Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het openbaar lichaam werkorganisatie gemeente Veendam en gemeente Pekela, hierna te noemen ‘de Kompanjie’

Geldend van 01-01-2000 t/m heden

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het openbaar lichaam werkorganisatie gemeente Veendam en gemeente Pekela, hierna te noemen ‘de Kompanjie’

Wettelijke grondslagen: artikel 212,

Gemeentewet en het Besluit begroting en Verantwoording (BBV)

Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie gemeenten Pekela en Veendam.

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het openbaar lichaam werkorganisatie gemeente Veendam en gemeente Pekela, hierna te noemen ‘de Kompanjie’.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1)

    De Kompanjie: Het openbaar lichaam de Kompanjie is de ambtelijke werkorganisatie ten behoeve van de gemeente Veendam en de gemeente Pekela.

  • 2)

    afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de Algemeen Directeur.

  • 3)

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Kompanjie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • 4)

    Programma/onderdeel: het geheel van activiteiten om de beoogde effecten te bereiken.

  • 5)

    Algemeen Bestuur: Het Algemeen Bestuur (AB) zoals dat is vastgelegd in art.8 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie gemeenten Pekela en Veendam ‘De Kompanjie’.

  • 6)

    Dagelijks Bestuur:Het Dagelijks Bestuur (DB) zoals dat is vastgelegd in art.11 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie gemeenten Pekela en Veendam ‘De Kompanjie’

2.Begroting en verantwoording

Artikel 2. Begrotings-indeling

Het AB stelt bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode een begrotings-indeling voor die bestuursperiode vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de programma-indeling van de deelnemende gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders ontwerp begroting

Het DB biedt in februari van ieder jaar aan het AB een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Deze nota maakt onderdeel uit van de Voorjaarsnota. Het AB stelt deze nota voor 1 mei daaropvolgend vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1. Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per onderdeel en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het AB aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3. Indien het DB voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het DB in zo mogelijk de eerstvolgende algemene bestuursvergadering of bij de eerstvolgende tussenrapportage aan het AB gemeld. Het DB voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

  • 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het DB vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het AB voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

  • 1. Het DB informeert het AB door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Kompanjie over de eerste vier maanden van het begrotingsjaar in de voorjaarsnota en over de eerste acht maanden in de najaarsnota.

  • 2. De tussenrapportage bevat in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a)

      De baten en lasten per onderdeel;

    • b)

      Het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

    • c)

      Het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

    • d)

      De (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per onderdeel;

  • 3. Eénmaal per jaar bij de najaarsnota worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 of meer dan 10%, toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht

Het DB informeert in ieder geval vooraf het AB en neemt pas een besluit, nadat het AB in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het DB te brengen van:

  • a)

    Investeringen groter dan € 500.000

  • b)

    Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan

    € 500.000;

  • c)

    Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan€ 500.000; met uitzondering van leningen die op grond van de wettelijke regelgeving kunnen worden verstrekt;

  • d)

    Het aangaan van leningen groter dan € 1.000.000;

  • e)

    Het DB informeert vooraf het AB en neemt pas een besluit nadat het AB in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het DB te brengen indien het DB nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijks lasten groter zijn dan € 250.000.

3. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1. Het DB biedt het AB een nota activabeleid aan. Het AB stelt deze vast.

    Deze nota behandelt in ieder geval:

    • a)

      Hoe waardering van activa plaatsvindt.

    • b)

      Welke afschrijvingsmethodiek wordt gehanteerd.

    • c)

      Welke afschrijvingstermijnen worden gehanteerd.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1. Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheidgevormd op basis van een beoordeling op inbaar- en oninbaarheid.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

  • 1. Het DB biedt het AB een nota reserves en voorzieningen aan. Het AB stelt deze vast. Deze nota behandelt in ieder geval.

    • a)

      De vorming en besteding van reserves.

    • b)

      De vorming en besteding van voorzieningen.

    • c)

      De toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 11. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt via de kostenverdeelstaat (KVS) een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Niet van toepassing, zie toelichting.

Artikel 13. Financieringsfunctie

  • 1. Het DB biedt het AB een treasurystatuut aan. Het AB stelt deze vast.

Artikel 14 Grondbeleid

Niet van toepassing, zie toelichting.

4. Financieel beheer en interne controle

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a)

    Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de afdelingen.

  • b)

    Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, verplichtingen en rechten.

