verwerkt de inningsopdrachten.

1. Verplichtingen worden onderscheiden in “verplichtingen betreffende uitgaven” en “verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten).

2. Budgethouders krijgen bij de aanwijzing zoals bedoeld in artikel 4 naast de toekenning van een budget tevens de bevoegdheid, namens het college of in geval van de griffier namens de raad, tot het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen:

• a.

  tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;

• b.

  tot maximaal het saldo van een voorziening waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;

• c.

  tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investeringskrediet, waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen. Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen ten laste van het investeringskrediet wordt het college een voorstel met inhoudelijke en financiële invulling van de investering ter vaststelling aangeboden;

• d.

  waarbij meerjarige verplichtingen slechts worden aangegaan als de budgetten in de meerjarenbegroting toereikend zijn.

3. Medewerkers onder de directe leiding van een budgethouder zijn conform het bepaalde bij of krachtens het Algemeen mandaatbesluit Coevorden 2016 bevoegd om verplichtingen aan te gaan.

4. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.

5. Bij het aangaan van verplichtingen worden de volgende voorschriften in acht genomen:

• a.

  verplichtingen worden schriftelijk aangegaan;

• b.

  de codering van het budget wordt in de opdrachtbevestiging aan de leverancier opgenomen en door de leverancier op de facturen vermeld;

• c.

  de leverancier gaat akkoord met digitale facturatie;

• d.

  de inkoopvoorwaarden worden aan de leverancier verstrekt en door hem geaccepteerd;

• e.

  het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het mandaatbesluit en het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

1. De handelingen zoals genoemd in bijlage 1 van het ‘Algemeen mandaatbesluit gemeente Coevorden 2016’ zijn uitgezonderd van de bevoegdheid van budgethouders.

2. Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

• a.

  kapitaallasten;

• b.

  posten betreffende stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

• c.

  posten betreffende stortingen in voorzieningen;

• d.

  stelposten en onvoorziene uitgaven;

• e.

  posten ten behoeve van administratieve boekingen.

1. De verplaatsing van budgetten tussen programma’s, de wijziging van de inzet van reserves en de aanpassing van het volume van lasten en baten in de begroting, gedurende het lopende begrotingsjaar, geschieden door middel van begrotingswijzigingen.

2. Het team Advies & Middelen draagt zorg voor het opstellen van de begrotingswijzigingen, waarna de budgethouder deze accordeert.

3. Voordat het college het raadsvoorstel aanbiedt aan de raad, heeft het college in haar vergadering kennis genomen van een ambtelijk advies van de beleidsinhoudelijke afdeling en ingestemd met voorgestelde begrotingswijziging.

4. Begrotingswijzigingen worden door het college aangeboden aan de raad ter vaststelling, door middel van een separaat raadsvoorstel en –besluit of als onderdeel van de halfjaarrapportage. Het ontwerpraadsvoorstel en –besluit wordt opgesteld door de beleidsinhoudelijke afdeling.

5. De begrotingswijzigingen worden vastgelegd in een register en verwerkt in de financiële administratie. De teamleider Advies & Middelen draagt daarvoor zorg.

1. Budgethouders kunnen gebruik maken van technische begrotingswijzigingen om dynamisch budgetbeheer binnen de programma’s mogelijk te maken.

2. Een budgethouder kan door middel van een technische begrotingswijziging middelen verplaatsen tussen de aan hem toegekende budgetten.

3. De verplaatsing van middelen is alleen mogelijk als:

• a.

  het bijdraagt aan de realisatie van de aan het beleidsveld gekoppelde doelstelling;

• b.

  deze het programma niet overstijgt;

• c.

  het saldo van de wijziging van de budgetten € 0 is;

• d.

  de omvang van het begrotingstotaal niet wijzigt;

• e.

  het niet één van de volgende middelen betreft:

  • 1.

    kapitaallasten;

  • 2.

    stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

  • 3.

    stortingen in voorzieningen;

  • 4.

    investeringen;

  • 5.

    stelposten;

  • 6.

    post onvoorziene uitgaven;

  • 7.

    inkoopresultaten als gevolg van gunstige aanbestedingen van € 10.000 of meer;

  • 8.

    ruimte die beschikbaar is gesteld voor investeringen en voorzieningen, tenzij het college daarvoor toestemming heeft gegeven.

4. De budgethouder kan technische begrotingswijzigingen aanvragen bij team Advies & Middelen.

5. Met inachtneming van geldende wet- en regelgeving stelt het team Advies & Middelen technische begrotingswijzigingen op, waarna de budgethouder deze accordeert.

6. Het verplaatsen van middelen binnen een programma, tussen twee of meer budgethouders, is toegestaan als aan de voorwaarden zoals genoemd in lid 3 wordt voldaan. Daarnaast accorderen alle betrokken budgethouders de technische begrotingswijziging.

7. Het team Advies & Middelen verwerkt de technische begrotingswijzigingen en legt deze vast in het in artikel 18 lid 5 bedoelde register.

1. Een budgethouder heeft de mogelijkheid om het financiële systeem te raadplegen om de inzet van de budgetten, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, in te zien.

2. De concernmanager Bedrijfsvoering draagt zorg voor het digitaal ontsluiten van actuele en volledige informatie over de budgetten aan de aangewezen budgethouders.

1. De budgethouder legt aan zijn direct leidinggevende verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van taken.

2. De budgethouder informeert het team Advies & Middelen tijdig over de door hem gesignaleerde of verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

3. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

4. De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de planning- en controlinstrumenten.

5. Het MT stelt de termijnen voor het aanleveren van informatie zoals bedoeld in dit artikel. Deze termijnen worden opgenomen in de plannen van aanpak voor de planning- & controldocumenten zoals deze door het team Advies & Middelen worden opgesteld.