  • c)

    Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

  • d)

    Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

  • e)

    De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Interne controle

Het DB zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het DB maatregelen tot herstel.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het DB zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

5. Financiële organisatie

Artikel 18. Financiële organisatie

Het DB zorgt voor en legt vast:

  • a)

    Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b)

    Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c)

    De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d)

    De regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e)

    De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

6. Slotbepalingen

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014. Hiermee wordt de verordening ‘Financiële verordening de Kompanjie’ vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 15 april 2011, ingetrokken.

Artikel 20. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening GR de Kompanjie 2014’.

Toelichting op de verordening artikel 212 van de gemeentewet GR De Kompanjie.

Inleiding

Bijgaand treft u de herziene verordening inzake artikel 212 van de gemeentewet, kortweg 212 Gw, aan. In dit artikel is vastgelegd dat de gemeenteraad een verordening vaststelt waarin het financieel beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie, is geregeld.

Bij het opstellen van de voorliggende verordening zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

  • ·

    De verordening dient te voldoen aan de wettelijke vereisten maar niet meer dan dat;

  • ·

    De verordening moet aansluiten bij de huidige praktijk;

  • ·

    De verordening moet compact, kort en begrijpelijk zijn;

Werkwijze

Om tot een nieuwe verordening te komen die voldoet aan de vereisten en aansluit bij de huidige praktijk is gekeken naar de meest recente VNG modelverordening, zijn er gesprekken gevoerd met betrokkenen en is er een inventarisatie gedaan van vastgestelde verordeningen bij andere gemeenten. Bij deze inventarisatie is onder andere gekeken naar de grootte van de gemeente, de compactheid van de verordening en de actualiteit.

Verordening 212 Gw

Bovenstaande werkwijze heeft geleid tot de voorliggende herziene verordening.

De nieuwe verordening is ingekort en bevat minder artikelen. Ze is meer toegespitst op de actualiteit en de opgedane ervaringen uit de afgelopen jaren.

De belangrijkste wijzigingen:

  • ·

    Er zijn verwijzigen opgenomen voor (beleids)regels die elders zijn vastgelegd zoals bijvoorbeeld het treasurystatuut en de nota activabeleid;

  • ·

    Op het gebied van verantwoording en tussenrapportages is de verordening aangepast aan de praktijk;

  • .

    Bepalingen die wettelijk zijn geregeld in, bijvoorbeeld, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn weggelaten.

Met de in de voorliggende verordening voorgestelde wijzigingen wordt recht gedaan aan de controlerende taak van het algemeen bestuur en meer invulling gegeven aan de wens om de financiële functie pragmatischer, transparanter toe te passen.

Toelichting op de artikelen

Artikel 1 Inleidende bepalingen

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de gemeentewet, de Wet Fido (Financiering decentrale overheden), het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), het besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie gemeenten Pekela en Veendam.

Artikel 2 Begrotings-indeling

De indeling van de begroting wordt door het AB vastgesteld. De jaarrekening dient vervolgens conform dezelfde indeling te worden opgesteld.

Artikel 3 Inrichting en begroting jaarstukken

De bepalingen in het BBV voor de inrichting van de begroting en de jaarstukken zijn hier nader uitgewerkt. In artikel 3 is in aanvulling op het BBV de bepaling opgenomen over het opnemen van de stand van de investeringskredieten.

Artikel 4 Kaders ontwerpbegroting

Dit artikel bepaalt dat het AB vooraf aan het opstellen van de begroting kaders vaststelt waarin zowel de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor het komende begrotingsjaar zijn aangegeven. Deze kaders geven richting aan het DB voor het opstellen van de ontwerpbegroting en de meerjarenraming.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

Dit artikel bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten.

Behalve de autorisatie van baten en lasten op onderdeelniveau is in dit artikel ook de autorisatie van investeringskredieten geregeld. Voor de autorisatie van investeringskredieten is er voor gekozen om deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Het AB kan bij afzonderlijk besluit aangeven bij welke (politiek) belangrijke investeringen zij vooraf geïnformeerd wil worden (zie lid 2).

Verder wordt in dit artikel bepaald dat in de beschreven gevallen een begrotingswijziging door het AB moet worden vastgesteld. Hierbij moet worden gedacht aan:

  • ·

    Over- en onderschrijdingen van geautoriseerde budgetten en investeringskredieten

  • ·

    Investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen

Artikel 6 Tussentijdse rapportages

Op basis van tussenrapportages wordt het AB geïnformeerd over de uitputting van budgetten en de voortgang van de uitvoering van de begroting. Er is gekozen voor twee tussentijdse rapportages. Een voorjaarsnota (over de eerste 4 maanden) en een najaarsnota (over de eerste 8 maanden). Voor de duidelijkheid zij vermeld dat het bij deze rapportages gaat om rapportage van afwijkingen t.o.v. de lopende begroting. Deze afwijkingen kunnen zowel financieel als inhoudelijk van aard zijn.

Artikel 7 Informatieplicht

In dit artikel is vastgelegd wanneer het DB het AB in de gelegenheid stelt om wensen en bedenkingen te uiten alvorens het DB een besluit neemt. Deze bepaling is opgenomen om transparantie te waarborgen. Voor de goede orde; Het gaat hier om zaken die in de begroting weliswaar zijn geregeld maar waarvan de financiële uitwerking dusdanig is dat het AB in de gelegenheid wordt gesteld wensen en bedenkingen te uiten of aanvullende informatie te vragen.

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

In dit artikel is de verwijzing gemaakt naar de nota activabeleid.

In de verordening is opgenomen wat in ieder geval in deze nota dient te worden geregeld.

Artikel 9 Voorziening oninbare vorderingen

Hier is geregeld dat er een beoordeling plaatsvindt op de diverse vorderingen en, indien noodzakelijk, ten laste van de rekening een voorziening wordt gevormd.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

In de verordening is een verwijzing opgenomen naar de nota reserves en voorzieningen en is aangegeven wat in ieder geval in deze nota moet worden geregeld. Jaarlijks wordt bij de jaarrekening conform artikel 54 en 55 van de BBV een toelichting gegeven op de reserves en voorzieningen

Artikel 11 Kostprijsberekening

In artikel 212 van de gemeentewet is de verplichting opgenomen om de grondslagen voor de in rekening te brengen bedragen voor tarieven en rechten, op te nemen.

In dit artikel wordt aangegeven dat voor een verdeelsystematiek conform een kostenverdeelstaat

is gekozen waarbij directe- en indirecte kosten volgens een bepaalde verdeelsleutel aan de diverse (beleids)producten wordt toegerekend.

Artikel 12 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Omdat in de gemeentewet is vastgelegd dat de vasttelling van de belastingen en de tarieven is voorbehouden aan de gemeenteraad is dit artikel voor de Kompanjie niet van toepassing.

Artikel 13 Financieringsfunctie

Nadere regels voor financiering e.d. zijn opgenomen in een afzonderlijk treasurystatuut. In de verordening wordt hiernaar verwezen.

Artikel 14 Grondbeleid

Het grondbeleid is ondergebracht bij de afzonderlijke gemeenten. Voor de Kompanjie is deze bepaling niet van toepassing.

Artikel 15 Administratie

Onder artikel 15 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 16 Interne controle

De accountant controleert jaarlijks de rekening op getrouwheid en rechtmatigheid. In dit artikel draagt het AB het DB op maatregelen te treffen op basis waarvan de organisatie zelf toetst of de cijfers in de rekening een getrouw beeld geven en de financiële mutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Artikel 17 Misbruik en oneigenlijk gebruik

In dit artikel geeft het DB aan maatregelen te treffen om misbruik en oneigenlijk van de diverse regelingen en eigendommen te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld een nota interne controle zijn waarin jaarlijks een aantal bedrijfsprocessen worden getoetst. Ook zijn in de diverse verordeningen (zoals bijvoorbeeld de subsidieverordening) artikelen opgenomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen.

Artikel 18 Financiële organisatie

In artikel 18 staan de uitgangspunten voor de financiële organisatie vastgelegd.

Het DB wordt in dit artikel opgedragen de regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten.

Artikel 19 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 gemeentewet ingestelde verordening. Er is gekozen voor een inwerkingtreding per 1 januari 2014 omdat dan de overgang het meest geruisloos kan verlopen. De jaarstukken 2013 dienen te worden opgesteld conform de oude verordening. Voor alle overige documenten geldt dat ze vallen ze binnen de werkingsfeer van deze nieuwe verordening.

Vastgesteld in de AB vergadering van GR De Kompanjie op 23 december 2013.